Quando i clienti restituiscono degli articoli, potrebbero ricevere una nota di credito o un rimborso. Come lo registrano le attività? Quali conti contabili devono essere addebitati e accreditati? Questo articolo spiega il trattamento delle note di credito del fornitore e del cliente. Discute inoltre la differenza tra note di credito da ricevere e note di credito da emettere.

In sintesi:

• Le note di credito correggono fatture precedenti, spesso dopo che gli acquirenti hanno restituito la merce.
  
• Le tempistiche e il motivo dell'emissione o della ricezione di una nota di credito determinano il suo trattamento contabile.
  
• Le registrazioni contabili differiscono a seconda che l'attività sia la società emittente o il destinatario.
  
• Se un'attività registra una nota di credito da ricevere o da emettere alla fine di un anno fiscale, deve annullare la registrazione il primo giorno del periodo contabile successivo.
  

Cos'è una nota di credito e a cosa serve?

Le note di credito sono documenti contabili emessi dai venditori per correggere le fatture inviate in precedenza. In Francia, per conservare una registrazione di tutte le transazioni, le fatture non possono essere eliminate o modificate una volta emesse. Le note di credito, chiamate anche note di accredito, annullano le fatture precedenti e consentono ai venditori di riconoscere i debiti verso i clienti.

Spesso correggono gli errori di fatturazione (ad es. pagamenti in eccesso), riflettono la merce restituita o forniscono una compensazione di cortesia dopo una vendita. Le attività che ricevono note di credito dai fornitori devono contabilizzarle nei propri registri. Le attività devono anche inserire le note che creano.

Quando vengono registrate le note di credito?

Le note di credito possono essere registrate durante il periodo contabile o alla sua chiusura. Se una nota viene emessa o ricevuta entro il periodo contabile, registrarla immediatamente. Se la nota non è stata ricevuta o emessa entro la fine di tale periodo, l'entità deve inserirla come nota di credito da ricevere (lato cliente) o da emettere (lato fornitore).

Come registrare le note di credito fornitore

La tempistica e il motivo dell'emissione di una nota di credito fornitore determinano la registrazione. Per prima cosa, spiegheremo come registrare una nota di credito ottenuta entro il periodo contabile.

Durante il periodo contabile: note di credito per sconti e riduzioni

Per registrare le note di credito emesse come gesto di cortesia commerciale, le attività devono:

• Addebitare il conto 4011 “Fornitori - Acquisto di beni e servizi” per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  
• Accreditare il conto 44566 “IVA detraibile su altri beni e servizi” per l'importo dell'imposta sul valore aggiunto (IVA)
  
• Accreditare il conto 609 “Sconti, abbuoni e riduzioni sugli acquisti” per l'importo della nota di credito, imposta esclusa
  

Alla fine del periodo contabile, riconciliare il conto 609. Registrare gli sconti nel conto acquisti appropriato.

Durante il periodo contabile: note di credito per cespiti

Se una nota di credito è relativa a cespiti, l'attività deve:

• Addebitare il conto 4041 “Fornitori - Acquisto di cespiti” per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  
• Accreditare il conto 44562 per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare il conto di classe 2 “Cespiti” per l'importo della nota di credito, imposta esclusa
  

Durante il periodo contabile: note di credito per resi di merce

Se la merce viene restituita al fornitore, effettuare le seguenti registrazioni:

• Addebitare il conto 4011 per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  
• Accreditare il conto 44566 per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare il conto 607 “Acquisti di merce” per l'importo della nota di credito, imposta esclusa
  

Alla fine del periodo contabile

Se, alla fine del periodo contabile, l'attività non ha ottenuto una nota di credito dovuta, inserirla come nota di credito da ricevere. Registrare le note di credito da ricevere come segue:

• Addebitare il conto 4098 “Sconti, abbuoni e riduzioni futuri e altre note di credito non ancora ricevute” per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  
• Accreditare il conto 44586 “Imposta sul reddito su fatture non ricevute” per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare l'apposito conto di classe 6 per l'importo della nota di credito, imposta esclusa
  

Come registrare le note di credito dei clienti

La società emittente deve anche contabilizzare le note di credito nei propri libri contabili per riconoscere la riduzione dei ricavi, registrare la fattura del cliente e riconciliare l'IVA.

Durante il periodo contabile: note di credito per sconti e riduzioni post-vendita

Se un fornitore concede uno sconto o una riduzione dopo che è avvenuta una vendita, deve:

• Addebitare il conto 709 "Sconti, abbuoni e riduzioni concessi dall'attività" per l'importo della nota di credito, imposta esclusa
  
• Addebitare il conto 44571 "IVA riscossa" per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare il conto 411 "Clienti" per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  

Deve inoltre riconciliare il conto 709 alla fine del periodo contabile.

Durante il periodo contabile: note di credito per resi di merce o annullamenti di servizi

Registra le note di credito emesse per merci rese o servizi annullati in direzione opposta alla vendita iniziale. L'attività deve:

• Addebitare il conto di classe 7 utilizzato per la vendita per l'importo al netto dell'imposta (ad es. 707 per "Vendite di merci", 701 per "Vendite di prodotti finiti" o 706 per "Servizi")
  
• Addebitare il conto 44571 per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare il conto 411 per l'importo della nota, imposta inclusa
  

Alla fine del periodo contabile

Se, alla fine del periodo contabile, una nota di credito concessa rimane non inviata, registrala come nota di credito da emettere. Inserisci le note di credito da emettere come segue:

• Addebitare l'apposito conto di classe 7 per l'importo della nota, imposta esclusa
  
• Addebitare il conto 44587 "IVA su fatture da emettere" per l'importo dell'IVA
  
• Accreditare il conto 4198 "Sconti, abbuoni e riduzioni futuri e altre note di credito da emettere" per l'importo della nota di credito, imposta inclusa
  

Cosa devono fare le attività dopo aver registrato le note di credito da ricevere o da emettere?

Il primo giorno del periodo contabile successivo, le attività devono annullare le registrazioni per le note di credito emesse e ricevute per mantenere separati i periodi contabili. Ciò aiuta a prevenire le doppie registrazioni durante la registrazione della nota.

Registrare la nota di credito effettiva come di consueto. Un software di contabilità efficiente può gestire queste rettifiche e semplificarne l'inserimento e il tracciamento nei registri di un'attività.

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