Trotz der pandemiebedingten Abschwächung wird erwartet, dass die Reisebranche weiter wachsen wird: Allein der Bereich Freizeitreisen im Inland der USA ist 2026 auf 909 Milliarden US-Dollar gewachsen und wird voraussichtlich 2027 und darüber hinaus schneller wachsen. Hotelketten, die Dutzende von Unterkünften betreiben, können Zahlungen nicht wie ein Unternehmen mit nur einem Standort verwalten. Zentralisierte Zahlungen für Reisen erfordern eine gemeinsame Infrastrukturebene, die den Zahlungseinzug, die Abwicklung, die Zahlungsabwicklung und die Berichterstattung über mehrere Standorte oder Einheiten des Gastgewerbes hinweg von einem einzigen Kontrollpunkt aus übernimmt.

Im Folgenden untersuchen wir, wie zentralisierte Zahlungssysteme im Reise- und Gastgewerbe funktionieren, was ohne sie scheitern kann und was Betreiber vor der Implementierung bedenken sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen des Gastgewerbes mit mehreren Unterkünften benötigen oft eine Zahlungsinfrastruktur, die verschiedene rechtliche Einheiten, die Umsatzverteilung und die konsolidierte Berichterstattung aus einem einzigen System handhaben kann.

• Dezentrale Zahlungs-Setups verursachen Abgleichsaufwände, inkonsistente Gästeerfahrungen und eine fragmentierte finanzielle Transparenz.

• Eine zentralisierte Zahlungsinfrastruktur unterstützt die Verwaltung von Geldern über mehrere Einheiten hinweg, die automatisierte Verteilung von Auszahlungen und lokale Zahlungsmethoden über Märkte hinweg.

Was sind zentralisierte Zahlungssysteme für Reisen?

Ein zentralisiertes Zahlungssystem für Reisen verwaltet Zahlungen über eine einzige Steuerungsebene für Unternehmen in der Reisebranche. Es bietet den Unternehmensteams Transparenz und Konsistenz, ohne die rechtlich und finanziell wichtigen Unterschiede zu verbergen. Anstatt dass jede Unterkunft ihren eigenen Zahlungs-Stack betreibt (einschließlich Zahlungsgateway, Abgleich und Berichterstattung), verwaltet die Organisation alles über ein verbundenes System.

Welche Herausforderungen gehen mit einer dezentralen Zahlungsverwaltung einher?

Dezentrale Zahlungen verursachen langsame, zermürbende Ineffizienzen, die sich mit dem Wachstum des Portfolios verstärken. Die folgenden Probleme treten in der Regel zuerst auf.

Manueller Abgleich

Wenn jede Unterkunft ihr eigenes Zahlungssystem betreibt, verbringen die Finanzteams viel Zeit damit, Berichte aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, Transaktionen über verschiedene Formate hinweg abzugleichen und Diskrepanzen zu beheben, die nicht existieren würden, wenn alles über ein einziges Hauptbuch liefe.

Inkonsistente Gästeerfahrungen

Ein Gast, der direkt bei Ihrer Marke bucht und in drei verschiedenen Unterkünften übernachtet, sollte nicht mit drei verschiedenen Bezahlvorgängen, drei verschiedenen Zeitplänen für Rückerstattungen oder drei verschiedenen Sätzen akzeptierter Zahlungsmethoden konfrontiert werden. Dezentrale Systeme machen es fast unmöglich, diese Konsistenz durchzusetzen, da jede Unterkunft ihren eigenen Stack kontrolliert.

Fragmentierte Transparenz

Ohne konsolidierte Berichterstattung müssen Sie Daten aus inkompatiblen Systemen zusammenführen, um den Umsatz zu verstehen. Dies macht es schwieriger, Trends zu erkennen, Ressourcen zuzuweisen oder einen Höchststand bei Rückbuchungen in einer Unterkunft zu erfassen, bevor er zu einem Muster im gesamten Portfolio wird.

Abweichungen bei Gebühren und Compliance

Wenn Unterkünfte ihre eigenen Zahlungsbeziehungen verwalten, handeln sie ihre eigenen Tarife aus, akzeptieren ihre eigenen Konditionen und kümmern sich um ihre eigenen Compliance-Verpflichtungen. Im Laufe der Zeit kann dies zu erheblichen Unterschieden bei der Kostenstruktur und dem Risiko in einer eigentlich einheitlichen Organisation führen.

Wie funktionieren Zahlungen in Unternehmen mit mehreren Unterkünften und Franchise-Modellen?

