Le système de paiement par prélèvement automatique de l’Australie, le Bulk Electronic Clearing System (BECS), a facilité 3,5 milliards de paiements en 2024. Le prestataire que vous choisissez peut façonner chaque aspect du prélèvement automatique pour votre entreprise, de votre flux de trésorerie à l’expérience client, et tous les prestataires de prélèvements automatiques en Australie ne fonctionnent pas de la même manière.

Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que sont les prestataires de services de prélèvement automatique, comment travailler avec eux et ce qu’il faut prendre en compte avant de prendre une décision.

Que contient cet article?

• Que sont les prestataires de services de prélèvement automatique?
  
• Comment fonctionnent les prestataires de services de prélèvement automatique?
  
• Quels facteurs les entreprises doivent-elles prendre en compte lors du choix d’un prestataire?
  

Que sont les prestataires de services de prélèvement automatique?

Si vous souhaitez encaisser des paiements récurrents par prélèvement automatique, vous pouvez travailler directement avec une institution financière ou faire appel à un prestataire de services de prélèvement automatique tiers.

Certaines grandes entreprises travaillent directement avec des institutions financières. Elles font une demande auprès de leur institution financière pour devenir des utilisateurs de prélèvement automatique BECS, ainsi que mettre en place une infrastructure technique et des processus de conformité pour répondre aux exigences BECS. Cette voie donne à l’entreprise un contrôle total, mais elle nécessite beaucoup de ressources. Cette approche peut être une bonne option pour les entreprises qui ont des équipes de paiement internes et des relations directes avec leur institution financière.

La méthode la plus courante, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, consiste à collaborer avec un prestataire de services de prélèvement automatique. Les prestataires tiers gèrent pour vous l’infrastructure, les frais généraux réglementaires et la connectivité bancaire. Ils servent de passerelle technique vers le réseau BECS, de couche de conformité qui garantit que les paiements respectent les exigences réglementaires et de système destiné aux clients qui capture les informations des comptes et l’autorisation. Ils vous fournissent des outils, tels qu’un tableau de bord, des pages de paiement hébergées et des interfaces de programmation d’applications (API), pour encaisser et gérer les paiements sans avoir à travailler directement avec les institutions financières.

Un prestataire de qualité rend ses services invisibles. Les clients voient une configuration de paiement simple et vous voyez les paiements arriver à temps. Mais en coulisses, votre prestataire gère de nombreux processus complexes de manière discrète et efficace.

Un prestataire de services de prélèvement automatique vous fournit :

• Des outils sécurisés pour collecter et stocker les coordonnées bancaires des clients

• Des demandes de prélèvement automatique (DPA) et des contrats de prestation de services conformes aux règles BECS

• Des systèmes pour planifier les paiements, rapprocher les dépôts et gérer les échecs ou les annulations

• Une visibilité sur les opérations : ce qui a été payé, ce qui est en attente, ce qui a échoué

Les points sur lesquels se concentrent les différents prestataires de services varient. Certains sont conçus pour la facturation récurrente dans des secteurs à fort volume, tandis que d’autres privilégient la convivialité pour les développeurs ou les fonctionnalités transfrontalières. Certains proposent des interfaces prêtes à l’emploi, tandis que d’autres vous permettent de créer votre propre expérience en plus de leurs API. Stripe permet aux entreprises d’accepter les paiements par prélèvement automatique dans le cadre d’une suite plus large de gestion des paiements en personne et en ligne dans un système unifié, avec des fonctionnalités transfrontalières intégrées et des options de facturation récurrente.

Comment fonctionnent les prestataires de services de prélèvement automatique?

Le prélèvement automatique fonctionne selon un modèle de retrait : une fois qu’un client donne son autorisation, vous pouvez prélever automatiquement les paiements sur son compte bancaire. Un prestataire de services de prélèvement automatique gère ce processus, de l’obtention du consentement à la garantie que les fonds arrivent sur votre compte.

Voici un aperçu de chaque étape.

Le client autorise le prélèvement

Votre client signe un DPA, un formulaire numérique qui vous donne l’autorisation de débiter son compte bancaire. Le DPA capture les coordonnées bancaires du client (succursale bancaire de l’État et les numéros de compte), et indique la fréquence et le montant convenus.

