Het systeem voor betalingen van automatische incasso's van Australië, het Bulk Electronic Clearing System (BECS), faciliteerde 3,5 miljard betalingen in 2024. De aanbieder die je kiest, kan elk aspect van automatische incasso voor je onderneming vormgeven, van je cashflow tot je klantervaring . Niet alle aanbieders van automatische incasso's in Australië werken op dezelfde manier.

Hieronder leggen we uit wat aanbieders van automatische incasso's zijn, hoe ze werken en waar je rekening mee moet houden voordat je een beslissing neemt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn aanbieders van automatische incasso's?
  
• Hoe werken aanbieders van automatische incasso's?
  
• Met welke factoren moeten ondernemingen rekening houden bij het kiezen van een aanbieder?
  

Wat zijn aanbieders van automatische incasso's?

Als je terugkerende betalingen via automatische incasso wilt innen, kun je rechtstreeks met een bank werken of een externe aanbieder voor automatische incasso's gebruiken.

Sommige grote ondernemingen werken rechtstreeks met banken. Ze dienen bij hun banken een aanvraag in om BECS Direct Debit-gebruikers te worden, technische infrastructuur op te zetten en complianceprocessen op te zetten om aan de BECS-vereisten te voldoen. Deze route geeft de onderneming de volledige controle, maar het is arbeidsintensief. Het kan een goede optie zijn voor ondernemingen met interne betalingsteams en directe relaties met hun banken.

De meest gebruikelijke route, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen, is om samen te werken met een aanbieder van automatische incasso. Externe aanbieders beheren de infrastructuur, de overhead van de regelgeving en de bankconnectiviteit voor jou. Ze zijn de technische toegangspoort tot het BECS-netwerk, de compliancelaag die ervoor zorgt dat betalingen voldoen aan de wettelijke vereisten, en het klantgerichte systeem dat rekeninggegevens en autorisatie van banken vastlegt. Ze bieden je tools, zoals een dashboard, gehoste betalingspagina's en application programming interfaces (API's) - om betalingen te innen en te beheren zonder dat je rechtstreeks met banken hoeft samen te werken.

Een hoogwaardige aanbieder zorgt ervoor dat zijn diensten onzichtbaar aanvoelen. Klanten zien een eenvoudige betalingsopzet en je ziet betalingen op tijd aankomen. Achter de schermen beheert je aanbieder echter rustig en efficiënt veel complexe processen.

Een aanbieder van automatische incasso biedt je:

• Veilige tools om bankgegevens van klanten te verzamelen en op te slaan

• Incassoverzoeken (Direct Debit Requests, DDR's) en dienstverleningsovereenkomsten die voldoen aan met BECS-regels

• Systemen om betalingen te plannen, stortingen te reconciliëren en mislukkingen of terugboekingen af te handelen

• Inzicht in wat er gebeurt: wat is betaald, wat is er in behandeling, wat is er mislukt

Verschillende aanbieders hebben verschillende sterke spunten. Sommige zijn ontworpen voor terugkerende facturatie in branches met een hoog volume, terwijl andere prioriteit geven aan developer-vriendelijkheid of internationale mogelijkheden. Sommige bieden plug-and-play interfaces, terwijl je met andere je eigen ervaring kunt bouwen bovenop hun API's. Stripe stelt ondernemingen in staat om automatische incasso betalingen te accepteren als onderdeel van een breder pakket voor het beheren van persoonlijke en online betalingen in één gebundeld systeem, met ingebouwde, internationale mogelijkheden en opties voor terugkerende facturatie.

Hoe werken aanbieders van automatische incasso's?

Automatische incasso werkt volgens een pull-model: zodra een klant toestemming geeft, kun je automatisch betalingen ophalen van hun bankrekening. Een aanbieder van automatische incasso's regelt de verwerking, van het verkrijgen van toestemming tot ervoor zorgen dat het geld op je rekening belandt.

Hier is een nadere blik op elke stap.

De klant autoriseert de afschrijving

Je klant ondertekent een DDR, een digitaal formulier dat je toestemming geeft om hun bankrekening af te schrijven. De DDR legt de bankgegevens van de klant vast - Bank State Branch (BSB) en rekeningnummers - en legt het afgesproken bedrag en de frequentie vast.

