Malgré les ralentissements liés à la pandémie, le secteur du voyage devrait continuer à se développer : le seul secteur des voyages d'agrément intérieurs aux États-Unis a atteint 909 milliards de dollars en 2026, et il devrait croître plus rapidement en 2027 et au-delà. Les chaînes hôtelières qui gèrent des dizaines de propriétés ne peuvent pas gérer les paiements comme le fait une entreprise possédant un seul établissement. Les paiements de voyage centralisés nécessitent une couche d'infrastructure partagée qui gère l'encaissement, le traitement, le règlement et le reporting des paiements sur plusieurs sites ou entités de l'hôtellerie depuis un seul point de contrôle.

Nous explorerons ci-dessous le fonctionnement des systèmes de paiement centralisés dans le secteur des voyages et de l'hôtellerie, les dysfonctionnements qui peuvent survenir en leur absence et les aspects auxquels les opérateurs doivent réfléchir avant l'implémentation.

L’essentiel à retenir

• Les entreprises hôtelières gérant plusieurs propriétés ont souvent besoin d'une infrastructure de paiement capable de gérer des entités juridiques distinctes, la distribution des revenus et un reporting consolidé à partir d'un système unique.

• Les configurations de paiement décentralisées créent des fardeaux en matière de rapprochement, des expériences client incohérentes et une visibilité financière fragmentée.

• L'infrastructure de paiement centralisée prend en charge la gestion des fonds de plusieurs entités, la distribution automatisée des virements et les moyens de paiement locaux sur tous les marchés.

Qu'est-ce qu'un système de paiement de voyage centralisé ?

Un système de paiement de voyage centralisé gère les paiements depuis une seule couche de contrôle pour les entreprises du secteur du voyage. Il offre aux équipes internes une visibilité et une cohérence sans occulter les distinctions importantes sur le plan juridique et financier. Au lieu que chaque propriété gère sa propre suite d'outils de paiement (y compris une passerelle de paiement, un processus de rapprochement et un reporting), l'organisation gère tout via un seul système connecté.

Quels sont les défis liés à la gestion décentralisée des paiements ?

Les paiements décentralisés créent des inefficacités lentes et chronophages qui s'aggravent à mesure que le portefeuille s'agrandit. Les problèmes suivants ont tendance à apparaître en premier :

Rapprochement manuel

Lorsque chaque propriété utilise son propre système de paiement, les équipes financières passent un temps considérable à extraire des rapports de plusieurs sources, à faire correspondre les transactions de divers formats et à résoudre des incohérences qui n'existeraient pas si tout transitait par un seul grand livre.

Expériences client incohérentes

Un client qui réserve directement auprès de votre marque et séjourne dans trois établissements différents ne devrait pas être confronté à trois flux de paiement différents, à trois délais de remboursement différents ou à trois ensembles de moyens de paiement acceptés différents. Les systèmes décentralisés rendent cette cohérence presque impossible à imposer, car chaque établissement contrôle sa propre suite d'outils.

Visibilité fragmentée

Sans reporting consolidé, il vous faudra regrouper les données de systèmes incompatibles pour comprendre les revenus. Il est donc plus difficile de repérer les tendances, d'allouer les ressources ou de détecter un pic de rétrofacturation dans une propriété avant que le problème ne se propage à l'ensemble du portefeuille.

Écarts de frais et de conformité

Lorsque les propriétés gèrent leurs propres relations de paiement, elles négocient leurs propres taux, acceptent leurs propres conditions et gèrent leurs propres obligations de conformité. Au fil du temps, cela peut créer des différences significatives dans la structure des coûts et l'exposition aux risques au sein de ce qui est censé être une organisation unifiée.

Comment les paiements fonctionnent-ils dans les entreprises gérant plusieurs propriétés et les franchises ?

Le tunnel de paiement d'une entreprise hôtelière gérant plusieurs propriétés implique généralement plus de parties qu'une transaction de retail standard. Les relations entre ces parties varient en fonction du business model.

Voici quelques manières dont ces paiements peuvent fonctionner :

Portefeuilles détenus par l'entreprise

Dans un portefeuille détenu par l'entreprise, le flux est relativement restreint : un client paie un établissement, les fonds sont versés sur le compte de cet établissement, et le service financier de l'entreprise consolide les revenus via la comptabilité interne. Le défi est logistique (s'assurer que tous ces flux sont visibles et cohérents), mais la structure juridique est simple.

Modèles de franchise

Lorsqu'un client paie un établissement franchisé, ces fonds appartiennent au franchisé. Les revenus du franchiseur proviennent des redevances, généralement calculées en pourcentage des revenus bruts et encaissées séparément. Cela crée le besoin d'une infrastructure de paiement capable de gérer deux choses simultanément : traiter la transaction du client pour le franchisé, et calculer et reverser la redevance au franchiseur. Si ces deux fonctions ne sont pas connectées au niveau de l'infrastructure, le franchisé finit par calculer et transférer manuellement les redevances. De son côté, le franchiseur doit s'appuyer sur ces calculs plutôt que de les vérifier à partir des données de transaction d'origine.

Facturation interentités

Les entreprises gérant plusieurs propriétés peuvent également avoir recours à la facturation interentités. Par exemple, un client peut réserver une chambre dans un établissement et payer des services de spa dans un autre. Ces frais figureraient sur un seul portefeuille. Pour régler ce portefeuille, le système de paiement doit savoir quelle part du total est due à quelle entité et acheminer les fonds en conséquence.

