A pesar de las ralentizaciones de la época de la pandemia, se espera que el sector de los viajes siga creciendo: solo el sector nacional de viajes de ocio de EE. UU. ha crecido a USD 909,000 millones en 2026 y se prevé que se expanda más rápidamente en 2027 y más allá. Las cadenas hoteleras que operan en docenas de propiedades no pueden gestionar los pagos de la misma manera que una empresa de una sola ubicación. Los pagos centralizados para viajes requieren una capa de infraestructura compartida que maneje el cobro de pagos, el procesamiento, la acreditación de fondos y la creación de informes en varias ubicaciones o entidades de hostelería desde un único punto de control.

A continuación, exploraremos cómo funcionan los sistemas de pago centralizados en viajes y hostelería, qué puede fallar sin ellos y qué deben considerar los operadores antes de la implementación.

Puntos clave

• Las empresas de hostelería con múltiples propiedades a menudo necesitan una infraestructura de pagos que pueda manejar entidades legales distintas, distribución de ingresos e informes consolidados desde un solo sistema.

• Las configuraciones de pago descentralizadas crean cargas de conciliación, experiencias de los huéspedes incongruentes y una visibilidad financiera fragmentada.

• La infraestructura de pagos centralizada admite la gestión de fondos para múltiples entidades, la distribución de transferencias automatizada y los métodos de pago locales en distintos mercados.

Qué son los sistemas de pago centralizados para viajes

Un sistema de pago centralizado para viajes gestiona los pagos desde una única capa de control para las empresas del sector de viajes. Ofrece a los equipos corporativos visibilidad y uniformidad sin ocultar las distinciones que importan a nivel legal y financiero. En lugar de que cada propiedad opere su propia pila de software de pago (que incluye una pasarela de pagos, proceso de conciliación e informes), la organización lo gestiona todo a través de un sistema conectado.

Qué desafíos plantea la gestión de pagos descentralizada

Los pagos descentralizados generan ineficiencias lentas y agotadoras que se agravan a medida que crece la cartera. Los siguientes problemas suelen aparecer primero.

Conciliación manual

Cuando cada propiedad administra su propio sistema de pago, los equipos financieros dedican una cantidad de tiempo considerable a extraer informes de múltiples fuentes, cotejar transacciones en distintos formatos y resolver discrepancias que no existirían si todo se gestionara en un único libro mayor.

Experiencias de los huéspedes incongruentes

Un huésped que reserva directamente con tu marca y se hospeda en tres propiedades diferentes no debería encontrarse con tres procesos de compra diferentes, tres plazos de reembolso diferentes o tres conjuntos distintos de métodos de pago aceptados. Los sistemas descentralizados hacen que sea casi imposible aplicar esa uniformidad, ya que cada propiedad controla su propia pila de software.

Visibilidad fragmentada

Sin informes consolidados, tendrás que unir datos de sistemas incompatibles para entender los ingresos. Esto dificulta detectar tendencias, asignar recursos o identificar un pico de contracargos en una propiedad antes de que se convierta en un patrón en toda la cartera.

Desviación de comisiones y cumplimiento de la normativa

Cuando las propiedades gestionan sus propias relaciones de pago, negocian sus propias tarifas, aceptan sus propias condiciones y manejan sus propias obligaciones de cumplimiento de la normativa. Con el tiempo, esto puede crear diferencias significativas en la estructura de costos y la exposición al riesgo en lo que se supone que es una organización unificada.

Cómo funcionan los pagos en empresas de múltiples propiedades y franquicias

Es probable que el flujo de pago en una empresa de hostelería con múltiples propiedades involucre a más partes que una transacción minorista estándar. Las relaciones entre estas partes varían según el modelo de negocio.

A continuación se presentan algunas formas en que estos pagos pueden funcionar.

Carteras propiedad de la empresa

En una cartera propiedad de la empresa, el flujo es relativamente contenido: un huésped paga a una propiedad, los fondos se liquidan en la cuenta de esa propiedad y el departamento de finanzas corporativo consolida los ingresos a través de la contabilidad interna. El desafío es logístico (garantizar que todos esos flujos sean visibles y uniformes), pero la estructura legal es sencilla.

Modelos de franquicia

Cuando un huésped paga en una propiedad franquiciada, esos fondos pertenecen al franquiciado. Los ingresos del franquiciador provienen de regalías, que normalmente se calculan como un porcentaje de los ingresos brutos y se cobran por separado. Esto crea la necesidad de una infraestructura de pagos que pueda gestionar dos cosas a la vez: procesar la transacción del huésped para el franquiciado, y calcular y remitir la regalía al franquiciador. Si esas dos funciones no están conectadas a nivel de infraestructura, el franquiciado acaba calculando y transfiriendo las regalías de forma manual. Y el franquiciador termina confiando en esos cálculos, en lugar de verificarlos a partir de los datos de transacciones de origen.

Facturación entre entidades

Las empresas con múltiples propiedades también pueden trabajar con facturación entre entidades. Por ejemplo, un huésped puede reservar una habitación en una propiedad y pagar por servicios de spa en otra. Esos cargos aparecerían en un solo folio. Para liquidar ese folio, el sistema de pago debe comprender qué parte del total se debe a cada entidad y enrutar los fondos en consecuencia.

¿Cómo manejan los sistemas de pagos centralizados la distribución de ingresos y transferencias (a cuentas bancarias)?

