El sistema de pago débito directo australiano, «Bulk Electronic Clearing System» (BECS), facilitó 3500 millones de pagos en 2024. El proveedor que elijas puede dar forma a todos los aspectos del débito directo para tu empresa, desde tu flujo de caja hasta la experiencia del cliente, y no todos los proveedores de débito directo en Australia operan de la misma manera.

A continuación, te explicaremos qué son los proveedores de débito directo, cómo trabajar con uno y qué debes tener en cuenta antes de tomar una decisión.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los proveedores de débito directo?
  
• ¿Cómo funcionan los proveedores de débito directo?
  
• ¿Qué factores deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un proveedor?
  

¿Qué son los proveedores de débito directo?

Si quieres cobrar pagos recurrentes mediante débito directo, puedes trabajar directamente con un banco o utilizar un proveedor de débito directo externo.

Algunas grandes empresas trabajan directamente con los bancos. Solicitan a sus bancos convertirse en usuarios de débito directo BECS, configuran una infraestructura técnica y crean procesos de cumplimiento de la normativa para satisfacer los requisitos de BECS. Esta opción da a la empresa control total, pero requiere muchos recursos. Puede ser una buena opción para empresas con equipos de pago internos y relaciones directas con sus bancos.

La opción más común, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, es trabajar con un proveedor de débito directo. Los proveedores externos gestionan la infraestructura, los gastos generales normativos y la conectividad bancaria por ti. Son la pasarela técnica de acceso a la red BECS, la capa de cumplimiento de la normativa que garantiza que los pagos cumplan con los requisitos normativos y el sistema orientado al cliente que captura los datos de la cuenta bancaria y la autorización. Te brindan herramientas, como un Dashboard, páginas de pago alojadas e interfaces de programación de aplicaciones (API) para cobrar y gestionar pagos sin necesidad de trabajar directamente con los bancos.

Un proveedor de alta calidad hace que sus servicios se sientan invisibles. Los clientes ven una configuración de pago sencilla, y tú ves que los pagos llegan según lo programado. Pero, entre bastidores, tu proveedor está gestionando muchos procesos complejos de forma silenciosa y eficiente.

Un proveedor de débito directo te brinda lo siguiente:

• Herramientas seguras para cobrar y almacenar los datos bancarios de los clientes.

• Solicitudes de débito directo (DDR) y contratos de servicios que cumplan con las normas de BECS.

• Sistemas para programar pagos, conciliar depósitos y gestionar errores o revocaciones.

• Visibilidad de lo que está sucediendo: lo que se pagó, lo que está pendiente, lo que falló.

Los diferentes proveedores tienen diferentes puntos de enfoque. Algunos están diseñados para facturación recurrente en sectores de gran volumen, mientras que otros priorizan la facilidad para desarrolladores o las funcionalidades transfronterizas. Algunos ofrecen interfaces sencillas, mientras que otros te permiten crear tu propia experiencia utilizando sus API. Stripe permite a las empresas aceptar pagos con débito directo como parte de un paquete más amplio para gestionar pagos electrónicos y en persona en un sistema unificado, con funcionalidades transfronterizas integradas y opciones de facturación recurrente.

¿Cómo funcionan los proveedores de débito directo?

El débito directo utiliza un modelo basado en la extracción: una vez que el cliente otorga su permiso, puedes extraer pagos automáticamente de su cuenta bancaria. Un proveedor de débito directo gestiona ese proceso, desde la obtención del consentimiento hasta la garantía de que el dinero llegará a tu cuenta.

A continuación, analizamos cada paso en más detalle.

El cliente autoriza el débito

Tu cliente firma una solicitud de débito directo (DDR), un formulario digital que te da permiso para realizar el cobro a su cuenta bancaria. La DDR captura los datos bancarios del cliente (sucursal bancaria estatal BSB y números de cuenta) y detalla el importe y la frecuencia acordados.