Je plant de betaling

Zodra je autorisatie hebt, stel je de bijbehorende regels in je betalingssysteem in: hoeveel, hoe vaak en wanneer. Het kan bijvoorbeeld $ 50 zijn op de eerste van elke maand of een eenmalige betaling voor een specifieke dienst. Aanbieders laten je dit meestal doen via een dashboard of API. Als je een app of facturatiesysteem hebt, kun je deze vaak rechtstreeks integreren, zodat de verwerking op de achtergrond wordt uitgevoerd.

De aanbieder initieert de overschrijving

Op de geplande datum dient de aanbieder de debetaanvraag in bij het BECS-netwerk. De bank van de klant verwerkt het door het geld op te halen en door te geven aan de aanbieder of rechtstreeks aan jou, afhankelijk van hoe je vereffening is opgezet. Als de rekening geldig is en er voldoende geld op staat, wordt de betaling verwerkt.

De afschrijving verschijnt op het afschrift van je klant met vermelding van je ondernemingsnaam. De klant hoeft geen extra stappen te ondernemen.

Geld wordt vereffend op je account

Nadat de betaling is goedgekeurd, worden het geld op je zakelijke rekening gestort. De timing is afhankelijk van je aanbieder, maar in Australië duurt het meestal twee werkdagen. Sommige aanbieders hebben een vereffening op dezelfde dag of de volgende dag voor in aanmerking komende ondernemingen. Anderen kunnen geld iets langer aanhouden voor nieuwere rekeningen of toepassingen met een hoger risico.

De procedure is volledig automatisch. Je hoeft niets handmatig op te volgen, herinneringen te sturen of iets handmatig te verwerken. Goede aanbieders bieden volledige transparantie: realtime meldingen, downloadbare rapporten om te synchroniseren met je boekhouding en dashboards die betaalde, lopende of mislukte transacties weergeven.

De aanbieder behandelt mislukte betalingen en chargebacks

Als een betaling mislukt (bijvoorbeeld door onvoldoende geld), wordt je meestal automatisch op de hoogte gesteld. Sommige aanbieders proberen mislukte betalingen opnieuw; anderen markeren ze voor opvolging. Klanten kunnen hun automatische incasso's op elk moment annuleren of pauzeren, bij jou of via hun bank. Het systeem van de aanbieder regelt dat verder achter de schermen.

Als een klant een betaling betwist of beweert dat deze niet geautoriseerd was, kunnen banken een terugboeking initiëren. Je aanbieder beheert de terugboekingsprocedure en houd je op de hoogte. Het zorgt ervoor dat je klanten de juiste compliancedocumentatie krijgen, zoals de dienstverleningsovereenkomst voor automatische incasso's, en de vereiste kennisgevingen voordat wijzigingen van kracht worden.

Met welke factoren moeten ondernemingen rekening houden bij het kiezen van een aanbieder?

Het kiezen van een aanbieder voor automatische incasso's heeft invloed op hoe betrouwbaar je betalingen ontvangt, hoe eenvoudig het procedure is voor je team en klanten, en hoe goed het systeem meegroeit met je onderneming. Dit is wat je moet afwegen als je opties vergelijkt.

Tarieven

De tariefstructuur varieert. Sommige aanbieders brengen vast kosten per transactie in rekening en andere nemen een percentage. Mogelijk zie je ook installatiekosten, maandelijkse kosten of kosten voor mislukte betalingen. Hoewel automatische incasso over het algemeen goedkoper is dan kaartbetalingen, is de aanbieder met de laagste kosten niet altijd de beste keuze, vooral als het gepaard gaat met compromissen in bruikbaarheid of ondersteuning.

Bereken de kosten op basis van je volume en gemiddelde betalingsgrootte en let op verborgen kosten of minimale contractvoorwaarden. Zoek naar transparante, goed gedocumenteerde tarieven.

Integratie en gebruiksgemak

Het abonnement voor automatische incasso's dat je kiest, moet voor je werken. Aanbieders zoals Stripe zijn bijzonder geschikt voor ondernemingen met aangepaste systemen of meerdere betaalmethoden, omdat ze je in staat stellen om automatische incasso's, kaarten en meer via één platform te verwerken.

Als je wilt dat betalingen via je app of website verlopen, zoek dan naar een aanbieder met een sterke API, goede documentatie en kant-en-klare integraties. Als je het liever handmatig houdt, zorg er dan voor dat het dashboard overzichtelijk en functioneel is. Als je betalingen moet reconciliëren met je boekhoudsoftware, controleer dan op integraties.