Las empresas con múltiples entidades necesitan sistemas de pagos que puedan manejar diferentes tipos de divisiones de transferencias (a cuentas bancarias) y distribución de ingresos. Es probable que ocurran los siguientes escenarios:

• Divisiones basadas en porcentajes: Se aplica una tasa de regalías fija al volumen de transacciones bruto. Esto se calcula automáticamente durante la acreditación de fondos.

• Deducciones de comisiones fijas: Se deducen montos fijos de las transferencias (a cuentas bancarias) por comisiones de marca, comisiones de tecnología u otros cargos recurrentes. Estos se aplican de manera uniforme en todas las cuentas conectadas.

• Estructuras escalonadas: Se aplican diferentes tasas en distintos umbrales de ingresos. Esto es común en los acuerdos de franquicia donde los porcentajes de regalías cambian una vez que una ubicación alcanza ciertos hitos de volumen.

• Transferencias (a cuentas bancarias) diferidas: Los fondos se retienen por un período definido antes de su liberación. Esto les da a los operadores un margen para administrar la exposición a reembolsos antes de que esos fondos se acrediten en las cuentas de las franquicias.

Cómo los sistemas de pago centralizados admiten operaciones globales

Un grupo hotelero o una franquicia de viajes que opera en varios países se enfrenta a complicaciones que las empresas nacionales no tienen. Así es como los sistemas de pago centralizados pueden aliviar las preocupaciones transfronterizas:

• Soporte para métodos de pago locales: Los huéspedes suelen esperar pagar con sus métodos locales (p. ej., tarjetas de crédito en EE. UU., iDEAL | Wero en los Países Bajos, Alipay en China). Un sistema centralizado que solo maneja pagos con tarjeta pierde una parte significativa de las transacciones en mercados donde las tarjetas no son la preferencia dominante.

• Acreditación de fondos en varias monedas: Si las propiedades de cinco países liquidan en cinco monedas, el departamento de finanzas corporativo necesita un sistema que pueda agregar esos datos de forma consistente, ya sea convirtiéndolos a una moneda de informe o manteniendo libros mayores en varias monedas. La mayoría de los sistemas a nivel de propiedad no están diseñados para hacer esto bien.

• Cumplimiento de la normativa regional: Las regulaciones de pago varían según el país. Estas incluyen la Autenticación reforzada de clientes (SCA) en Europa, los requisitos locales de residencia de datos y las obligaciones de informes de impuestos específicos del mercado. Un sistema centralizado que opera en varias jurisdicciones debe poder manejar esos requisitos a nivel de infraestructura.

• Informes globales consolidados: Operar internacionalmente no debería significar ejecutar procesos de informes paralelos para cada región. Un sistema centralizado muestra los datos de las transacciones transfronterizas en un solo lugar, con un formato coherente en diferentes monedas y mercados.

Cómo los sistemas de pago centralizados mejoran los informes y la conciliación

En una configuración descentralizada, los equipos financieros trabajan a la inversa a partir de datos incompletos: extraen informes de propiedades individuales, los normalizan en un formato común y tratan de crear una imagen general de la cartera a partir de fragmentos. Ese proceso es lento, propenso a errores y costoso en tiempo del personal. Una vez que hayas consolidado los datos del mes pasado, es posible que ya lleves un mes de retraso.

La infraestructura centralizada invierte esto. Como todas las transacciones fluyen a través de un sistema compartido, la vista consolidada está actualizada. Un equipo financiero puede ver los ingresos totales en todas las propiedades desglosados por ubicación, método de pago, moneda o cualquier otra dimensión, sin tener que esperar a que alguien exporte un informe. La conciliación se convierte en un paso de verificación en lugar de un proyecto de ensamblaje.

Las operaciones de franquicia cambian específicamente la relación entre el franquiciador y el franquiciado con respecto a los informes financieros. En lugar de depender de que los franquiciados informen sus ingresos de manera precisa, el franquiciador tiene visibilidad directa de los datos de las transacciones de todas las ubicaciones. Esto significa que la relación no tiene que basarse únicamente en la confianza.

Cómo deberían evaluar los operadores de hostelería las opciones de infraestructura de pagos centralizada y prepararse para la implementación

La implementación de una infraestructura de pagos centralizada comienza por elegir el sistema adecuado para tu empresa. Antes de evaluar cualquier plataforma de pagos, determina qué debe hacer la infraestructura. ¿Cuántas entidades deben conectarse? ¿Qué lógica de distribución de ingresos se aplica? ¿En qué mercados opera la empresa y qué métodos de pago se requieren en cada uno?

Una integración de sistema de gestión de propiedades (PMS) de alta calidad debe ser innegociable. El PMS maneja la asignación de habitaciones, los folios de los huéspedes y las operaciones de recepción, y necesita comunicarse con la capa de pagos en tiempo real. Una integración que funciona para transacciones con tarjeta presente simples pero falla con cargos a folios, pagos divididos o retenciones de depósitos no está resolviendo el problema. Especifica qué necesitas de la integración.

Las franquicias también necesitarán un plan de gestión de cambios. La infraestructura de pagos centralizada solo funciona si los operadores de franquicias se conectan a ella, pero aquellos que llevan años gestionando sus propias configuraciones de pago podrían resistirse al cambio. Para facilitar la adopción, comunica claramente las ventajas y ofrece una ruta de migración que no requiera reestructurar las operaciones de un día para otro.

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