建設業では、業務の複雑さに合わない会計ソフトウェアを使用していることがよくあります。たとえば、ほとんどの汎用ソフトウェアでは詳細な業務コスト計算ができないため、建設業者が経費を割り当てたり、プロジェクトのマージンを正確に監視したりすることが困難になる可能性があります。この問題は、突然の指示変更の管理、留保金の支払いの追跡、マイルストーンや出来高請求などのカスタム請求方法の処理の必要性によってさらに複雑化します。

汎用的な会計ソフトウェアは、建設業の他の技術スタックとの連携が不十分であることがよくあります。この業界では、スケジュール設定、プロジェクト管理、見積もりソフトウェアを利用しますが、それらは会計プラットフォームと常に同期しているとは限りません。そのため、建設業者は重複したデータ入力を実行せざるを得なくなり、ミスの可能性が高まります。また、多くの会計プラットフォームでは、さまざまな賃率、労働組合の規則の遵守、現行賃金法など、建設業の給与計算の複雑さに対処するのに苦労しています。

建設業者は、業界固有の要求に対応できるソフトウェアを必要としています。この分野で専門的な会計ソリューションの採用が進むにつれて、世界の建設会計ソフトウェア市場の価値は、2025 年から 2034 年にかけて年平均成長率 6.9% になると予測されています。以下では、建設業向けの会計ソフトウェアについて、このソフトウェアに搭載すべき機能や、建設業者が業務コストを追跡するために会計ソフトウェアを使用する方法などを詳しく見ていきます。

この記事の内容

• 建設業者向けの会計ソフトウェアに搭載すべき機能
  
• 建設業者が会計ソフトウェアを使用して業務コストを効果的に追跡する方法
  

建設業者向けの会計ソフトウェアに搭載すべき機能

建設業者は、財務上および運用上のニーズが他の多くの業界よりもはるかに複雑であるため、専用の会計ソフトウェアを利用することで恩恵を受けることができます。標準的な会計ソフトウェアでは、建設や請負の特定の課題に対処できないことがよくあります。ここでは、建設業に特化した専用ソフトウェアで何ができるかをご紹介します。

コストと収益性

建設業界では、複数のプロジェクトを同時に管理することが多く、プロジェクトごとに個別の予算、タイムライン、スコープがあります。専用ソフトウェアは、次のことに役立ちます。

• 人件費、材料費、下請け業者などの業務固有のコストを追跡する

• 各プロジェクトの利益率を監視する

• レポートを生成して予想コストと実際のコストを比較し、より良い予測を実現する

これらの機能がないと、コストが急上昇したり、利益の計算が誤っていたりしやすくなります。

複雑な契約と請求

建設プロジェクトには、多くの場合、以下が必要になります。

• 出来高請求 (すなわち、特定のマイルストーンが完了したときに請求書を送付)

• 留保金管理 (すなわち、プロジェクトが完了するまで支払いの一定割合を保留)

• 変更指示 (すなわち、スコープや設計の変更を反映するために請求書や予算を調整)

専用のソフトウェアでは、これらの変数を正確に追跡し、財務記録に統合できます。

複数の事業体と場所

建設業者は、多くの場合、複数の事業体を運営し、さまざまな現場で作業します。専用ソフトウェアは以下に役立ちます。

• 複数の場所における共有リソース (設備、チームなど) の管理を支援する

• 事業体全体の財務データを統合し、より明確に財務状況を把握する

• 地域固有の税法および規制の遵守を確保する

建設チームの給与計算

建設業の給与計算は、以下の原因で複雑になる可能性があります。

• 政府資金によるプロジェクトに関する現行賃金法

• 労働組合の福利厚生、組合費、法令遵守

• 職種、場所、労働時間に応じて変動する賃金率

標準的な給与計算システムではこれらの微妙な違いをうまく処理できませんが、専用の会計ソフトウェアでは対応できます。

設備と資産

建設業者は、トラック、クレーン、その他の重機などの設備に大きく依存しています。専用ソフトウェアは以下に役立ちます。

• 各資産の減価償却費とメンテナンスの費用を追跡する

• 正確な業務コスト計算のために、設備使用コストを正しいプロジェクトに割り当てる

• メンテナンスのスケジュールを立てて、ダウンタイムや予期せぬ出費を回避できるようにする

規制遵守

建設業は規制の厳しい業界であり、次のような厳しい要件があります。

• 売上税、使用税、所得税

• 保険および保証金の規制遵守

• 監査への対応

専用のソフトウェアにより、規制遵守の追跡が自動化され、エラーや罰則のリスクを軽減できます。

キャッシュフロー

建設業は、キャッシュフローが厳しいことで有名です。前払いの材料購入やクライアントからの支払いの遅延により、費用が収入を上回ることがよくあります。専用ソフトウェアは以下に役立ちます。

• コストと収益を特定の業務に関連付けることにより、リアルタイムのキャッシュフローに関するインサイトを提供する

• 留保金を追跡し、適切なタイミングで利用されるようにする

• プロジェクトのスケジュールに基づいて財務ニーズを予測できるようにする

建設業務との連携

建設会計は業務から切り離されているわけではありません。専用ソフトウェアは、多くの場合、次のものと連携します。

• スケジュール設定と進捗管理のためのプロジェクト管理ツール

• プロジェクトのコストと推定予算を一致させる入札管理システム

• 材料と消耗品を追跡するための在庫管理システム

拡張性

建設業で請け負うプロジェクトが増えるにつれて、標準的な会計ソフトウェアが成長の妨げになることがあります。専用ソフトウェアは、ビジネスに合わせて拡張するように設計されており、以下に対応しています。

