A pesar de las desaceleraciones durante la pandemia, se espera que el sector de los viajes siga creciendo: solo el sector de los viajes de ocio nacionales de EE. UU. ha crecido a 909.000 millones de $ en 2026 y se espera que se expanda más rápidamente en 2027 y años posteriores. Las cadenas hoteleras que operan en decenas de propiedades no pueden gestionar los pagos como lo hace una empresa con un único sitio. Los pagos de viajes centralizados requieren una capa de infraestructura compartida que gestione el cobro, el procesamiento, el cobro y la elaboración de informes en múltiples lugares o entidades de hostelería desde un único punto de control.

A continuación, exploraremos cómo funcionan los sistemas de pago centralizados en los viajes y la hostelería, qué puede fallar sin ellos y qué deben pensar los operadores antes de la implementación.

De un vistazo

• Las empresas de hostelería con múltiples propiedades a menudo necesitan una infraestructura de pagos que pueda gestionar entidades legales diferenciadas, distribución de ingresos y elaboración de informes consolidados desde un único sistema.

• Las configuraciones de pagos descentralizadas suponen cargas de conciliación, experiencias de los huéspedes inconsistentes y una visibilidad financiera fragmentada.

• La infraestructura de pagos centralizada admite la gestión de fondos para varias entidades, la distribución automatizada de transferencias y los métodos de pago locales en todos los mercados.

Qué son los sistemas centralizados de pagos de viajes

Un sistema centralizado de pagos de viajes gestiona los pagos desde una única capa de control para las empresas del sector de los viajes. Proporciona a los equipos corporativos visibilidad y uniformidad sin ocultar las diferencias que importan a nivel legal y financiero. En lugar de que cada propiedad opere su propia pila de pagos (incluida una pasarela de pagos, un proceso de conciliación y la elaboración de informes), la organización lo gestiona todo a través de un sistema conectado.

Qué desafíos plantea la gestión descentralizada de los pagos

Los pagos descentralizados crean ineficiencias lentas y agotadoras que se agravan a medida que crece la cartera. Los siguientes problemas suelen aparecer primero:

Conciliación manual

Cuando cada propiedad utiliza su propio sistema de pago, los equipos financieros dedican una gran cantidad de tiempo a extraer informes de múltiples orígenes, combinar transacciones en distintos formatos y resolver discrepancias que no existirían si todo pasara por un único libro de contabilidad.

Experiencias inconsistentes de los huéspedes

Un huésped que reserva directamente con tu marca y se aloja en tres propiedades diferentes no debería encontrarse con tres procesos de compra distintos, tres plazos de reembolso diferentes o tres conjuntos distintos de métodos de pago aceptados. Con los sistemas descentralizados, es casi imposible aplicar esa coherencia porque cada propiedad controla su propia pila.

Visibilidad fragmentada

Sin la elaboración de informes consolidados, tendrás que unir datos de sistemas incompatibles para entender los ingresos. Esto dificulta la detección de tendencias, la asignación de recursos o la detección de un pico de contracargos en una propiedad antes de que se convierta en un patrón en toda la cartera.

Desviación en el cumplimiento de la normativa y de las comisiones

Cuando las propiedades gestionan sus propias relaciones de pago, negocian sus propias tarifas, aceptan sus propias condiciones y se encargan de sus propias obligaciones de cumplimiento de la normativa. Con el tiempo, esto puede generar diferencias significativas en la estructura de costes y la exposición al riesgo en lo que se supone que es una organización unificada.

Cómo funcionan los pagos en empresas de franquicias y múltiples propiedades

En el flujo de pago de una empresa de hostelería con múltiples propiedades probablemente participen más partes que en una transacción de comercio minorista normal. Las relaciones entre dichas partes varían en función del modelo de negocio.

Estas son algunas formas en las que pueden funcionar estos pagos:

Carteras de empresas

En una cartera propiedad de una empresa, el flujo es relativamente contenido: un huésped paga a una propiedad, los fondos se cobran en la cuenta de esa propiedad y el departamento financiero de la empresa consolida los ingresos a través de la contabilidad interna. El desafío es logístico (garantizar que todos esos flujos sean visibles y uniformes), pero la estructura jurídica es sencilla.

Modelos de franquicias

Cuando un huésped paga a una propiedad franquiciada, esos fondos pertenecen al franquiciado. Los ingresos del franquiciador proceden de los cánones (también conocidos como royalties), que normalmente se calculan como porcentaje de los ingresos brutos y se cobran por separado. Esto crea la necesidad de disponer de una infraestructura de pagos que pueda gestionar dos cosas simultáneamente: procesar la transacción del huésped para el franquiciado y calcular y remitir el canon al franquiciador. Si estas dos funciones no están conectadas a nivel de infraestructura, el franquiciado acaba calculando y transfiriendo los cánones de forma manual, y el franquiciador termina confiando en esos cálculos en lugar de verificarlos a partir de los datos de la transacción de origen.

Facturación interempresarial

Las empresas de propiedades múltiples también pueden trabajar con la facturación entre entidades. Por ejemplo, un huésped podría reservar una habitación en una propiedad y pagar por los servicios de spa en otra. Esos cargos aparecerían en un único expediente. Para cobrar ese expediente, el sistema de pago debe comprender qué parte del total se debe a qué entidad y dirigir los fondos en consecuencia.

¿Cómo gestionan los sistemas de pago centralizados la distribución de transferencias e ingresos?

Las empresas con múltiples entidades necesitan sistemas de pago que puedan gestionar diferentes tipos de divisiones de transferencias y distribución de ingresos. Es probable que se den los siguientes escenarios:

• Divisiones basadas en porcentajes: Se aplica una tasa de regalías fija al volumen bruto de transacciones. Esto se calcula automáticamente en el momento del cobro.

