El sistema de pago de adeudo directo australiano, el Bulk Electronic Clearing System (BECS), facilitó 3500 millones de pagos en 2024. El proveedor que elijas puede dar forma a todos los aspectos del adeudo directo para tu empresa, desde tu flujo de caja hasta la experiencia del cliente, y no todos los proveedores de adeudo directo de Australia operan de la misma manera.

A continuación, te explicamos qué son los proveedores de adeudo directo, cómo puedes trabajar con uno y qué debes tener en cuenta antes de tomar una decisión.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los proveedores de adeudo directo?
  
• ¿Cómo funcionan los proveedores de adeudo directo?
  
• ¿Qué factores deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un proveedor?
  

¿Qué son los proveedores de adeudo directo?

Si quieres cobrar pagos recurrentes mediante adeudo directo, puedes trabajar directamente con un banco o utilizar un proveedor externo de adeudo directo.

Algunas empresas grandes trabajan directamente con los bancos. Solicitan a sus bancos convertirse en usuarios de adeudos directos BECS, configurar la infraestructura técnica y crear procesos de cumplimiento de la normativa para cumplir con los requisitos de BECS. Esta ruta da a la empresa control total, pero requiere muchos recursos. Puede ser una buena opción para las empresas con equipos de pago internos y relaciones directas con sus bancos.

La dirección más común, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, es trabajar con un proveedor de adeudo directo. Los proveedores externos gestionan por ti la infraestructura, los gastos generales normativos y la conectividad bancaria. Son la pasarela técnica a la red de BECS, la capa de cumplimiento de la normativa que garantiza que los pagos reúnan los requisitos normativos, y el sistema orientado al cliente que captura los datos de la cuenta bancaria y la autorización. Te proporcionan herramientas, como un Dashboard, páginas de pago alojadas e interfaces de programación de aplicaciones (API) para cobrar y gestionar pagos sin necesidad de trabajar con los bancos directamente.

Un proveedor de alta calidad logra que sus servicios parezcan invisibles. Los clientes ven una configuración de pago sencilla, y tú ves que los pagos llegan en el plazo previsto. Sin embargo, entre bastidores, tu proveedor está gestionando muchos procesos complejos de forma silenciosa y eficiente.

Un proveedor de adeudo directo te proporciona:

• Herramientas seguras para cobrar y almacenar los datos bancarios de los clientes

• Solicitudes de adeudo directo (DDR) y contratos de servicios que cumplan con las reglas de BECS

• Sistemas para programar pagos, conciliar depósitos y gestionar fallos o anulaciones

• Visibilidad de lo que está pasando: lo que se ha pagado, lo que está pendiente, lo que ha fallado

Los diferentes proveedores tienen diferentes puntos de enfoque. Algunos están diseñados para facturación recurrente en sectores de gran volumen, mientras que otros priorizan la facilidad para los desarrolladores o las funcionalidades transfronterizas. Algunos ofrecen interfaces plug-and-play, mientras que otros te permiten crear tu propia experiencia sobre sus API. Stripe permite a las empresas aceptar pagos con adeudo directo como parte de un paquete más amplio para gestionar pagos en persona y por Internet en un sistema unificado, con funcionalidades transfronterizas integradas y opciones de facturación recurrente.

¿Cómo funcionan los proveedores de adeudo directo?

El adeudo directo funciona según un modelo de retirada: una vez que un cliente da permiso, puedes retirar pagos automáticamente de su cuenta bancaria. Un proveedor de adeudo directo gestiona ese proceso, desde obtener el consentimiento hasta asegurarse de que el dinero llegue a tu cuenta.

A continuación se analiza más de cerca cada paso.

El cliente autoriza el adeudo

Tu cliente firma una solicitud de adeudo directo (DDR), que es un formulario digital que te da permiso para hacer cargos en su cuenta bancaria. La DDR captura los datos bancarios del cliente (sucursal bancaria estatal (BSB) y números de cuenta), y describe el importe y la frecuencia acordados.

