Malgré les ralentissements de l'ère de la pandémie, l'industrie du voyage ne devrait que poursuivre sa croissance : à lui seul, le secteur des voyages d'agrément aux États-Unis a atteint 909 milliards de dollars en 2026 et devrait connaître une expansion plus rapide en 2027 et par la suite. Les chaînes hôtelières qui gèrent des dizaines d'établissements ne peuvent pas gérer les paiements de la même manière qu'une entreprise n'ayant qu'un seul emplacement. Les paiements de voyage centralisés exigent une couche d'infrastructure partagée qui gère la perception, le traitement, le règlement et le suivi des paiements pour plusieurs établissements hôteliers ou entités à partir d'un point de contrôle unique.

Ci-dessous, nous examinerons le fonctionnement des systèmes de paiement centralisés dans les secteurs du voyage et de l'hôtellerie, ce qui peut se détériorer en leur absence, et les éléments auxquels les exploitants devraient réfléchir avant l'implémentation.

Points essentiels

• Les entreprises du secteur de l'hôtellerie comptant plusieurs établissements ont souvent besoin d'une infrastructure de paiement capable de gérer des entités juridiques distinctes, la répartition des revenus et des rapports consolidés à partir d'un système unique.

• Les configurations de paiement décentralisées créent des fardeaux de rapprochement, des expériences client inconstantes et une visibilité financière fragmentée.

• Les infrastructures de paiement centralisées prennent en charge la gestion des fonds de plusieurs entités, la répartition automatisée des versements et les modes de paiement locaux sur l'ensemble des marchés.

En quoi consistent les systèmes de paiement de voyage centralisés?

Un système de paiement de voyage centralisé gère les paiements à partir d'une seule couche de contrôle pour les entreprises du secteur du voyage. Il offre aux équipes d'entreprise une visibilité et une uniformité, sans pour autant masquer les distinctions qui ont de l'importance sur les plans juridique et financier. Plutôt que chaque établissement gère sa propre suite d'outils de paiement (notamment une passerelle de paiement, un processus de rapprochement et la production de rapports), l'organisation gère l'ensemble par l'intermédiaire d'un système connecté unique.

Quels sont les défis liés à la gestion décentralisée des paiements?

Les paiements décentralisés créent des inefficacités lentes et éreintantes qui s'accumulent à mesure que le portefeuille s'agrandit. Les problèmes suivants ont tendance à apparaître en premier.

Rapprochement manuel

Lorsque chaque établissement gère son propre système de paiement, les équipes des finances passent un temps considérable à extraire des rapports de sources multiples, à faire correspondre les transactions dans divers formats et à résoudre des écarts qui n'existeraient pas si l'ensemble était géré par un seul grand livre.

Expériences client inconstantes

Un client qui réserve directement auprès de votre marque et qui séjourne dans trois établissements différents ne devrait pas se buter à trois processus de paiement différents, à trois délais de remboursement différents, ou à trois ensembles de modes de paiement acceptés différents. Les systèmes décentralisés rendent cette uniformité presque impossible à appliquer, car chaque établissement contrôle sa propre suite d'outils.

Visibilité fragmentée

En l'absence de rapports consolidés, vous devrez rassembler des données provenant de systèmes incompatibles pour comprendre les revenus. Il devient alors plus difficile de repérer les tendances, d'allouer les ressources ou de détecter un sommet de rétrofacturations dans un établissement avant qu'il ne devienne une tendance dans l'ensemble du portefeuille.

Dérive des frais et de la conformité

Lorsque les établissements gèrent leurs propres relations de paiement, ils négocient leurs propres taux, acceptent leurs propres conditions et s'occupent de leurs propres obligations de conformité. Au fil du temps, cela peut créer des différences importantes dans la structure des coûts et l'exposition aux risques à l'échelle d'une organisation supposée être unifiée.

Comment les paiements fonctionnent-ils dans les entreprises comptant plusieurs établissements et les franchises?

Le processus de paiement dans une entreprise du secteur de l'hôtellerie comptant plusieurs établissements implique généralement plus de parties qu'une transaction de commerce de détail standard. Les relations entre ces parties varient en fonction du modèle opérationnel.

Voici quelques manières dont ces paiements peuvent fonctionner.

Portefeuilles détenus par l'entreprise

Dans un portefeuille détenu par l'entreprise, le processus est relativement autonome : un client paie un établissement, les fonds sont réglés sur le compte de cet établissement, et le service des finances de l'entreprise consolide les revenus au moyen d'une comptabilité interne. Le défi est d'ordre logistique (s'assurer que tous ces processus sont visibles et uniformes), mais la structure juridique est simple.

Modèles de franchise

Lorsqu'un client paie un établissement franchisé, ces fonds appartiennent au franchisé. Les revenus du franchiseur proviennent des redevances, généralement calculées en pourcentage des revenus bruts et encaissées séparément. Cela crée un besoin pour une infrastructure de paiement capable de gérer deux éléments simultanément : le traitement de la transaction du client pour le franchisé, et le calcul et le versement de la redevance au franchiseur. Si ces deux fonctions ne sont pas connectées au niveau de l'infrastructure, le franchisé finit par calculer et transférer les redevances manuellement. De son côté, le franchiseur finit par se fier à ces calculs, plutôt que de les vérifier à partir des données de transaction sources.

Facturation inter-entités

Les entreprises comptant plusieurs établissements pourraient également utiliser la facturation inter-entités. Par exemple, un client pourrait réserver une chambre dans un établissement et payer pour des services de spa dans un autre. Ces frais figureraient dans un dossier unique. Pour régler ce dossier, le système de paiement doit comprendre quelle partie du montant total est due à quelle entité, et acheminer les fonds en conséquence.