Vous planifiez le paiement

Une fois que vous avez obtenu l’autorisation, vous définissez les règles correspondantes dans votre système de paiement : combien, à quelle fréquence et quand. Par exemple, il pourrait s’agir de 50 $ le premier jour de chaque mois ou d’un paiement ponctuel pour un service spécifique. Les prestataires vous permettent généralement de le faire via un tableau de bord ou une API. Si vous avez une application ou un système de facturation, vous pouvez souvent l’intégrer directement afin que le processus se déroule en arrière-plan.

Le prestataire effectue le transfert

À la date prévue, le prestataire soumet la demande de prélèvement au réseau BECS. L’institution financière du client la traite en prélevant les fonds et en les transmettant au prestataire ou directement à vous, selon la façon dont votre système de règlement est configuré. Si le compte est valide et dispose de fonds suffisants, le paiement est effectué.

Le prélèvement s’affiche sur le relevé de votre client avec le nom de votre entreprise. Le client n’a aucune démarche supplémentaire à effectuer.

Les fonds sont versés sur votre compte

Une fois le paiement effectué, les fonds sont versés sur votre compte d’entreprise. Le délai dépend de votre prestataire, mais en Australie,cela prend généralement deux jours ouvrables. Certains prestataires proposent un règlement le jour même ou le jour suivant pour les entreprises admissibles. D’autres peuvent retenir les fonds un peu plus longtemps pour les nouveaux comptes ou les cas d’usage à haut risque.

Le processus est entièrement automatique. Vous n’avez pas à faire de suivi, à envoyer des rappels ou à traiter quoi que ce soit manuellement. Les bons prestataires offrent une transparence totale : notifications en temps réel, rapports téléchargeables à synchroniser avec votre comptabilité et tableaux de bord affichant les transactions payées, en attente ou ayant échoué.

Le prestataire gère les paiements ayant échoué et les litiges

Si un paiement échoue (par exemple, en raison de fonds insuffisants), vous en serez généralement informé automatiquement. Certains prestataires relancent les paiements ayant échoué; d’autres les signalent pour un suivi. Les clients peuvent annuler ou suspendre leurs prélèvements automatiques en tout temps, soit auprès de vous, soit par l’intermédiaire de leur institution financière, et le système du prestataire gère cela en arrière-plan.

Si un client conteste un paiement ou affirme qu’il n’était pas autorisé, les institutions financières peuvent effectuer une annulation. Votre prestataire gère le processus d’annulation et vous tient informé. Il s’assurera que vos clients reçoivent la documentation de conformité appropriée, comme le Contrat de prestation de services de prélèvement automatique, et les avis requis avant l’entrée en vigueur de toute modification.

Quels facteurs les entreprises doivent-elles prendre en compte lors du choix d’un prestataire?

Le choix d’un prestataire de services de prélèvement automatique a une incidence sur la fiabilité de votre paiement, sur la simplicité du processus pour votre équipe et vos clients, et sur la manière dont le système évolue avec votre entreprise. Voici ce qu’il faut soupeser lors de la comparaison des options.

Tarification

Les structures tarifaires varient. Certains prestataires facturent des frais fixes par transaction, tandis que d’autres prennent un pourcentage. Vous pouvez également voir des coûts d’installation, des frais mensuels ou des frais en cas d’échec de paiement. Bien que le prélèvement automatique soit généralement moins cher que les paiements par carte, le prestataire dont le coût est le plus faible n’est pas toujours le mieux adapté, surtout s’il y a des compromis en termes de convivialité ou de service d’assistance.

Calculez les coûts en fonction de votre volume et du montant moyen des paiements, et surveillez les frais cachés ou les conditions contractuelles minimales. Recherchez une tarification et bien documentée.

Intégration et facilité d’utilisation

L’offre de prélèvement automatique que vous choisissez doit répondre à vos besoins. Des prestataires tels que Stripe sont particulièrement bien adaptés aux entreprises avec des systèmes personnalisés ou plusieurs modes de paiement, car ils vous permettent de gérer les prélèvements automatiques, les cartes et bien plus encore via une seule plateforme.