Tú programas el pago

Una vez que tienes autorización, estableces las reglas correspondientes en tu sistema de pago: cuánto, con qué frecuencia y cuándo. Por ejemplo, puede ser de un cargo de 50 $ el primer día de cada mes o un cargo puntual por un servicio específico. Por lo general, los proveedores te permiten hacerlo a través de un Dashboard o API. Si tienes una aplicación o sistema de facturación, a menudo puedes integrarlo directamente para que el procesado se ejecute en segundo plano.

El proveedor inicia el envío de fondos

En la fecha programada, el proveedor envía la petición de adeudo a la red BECS. El banco del cliente la procesa retirando los fondos y enviándoselos al proveedor o directamente a ti, dependiendo de cómo esté configurado tu sistema de cobro. Si la cuenta es válida y tiene fondos suficientes, se realiza el pago.

El adeudo aparece en el extracto bancario de tu cliente con el nombre de tu empresa. El cliente no necesita tomar ninguna medida adicional.

Los fondos se depositan en tu cuenta

Una vez que se compensa el pago, los fondos se depositan en tu cuenta de empresa. El plazo depende de tu proveedor, pero en Australia suele tardar dos días hábiles. Algunos proveedores ofrecen el cobro en el mismo día o al día siguiente para las empresas que cumplen los requisitos. Otros pueden retener los fondos durante un poco más para cuentas más nuevas o casos de uso de mayor riesgo.

El proceso es totalmente automático. No tienes que hacer ningún seguimiento, enviar recordatorios ni procesar nada manualmente. Los buenos proveedores ofrecen total transparencia: notificaciones en tiempo real, informes descargables para sincronizar con tu contabilidad y paneles que muestran transacciones pagadas, pendientes o fallidas.

El proveedor gestiona pagos fallidos y disputas

Si un pago falla (p. ej., debido a fondos insuficientes), generalmente se te notificará automáticamente. Algunos proveedores reintentan los pagos fallidos; otros los marcan para su seguimiento. Los clientes pueden cancelar o suspender sus adeudos directos en cualquier momento, ya sea contigo o a través de sus bancos, y el sistema del proveedor lo gestiona entre bastidores.

Si un cliente disputa un pago o alega que no se ha autorizado, los bancos pueden iniciar una anulación. Tu proveedor gestiona el proceso de anulación y te mantiene informado. Se asegurará de que tus clientes obtengan la documentación adecuada para el cumplimiento de la normativa, como el Contrato de servicio de adeudo directo, y los avisos requeridos antes de que cualquier cambio entre en vigor.

¿Qué factores deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un proveedor?

La elección de un proveedor de adeudo directo afecta a la fiabilidad con la que recibes los pagos, a la sencillez del proceso para tu equipo y tus clientes y a la escalabilidad del sistema con tu empresa. A continuación te explicamos qué debes sopesar al comparar las opciones.

Tarifas

Las estructuras de las comisiones varían. Algunos proveedores cobran una comisión fija por transacción y otros, un porcentaje. También puedes ver costes de configuración, comisiones mensuales o cargos por pagos fallidos. Aunque el adeudo directo suele ser más barato que los pagos con tarjeta, el proveedor con el coste más bajo no siempre es el más adecuado, especialmente si conlleva compensaciones en usabilidad o soporte.

Calcula los costes en función de tu volumen y tu tamaño medio de pagos, y presta atención a las comisiones ocultas o condiciones mínimas del contrato. Fíjate en que las tarifas sean transparentes y estén bien documentadas.

Integración y facilidad de uso

El plan de adeudo directo que elijas debe adaptarse a ti. Algunos proveedores, como Stripe, son especialmente adecuados para empresas con sistemas personalizados o múltiples métodos de pago porque te permiten gestionar adeudos directos, tarjetas y mucho más a través de una única plataforma.

Si quieres que los pagos fluyan a través de tu aplicación o sitio web, busca un proveedor con una API sólida, buena documentación e integraciones prediseñadas. Si prefieres seguir haciéndolo todo de forma manual, asegúrate de que el Dashboard tenga un aspecto limpio y funcional. Si necesitas conciliar los pagos con tu software de contabilidad, comprueba si hay integraciones.

