Nonostante i rallentamenti dovuti alla pandemia, si prevede che il settore dei viaggi continuerà a crescere: solo il settore dei viaggi di piacere nazionali negli Stati Uniti è cresciuto a 909 miliardi$ nel 2026 e si prevede che si espanderà più rapidamente nel 2027 e oltre. Le catene alberghiere che operano in decine di proprietà non possono gestire i pagamenti nel modo in cui lo fa un'attività con una singola località. I pagamenti di viaggio centralizzati richiedono un livello di infrastruttura condivisa che gestisca la riscossione dei pagamenti, l'elaborazione, il regolamento dei pagamenti e i report tra più località o entità nel settore dell'ospitalità da un unico punto di controllo.

Di seguito esploreremo come funzionano i sistemi di pagamento centralizzati nei settori dei viaggi e dell'ospitalità, cosa può interrompersi senza di essi e a cosa dovrebbero pensare gli operatori prima dell'implementazione.

In sintesi

• Le attività nel settore dell'ospitalità con più strutture hanno spesso bisogno di un'infrastruttura di pagamenti in grado di gestire entità distinte di carattere giuridico, distribuzione dei ricavi e report consolidati da un singolo sistema.

• Le configurazioni di pagamento decentralizzate creano oneri di riconciliazione, esperienze incoerenti per gli ospiti e visibilità finanziaria frammentata.

• L'infrastruttura di pagamenti centralizzati supporta la gestione dei fondi di più entità, la distribuzione automatizzata dei bonifici e i metodi di pagamento locali nei vari mercati.

Quali sono i sistemi di pagamento di viaggio centralizzati?

Un sistema di pagamento di viaggio centralizzato gestisce i pagamenti da un unico livello di controllo per le attività nel settore dei viaggi. Offre ai team aziendali visibilità e coerenza senza nascondere le distinzioni importanti a livello di carattere giuridico e finanziario. Invece di far sì che ogni proprietà gestisca la propria gamma di tecnologie di pagamento (incluso un gateway di pagamento, una procedura di riconciliazione e il reporting), l'organizzazione gestisce tutto tramite un sistema connesso.

Quali sfide derivano dalla gestione decentralizzata dei pagamenti?

I pagamenti decentralizzati creano inefficienze lente ed estenuanti che si aggravano man mano che il portafoglio cresce. In genere, si presentano prima i problemi riportati di seguito.

Riconciliazione manuale

Quando ogni proprietà gestisce il proprio sistema di pagamento, i team finanziari impiegano una notevole quantità di tempo per estrarre report da più origini, abbinare le transazioni tra i formati e risolvere le discrepanze che non esisterebbero se tutto passasse attraverso un singolo registro.

Esperienze degli ospiti incoerenti

Un ospite che prenota direttamente con il tuo brand e soggiorna in tre proprietà diverse non dovrebbe imbattersi in tre diverse procedure di pagamento, tre diverse tempistiche di rimborso o tre diverse serie di metodi di pagamento accettati. I sistemi decentralizzati rendono tale coerenza quasi impossibile da applicare perché ogni proprietà controlla la propria gamma di tecnologie.

Visibilità frammentata

Senza un report consolidato, dovrai unire i dati di sistemi incompatibili per comprendere i ricavi. Ciò rende più difficile individuare le tendenze, assegnare le risorse o intercettare un picco di storni in una proprietà prima che diventi un modello nel portafoglio.

Scostamento di tariffe e conformità

Quando le proprietà gestiscono le proprie relazioni di pagamento, negoziano le proprie tariffe, accettano i propri Termini e gestiscono i propri obblighi di conformità. Nel tempo, questo può creare differenze significative nella struttura dei costi e nell'esposizione ai rischi in un'organizzazione che dovrebbe essere unificata.

Come funzionano i pagamenti in attività con più strutture e in franchising?

Il flusso di pagamento in un'attività del settore dell'ospitalità con più strutture coinvolge probabilmente più parti rispetto a una transazione di commercio al dettaglio standard. Le relazioni tra tali parti variano a seconda del modello di business.

Ecco alcuni modi in cui questi pagamenti possono funzionare.

Portafogli di proprietà dell'azienda

In un portafoglio di proprietà dell'azienda, il flusso è relativamente contenuto: un ospite paga una proprietà, i fondi vengono saldati sul conto di tale proprietà e la finanza aziendale consolida i ricavi tramite la contabilità interna. La sfida è logistica (garantire che tutti questi flussi siano visibili e coerenti), ma la struttura di carattere giuridico è semplice.

Modelli in franchising

Quando un ospite paga una proprietà in franchising, quei fondi appartengono all'affiliato. I ricavi del franchisor derivano dalle royalty, generalmente calcolate come percentuale dei ricavi lordi e riscosse separatamente. Ciò crea la necessità di un'infrastruttura di pagamenti in grado di gestire due cose contemporaneamente: elaborare la transazione dell'ospite per l'affiliato e calcolare e rimettere la royalty al franchisor. Se queste due funzioni non sono connesse a livello di infrastruttura, l'affiliato finisce per calcolare e trasferire manualmente le royalty. E il franchisor finisce per fare affidamento su tali calcoli, invece di verificarli in base ai dati delle transazioni di origine.

Addebito tra entità

Le attività con più strutture potrebbero funzionare anche con l'addebito tra entità. Ad esempio, un ospite potrebbe prenotare una camera in una proprietà e pagare per i servizi termali in un'altra. Tali addebiti verrebbero visualizzati in un singolo foglio conto. Per saldare tale foglio conto, il sistema di pagamento deve comprendere a quale entità è dovuta quale parte del totale e instradare i fondi di conseguenza.

In che modo i sistemi di pagamento centralizzati gestiscono i bonifici e la distribuzione dei ricavi?