Tú programas el pago

Una vez que tienes autorización, estableces las reglas correspondientes en tu sistema de pagos: cuánto, con qué frecuencia y cuándo. Por ejemplo, el pago puede ser de $50 el primer día de cada mes o un cargo puntual por un servicio específico. Los proveedores, por lo general, te permiten hacerlo a través de un Dashboard o una API. Si tienes una aplicación o un sistema de facturación, a menudo puedes integrarlos directamente para que el proceso se ejecute en segundo plano.

El proveedor inicia el envío de fondos

En la fecha programada, el proveedor envía la solicitud de débito a la red BECS. El banco del cliente la procesa y extrae los fondos, y los pasa al proveedor o directamente a ti, según cómo esté configurado tu sistema de acreditación de fondos. Si la cuenta es válida y tiene fondos suficientes, el pago se efectúa.

El débito aparece en el extracto bancario de tu cliente con el nombre de tu empresa adjunto. No se requiere ninguna acción adicional por parte del cliente.

Los fondos se acreditan en tu cuenta

Una vez que se compensa el pago, los fondos se depositan en tu cuenta de empresa. El plazo depende de tu proveedor, pero, en Australia, suele tardar dos días hábiles. Algunos proveedores tienen acreditación de fondos el mismo día o al día siguiente para las empresas elegibles. Otros pueden retener fondos un poco más para cuentas más nuevas o casos de uso de mayor riesgo.

El proceso es totalmente automático. No tienes que hacer un seguimiento, enviar recordatorios ni procesar nada de forma manual. Los proveedores eficientes ofrecen total transparencia: notificaciones en tiempo real, informes que pueden descargarse para sincronizarse con tu sistema contable y dashboards que muestran las transacciones pagadas, pendientes o fallidas.

El proveedor gestiona pagos fallidos y disputas

Si un pago falla (p. ej., debido a fondos insuficientes), por lo general, se te notificará de manera automática. Algunos proveedores intentan volver a cobrar pagos fallidos; otros los marcan para un seguimiento. Los clientes pueden cancelar o pausar sus débitos directos en cualquier momento, ya sea contigo o a través de sus bancos, y el sistema del proveedor se encarga de eso en segundo plano.

Si un cliente disputa un pago o alega que no fue autorizado, los bancos pueden iniciar una revocación. Tu proveedor gestiona el proceso de revocación y te mantiene informado. Se asegurará de que tus clientes obtengan la documentación adecuada sobre el cumplimiento de la normativa, como el contrato de servicios de débito directo, y las notificaciones requeridas antes de que cualquier cambio entre en vigor.

¿Qué factores deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir un proveedor?

Elegir un proveedor de débito directo afecta la confiabilidad con la que recibes pagos, lo simple que es el proceso para tu equipo y tus clientes, y lo bien que el sistema se adapta a tu empresa. Esto es lo que debes considerar al comparar las opciones.

Tarifas

Las estructuras de comisiones varían. Algunos proveedores cobran una comisión fija por transacción, y otros cobran un porcentaje. También puedes ver costos de configuración, comisiones mensuales o cargos por pagos fallidos. Si bien el débito directo, por lo general, es más barato que los pagos con tarjeta, el proveedor con el costo más bajo no siempre es el más adecuado, especialmente si implica comprometer la facilidad de uso o el soporte.

Calcula los costos en función de tu volumen y tamaño promedio de pago, y presta atención a comisiones ocultas o plazos mínimos de contrato. Busca tarifas transparentes y bien documentadas.

Integración y facilidad de uso

El plan de débito directo que elijas debe funcionar para ti. Proveedores como Stripe son especialmente adecuados para empresas con sistemas personalizados o múltiples métodos de pago porque te permiten gestionar pagos con débito directo, tarjetas y mucho más a través de una sola plataforma.

Si quieres que los pagos fluyan a través de tu aplicación o sitio web, busca un proveedor con una API sólida, buena documentación e integraciones prediseñadas. Si prefieres que las cosas sigan siendo manuales, asegúrate de que el Dashboard sea ordenado y funcional. Si necesitas conciliar pagos con tu software contable, comprueba si hay integraciones.

