Apesar das desacelerações na era da pandemia, espera-se que o setor de viagens continue crescendo: apenas o setor de viagens de lazer domésticas nos EUA cresceu para US$ 909 bilhões em 2026 e deve se expandir mais rapidamente em 2027 e além. As redes de hotéis que operam em dezenas de propriedades não podem gerenciar os pagamentos da maneira que uma empresa de local único faz. Os pagamentos de viagens centralizados exigem uma camada de infraestrutura compartilhada que lide com a cobrança de pagamentos, processamento, liquidação e relatórios em vários locais ou entidades de hospitalidade a partir de um único ponto de controle.

Abaixo, exploraremos como os sistemas centralizados de pagamento funcionam em viagens e hospitalidade, o que pode dar errado sem eles e o que os operadores devem analisar antes da implementação.

Principais conclusões

• As empresas de hospitalidade com várias propriedades geralmente precisam de uma infraestrutura de pagamento que possa lidar com entidades jurídicas distintas, distribuição de receita e relatórios consolidados a partir de um único sistema.

• As configurações de pagamento descentralizadas criam sobrecargas de reconciliação, experiências inconsistentes dos hóspedes e visibilidade financeira fragmentada.

• A infraestrutura de pagamento centralizada aceita a gestão de fundos de várias entidades, distribuição automatizada de repasses e formas de pagamento locais em todos os mercados.

O que são sistemas centralizados de pagamento de viagens?

Um sistema centralizado de pagamento de viagens gerencia pagamentos a partir de uma única camada de controle para empresas do setor de viagens. Ele oferece às equipes corporativas visibilidade e consistência sem ocultar as distinções que importam legal e financeiramente. Em vez de cada propriedade operar sua própria pilha de pagamentos (incluindo um gateway de pagamentos, processo de reconciliação e relatórios), a organização gerencia tudo por meio de um sistema conectado.

Quais desafios acompanham a gestão de pagamentos descentralizada?

Os pagamentos descentralizados criam ineficiências lentas e desgastantes que se agravam à medida que o portfólio cresce. Os seguintes problemas tendem a aparecer primeiro.

Reconciliação manual

Quando cada propriedade executa seu próprio sistema de pagamento, as equipes financeiras gastam uma quantidade substancial de tempo extraindo relatórios de várias fontes, combinando transações em diferentes formatos e resolvendo discrepâncias que não existiriam se tudo fosse executado em um único livro-razão.

Experiências inconsistentes dos hóspedes

Um hóspede que reserva diretamente com a sua marca e fica em três propriedades diferentes não deve encontrar três fluxos de checkout diferentes, três prazos de reembolso diferentes ou três conjuntos diferentes de formas de pagamento aceitas. Os sistemas descentralizados tornam essa consistência quase impossível de ser imposta porque cada propriedade controla sua própria pilha.

Visibilidade fragmentada

Sem relatórios consolidados, você terá que reunir dados de sistemas incompatíveis para entender a receita. Isso dificulta a identificação de tendências, a alocação de recursos ou a detecção de um pico de estorno em uma propriedade antes que se torne um padrão em todo o portfólio.

Desvio de tarifas e conformidade

Quando as propriedades gerenciam suas próprias relações de pagamento, elas negociam suas próprias taxas, aceitam seus próprios termos e lidam com suas próprias obrigações de conformidade. Com o tempo, isso pode criar diferenças significativas na estrutura de custos e na exposição ao risco em toda a organização que deveria ser unificada.

Como os pagamentos funcionam em empresas de várias propriedades e franquias?

O fluxo de pagamento em uma empresa de hospitalidade com várias propriedades provavelmente envolve mais partes do que uma transação de varejo padrão. As relações entre essas partes variam dependendo do modelo de negócio.

Aqui estão algumas maneiras de como esses pagamentos podem funcionar.

Portfólios de propriedade da empresa

Em um portfólio de propriedade da empresa, o fluxo é relativamente contido: um hóspede paga a uma propriedade, os fundos são liquidados na conta dessa propriedade e as finanças corporativas consolidam a receita por meio da contabilidade interna. O desafio é logístico (garantir que todos esses fluxos sejam visíveis e consistentes), mas a estrutura jurídica é simples.

Modelos de franquia

Quando um hóspede paga a uma propriedade franqueada, esses fundos pertencem ao franqueado. A receita do franqueador vem de royalties, geralmente calculados como uma porcentagem da receita bruta e cobrados separadamente. Isso cria a necessidade de uma infraestrutura de pagamento que possa lidar com duas coisas simultaneamente: processar a transação do hóspede para o franqueado, e calcular e remeter os royalties ao franqueador. Se essas duas funções não estiverem conectadas no nível da infraestrutura, o franqueado acabará calculando e transferindo royalties manualmente. E o franqueador acaba confiando nesses cálculos, em vez de verificá-los a partir dos dados da transação de origem.

Faturamento interentidade

As empresas com várias propriedades também podem trabalhar com faturamento interentidade. Por exemplo, um hóspede pode reservar um quarto em uma propriedade e pagar por serviços de spa em outra. Essas cobranças apareceriam em um único extrato. Para liquidar esse extrato, o sistema de pagamento deve entender qual entidade tem direito a qual parte do total e direcionar os fundos de acordo.

