Cuando los clientes devuelven artículos, podrían recibir una nota de crédito o un reembolso. ¿Cómo registran esto las empresas? ¿A qué cuentas contables se debe debitar y acreditar? En este artículo se explica el tratamiento de las notas de crédito de proveedores y clientes. También se analiza la diferencia entre las notas de crédito por recibir y las notas de crédito por emitir.

Aspectos clave

• Las notas de crédito corrigen facturas anteriores, a menudo después de que los compradores devuelven bienes.
  
• El momento y el motivo de la emisión o recepción de una nota de crédito determinan su tratamiento contable.
  
• Los asientos contables difieren según si la empresa es el emisor o el beneficiario.
  
• Si una empresa registra una nota de crédito por recibir o emitir al final de un año fiscal, revertir el asiento el primer día del período contable siguiente.
  

¿Qué es una nota de crédito y para qué sirve?

Las notas de crédito son documentos contables emitidos por los vendedores para corregir facturas enviadas con anterioridad. En Francia, para mantener un registro de todas las transacciones, las facturas no se pueden eliminar ni modificar una vez emitidas. Las notas de crédito, también llamadas notas de crédito, cancelan facturas anteriores y permiten que los vendedores reconozcan deudas con los clientes.

Suelen corregir errores en las facturas (p. ej., pagos en exceso), reflejan mercancías devueltas o brindan compensación de buena voluntad después de una venta. Las empresas que reciben notas de crédito de proveedores deben contabilizarlas en sus registros. Además, las empresas deben registrar las notas que crean.

¿Cuándo se registran las notas de crédito?

Las notas de crédito se pueden registrar durante el período contable o al final de este. Si se emite o recibe una nota de crédito dentro del período contable, se debe registrar de inmediato. Si la nota no se ha recibido o emitido al final de ese período, la entidad debe registrarla como una nota de crédito por recibir (por parte del cliente) o por emitir (por parte del proveedor).

Cómo registrar las notas de crédito de los proveedores

El momento y el motivo de la emisión de una nota de crédito de proveedor determinan el registro. Primero, explicaremos cómo registrar una nota de crédito obtenida dentro del período contable.

Durante el período contable: Notas de crédito por descuentos y reducciones

Para registrar notas de crédito emitidas como un gesto de buena voluntad, las empresas deben hacer lo siguiente:

• Debitar la cuenta 4011 «Proveedores - Compra de bienes y servicios» por el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido
  
• Acreditar la cuenta 44566 «IVA deducible en otros bienes y servicios» por el importe del impuesto al valor agregado (IVA)
  
• Acreditar la cuenta 609 «Descuentos, rebajas y reducciones sobre compras» por el importe de la nota de crédito, sin el impuesto incluido
  

Al final del período contable, se debe conciliar la cuenta 609. Se deben registrar los descuentos en la cuenta de compras que corresponda.

Durante el período contable: Notas de crédito por activos fijos

Si una nota de crédito está relacionada con los activos fijos, la empresa debe hacer lo siguiente:

• Debitar la cuenta 4041 «Proveedores - Compra de activos fijos» por el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido
  
• Acreditar la cuenta 44562 por el importe del IVA
  
• Acreditar la cuenta de la clase 2 «Activos fijos» por el importe de la nota de crédito, sin el impuesto incluido
  

Durante el período contable: Notas de crédito por devoluciones de mercancías

Si hay devoluciones de mercancías al proveedor, se deben realizar los siguientes registros:

• Debitar la cuenta 4011 por el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido
  
• Acreditar la cuenta 44566 por el importe del IVA
  
• Acreditar la cuenta 607 «Compras de mercancías» por el importe de la nota de crédito, sin el impuesto incluido
  

Al final del período contable

Si al final del período contable, la empresa no ha obtenido una nota de crédito que se le adeuda, se debe registrar como una nota de crédito por recibir. Las notas de crédito por recibir se deben registrar de la siguiente manera:

• Debitar la cuenta 4098 «Futuros descuentos, rebajas y reducciones y otras notas de crédito aún no recibidas» por el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido
  
• Acreditar la cuenta 44586 «Impuesto sobre facturas no recibidas» por el importe del IVA
  
• Acreditar la cuenta de la clase 6 que corresponda por el importe de la nota de crédito, sin el impuesto incluido
  

Cómo registrar las notas de crédito de los clientes

El emisor también debe registrar las notas de crédito en sus libros contables para reconocer la reducción de los ingresos, registrar la factura del cliente y conciliar el IVA.

Durante el período contable: Notas de crédito por rebajas y descuentos posventa

Si un proveedor otorga un descuento o rebaja después de que se realiza una venta, debe hacer lo siguiente:

• Debitar la cuenta 709 «Descuentos, devoluciones y rebajas otorgados por la empresa» por el monto de la nota de crédito, no incluido de impuestos
  
• Debitar la cuenta 44571 «IVA cobrado» por el monto del IVA
  
• Acreditar a la cuenta 411 «Clientes» por el monto de la nota de crédito, impuesto incluido
  

También debe conciliar la cuenta 709 al final del período contable.

Durante el período contable: Notas de crédito por devoluciones de mercancías o cancelaciones de servicios

Registra las notas de crédito emitidas por bienes devueltos o servicios cancelados en la dirección opuesta a la venta inicial. La empresa debe hacer lo siguiente:

• Debitar a la cuenta de la clase 7 utilizada para la venta el monto sin impuestos (p. ej., 707 para «Ventas de mercancía», 701 para «Ventas de productos terminados» o 706 para «Servicios»)
  
• Debitar la cuenta 44571 por el monto del IVA
  
• Acreditar a la cuenta 411 el monto de la nota, impuesto incluido
  

Al final del período contable

Si, al final del período contable, una nota de crédito otorgada no se envía, regístrala como una nota de crédito por emitir. Ingresa las notas de crédito por emitir de la siguiente manera:

• Debita a la cuenta de la clase 7 correspondiente el monto de la nota, no incluido de impuestos
  
• Debita a la cuenta 44587 «IVA en facturas por emitir» el monto del IVA
  
• Acredita a la cuenta 4198 «Descuentos, devoluciones y rebajas futuros y otras notas de crédito por emitir» el monto de la nota de crédito, impuesto incluido
  

¿Qué deben hacer las empresas después de registrar las notas de crédito por recibir o emitir?

El primer día del siguiente período contable, las empresas deben revertir los registros de las notas de crédito emitidas y recibidas para mantener separados los períodos contables. Esto ayuda a evitar registros duplicados al registrar la nota.

Se debe registrar la nota de crédito real de manera habitual. Un software de contabilidad eficiente puede administrar estos ajustes y facilitar su publicación y registro en la vía de la empresa.

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