Klantopzet

De manier waarop klanten zich registreren is belangrijk. Als het afdrukken van formulieren of te ingewikkelde stappen vereist, kan dat de acceptatie verminderen. Een aanbieder waarmee klanten aankomende betalingen kunnen zien, hun bankgegevens kunnen bijwerken of hun automatische incasso's gemakkelijk kunnen annuleren, kan het aantal ondersteuningstickets minimaliseren en vertrouwen scheppen.

Zoek naar transparant taalgebruik, automatische klantmeldingen, online formulieren die zijn verfijnd voor mobiel en een ervaring in je huisstijl, zodat de stroom voelt als een deel van je onderneming.

Betrouwbaarheid onder belasting

Je vertrouwt erop dat je aanbieder geld van honderden of duizenden rekeningen ophaalt, op tijd, elke keer weer. Controleer de prestaties. Beoordeel of de onderneming miljoenen betalingen per jaar verwerkt, of het servicelevelovereenkomsten (SLA's) of gedocumenteerde uptime-garanties heeft en hoe het omgaat met nieuwe pogingen of bankstoringen.

Het onderliggende BECS-systeem is stabiel, maar de infrastructuur en processen van de aanbieder maken echt het verschil. Sommige aanbieders bieden zelfs snellere uitbetalingen als je eenmaal een transactiegeschiedenis hebt opgebouwd.

Timing van uitbetalingen en cashflow

Standard timing voor uitbetalingen in Australië is twee werkdagen nadat de betaling is opgehaald. Sommige aanbieders vertragen geld langer, vooral in het begin of voor ondernemingen met een hoger risico. Controleer hoe weekenden en feestdagen van invloed zijn op je uitbetalingsschema.

Als je krap bij kas zit of leveranciers snel moet betalen, is een kortere en meer voorspelbare vereffening belangrijk.

Beveiliging en compliance

Omdat je de bankgegevens van klanten verwerkt, moet je aanbieder een waterdichte beveiliging hebben en volledig voldoen aan de Australische regels.

Vraag naar:

• Versleuteling en tokenisatie

• Of de aanbieder de vereiste dienstverleningsovereenkomst voor automatische incasso's en klantmeldingen automatisch afhandelt

• Certificeringen zoals ISO 27001 en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), vooral als je kaarten accepteert

Flexibiliteit en geschiktheid voor de onderneming

Geen twee facturatiemodellen zijn identiek. Zorg ervoor dat de aanbieder het volgende aankan:

• Eenmalige en terugkerende betalingen

• Variabele bedragen (bijvoorbeeld tarieven op basis van gebruik of tussentijdse upgrades van het abonnement)

• Pauzes, annuleringen of wijzigingen in de planning

• Internationale uitbreiding, als je vooruit denkt

Sommige aanbieders zijn gespecialiseerd in nichetoepassingen's, zoals het ondersteunen van facturatie van schoolperioden en het geven van geautomatiseerde donatiebewijzen voor non-profitorganisaties. Als je onderneming specifieke behoeften heeft, zoek dan in een vroeg stadium naar mogelijkheden voor die randgevallen.

Ondersteuningsopties

Sommige aanbieders hebben speciale accountmanagers voor grotere ondernemingen. Anderen, zoals Stripe, investeren zwaar in documentatie en ondersteuningssystemen, die net zo effectief kunnen zijn als je je op je gemak voelt bij het oplossen van problemen.

Als je een vraag hebt of als er iets kapot gaat, zorg er dan voor dat je snel hulp kunt krijgen. Controleer of de ondersteuning telefonisch, per e-mail of via live chat bereikbaar is en wat de openingstijden van de aanbieder zijn. Test de reactietijd met een presalesvraag. Als je de voorkeur geeft aan selfservice, zoek dan naar helpcentra, handleidingen of developer-fora.

Reputatie en klantenbestand

Zoek uit of de aanbieder samenwerkt met ondernemingen die vergelijkbaar zijn met de jouwe, of bekende merken het gebruiken en of het ervaring heeft op de Australische markt, bijvoorbeeld bekend met goods and services tax (GST) en lokale feestdagen.

Klanten voelen zich meer op hun gemak wanneer ze de naam van de aanbieder herkennen (bijvoorbeeld door 'Mogelijk gemaakt door Stripe' te zien tijdens het registreren, wat aangeeft dat ze samenwerken met een vertrouwde entiteit).