Quando os clientes devolvem itens, eles podem receber uma nota de crédito ou um reembolso. Como as empresas registram isso? Quais contas contábeis precisam ser debitadas e creditadas? Este artigo explica o tratamento das notas de crédito de fornecedores e clientes. Ele também discute a diferença entre notas de crédito a receber e notas de crédito a emitir.

Principais conclusões

• As notas de crédito corrigem faturas anteriores, geralmente após os compradores devolverem as mercadorias.
  
• O momento e o motivo da emissão ou recebimento de uma nota de crédito determinam seu tratamento contábil.
  
• Os lançamentos contábeis diferem dependendo se a empresa é o emissor ou o destinatário.
  
• Se uma empresa registra uma nota de crédito a ser recebida ou emitida no final de um ano fiscal, anule o lançamento no primeiro dia do período contábil seguinte.
  

O que é uma nota de crédito e para que serve?

As notas de crédito são documentos contábeis emitidos por vendedores para corrigir faturas enviadas anteriormente. Na França, para preservar um registro de todas as transações, as faturas não podem ser excluídas ou modificadas após serem emitidas. As notas de crédito, também chamadas de memorandos de crédito, cancelam faturas anteriores e permitem que os vendedores reconheçam dívidas com os clientes.

Muitas vezes, elas corrigem erros nas faturas (por exemplo, pagamentos a mais), refletem mercadorias devolvidas ou fornecem compensação de boa vontade após uma venda. As empresas que recebem notas de crédito de fornecedores devem contabilizá-las em seus registros. As empresas também precisam registrar os memorandos que criam.

Quando as notas de crédito são registradas?

As notas de crédito podem ser registradas durante o período contábil ou no seu encerramento. Se uma nota for emitida ou recebida dentro do período contábil, registre-a imediatamente. Se a nota não tiver sido recebida ou emitida até o final desse período, a entidade deve lançá-la como uma nota de crédito a receber (do lado do cliente) ou a emitir (do lado do fornecedor).

Como registrar notas de crédito de fornecedores

O momento e o motivo da emissão de uma nota de crédito de fornecedor determinam o lançamento. Primeiro, discutiremos como registrar uma nota de crédito obtida dentro do período contábil.

Durante o período contábil: notas de crédito para descontos e reduções

Para registrar notas de crédito emitidas como um gesto de boa vontade, as empresas devem:

• Debitar a conta 4011 "Fornecedores – Compra de bens e serviços" no valor da nota de crédito, com impostos.
  
• Creditar a conta 44566 "IVA dedutível em outros bens e serviços" no valor do imposto sobre valor agregado (IVA).
  
• Creditar a conta 609 "Descontos, abatimentos e reduções em compras" no valor da nota de crédito, sem impostos.
  

No final do período contábil, reconcilie a conta 609. Registre os descontos na conta de compras apropriada.

Durante o período contábil: notas de crédito para ativos fixos

Se uma nota de crédito estiver relacionada a ativos fixos, a empresa deve:

• Debitar a conta 4041 "Fornecedores – Compra de ativos fixos" no valor da nota de crédito, com impostos.
  
• Creditar a conta 44562 no valor do IVA.
  
• Creditar a conta da classe 2 "Ativos fixos" no valor da nota de crédito, sem impostos.
  

Durante o período contábil: notas de crédito para devoluções de mercadorias

Se a mercadoria for devolvida ao fornecedor, faça os seguintes lançamentos:

• Debitar a conta 4011 no valor da nota de crédito, com impostos.
  
• Creditar a conta 44566 no valor do IVA.
  
• Creditar a conta 607 "Compras de mercadorias" no valor da nota de crédito, sem impostos.
  

No final do período contábil

Se, no final do período contábil, a empresa não tiver obtido uma nota de crédito devida, lance a nota como uma nota de crédito a receber. Registre as notas de crédito a receber da seguinte forma:

• Debitar a conta 4098 "Descontos, abatimentos e reduções futuros e outras notas de crédito ainda não recebidas" no valor da nota de crédito, com impostos.
  
• Creditar a conta 44586 "Imposto sobre faturas não recebidas" no valor do IVA.
  
• Creditar a conta apropriada da classe 6 no valor da nota de crédito, sem impostos.
  

Como registrar notas de crédito de clientes

O emissor também deve contabilizar as notas de crédito em seus livros para reconhecer a redução de receita, registrar a fatura do cliente e reconciliar o IVA.

Durante o período contábil: Notas de crédito para descontos e reduções pós-venda

Se um fornecedor conceder um desconto ou redução após a realização de uma venda, ele deve:

• Debitar a conta 709 "Descontos, abatimentos e reduções concedidos pela empresa" no valor da nota de crédito, sem impostos
  
• Debitar a conta 44571 "IVA cobrado" no valor do IVA
  
• Creditar a conta 411 "Clientes" no valor da nota de crédito, com impostos
  

Ele também deve reconciliar a conta 709 no final do período contábil.

Durante o período contábil: Notas de crédito para devoluções de mercadorias ou cancelamentos de serviços

Registre as notas de crédito emitidas para mercadorias devolvidas ou serviços cancelados na direção oposta à venda inicial. A empresa deve:

• Debitar a conta da classe 7 usada para a venda no valor sem impostos (por exemplo, 707 para "Vendas de mercadorias", 701 para "Vendas de produtos acabados" ou 706 para "Serviços")
  
• Debitar a conta 44571 no valor do IVA
  
• Creditar a conta 411 no valor da nota, com impostos
  

No final do período contábil

Se, no final do período contábil, uma nota de crédito concedida permanecer não enviada, registre-a como uma nota de crédito a ser emitida. Insira as notas de crédito a serem emitidas da seguinte forma:

• Debitar a conta da classe 7 apropriada no valor da nota, sem impostos
  
• Debitar a conta 44587 "IVA sobre faturas a serem emitidas" no valor do IVA
  
• Creditar a conta 4198 "Descontos, abatimentos e reduções futuros e outras notas de crédito a serem emitidas" no valor da nota de crédito, com impostos
  

O que as empresas precisam fazer após registrar notas de crédito a receber ou emitir?

No primeiro dia do próximo período contábil, as empresas devem anular os lançamentos de notas de crédito emitidas e recebidas para manter os períodos contábeis separados. Isso ajuda a evitar lançamentos duplos ao registrar a nota.

Registre a nota de crédito real como de costume. Um software de contabilidade eficiente pode gerenciar esses ajustes e facilitar o lançamento e o rastreamento nos livros da empresa.

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