Wanneer klanten artikelen retourneren, ontvangen ze mogelijk een creditnota of een terugbetaling. Hoe registreren ondernemingen dit? Welke boekhoudkundige rekeningen moeten worden gedebiteerd en gecrediteerd? In dit artikel wordt de verwerking van creditnota's van leveranciers en klanten uitgelegd. Ook wordt het verschil besproken tussen te ontvangen creditnota's en te verstrekken creditnota's.

Belangrijkste punten

• Creditnota's corrigeren eerdere facturen, vaak nadat kopers goederen retourneren.
  
• De timing en reden voor het verstrekken of ontvangen van een creditnota bepalen de boekhoudkundige verwerking ervan.
  
• Boekhoudkundige boekingen verschillen afhankelijk van of de onderneming de uitgever of de ontvanger is.
  
• Als een onderneming aan het einde van een boekjaar een te ontvangen of te verstrekken creditnota registreert, moet de boeking op de eerste dag van de daaropvolgende boekhoudperiode worden teruggeboekt.
  

Wat is een creditnota en waarvoor dient deze?

Creditnota's zijn boekhoudkundige documenten die door verkopers worden uitgegeven om eerder verzonden rekeningen te corrigeren. In Frankrijk mogen facturen na uitgifte niet worden verwijderd of gewijzigd, om alle transacties goed te kunnen vastleggen. Creditnota's, ook wel creditnota's genoemd, annuleren eerdere facturen en stellen verkopers in staat om schulden aan klanten te erkennen.

Ze corrigeren vaak factuurfouten (bijv. te veel betaalde bedragen), weerspiegelen geretourneerde goederen, of bieden een coulancevergoeding na een verkoop. Ondernemingen die creditnota's ontvangen van leveranciers, moeten deze in hun administratie verwerken. Ondernemingen moeten ook de nota's boeken die ze zelf aanmaken.

Wanneer worden creditnota's vastgelegd?

Creditnota's kunnen worden vastgelegd tijdens de boekhoudperiode of aan het einde ervan. Als een nota wordt uitgegeven of ontvangen binnen de boekhoudperiode, leg je deze onmiddellijk vast. Als de nota aan het einde van die periode nog niet is ontvangen of uitgegeven, moet de entiteit deze boeken als een te ontvangen creditnota (aan de client-kant) of een uit te geven creditnota (aan de kant van de leverancier).

Creditnota's van leveranciers vastleggen

De timing en reden voor de uitgifte van een creditnota van een leverancier bepalen de boeking. Eerst bespreken we hoe je een creditnota vastlegt die is verkregen binnen de boekhoudperiode.

Tijdens de boekhoudperiode: creditnota's voor kortingen en reducties

Om creditnota's vast te leggen die als coulance zijn uitgegeven, moeten ondernemingen het volgende doen:

• Rekening 4011 'Leveranciers – Inkoop van goederen en diensten' debiteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  
• Rekening 44566 'Btw aftrekbaar op overige goederen en diensten' crediteren voor het bedrag van de belasting toegevoegde waarde (btw)
  
• Rekening 609 'Kortingen, rabatten en reducties op inkopen' crediteren voor het bedrag van de creditnota, exclusief belasting
  

Aan het einde van de boekhoudperiode moet je rekening 609\ reconciliëren. Registreer kortingen op de betreffende inkooprekening.