Configuración del cliente

La forma en que los clientes crean cuentas importa. Si esto requiere imprimir formularios o pasos demasiado complicados, eso podría disminuir la adopción. Un proveedor que les permita a los clientes ver los próximos pagos, actualizar sus datos bancarios o cancelar sus débitos directos con facilidad puede minimizar las solicitudes de soporte y generar confianza.

Busca un lenguaje transparente, notificaciones automáticas a los clientes, formularios en línea perfeccionados para teléfonos móviles y una experiencia de marca para que el flujo se sienta como una parte de tu empresa.

Fiabilidad ante alta demanda

Confías en que tu proveedor extraiga dinero de cientos o miles de cuentas a tiempo, en todo momento. Revisa su trayectoria. Evalúa si está procesando millones de pagos cada año, si tiene acuerdos de nivel de servicio (SLA) o garantías documentadas de tiempo de actividad, y cómo gestiona los reintentos o las interrupciones bancarias.

El sistema BECS subyacente es estable, pero la infraestructura y los procesos del proveedor marcan una diferencia real. Algunos proveedores incluso ofrecen transferencias más rápidas una vez que creas un historial de transacciones.

Plazo de transferencia y flujo de caja

El plazo de transferencia estándar en Australia es de dos días hábiles después de que se extrae el pago. Algunos proveedores retrasan más los fondos, especialmente al principio o para empresas de mayor riesgo. Comprueba cómo afectan los fines de semana y los días festivos a tu calendario de transferencias.

Si tienes poco efectivo o necesitas pagar a los proveedores con rapidez, es importante contar con un período de acreditación de fondos más corto y predecible.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Debido a que estás manejando los datos de las cuentas bancarias de los clientes, tu proveedor debe tener una seguridad sólida y cumplir plenamente con las normas australianas.

Consulta sobre los siguientes temas:

• Cifrado y tokenización.

• Si el proveedor gestiona automáticamente el contrato de servicios de débito directo requerido y las notificaciones a los clientes.

• Certificaciones como ISO 27001 y la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS), especialmente si aceptas tarjetas.

Flexibilidad y adecuación a la empresa

No hay dos modelos de facturación idénticos. Asegúrate de que el proveedor pueda manejar lo siguiente:

• Pagos recurrentes y puntuales.

• Importes variables (p. ej., tarifas establecidas según el consumo o actualizaciones del plan a mitad de mes).

• Suspensiones, cancelaciones o cambios en el cronograma.

• Expansión internacional si estás pensando en el futuro.

Algunos proveedores se especializan en casos de uso de nicho como respaldar la facturación por período escolar y emitir recibos automáticos de donaciones para organizaciones sin fines de lucro. Si tu empresa tiene necesidades específicas, busca esas funcionalidades para situaciones especiales con anticipación.

Opciones de soporte

Algunos proveedores tienen administradores de cuentas exclusivos para empresas más grandes. Otros, como Stripe, invierten mucho en documentación y sistemas soporte, lo que puede ser igual de eficaz si te sientes cómodo resolviendo problemas por tu cuenta.

Cuando tengas una pregunta o cuando algo no funcione, asegúrate de que puedas obtener ayuda con rapidez. Comprueba si hay soporte disponible por teléfono, correo electrónico o chat en vivo y cuál es el horario de atención del proveedor. Prueba su tiempo de respuesta con una pregunta antes de concretar la venta. Si prefieres el autoservicio, busca centros de ayuda, guías o foros para desarrolladores.

Reputación y base de clientes

Averigua si el proveedor trabaja con empresas similares a la tuya, si las marcas conocidas lo utilizan y si tiene experiencia en el mercado australiano, por ejemplo, si está familiarizado con el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y los días festivos bancarios locales.

Los clientes se sienten más cómodos cuando reconocen el nombre del proveedor (p. ej., ver «Con tecnología de Stripe» durante el inicio de sesión indica que están trabajando con una entidad de confianza).