Las empresas de construcción suelen utilizar software de contabilidad que no se adapta a las complejidades de su trabajo. Por ejemplo, la mayoría del software genérico no permite un cálculo detallado de los costes de los trabajos, lo que puede dificultar que los constructores asignen los gastos o supervisen con precisión los márgenes del proyecto. Este problema se agrava por la necesidad de gestionar cambios de pedido inesperados, hacer seguimiento de pagos retenidos y manejar métodos de facturación personalizados, como la facturación por hitos o la facturación progresiva.

El software de contabilidad genérico a menudo se integra mal con el resto de la infraestructura tecnológica de una empresa de construcción. Estas empresas dependen de herramientas de planificación, gestión de proyectos y presupuestación, que no siempre se integran con las plataformas de contabilidad. Esto puede obligar a los constructores a realizar una entrada de datos duplicada y aumentar la probabilidad de errores. Muchas plataformas de contabilidad también tienen dificultades para gestionar la complejidad de las nóminas en el sector de la construcción, como las tarifas laborales variables, el cumplimiento de convenios sindicales y las leyes sobre salarios prevalentes.

Los constructores necesitan un software que pueda manejar las demandas únicas de su sector. A medida que aumenta la adopción de soluciones de contabilidad especializadas en este sector, se prevé que el valor del mercado global de software de contabilidad de la construcción experimente una tasa de crecimiento anual compuesta del 6,9 % de 2025 a 2034. A continuación, analizaremos más de cerca el software de contabilidad para empresas de construcción, incluidas las funciones que debe incluir este software y cómo los constructores pueden usarlo para realizar un seguimiento de los costes del trabajo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué funciones debe incluir un software de contabilidad para constructores?
  
• ¿Cómo pueden los constructores realizar un seguimiento eficaz de los costes del trabajo utilizando un software de contabilidad?
  

¿Qué funciones debe incluir un software de contabilidad para constructores?

Los constructores pueden beneficiarse de un software especializado de contabilidad porque sus necesidades financieras y operativas son mucho más complejas que las de muchos otros sectores. El software de contabilidad estándar a menudo se queda corto para abordar los desafíos específicos de la construcción y la contratación. Esto es lo que el software especializado puede hacer por las empresas de construcción.

Costes y rentabilidad

Las empresas de construcción suelen gestionar varios proyectos a la vez, cada uno con presupuestos, plazos y alcances distintos. El software especializado ayuda en lo siguiente:

• Controlar los costes específicos de cada obra, como la mano de obra, los materiales y los subcontratistas

• Supervisar los márgenes de beneficio de cada proyecto

• Generar informes para comparar los costes estimados con los reales para una mejor previsión

Sin estas capacidades, es fácil que los costes se disparen o que las ganancias se calculen mal.

Contratos complejos y facturación

Los proyectos de construcción a menudo implican lo siguiente:

• Facturación progresiva (es decir, envío de facturas a medida que se completan hitos específicos)

• Gestión de retenciones (es decir, retener un porcentaje de los pagos hasta que se complete un proyecto)

• Órdenes de cambio (es decir, ajustar las facturas y los presupuestos para reflejar los cambios en el alcance o el diseño)

Un software especializado puede realizar un seguimiento preciso de estas variables e integrarlas en los registros financieros.

Varias entidades y ubicaciones

Los constructores a menudo dirigen múltiples entidades comerciales y trabajan en diferentes sitios de trabajo. El software especializado hace lo siguiente:

• Ayuda a gestionar recursos compartidos (p. ej., equipos, personal) en distintas ubicaciones

• Consolida los datos financieros de todas las entidades comerciales para obtener una imagen financiera más clara

• Garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones fiscales específicas de la ubicación

Nóminas para equipos de construcción

La gestión de nóminas en empresas de construcción puede ser compleja debido a:

• Leyes salariales vigentes para proyectos financiados por el gobierno

• Beneficios laborales sindicales, cuotas y cumplimiento de la normativa

• Tasas de pago variables para diferentes tipos de trabajo, ubicaciones y horas trabajadas

Los sistemas de nómina estándar no manejan bien estos matices, pero el software de contabilidad especializado sí.