Como os sistemas de pagamento centralizados lidam com o repasse e a distribuição de receitas?

Empresas com várias entidades precisam de sistemas de pagamento que possam lidar com diferentes tipos de divisões de repasses e distribuição de receitas. Os seguintes cenários podem ocorrer:

• Divisões baseadas em porcentagem: uma taxa fixa de royalties é aplicada ao volume bruto de transações. Isso é calculado automaticamente na liquidação de fundos.

• Deduções de tarifas fixas: valores fixos são deduzidos dos repasses para tarifas de marca, tarifas de tecnologia ou outras cobranças recorrentes. Elas são aplicadas de forma consistente em todas as contas conectadas.

• Estruturas em níveis: taxas diferentes são aplicadas em diferentes limites de receita. Isso é comum em contratos de franquia, em que as porcentagens de royalties mudam quando uma localização ultrapassa certos marcos de volume.

• Repasses atrasados: os fundos ficam retidos por um período definido antes da liberação. Isso dá aos operadores uma margem para gerenciar a exposição a reembolsos antes que os fundos sejam compensados nas contas das franquias.

Como os sistemas centralizados de pagamento apoiam operações globais?

Um grupo hoteleiro ou franquia de viagens que opera em vários países enfrenta complicações que as empresas domésticas não enfrentam. Veja como os sistemas de pagamento centralizados podem aliviar as preocupações transfronteiriças:

• Aceitação de formas de pagamento locais: Os hóspedes geralmente esperam pagar com seus métodos locais (por exemplo, cartões de crédito nos EUA, iDEAL | Wero na Holanda, Alipay na China). Um sistema centralizado que lida apenas com pagamento com cartão perde uma fatia significativa das transações em mercados onde os cartões não são a preferência dominante.

• Liquidação em várias moedas: Se as propriedades em cinco países forem liquidadas em cinco moedas, as finanças corporativas precisarão de um sistema que possa agregar esses dados de forma consistente, convertendo-os para uma moeda de relatório ou mantendo livros-razão multimoedas. A maioria dos sistemas em nível de propriedade não foi criada para fazer isso bem.

• Conformidade regional: As regulamentações de pagamento variam de acordo com o país. Elas incluem Autenticação Forte de Cliente na Europa, requisitos locais de residência de dados e obrigações de relatórios fiscais específicas do mercado. Um sistema centralizado que opera em várias jurisdições deve ser capaz de lidar com esses requisitos no nível da infraestrutura.

• Relatórios globais consolidados: Operar internacionalmente não deve significar executar processos de relatórios paralelos para cada região. Um sistema centralizado exibe dados de transações transfronteiriças em um único lugar, com formatação consistente entre moedas e mercados.

Como os sistemas de pagamento centralizados melhoram os relatórios e a reconciliação?

Em uma configuração descentralizada, as equipes financeiras trabalham de trás para frente a partir de dados incompletos: extraem relatórios de propriedades individuais, os normalizam em um formato comum e tentam construir uma imagem de todo o portfólio a partir de fragmentos. Esse processo é lento, sujeito a erros e caro em termos de tempo da equipe. Depois de consolidar os dados do mês passado, você já pode estar um mês atrasado.

A infraestrutura centralizada inverte isso. Como todas as transações fluem por meio de um sistema compartilhado, a visualização consolidada é atual. Uma equipe financeira pode ver a receita total em todas as propriedades detalhada por local, forma de pagamento, moeda ou qualquer outra dimensão, sem esperar que alguém exporte um relatório. A reconciliação se torna uma etapa de verificação, em vez de um projeto de montagem.

As operações de franquia alteram especificamente o relacionamento entre franqueador e franqueado em relação aos relatórios financeiros. Em vez de depender dos franqueados para relatar a receita com precisão, o franqueador tem visibilidade direta dos dados de transações de todos os locais. Isso significa que o relacionamento não precisa depender apenas da confiança.

Como os operadores de hospitalidade devem avaliar opções de infraestrutura de pagamento centralizada e se preparar para a implementação?

A implementação da infraestrutura de pagamento centralizada começa com a escolha do sistema certo para a sua empresa. Antes de avaliar qualquer plataforma de pagamentos, determine o que a infraestrutura precisa fazer. Quantas entidades precisam ser conectadas? Qual lógica de distribuição de receita se aplica? Em quais mercados a empresa opera e quais formas de pagamento são necessárias neles?

Uma integração de sistema de gestão de propriedades (PMS) de alta qualidade deve ser inegociável. O PMS lida com atribuições de quartos, extratos de hóspedes e operações de recepção, e precisa se comunicar com a camada de pagamento em tempo real. Uma integração que funciona para transações com cartão presente simples, mas falha em cobranças de extrato, pagamentos divididos ou retenções de depósito não resolve o problema. Especifique o que você precisa da integração.

As franquias também precisarão de um plano de gestão de mudanças. A infraestrutura de pagamento centralizada só funciona se os operadores de franquia se conectarem a ela, mas os operadores que executam suas próprias configurações de pagamento há anos podem resistir à mudança. Comunique claramente os benefícios e ofereça um caminho de migração que não exija a reformulação das operações da noite para o dia para tornar a adoção mais provável.

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