Configuración del cliente

El modo en que los clientes crean su cuenta es importante. Si se requiere imprimir formularios o seguir pasos demasiado complicados, eso podría disminuir la adopción. Un proveedor que permita a los clientes ver los próximos pagos, actualizar sus datos bancarios o cancelar sus adeudos directos fácilmente puede minimizar los tickets de soporte y generar confianza.

Fíjate en que se use un lenguaje transparente, que se envíen notificaciones automáticas a los clientes, que los formularios en línea estén adaptados para móviles y que se ofrezca una experiencia con el logotipo de tu marca para que parezca que el flujo forma parte de tu empresa.

Fiabilidad con grandes volúmenes

Confías en tu proveedor para que retire dinero de cientos o miles de cuentas, a tiempo y en todo momento. Comprueba su historial. Evalúa si procesa millones de pagos cada año, si tiene acuerdos de nivel de servicio (SLA) o garantías de tiempo de actividad documentadas, y cómo gestiona los reintentos o las interrupciones bancarias.

El sistema de BECS subyacente es estable, pero la infraestructura y los procesos del proveedor marcan una diferencia real. Algunos proveedores incluso ofrecen transferencias más rápidas una vez que has creado un historial de transacciones.

Plazo de transferencias y flujo de caja

El plazo de transferencias estándar en Australia es de dos días hábiles después de retirar el pago. Algunos proveedores retrasan más los envíos de fondos, especialmente al principio o para las empresas de mayor riesgo. Comprueba cómo afectan los fines de semana y los días festivos a tu calendario de transferencias.

Si tienes poco efectivo o necesitas pagar a los proveedores con prontitud, es fundamental un plazo de cobro más corto y predecible.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Debido a que manejas los datos de las cuentas bancarias de los clientes, tu proveedor debe tener una seguridad estricta y cumplir plenamente con las reglas australianas.

Pregunta sobre los siguientes elementos:

• Cifrado y tokenización

• Si el proveedor gestiona automáticamente el Contrato de servicio obligatorio de adeudo directo y las notificaciones al cliente

• Certificaciones como ISO 27001 y la normativa de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS), especialmente si aceptas tarjetas

Flexibilidad y adecuación a la empresa

No hay dos modelos de facturación idénticos. Asegúrate de que el proveedor pueda gestionar lo siguiente:

• Pagos puntuales y pagos recurrentes

• Importes variables (p. ej., tarifas basadas en el consumo o mejoras de planes a mitad de mes)

• Suspensiones, cancelaciones o cambios en el calendario

• Expansión internacional, si piensas en el futuro

Algunos proveedores se especializan en casos de uso de nicho como la facturación de trimestres escolares o la emisión automática de recibos de donativos para entidades sin ánimo de lucro. Si tu empresa tiene necesidades específicas, busca esas funcionalidades de casos concretos con antelación.

Opciones de soporte

Algunos proveedores tienen gestores de cuentas especializados para grandes empresas. Otros, como Stripe, invierten mucho en documentación y sistemas de soporte, lo que puede ser igual de eficaz si no te importa ocuparte de la resolución de problemas.

Cuando tengas alguna pregunta o cuando algo deje de funcionar correctamente, asegúrate de que puedas obtener ayuda rápidamente. Comprueba si el soporte está disponible por teléfono, correo electrónico o chat en directo y cuál es el horario del proveedor. Prueba su tiempo de respuesta con una pregunta de preventa. Si prefieres el autoservicio, busca centros de ayuda, guías o foros para desarrolladores.

Reputación y base de clientes

Descubre si el proveedor trabaja con empresas similares a la tuya, si hay marcas conocidas que lo utilizan y si tiene experiencia en el mercado australiano, por ejemplo, si está familiarizado con el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y con los días festivos locales.

Los clientes se sienten más cómodos cuando reconocen el nombre del proveedor (p. ej., ver «Powered by Stripe» durante la creación de la cuenta les indica que trabajan con una entidad de confianza).