Tijdens de boekhoudperiode: creditnota's voor vaste activa

Als een creditnota betrekking heeft op vaste activa, moet de onderneming het volgende doen:

• Rekening 4041 'Leveranciers – Inkoop van vaste activa' debiteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  
• Rekening 44562 crediteren voor het bedrag van de btw
  
• De rekening in klasse 2 'Vaste activa' crediteren voor het bedrag van de creditnota, exclusief belasting
  

Tijdens de boekhoudperiode: creditnota's voor retourgoederen

Als goederen worden geretourneerd aan de leverancier, maak je de volgende boekingen:

• Rekening 4011 debiteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  
• Rekening 44566 crediteren voor het bedrag van de btw
  
• Rekening 607 'Inkoop van goederen' crediteren voor het bedrag van de creditnota, exclusief belasting
  

Aan het einde van de boekhoudperiode

Als de onderneming aan het einde van de boekhoudperiode nog geen creditnota heeft ontvangen waar ze recht op heeft, boek je de nota als een te ontvangen creditnota. Leg te ontvangen creditnota's als volgt vast:

• Rekening 4098 'Toekomstige kortingen, rabatten, en reducties en overige nog te ontvangen creditnota's' debiteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  
• Rekening 44586 'Inkomstenbelasting op niet-ontvangen facturen' crediteren voor het bedrag van de btw
  
• De betreffende rekening in klasse 6 crediteren voor het bedrag van de creditnota, exclusief belasting
  

Creditnota's van klanten registreren

De uitgever moet ook creditnota's in de boeken verantwoorden om de inkomstenvermindering te erkennen, de factuur van de klant te registreren en de btw te reconciliëren.

Tijdens de boekhoudperiode: Creditnota's voor kortingen en prijsverlagingen na verkoop

Als een leverancier na een verkoop een korting of prijsverlaging toekent, moet deze:

• Rekening 709 'Kortingen, rabatten en prijsverlagingen toegekend door de onderneming' debiteren voor het bedrag van de creditnota, exclusief belasting
  
• Rekening 44571 'Geïnde btw' debiteren voor het bedrag van de btw
  
• Rekening 411 'Klanten' crediteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  

Deze moet aan het einde van de boekhoudperiode ook rekening 709 reconciliëren.

Tijdens de boekhoudperiode: Creditnota's voor geretourneerde goederen of geannuleerde diensten

Registreer creditnota's die zijn uitgegeven voor geretourneerde goederen of geannuleerde diensten in de tegenovergestelde richting van de oorspronkelijke verkoop. De onderneming moet:

• De klasse 7-rekening die is gebruikt voor de verkoop debiteren voor het bedrag zonder belasting (bijv. 707 voor 'Verkoop van goederen', 701 voor 'Verkoop van gereed product' of 706 voor 'Diensten')
  
• Rekening 44571 debiteren voor het bedrag van de btw
  
• Rekening 411 crediteren voor het bedrag van de nota, inclusief belasting
  

Aan het einde van de boekhoudperiode

Als een toegekende creditnota aan het einde van de boekhoudperiode onverzonden blijft, registreer je deze als een te verstrekken creditnota. Voer te verstrekken creditnota's als volgt in:

• De betreffende klasse 7-rekening debiteren voor het bedrag van de nota, exclusief belasting
  
• Rekening 44587 'Btw op te verstrekken facturen' debiteren voor het bedrag van de btw
  
• Rekening 4198 'Toekomstige kortingen, rabatten en prijsverlagingen en andere te verstrekken creditnota's' crediteren voor het bedrag van de creditnota, inclusief belasting
  

Wat moeten ondernemingen doen na het vastleggen van te ontvangen of uit te geven creditnota's?

Op de eerste dag van de volgende boekhoudperiode moeten ondernemingen de boekingen voor uitgegeven en ontvangen creditnota's terugboeken om boekhoudperiodes gescheiden te houden. Dit voorkomt dubbele boekingen bij het vastleggen van de nota.

Leg de feitelijke creditnota zoals gebruikelijk vast. Efficiënte boekhoudsoftware kan deze aanpassingen beheren en het eenvoudiger maken om ze te boeken en te volgen in de boeken van een onderneming.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de boekhouding op transactiebasis – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je omzet krijgen: bekijk in het Stripe-dashboard al je Stripe-transacties en -voorwaarden, en importeer gegevens van buiten Stripe.
  
• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.
  
• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.
  
• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.
  

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.