Comment les systèmes de paiement centralisés gèrent-ils la distribution des versements et des revenus?

Les entreprises à entités multiples ont besoin de systèmes de paiement capables de gérer différents types de répartitions des versements et de distribution des revenus. Les scénarios suivants sont susceptibles de se produire :

• Répartitions fondées sur un pourcentage : Un taux de redevance fixe est appliqué au volume brut de la transaction. Cela est calculé automatiquement lors du règlement.

• Déductions de frais fixes : Des montants forfaitaires sont déduits des versements pour les frais de marque, les frais technologiques ou d'autres frais récurrents. Ceux-ci sont appliqués de manière uniforme à tous les comptes connectés.

• Structures par paliers : Différents taux sont appliqués à différents seuils de revenus. Cela est courant dans les accords de franchise où les pourcentages de redevances changent une fois qu'un emplacement franchit certaines étapes de volume.

• Versements différés : Les fonds sont conservés pendant une période définie avant d'être débloqués. Cela donne aux opérateurs une marge de manœuvre pour gérer le risque de remboursement avant que ces fonds ne soient réglés sur les comptes de franchise.

Comment les systèmes de paiement centralisés soutiennent-ils les opérations mondiales?

Un groupe hôtelier ou une franchise de voyage qui exerce ses activités dans plusieurs pays est confronté à des complications que ne connaissent pas les entreprises nationales. Voici comment les systèmes de paiement centralisés peuvent atténuer les préoccupations transfrontalières :

• Prise en charge des modes de paiement locaux : Les clients s'attendent généralement à payer avec leurs méthodes locales (p. ex., les cartes de crédit aux États-Unis, iDEAL | Wero aux Pays-Bas, Alipay en Chine). Un système centralisé qui ne gère que les paiements par carte passe à côté d'une part importante de transactions sur les marchés où les cartes ne constituent pas la préférence dominante.

• Règlement multidevise : Si des établissements situés dans cinq pays effectuent des règlements dans cinq devises, les finances de l'entreprise ont besoin d'un système capable de regrouper ces données de manière uniforme, soit en les convertissant en une devise de rapport, soit en tenant des grands livres multidevises. La plupart des systèmes au niveau de l'établissement ne sont pas conçus pour bien accomplir cette tâche.

• Conformité régionale : Les réglementations relatives aux paiements varient selon les pays. Elles incluent l'authentification forte du client en Europe, les exigences locales en matière de résidence des données et les obligations de déclaration fiscale propres au marché. Un système centralisé qui exerce ses activités dans plusieurs territoires doit être en mesure de gérer ces exigences au niveau de l'infrastructure.

• Rapports mondiaux consolidés : Mener des activités à l'international ne devrait pas nécessiter l'exécution de processus de rapport parallèles pour chaque région. Un système centralisé affiche les données de transactions transfrontalières au même endroit, avec un formatage uniforme pour l'ensemble des devises et des marchés.

Comment les systèmes de paiement centralisés améliorent-ils la production de rapports et le rapprochement?

Dans une configuration décentralisée, les équipes des finances travaillent à rebours à partir de données incomplètes : elles extraient des rapports d'établissements individuels, les normalisent dans un format commun et tentent de dresser un portrait à l'échelle du portefeuille à partir de fragments. Ce processus est lent, propice aux erreurs et coûteux en temps de personnel. Une fois que vous avez consolidé les données du mois précédent, vous pourriez déjà avoir un mois de retard.

L'infrastructure centralisée inverse cette dynamique. Étant donné que toutes les transactions transitent par un système partagé, la vue consolidée est à jour. Une équipe des finances peut consulter le total des revenus pour tous les établissements, ventilé par emplacement, par mode de paiement, par devise ou selon toute autre dimension, sans attendre que quiconque n'exporte un rapport. Le rapprochement devient une étape de vérification plutôt qu'un projet d'assemblage.

Les activités de franchise modifient particulièrement la relation entre le franchiseur et le franchisé en ce qui concerne l'information financière. Au lieu de se fier aux franchisés pour qu'ils déclarent leurs revenus avec exactitude, le franchiseur a une visibilité directe sur les données de transaction de tous les emplacements. Cela signifie que la relation n'a pas à reposer uniquement sur la confiance.

Comment les exploitants du secteur de l'hôtellerie doivent-ils évaluer les options d'infrastructure de paiement centralisée et se préparer pour l'implémentation?

L'implémentation d'une infrastructure de paiement centralisée commence par le choix du système le plus approprié pour votre entreprise. Avant d'évaluer une plateforme de paiement, déterminez ce que l'infrastructure doit accomplir. Combien d'entités doivent être associées? Quelle logique de répartition des revenus s'applique? Sur quels marchés l'entreprise est-elle présente et quels sont les modes de paiement exigés sur ces marchés?

L'intégration avec un système de gestion immobilière (PMS) de haute qualité doit être non négociable. Le PMS gère l'attribution des chambres, les dossiers des clients et les activités de la réception, et il doit pouvoir communiquer avec la couche de paiement en temps réel. Une intégration qui fonctionne pour les simples transactions avec carte présente, mais qui échoue lors de frais portés au dossier, de paiements fractionnés ou de retenues de dépôt ne résout pas le problème. Précisez ce que vous attendez de l'intégration.

Les franchises auront également besoin d'un plan de gestion du changement. Une infrastructure de paiement centralisée ne fonctionne que si les exploitants de franchise s'y associent. Or, les exploitants qui gèrent leurs propres configurations de paiement depuis des années pourraient s'opposer au changement. Pour favoriser l'adoption, communiquez clairement les avantages et proposez un plan de migration qui n'exige pas de remanier les opérations du jour au lendemain.

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