Si vous souhaitez que les paiements transitent par votre application ou votre site Web, recherchez un prestataire proposant une API solide, une bonne documentation et des intégrations préconfigurées. Si vous préférez que les processus restent manuels, assurez-vous que le tableau de bord est clair et fonctionnel. Si vous devez rapprocher les paiements avec votre logiciel de comptabilité, vérifiez les intégrations.

Configuration du client

La manière dont les clients s’inscrivent est importante. Si cela nécessite l’impression de formulaires ou des étapes trop complexes, cela peut réduire l’adoption. Un prestataire qui permet aux clients de voir les paiements à venir, de mettre à jour leurs coordonnées bancaires ou d’annuler facilement leurs prélèvements automatiques peut réduire au minimum les billets d’assistance et renforcer la confiance.

Recherchez un langage transparent, des notifications automatiques aux clients, des formulaires en ligne optimisés pour les appareils mobiles et une expérience de marque afin que le flux semble faire partie intégrante de votre entreprise.

Fiabilité sous charge

Vous faites confiance à votre prestataire pour prélever des fonds sur des centaines, voire des milliers de comptes, à temps et à chaque fois. Vérifiez ses antécédents. Évaluez s’il traite des millions de paiements chaque année, s’il a conclu des contrats de niveau de service ou des garanties de temps de disponibilité documentées, et comment il gère les relances ou les pannes bancaires.

Le système BECS sous-jacent est stable, mais l’infrastructure et les processus du prestataire font une réelle différence. Certains prestataires proposent même des virements accélérés une fois que vous avez établi un historique de transactions.

Délai de virement et flux de trésorerie

En Australie, le délai de virement standard est de deux jours ouvrables après le prélèvement. Certains prestataires retardent les fonds plus longtemps, en particulier au début ou pour les entreprises à haut risque. Vérifiez comment les fins de semaine et les jours fériés affectent votre fréquence des virements.

Si vous êtes à court de liquidités ou si vous devez payer vos fournisseurs rapidement, un délai de règlement plus court et plus prévisible est important.

Sécurité et conformité

Étant donné que vous traitez les données des comptes bancaires de vos clients, votre prestataire doit bénéficier d’une sécurité à toute épreuve et se conformer parfaitement aux règles australiennes.

Renseignez-vous sur les points suivants :

• Chiffrement et utilisation de jetons

• Si le prestataire gère automatiquement le Contrat de prestation de services de prélèvement automatique requis et les notifications aux clients

• Certifications telles que ISO 27001 et la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), en particulier si vous acceptez des cartes

Flexibilité et adéquation avec l’activité

Il n’y a pas deux modèles de facturation identiques. Assurez-vous que le prestataire peut gérer :

• les paiements ponctuels et récurrents

• les montants variables (par exemple, tarification à l’utilisation ou passages aux forfaits supérieurs en milieu de mois)

• les suspensions, annulations ou changements de calendrier

• l’expansion internationale, si vous pensez à l’avenir

Certains prestataires se spécialisent dans des cas d’usage de niche, tels que la prise en charge de la facturation des périodes scolaires et la remise automatisée de reçus de dons pour les organismes à but non lucratif. Si votre entreprise a des besoins spécifiques, recherchez rapidement ces fonctionnalités particulières.

Options d’assistance

Certains prestataires ont des gestionnaires de compte attitrés pour les grandes entreprises. D’autres comme Stripe investissent massivement dans la documentation et les systèmes d’assistance, ce qui peut être tout aussi efficace si vous êtes à l’aise avec le dépannage.

En cas de question ou de problème, assurez-vous de pouvoir obtenir de l’aide rapidement. Vérifiez si le service d’assistance est disponible par téléphone, courriel ou clavardage en direct et quels sont les horaires du prestataire. Testez son temps de réponse avec une question d’avant-vente. Si vous préférez le libre-service, recherchez des centres d’aide, des guides ou des forums de développeurs.

Réputation et clientèle

Renseignez-vous pour savoir si le prestataire travaille avec des entreprises similaires à la vôtre, si des marques connues l’utilisent et s’il a de l’expérience sur le marché australien, par exemple en ce qui concerne la taxe sur les produits et services (TPS) et les jours fériés locaux.

Les clients se sentent plus à l’aise lorsqu’ils reconnaissent le nom du prestataire (par exemple, l’affichage de la mention « Optimisé par Stripe » lors de l’inscription indique qu’ils travaillent avec une entité de confiance).