• Deducciones de comisiones fijas: Se deducen importes fijos de las transferencias en concepto de comisiones de marca, comisiones tecnológicas u otros cargos recurrentes. Estos se aplican de manera uniforme en todas las cuentas conectadas.

• Estructuras escalonadas: Se aplican diferentes tasas en distintos umbrales de ingresos. Esto es común en los acuerdos de franquicia, donde los porcentajes de regalías cambian una vez que una ubicación supera ciertos hitos de volumen.

• Transferencias retrasadas: Los fondos se retienen durante un período definido antes de su liberación. Esto da a los operadores un margen para gestionar el riesgo de reembolsos antes de que se cobren esos fondos en las cuentas de la franquicia.

Cómo apoyan a las operaciones globales los sistemas de pagos centralizados

Un grupo hotelero o una franquicia de viajes que opera en varios países se enfrenta a complicaciones que no tienen las empresas nacionales. A continuación, se explica cómo pueden aliviar los problemas transfronterizos los sistemas de pagos centralizados:

• Soporte de métodos de pago locales: Los huéspedes normalmente esperan pagar con sus métodos de pago locales (por ejemplo, tarjetas de crédito en EE. UU., iDEAL | Wero en los Países Bajos y Alipay en China). Un sistema centralizado que solo gestione pagos con tarjeta pierde una cuota significativa de transacciones en mercados donde las tarjetas no son la preferencia dominante.

• Cobro multidivisa: Si las propiedades en cinco países cobran en cinco divisas, el departamento financiero de la empresa necesita un sistema que pueda agregar esos datos de forma consistente, ya sea al convertirlos en una moneda para elaboración de informes o al mantener libros de contabilidad multidivisa. La mayoría de los sistemas a nivel de propiedad no están creados para hacer esto bien.

• Cumplimiento de la normativa a nivel regional: Las normativas de pago varían según el país. Estas incluyen la autenticación reforzada de clientes (SCA) en Europa, los requisitos locales de residencia de datos y las obligaciones de informes de impuestos específicas del mercado. Un sistema centralizado que opera en varias jurisdicciones debería poder gestionar esos requisitos a nivel de la infraestructura.

• Elaboración de informes mundiales consolidados: Operar internacionalmente no debería significar la ejecución de procesos de elaboración de informes paralelos para cada región. Un sistema centralizado muestra los datos de las transacciones transfronterizas en un único lugar, con un formato consistente en todas las divisas y todos los mercados.

Cómo mejoran los informes y la conciliación los sistemas de pago centralizados

En una configuración descentralizada, los equipos de finanzas trabajan hacia atrás a partir de datos incompletos: extraen datos exportados de propiedades individuales, los normalizan en un formato común e intentan crear una imagen de toda la cartera a partir de fragmentos. Ese proceso es lento, propenso a errores y caro en tiempo de personal. Para cuando consolides los datos del mes pasado, podrías llevar ya un mes de retraso.

La infraestructura centralizada invierte esto. Como todas las transacciones fluyen a través de un sistema compartido, la vista consolidada está actualizada. Un equipo financiero puede ver los ingresos totales de todas las propiedades desglosados por sitio, método de pago, divisa o cualquier otra dimensión, sin tener que esperar a que alguien realice la exportación de un informe. La conciliación se convierte en un paso de verificación en lugar de en un proyecto de montaje.

Las operaciones de franquicia en concreto cambian la relación entre el franquiciador y el franquiciado con respecto a la elaboración de los informes financieros. En lugar de confiar en que los franquiciados notifiquen los ingresos de forma precisa, el franquiciador tiene visibilidad directa de los datos de las transacciones de todas las ubicaciones. De este modo, la relación no tiene que depender únicamente de la confianza.

Cómo deberían evaluar las opciones de infraestructura de pagos centralizada y prepararse para la implementación los operadores hoteleros

La implementación de una infraestructura de pagos centralizada comienza por elegir el sistema adecuado para tu empresa. Antes de evaluar cualquier plataforma de pagos, determina qué debe hacer la infraestructura. ¿Cuántas entidades hay que conectar? ¿Qué lógica de distribución de ingresos se aplica? ¿En qué mercados opera la empresa y qué métodos de pago son necesarios en ellos?

Una integración de sistemas de gestión de propiedades (PMS) de alta calidad debe ser innegociable. El PMS gestiona las asignaciones de habitaciones, los expedientes de los huéspedes y las operaciones de recepción, y debe comunicarse con la capa de pago en tiempo real. Una integración que funciona para transacciones sencillas con tarjeta presente, pero falla en los cargos del expediente, los pagos divididos o las retenciones de depósitos, no resuelve el problema. Especifica lo que necesitas de la integración.

Las franquicias también necesitarán un plan de gestión de cambios. La infraestructura de pagos centralizada solo funciona si los operadores de franquicias se conectan a ella, pero los operadores que llevan años ejecutando sus propias configuraciones de pago podrían resistirse al cambio. Para aumentar las probabilidades de adopción, comunica claramente las ventajas y ofrece una vía de migración que no requiera reformar las operaciones de un día para otro.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pagos unificada y global que ayuda a cualquier empresa —desde startups en expansión hasta empresas globales— a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimiza tu experiencia en el proceso de compra: Crea una experiencia de cliente sin fricciones y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario de pago prediseñadas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, un monedero digital creado por Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas para pagar configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Muévete más rápido con una plataforma flexible y fiable para el crecimiento: construye sobre una plataforma diseñada para escalar contigo, con un tiempo de actividad del 99,999 % y una fiabilidad líder en el sector.

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede impulsar tus pagos en línea y en persona, o empieza hoy mismo.