Le aziende con più entità hanno bisogno di sistemi di pagamento in grado di gestire diversi tipi di suddivisione dei bonifici e la distribuzione dei ricavi. È probabile che si verifichino i seguenti scenari:

• Suddivisioni basate su percentuale: al volume lordo delle transazioni viene applicato un tasso fisso di royalty. Questo viene calcolato automaticamente al momento del regolamento dei pagamenti.

• Detrazioni di commissioni fisse: dai bonifici vengono detratti importi forfettari per commissioni sul marchio, commissioni tecnologiche o altri addebiti ricorrenti. Questi vengono applicati in modo coerente a tutti gli account connessi.

• Strutture a scaglioni: a diverse soglie di ricavi vengono applicate tariffe diverse. Ciò è comune negli accordi di franchising in cui le percentuali di royalty cambiano una volta che una località supera determinati traguardi di volume.

• Bonifici posticipati: i fondi vengono trattenuti per un determinato periodo prima del rilascio. Ciò offre agli operatori un margine per gestire l'esposizione ai rimborsi prima che tali fondi vengano saldati sugli account in franchising.

In che modo i sistemi di pagamento centralizzati supportano le operazioni globali?

Un gruppo alberghiero o un franchising di viaggi che opera in più Paesi deve affrontare complicazioni che le attività nazionali non devono affrontare. Ecco come i sistemi di pagamento centralizzati possono alleviare le preoccupazioni relative alle transazioni transfrontaliere:

• Supporto del metodo di pagamento locale: in genere, gli ospiti si aspettano di pagare con i loro metodi locali (ad es. carte di credito negli Stati Uniti, iDEAL | Wero nei Paesi Bassi, Alipay in Cina). Un sistema centralizzato che gestisce solo i pagamenti con carta perde una quota significativa di transazioni nei mercati in cui le carte non sono la preferenza dominante.

• Regolamento dei pagamenti in più valute: se le proprietà in cinque Paesi saldano in cinque valute, la finanza aziendale ha bisogno di un sistema che possa aggregare i dati in modo coerente, tramite la conversione in una valuta di report o la gestione di registri in più valute. La maggior parte dei sistemi a livello di proprietà non è progettata per farlo in modo efficiente.

• Conformità a livello regionale: le normative sui pagamenti variano a seconda del Paese. Tra queste vi sono l'autenticazione SCA in Europa, i requisiti di residenza dei dati locali e gli obblighi di dichiarazione delle imposte specifici del mercato. Un sistema centralizzato che opera in più giurisdizioni dovrebbe essere in grado di gestire questi requisiti a livello di infrastruttura.

• Report globali consolidati: operare a livello internazionale non dovrebbe significare eseguire procedure di report parallele per ciascuna regione. Un sistema centralizzato visualizza i dati delle transazioni transfrontaliere in un unico posto, con una formattazione coerente tra le varie valute e i vari mercati.

In che modo i sistemi di pagamento centralizzati migliorano i report e la riconciliazione?

In una configurazione decentralizzata, i team finanziari lavorano a ritroso partendo da dati incompleti: estraggono i report dalle singole proprietà, li normalizzano in un formato comune e cercano di creare un quadro generale del portafoglio da frammenti. Questa procedura è lenta, soggetta a errori e costosa in termini di tempo del personale. Una volta consolidati i dati del mese scorso, potresti essere già in ritardo di un mese.

L'infrastruttura centralizzata inverte questa situazione. Poiché tutte le transazioni passano attraverso un sistema condiviso, la visualizzazione consolidata è corrente. Un team finanziario può vedere i ricavi totali in tutte le proprietà suddivisi per località, metodo di pagamento, valuta o qualsiasi altra dimensione, senza aspettare che qualcuno esporti un report. La riconciliazione diventa una fase di verifica piuttosto che un progetto di assemblaggio.

Le operazioni in franchising cambiano in modo specifico la relazione tra franchisor e affiliato per quanto riguarda la reportistica finanziaria. Invece di fare affidamento sugli affiliati per auto-dichiarare i ricavi in modo accurato, il franchisor ha visibilità diretta sui dati delle transazioni da tutte le località. Ciò significa che la relazione non deve dipendere solo dalla fiducia.

In che modo gli operatori del settore dell'ospitalità dovrebbero valutare le opzioni di infrastruttura di pagamenti centralizzati e prepararsi per l'implementazione?

L'implementazione di un'infrastruttura di pagamenti centralizzati inizia con la scelta del sistema giusto per la tua attività. Prima di valutare qualsiasi piattaforma di pagamenti, determina cosa deve fare l'infrastruttura. Quante entità devono essere connesse? Quale logica di distribuzione dei ricavi si applica? In quali mercati opera l'attività e quali metodi di pagamento sono richiesti in tali mercati?

Un'integrazione di un sistema di gestione delle proprietà (PMS) di alta qualità dovrebbe essere non negoziabile. Il PMS gestisce le assegnazioni delle camere, i fogli conto degli ospiti e le operazioni della reception e deve comunicare con il livello di pagamento in tempo reale. Un'integrazione che funziona per le semplici transazioni con carta presente ma non per gli addebiti del foglio conto, i pagamenti frazionati o i blocchi dei depositi non risolve il problema. Specifica di cosa hai bisogno dall'integrazione.

Anche i franchising avranno bisogno di un piano di gestione delle modifiche. L'infrastruttura di pagamenti centralizzati funziona solo se gli operatori in franchising si connettono ad essa, ma gli operatori che gestiscono le proprie configurazioni di pagamento da anni potrebbero resistere al cambiamento. Comunica in modo chiaro i vantaggi e offri un percorso di migrazione che non richieda la revisione delle operazioni da un giorno all'altro per rendere più probabile l'adozione.

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