• 大規模なチーム

• 複雑なプロジェクト

• 地理的範囲の拡大

業界固有のインサイト

最後に、専用の会計ソフトウェアには、多くの場合、建設業界に合わせたレポートと分析が組み込まれています。例は以下のとおりです。

• 進行中のプロジェクトのコストを監視するための進行中の作業 (WIP) レポート

• 収益の不一致を特定するための過剰請求/過少請求レポート

• 収益性を一目で評価できるプロジェクトパフォーマンスダッシュボード

これらのインサイトは、建設業者がよりスマートかつスピーディに意思決定を行うのに役立ちます。

建設業者が会計ソフトウェアを使用して業務コストを効果的に追跡する方法

会計ソフトウェアが建設業に違いをもたらす主な方法の 1 つは、業務コストを追跡することです。建設業者がこのテクノロジーのコスト追跡機能を最大限に活用する方法をご紹介します。

プロジェクトを適切に設定する

会計ソフトウェアでプロジェクトをどのように設定するかによって、業務コスト計算プロセスに大きな違いが生じます。すべてのプロジェクトには、「基礎」、「骨組み」、「屋根ふき」などのフェーズやタスクを備えた固有の業務プロファイルが必要です。次に、経費カテゴリ (主に「人件費」、「材料費」、「設備費」、および「間接費」) を作成し、それぞれに予算を割り当てる必要があります。

経費を入力するときは具体的に記入してください。たとえば、すべての取引を「一般」や「その他」のカテゴリに入れると、資金の用途や使い過ぎている場所を確認できなくなります。

コストを発生時に入力する

リアルタイム追跡は、会計ソフトウェアが得意とするところです。木材の束、下請け業者の請求書、設備の燃料など、すべての費用をすぐに記録する必要があります。最新のソフトウェアのほとんどは、時間追跡、経費管理、場合によっては発注書用のアプリと連携しているため、すべてのコストが発生時に自動的にシステムに入力されます。

すべてのコストを適切な業務に関連付ける

人件費、材料費、間接費を含むすべてのコストは、適切な業務に直接関連付ける必要があります。ソフトウェアでは、各経費に、それが属するフェーズやタスクなど、特定の業務でタグ付けできるようにする必要があります。共有コスト (複数の現場で使用される設備など) については、それらのコストを比例して配賦する方法が必要になります。このレベルの追跡を適切に行うと、一般的な「その他」のバケットに分類されるものがなくなります。

人件費に時間追跡を使用する

人件費は最大のコストの 1 つであり、多くの場合、正確に追跡するのが最も困難です。堅牢な時間追跡システムがあれば、それがソフトウェアに組み込まれているか、統合されているかにかかわらず、追跡がはるかに簡単になります。使用するツールが何であれ、労働時間を把握して適切な業務に関連付け、残業や特定のタスクに対する異なる賃金率などの微妙な違いを考慮する必要があります。下請け業者の請求書も記録して、作業したプロジェクトに関連付ける必要があります。

業務コストレポートを追跡する

経費を入力すると、会計ソフトウェアは、各プロジェクトの予算に対して費やされた金額や、クライアントに請求した金額と受け取った金額など、各プロジェクトの累計を示す業務コストレポートを作成します。これらのレポートは、コストを遡及的に確認するためだけでなく、問題を悪化する前に検出するためのものです。業務の 1 つのフェーズがすでに予算を超えている場合は、適切なアクションを実行できるように、すぐに知る必要があります。

変更指示で問題が発生しないようにする

変更指示は建設業界では一般的であり、プロジェクトで予算が超過する主な原因となっています。会計ソフトウェアは、変更が承認されるとすぐに業務の予算と請求書の両方を更新できる必要があります。変更指示をいまだに手動で追跡している場合は、クライアントからの不審請求の申し立ての可能性などの問題が発生する可能性があります。

留保金と間接費を考慮する

利用可能な現金を過大評価しないように、留保金 (すなわち、業務が完了するまで保留される支払いの割合) と間接費を個別に追跡する必要があります。ソフトウェアでオフィスの経費、管理スタッフの給与、その他の間接的なコストを業務に割り当てることができれば、各プロジェクトの実際の収益性をより正確に把握できます。

WIP レポートを使用してアクティブなプロジェクトを常に把握する

進行中の作業 (WIP) レポートは、複数のプロジェクトを一度に管理するための重要なツールです。完了した業務量と認識した収益額、および業務に対して過剰請求しているのか過少請求しているのかが表示されます。WIP レポートは、財務会計をプロジェクトのタイムラインと同期させます。これにより、予期せぬ事態を防ぐことができます。

必要なすべてのツールと連携する

最高の会計ソフトウェアは、単独では存在しません。プロジェクト管理ツール、入札ソフトウェア、在庫および給与計算システムと連携する必要があります。たとえば、入札の予算は、ソフトウェアで設定した指定業務に直接入力される必要があります。また、材料を購入したら、業務コストと在庫レベルの両方が更新される必要があります。連携により、手動入力が不要になり、エラーを減らし、時間を節約できます。

アラートと通知を設定する

自動アラートを設定して、次の場合にソフトウェアから通知されるようにします。

• 業務の予算の上限に近づいている

• 人件費が予想外に急上昇している

• 支払いが遅延している

これらのアラートは、大きな問題になる前に潜在的な問題を検出するのに役立ちます。