Equipos y activos

Los constructores dependen en gran medida de equipos como camiones, grúas y otra maquinaria pesada. El software especializado hace lo siguiente:

• Realiza un seguimiento de los costes de depreciación y mantenimiento de cada activo

• Asigna los costes de uso del equipo al proyecto correcto para un cálculo preciso del coste del trabajo

• Ayuda a programar el mantenimiento para evitar el tiempo de inactividad y los gastos inesperados

Cumplimiento de la normativa

La construcción es un sector fuertemente regulado, con requisitos estrictos para:

• El impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el uso y el impuesto sobre la renta

• Cumplimiento de la normativa sobre seguros y fianzas

• Preparación para auditorías

Un software especializado ayuda a automatizar el seguimiento del cumplimiento de la normativa, lo que puede reducir el riesgo de errores o sanciones.

Flujo de caja

El flujo de caja es notoriamente desafiante en la construcción. Los gastos a menudo superan los ingresos debido a las compras iniciales de materiales y los retrasos en los pagos de los clientes. El software especializado hace lo siguiente:

• Proporciona información sobre el flujo de caja en tiempo real al vincular los costes y los ingresos a trabajos específicos

• Realiza un seguimiento de la retención y garantiza que se libere en el momento adecuado

• Ayuda a pronosticar las necesidades financieras en función de los cronogramas del proyecto

Integración con las operaciones de construcción

La contabilidad de la construcción no está aislada de las operaciones. El software especializado a menudo se integra con:

• Herramientas de gestión de proyectos para la programación y el seguimiento del progreso

• Sistemas de gestión de ofertas para alinear los costes del proyecto con los presupuestos estimados

• Sistemas de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los materiales y suministros

Escalabilidad

A medida que las empresas de construcción asumen más proyectos, el software de contabilidad estándar puede obstaculizar su capacidad de crecimiento. El software especializado está diseñado para escalar con las empresas y admite lo siguiente:

• Equipos más grandes

• Proyectos más complejos

• Cobertura geográfica ampliada

Información específica del sector

Por último, el software de contabilidad especializado suele venir con informes y análisis integrados adaptados al sector de la construcción. Esto puede incluir lo siguiente:

• Informes de trabajo en curso (WIP) para la supervisión de los costes de los proyectos en curso

• Informes de sobrefacturación y subfacturación para identificar desajustes en los ingresos

• Dashboards del desempeño del proyecto para evaluar la rentabilidad de un vistazo

Esta información ayuda a los constructores a tomar decisiones más inteligentes y rápidas.

¿Cómo pueden los constructores realizar un seguimiento eficaz de los costes del trabajo utilizando un software de contabilidad?

Una de las principales formas en que el software de contabilidad marca la diferencia para las empresas de construcción es mediante el seguimiento de los costes del trabajo. Si eres un constructor, aquí te explicamos cómo aprovechar al máximo las capacidades de seguimiento de costes de esta tecnología.

Configura tus proyectos correctamente

La forma en que configuras un proyecto en tu software de contabilidad marca una gran diferencia en el proceso de cálculo de costes de tu trabajo. Cada proyecto necesita su propio perfil de obra, con sus fases o tareas correspondientes, como «cimientos», «estructura» o «cubierta». Luego, hay que crear categorías de gasto (principalmente «mano de obra», «materiales», «equipos» y «gastos generales») y asignar un presupuesto a cada una de ellas.

Sé específico al ingresar los gastos. Si agrupas todas tus transacciones en una categoría como «general» o «varios», por ejemplo, no podrás ver en qué se está yendo tu dinero ni dónde podrías estar gastando de más.

Introduce los costes a medida que se producen

El seguimiento en tiempo real es donde el software de contabilidad destaca. Cada gasto, ya sea un lote de madera, la factura de un subcontratista o el combustible para tu equipo, debe registrarse de inmediato. La mayoría del software moderno se integra con aplicaciones para el seguimiento del tiempo, la gestión de gastos y, en algunos casos, los pedidos de compra, de modo que todos tus costes se introducen automáticamente en el sistema a medida que se producen.