Der Zahlungsablauf in einem Unternehmen des Gastgewerbes mit mehreren Unterkünften umfasst wahrscheinlich mehr Parteien als eine Standard-Transaktion im Einzelhandel. Die Beziehungen zwischen diesen Parteien variieren je nach Geschäftsmodell.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie diese Zahlungen funktionieren können.

Unternehmenseigene Portfolios

In einem unternehmenseigenen Portfolio ist der Ablauf relativ überschaubar: Ein Gast bezahlt eine Unterkunft, das Geld geht auf dem Konto dieser Unterkunft ein und die Unternehmensfinanzierung konsolidiert den Umsatz durch interne Buchhaltung. Die Herausforderung ist logistischer Natur (Sicherstellung, dass all diese Abläufe sichtbar und konsistent sind), aber die rechtliche Struktur ist unkompliziert.

Franchise-Modelle

Wenn ein Gast eine Franchise-Unterkunft bezahlt, gehören diese Gelder dem Franchisenehmer. Der Umsatz des Franchisegebers stammt aus Lizenzgebühren, die in der Regel als Prozentsatz des Bruttoumsatzes berechnet und separat eingezogen werden. Dies erfordert eine Zahlungsinfrastruktur, die zwei Dinge gleichzeitig abwickeln kann: die Abwicklung der Transaktion des Gastes für den Franchisenehmer und die Berechnung sowie Übermittlung der Lizenzgebühr an den Franchisegeber. Wenn diese beiden Funktionen nicht auf Infrastrukturebene verbunden sind, muss der Franchisenehmer die Lizenzgebühren manuell berechnen und überweisen. Der Franchisegeber verlässt sich am Ende auf diese Berechnungen, anstatt sie anhand der ursprünglichen Transaktionsdaten zu überprüfen.

Unternehmensübergreifende Abrechnung

Unternehmen mit mehreren Unterkünften können auch mit einer unternehmensübergreifenden Abrechnung arbeiten. Beispielsweise bucht ein Gast ein Zimmer in einer Unterkunft und bezahlt Wellnessleistungen in einer anderen. Diese Gebühren würden auf einem einzigen Gästekonto erscheinen. Um dieses Gästekonto abzuwickeln, muss das Zahlungssystem verstehen, welcher Einheit welcher Teil des Gesamtbetrags zusteht, und die Gelder entsprechend weiterleiten.

Wie handhaben zentralisierte Zahlungssysteme die Auszahlung und die Umsatzverteilung?

Unternehmen mit mehreren Einheiten benötigen Zahlungssysteme, die verschiedene Arten von Auszahlungsaufteilungen und Umsatzverteilungen handhaben können. Die folgenden Szenarien treten wahrscheinlich auf:

• Prozentuale Aufteilungen: Ein fester Lizenzgebühren-Satz wird auf das Brutto-Transaktionsvolumen angewendet. Dies wird bei der Zahlungsabwicklung automatisch berechnet.

• Feste Gebührenabzüge: Pauschalbeträge werden von Auszahlungen für Marken-Gebühren, Technologie-Gebühren oder andere wiederkehrende Kosten abgezogen. Diese werden einheitlich auf alle verbundenen Konten angewendet.

• Gestufte Strukturen: Bei verschiedenen Umsatzschwellen werden unterschiedliche Sätze angewendet. Dies ist in Franchise-Verträgen üblich, in denen sich die Prozentsätze für Lizenzgebühren verschieben, sobald ein Standort bestimmte Volumenmeilensteine überschreitet.

• Verzögerte Auszahlungen: Gelder werden für einen festgelegten Zeitraum vor der Freigabe einbehalten. Dies gibt Betreibern einen Puffer zur Verwaltung des Risikos einer Rückerstattung, bevor diese Gelder auf Franchise-Konten eingehen.

Wie unterstützen zentralisierte Zahlungssysteme globale Betriebsabläufe?

Eine Hotelgruppe oder ein Reise-Franchise-Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist, steht vor Komplikationen, die inländische Unternehmen nicht haben. Hier erfahren Sie, wie zentralisierte Zahlungssysteme grenzüberschreitende Bedenken ausräumen können:

• Unterstützung lokaler Zahlungsmethoden: Gäste erwarten in der Regel, mit ihren lokalen Methoden zu bezahlen (z. B. Kreditkarten in den USA, iDEAL | Wero in den Niederlanden, Alipay in China). Ein zentralisiertes System, das nur Kartenzahlungen abwickelt, verpasst in Märkten, in denen Karten nicht die dominierende Präferenz sind, einen erheblichen Anteil an Transaktionen.

• Abrechnung in mehreren Währungen: Wenn Unterkünfte in fünf Ländern in fünf Währungen abrechnen, benötigt die Unternehmensfinanzierung ein System, das diese Daten konsistent aggregieren kann – entweder durch die Umrechnung in eine Berichtswährung oder durch die Führung von Hauptbüchern für mehrere Währungen. Die meisten Systeme auf Unterkunftsebene sind nicht darauf ausgelegt, dies gut zu bewältigen.

• Regionale Compliance: Zahlungsbestimmungen variieren je nach Land. Dazu gehören die starke Kundenauthentifizierung in Europa, lokale Anforderungen an den Datenspeicherort und marktspezifische Verpflichtungen zur Steuerberichterstattung. Ein zentralisiertes System, das über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg funktioniert, sollte diese Anforderungen auf Infrastrukturebene bewältigen können.

• Konsolidierte globale Berichterstattung: International tätig zu sein sollte nicht bedeuten, parallele Berichterstattungsprozesse für jede Region auszuführen. Ein zentralisiertes System zeigt grenzüberschreitende Transaktionsdaten an einem Ort an, mit konsistenter Formatierung über Währungen und Märkte hinweg.

Wie verbessern zentralisierte Zahlungssysteme die Berichterstattung und den Abgleich?

In einem dezentralen Setup arbeiten die Finanzteams rückwärts von unvollständigen Daten aus: Sie rufen Berichte von einzelnen Unterkünften ab, normalisieren sie in ein gemeinsames Format und versuchen, aus Fragmenten ein portfolio-weites Bild zu erstellen. Dieser Prozess ist langsam, fehleranfällig und teuer in der Personalzeit. Sobald Sie die Daten des letzten Monats konsolidiert haben, sind Sie möglicherweise bereits einen Monat im Rückstand.

Eine zentralisierte Infrastruktur kehrt dies um. Da alle Transaktionen durch ein gemeinsames System fließen, ist die konsolidierte Ansicht aktuell. Ein Finanzteam kann den Gesamtumsatz über alle Unterkünfte hinweg, aufgeschlüsselt nach Standort, Zahlungsmethode, Währung oder einer anderen Dimension einsehen, ohne darauf zu warten, dass jemand einen Bericht exportiert. Der Abgleich wird zu einem Überprüfungsschritt anstelle eines Montageprojekts.

Insbesondere der Franchise-Betrieb verändert die Beziehung zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer in Bezug auf die Finanzberichterstattung. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass die Franchisenehmer den Umsatz selbst genau melden, hat der Franchisegeber direkten Einblick in die Transaktionsdaten aller Standorte. Das bedeutet, dass die Beziehung nicht nur auf Vertrauen basieren muss.

Wie sollten Betreiber im Gastgewerbe Optionen für eine zentralisierte Zahlungsinfrastruktur bewerten und sich auf die Implementierung vorbereiten?

Die Implementierung einer zentralisierten Zahlungsinfrastruktur beginnt mit der Auswahl des richtigen Systems für Ihr Unternehmen. Bevor Sie eine Zahlungsplattform bewerten, müssen Sie festlegen, was die Infrastruktur leisten soll. Wie viele Einheiten müssen angebunden werden? Welche Logik für die Umsatzverteilung gilt? In welchen Märkten ist das Unternehmen tätig und welche Zahlungsmethoden sind dort erforderlich?

Eine hochwertige Integration in ein Property Management System (PMS) sollte nicht verhandelbar sein. Das PMS kümmert sich um Zimmerzuweisungen, Gästekonten und den Betrieb an der Rezeption, und es muss in Echtzeit mit der Zahlungsebene kommunizieren. Eine Integration, die für einfache Transaktionen mit physisch vorgelegter Karte funktioniert, aber bei Kontobelastungen, geteilten Zahlungen oder Einzahlungsreservierungen fehlschlägt, löst das Problem nicht. Geben Sie an, was Sie von der Integration benötigen.

Franchise-Unternehmen benötigen auch einen Change-Management-Plan. Eine zentralisierte Zahlungsinfrastruktur funktioniert nur, wenn Franchise-Betreiber sich daran anbinden. Betreiber, die jahrelang ihre eigenen Zahlungs-Setups betrieben haben, könnten sich jedoch gegen die Änderung wehren. Kommunizieren Sie die Vorteile klar und bieten Sie einen Migrationspfad an, der keine Überarbeitung des Betriebs über Nacht erfordert, um die Akzeptanz zu erhöhen.

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