Comment les systèmes de paiement centralisés gèrent-ils la distribution des virements et des revenus ?

Les entreprises multi-entités ont besoin de systèmes de paiement capables de gérer différents types de répartitions des virements et de distribution des revenus. Les scénarios suivants sont susceptibles de se produire :

• Répartitions au pourcentage : Un taux de redevance fixe s'applique au volume brut des transactions. Il est calculé automatiquement lors du règlement.

• Déductions de frais fixes : Des montants forfaitaires sont déduits des virements pour les frais de marque, les frais technologiques ou d'autres frais récurrents. Ils s'appliquent de manière uniforme à tous les comptes connectés.

• Structures par paliers : Différents taux s'appliquent à différents seuils de revenus. C'est courant dans les accords de franchise où les pourcentages de redevance changent dès qu'un emplacement franchit certains jalons de volume.

• Virements différés : Les fonds sont conservés pendant une période définie avant d'être débloqués. Cela donne aux opérateurs une marge pour gérer le risque de remboursement avant que ces fonds ne soient crédités sur les comptes de franchise.

Comment les systèmes de paiement centralisés soutiennent-ils les opérations internationales ?

Un groupe hôtelier ou une franchise de voyage qui opère dans plusieurs pays fait face à des complications que les entreprises nationales ne connaissent pas. Voici comment les systèmes de paiement centralisés peuvent atténuer les problèmes transfrontaliers :

• Prise en charge des moyens de paiement locaux : les clients s'attendent généralement à payer avec leurs moyens de paiement locaux (par exemple, les cartes bancaires aux États-Unis, iDEAL | Wero aux Pays-Bas, Alipay en Chine). Un système centralisé qui ne gère que les paiements par carte bancaire manque une part significative des transactions sur les marchés où les cartes ne sont pas le choix dominant.

• Règlement multidevise : si des propriétés situées dans cinq pays sont réglées dans cinq devises, le service financier de l'entreprise a besoin d'un système capable d'agréger ces données de manière cohérente, soit en les convertissant dans une devise de référence, soit en gérant des grands livres multidevises. La plupart des systèmes gérés au niveau des propriétés ne sont pas conçus pour y parvenir efficacement.

• Conformité régionale : les réglementations en matière de paiement varient selon les pays. Celles-ci incluent l'authentification forte du client en Europe, les exigences locales en matière de résidence des données et les obligations déclaratives fiscales spécifiques au marché. Un système centralisé qui opère dans plusieurs juridictions doit être en mesure de gérer ces exigences au niveau de l'infrastructure.

• Reporting mondial consolidé : opérer à l'international ne devrait pas signifier exécuter des processus de reporting parallèles pour chaque région. Un système centralisé affiche les données de transaction transfrontalières à un seul endroit, avec un formatage cohérent pour l'ensemble des devises et des marchés.

Comment les systèmes de paiement centralisés améliorent-ils le reporting et le rapprochement ?

Dans une configuration décentralisée, les équipes financières travaillent à rebours à partir de données incomplètes : elles extraient des rapports des différentes propriétés, les normalisent dans un format commun et tentent de dresser un tableau de l'ensemble du portefeuille à partir de fragments. Ce processus est lent, sujet aux erreurs et coûteux en temps pour le personnel. Une fois que vous avez consolidé les données du mois précédent, vous avez peut-être déjà un mois de retard.

L'infrastructure centralisée inverse cette tendance. Étant donné que toutes les transactions transitent par un système partagé, la vue consolidée est à jour. Une équipe financière peut voir les revenus totaux de toutes les propriétés répartis par emplacement, moyen de paiement, devise ou toute autre dimension, sans avoir à attendre que quiconque exporte un rapport. Le rapprochement devient une étape de vérification plutôt qu'un projet d'assemblage.

Les opérations de franchise modifient spécifiquement la relation entre le franchiseur et le franchisé concernant le reporting financier. Au lieu de s'en remettre aux franchisés pour déclarer leurs revenus de manière précise, le franchiseur dispose d'une visibilité directe sur les données de transaction de tous les sites. Cela signifie que la relation ne doit pas reposer uniquement sur la confiance.

Comment les opérateurs de l'hôtellerie doivent-ils évaluer les options d'infrastructure de paiement centralisée et se préparer à leur implémentation ?

L'implémentation d'une infrastructure de paiement centralisée commence par le choix du système le plus adapté à votre entreprise. Avant d'évaluer une plateforme de paiement, déterminez ce que l'infrastructure doit accomplir. Combien d'entités doivent être connectées ? Quelle est la logique de distribution des revenus ? Sur quels marchés l'entreprise est-elle présente et quels moyens de paiement y sont exigés ?

L'intégration d'un système de gestion immobilière (PMS) de haute qualité doit être non négociable. Le PMS gère l'attribution des chambres, les portefeuilles clients et les opérations à la réception, et il doit communiquer avec la couche de paiement en temps réel. Une intégration qui fonctionne pour les simples transactions par carte bancaire présentées, mais qui échoue pour les frais de portefeuille, les paiements fractionnés ou les retenues de caution, ne résout pas le problème. Spécifiez ce que vous attendez de l'intégration.

Les franchises auront également besoin d'un plan de gestion du changement. Une infrastructure de paiement centralisée ne fonctionne que si les opérateurs de franchise s'y connectent, mais les opérateurs qui gèrent leur propre système de paiement depuis des années pourraient résister au changement. Communiquez clairement les avantages et proposez un processus de migration qui ne nécessite pas de remanier les opérations du jour au lendemain, afin de faciliter l'adoption.

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