Vincula todos los costes al trabajo adecuado

Todos los costes, incluyendo mano de obra, materiales y gastos generales, deben estar directamente vinculados al trabajo correcto. Tu software debe permitirte etiquetar cada gasto con un trabajo específico, incluida la fase o tarea a la que pertenece. En el caso de los costes compartidos (como los equipos utilizados en varios sitios), necesitarás una forma de asignar esos costes de forma proporcional. Cuando se hace bien, este nivel de seguimiento asegura que nada caiga en una categoría genérica de «varios».

Usa el control horario para los costes de mano de obra

La mano de obra es uno de los costes más grandes y, a menudo, más difíciles de seguir con precisión. Un sistema sólido de seguimiento del tiempo, ya sea integrado en su software o integrado con él, hace que el seguimiento sea mucho más fácil. La herramienta que utilices debe registrar las horas trabajadas, asociarlas a la obra correspondiente y tener en cuenta aspectos como las horas extra o las distintas tarifas según la tarea realizada. Las facturas de los subcontratistas también deben contabilizarse y vincularse al proyecto en el que trabajaron.

Lleva un seguimiento de los informes de costes por obra

A medida que introduces los gastos, el software de contabilidad generará informes de costes por obra que te mostrarán un total actualizado para cada uno de tus proyectos, incluyendo cuánto se ha gastado con respecto al presupuesto de cada proyecto y qué se ha facturado al cliente frente a lo que realmente se ha ganado. Estos informes no solo sirven para analizar los costes de forma retroactiva, sino para detectar los problemas antes de que se agraven. Si una fase del trabajo ya ha superado el presupuesto, debes saberlo inmediatamente para poder tomar las medidas adecuadas.

No permitas que los cambios de pedido te generen problemas

Los cambios de pedido son frecuentes en la construcción y una de las principales razones por las que los proyectos superan el presupuesto. Tu software de contabilidad debería ser capaz de actualizar tanto el presupuesto de un trabajo como tus facturas tan pronto como se apruebe un cambio. Si aún gestionas los cambios de pedido de forma manual, es probable que surjan problemas, incluidas posibles disputas con el cliente.

Considera la retención y los gastos generales

La retención (es decir, un porcentaje de los pagos que se retienen hasta que se realiza el trabajo) y los gastos generales deben rastrearse por separado para no sobrestimar el efectivo disponible. Si tu software puede asignar gastos de oficina, salarios del personal administrativo u otros costes indirectos a tus trabajos, obtendrás una visión mucho más precisa de la verdadera rentabilidad de cada proyecto.

Utiliza los informes de WIP para estar al tanto de los proyectos activos

Los informes de trabajo en curso (WIP) son una herramienta importante para gestionar varios proyectos a la vez. Te muestran la cantidad de trabajo que se ha completado en comparación con la cantidad de ingresos que has reconocido y si estás facturando de más o de menos por un trabajo. Los informes de WIP mantienen tus finanzas sincronizadas con los cronogramas de tu proyecto y pueden evitar sorpresas.

Integra todas las herramientas que necesitas

El mejor software de contabilidad no existe de forma aislada. Debe integrarse con tus herramientas de gestión de proyectos, software de licitación, así como con sistemas de inventario y nómina. Por ejemplo, los presupuestos de tus ofertas deben ir de inmediato al trabajo designado que has creado en el software, y los materiales comprados deben actualizar tanto los costes de tu trabajo como tus niveles de inventario. La integración elimina la entrada manual y puede reducir los errores y ahorrarte tiempo.

Configura alertas y notificaciones

Crea alertas automatizadas para que tu software te avise en los siguientes casos:

• Un trabajo se está acercando a su límite presupuestario

• Los costes laborales aumentan inesperadamente

• Los pagos se retrasan

Estas alertas pueden ayudarte a detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes.