Muitas vezes, as empresas de construção se veem trabalhando com softwares contábeis que não se encaixam nas complexidades de seu trabalho. Por exemplo, a maioria dos softwares genéricos não permite o custeio detalhado do trabalho, o que pode dificultar a alocação de despesas pelos construtores ou o monitoramento preciso das margens do projeto. Esse problema é agravado pela necessidade de gerenciar alterações bruscas de pedidos, acompanhar pagamentos de retenção e gerenciar métodos de cobrança personalizados, como faturas por etapa ou faturamento progressivo.

Os softwares genéricos de contabilidade geralmente não se integram ao restante da pilha de tecnologia de uma empresa de construção. Essas empresas dependem de softwares de agendamento, gerenciamento de projetos e estimativas, que nem sempre sincronizam com as plataformas de contabilidade. Isso pode forçar os construtores a executar a entrada de dados duplicados e aumentar a probabilidade de erros. Muitas plataformas de contabilidade também se debatem para lidar com as complexidades da folha de pagamento da construção, como taxas de trabalho variáveis, aderência às regras sindicais e leis salariais vigentes.

Os construtores precisam de software que possa lidar com as demandas exclusivas de seu setor. À medida que a adoção de soluções contábeis especializadas aumenta neste setor, o valor do mercado global de software de contabilidade de construção é projetado para ver uma taxa composta de crescimento anual de 6,9% de 2025 a 2034. Abaixo, vamos olhar mais detalhadamente o software de contabilidade para empresas de construção, incluindo quais recursos esse software deve incluir e como os construtores podem usá-lo para rastrear os custos de trabalho.

O que há neste artigo?

• Quais recursos o software de contabilidade para construtores deve incluir?
  
• Como os construtores podem controlar efetivamente os custos de trabalho usando um software de contabilidade?
  

Quais recursos o software de contabilidade para criadores deve incluir?

Os construtores podem se beneficiar de um software especializado de contabilidade porque suas necessidades financeiras e operacionais são muito mais complexas do que as de muitos outros setores. O software de contabilidade padrão muitas vezes fica aquém em lidar com os desafios específicos da construção e contratação. Veja o que um software especializado pode fazer para empresas de construção.

Custos e rentabilidade

As empresas de construção costumam gerenciar vários projetos simultaneamente, cada um com orçamentos, prazos e escopos exclusivos. O software especializado ajuda:

• Acompanhe custos específicos do trabalho, como mão de obra, materiais e subcontratados

• Monitorar as margens de lucro de cada projeto

• Gerar relatórios para comparar custos estimados versus reais para uma melhor previsão

Sem esses recursos, é fácil ocorrer aumento de custos ou erro de cálculo dos lucros.

Contratos e cobrança complexos

Os projetos de construção geralmente envolvem:

• Faturamento progressivo (envio de faturas conforme etapas específicas são concluídas)

• Gerenciamento de retenção (retendo uma porcentagem dos pagamentos até que um projeto seja concluído)

• Alterar pedidos (ou seja, ajustar faturas e orçamentos para refletir mudanças no escopo ou design)

Um software especializado pode rastrear com precisão essas variáveis e integrá-las em registros financeiros.

Várias entidades e localizações

Os construtores geralmente administram várias entidades comerciais e trabalham em diferentes locais de trabalho. Software especializado:

• Ajuda a gerenciar recursos compartilhados (por exemplo, equipamentos, equipes) entre os locais

• Consolida os dados financeiros entre as entidades comerciais para obter um quadro financeiro mais claro

• Garante a conformidade com leis e regulamentos fiscais específicos da localização

Folha de pagamento das equipes de construção

A folha de pagamento para empresas da construção pode ser complicada devido a:

• Leis salariais vigentes para projetos financiados pelo governo

• Benefícios trabalhistas, taxas e conformidade sindical

• Taxas de remuneração variáveis para diferentes tipos de trabalho, locais e horas trabalhadas

Os sistemas de folha de pagamento padrão não lidam bem com essas nuances, mas um software de contabilidade especializado pode.

Equipamentos e ativos

Os construtores dependem fortemente de equipamentos como caminhões, guindastes e outras máquinas pesadas. Software especializado:

• Acompanha os custos de depreciação e manutenção de cada ativo

• Aloca os custos de uso do equipamento para o projeto correto para o custeio preciso do trabalho

• Ajuda a programar a manutenção para evitar paradas e despesas inesperadas

Conformidade

A construção civil é uma indústria fortemente regulamentada, com requisitos rigorosos para:

• Imposto sobre vendas, imposto sobre uso e imposto de renda

• Conformidade de seguros e cauções

• Prontidão para auditoria

Um software especializado ajuda a automatizar o rastreamento de conformidade, o que pode reduzir o risco de erros ou penalidades.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é notoriamente desafiador na construção civil. As despesas muitas vezes superam a receita devido a compras antecipadas de materiais e pagamentos atrasados dos clientes. Software especializado:

• Fornece insights de fluxo de caixa em tempo real, vinculando custos e receita a trabalhos específicos

• Rastreia a retenção e garante que seja lançado no momento certo

• Ajuda a prever as necessidades financeiras com base nos cronogramas do projeto

Integração com operações de construção

A contabilidade da construção não está isolada das operações. O software especializado geralmente se integra com:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos para agendamento e acompanhamento do progresso

• Sistemas de gerenciamento de propostas para alinhar os custos do projeto com orçamentos estimados

• Sistemas de gestão de estoque para rastreamento de materiais e suprimentos

Escalabilidade

À medida que as empresas de construção assumem mais projetos, o software de contabilidade padrão pode dificultar sua capacidade de crescer. O software especializado foi projetado para expandir com as empresas, oferecendo:

• Equipes maiores

• Projetos mais complexos

• Expansão da cobertura geográfica

Informações específicas do setor

Por fim, o software de contabilidade especializado geralmente vem com relatórios e análises integrados adaptados ao setor da construção. Isso pode incluir:

• Relatórios de trabalho em andamento (WIP) para monitorar os custos do projeto em andamento

• Relatórios de cobranças incorretas (a mais ou a menos) para localizar diferenças na receita

• Dashboards de desempenho do projeto para avaliar rapidamente a rentabilidade

Esses insights ajudam os criadores a decidir de forma mais inteligente e rápida.

Como os construtores podem rastrear efetivamente os custos do trabalho usando um software de contabilidade?

Uma das principais maneiras pelas quais o software de contabilidade faz a diferença para as empresas de construção civil é rastreando os custos do trabalho. Se você é um construtor, veja como aproveitar ao máximo os recursos de controle de custos dessa tecnologia.

Configure seus projetos corretamente

A forma como você configura um projeto em seu software de contabilidade faz uma grande diferença no seu processo de custeio de trabalho. Cada projeto precisa de seu próprio perfil de trabalho, completo com fases ou tarefas, como "fundação", "enquadramento" ou "telhado". Em seguida, você precisa criar categorias de despesas — principalmente "mão de obra", "materiais", "equipamentos" e "despesas gerais" — e atribuir orçamentos a cada uma delas.

Seja específico ao inserir despesas. Se você colocar todas as suas transações em uma categoria "geral" ou "diversa", por exemplo, você não será capaz de ver para onde seu dinheiro está indo e onde você pode estar gastando demais.

Insira os custos conforme acontecem

O rastreamento em tempo real é onde o software de contabilidade se destaca. Todas as despesas, sejam um lote de madeira, fatura de um subcontratado ou combustível para o equipamento, precisam ser registradas imediatamente. A maioria dos softwares modernos se integra a aplicativos para controle de tempo, gerenciamento de despesas e, em alguns casos, pedidos de compra, para que todos os seus custos sejam inseridos automaticamente no sistema à medida que acontecem.

Vincule todos os custos ao trabalho certo

Todos os custos, incluindo mão de obra, materiais e despesas gerais, devem estar diretamente vinculados ao trabalho certo. Seu software deve permitir que você marque cada despesa com um trabalho específico, incluindo a fase ou tarefa à qual pertence. Para custos compartilhados (como equipamentos usados em vários sites), você precisará alocar esses custos proporcionalmente. Quando bem feito, esse nível de rastreamento garante que nada caia em um bucket genérico e "diverso".

Use o controle de ponto para custos de mão de obra

A mão de obra é um dos maiores e muitas vezes mais difíceis custos de rastrear com precisão. Um sistema sólido de controle de tempo, seja integrado ao seu software ou integrado a ele, facilita muito o rastreamento. Qualquer ferramenta que você use deve capturar as horas trabalhadas, associá-las ao trabalho certo e levar em conta nuances como horas extras ou taxas de pagamento diferentes para tarefas específicas. As faturas dos subcontratados também devem ser contabilizadas e vinculadas ao projeto em que trabalharam.

Acompanhe os relatórios de custos de trabalho

À medida que você insere as despesas, o software de contabilidade criará relatórios de custos de trabalho que fornecem um total de execução para cada um dos seus projetos, incluindo quanto dinheiro foi gasto em relação ao orçamento de cada projeto e o que foi faturado ao cliente versus o que foi ganho. Esses relatórios não são destinados apenas para analisar os custos retroativamente: eles são destinados a detectar problemas antes que eles aumentem. Se uma fase do trabalho já está acima do orçamento, você precisa saber imediatamente para que possa tomar as medidas apropriadas.

Não deixe que as alterações em pedidos cause problemas

As alterações em pedidos são comuns na construção civil e são uma das principais razões pelas quais os projetos ultrapassam o orçamento. Seu software de contabilidade deve ser capaz de atualizar o orçamento de um trabalho e suas faturas assim que uma alteração for aprovada. Se você ainda estiver rastreando manualmente as alterações em pedidos, provavelmente terá problemas, incluindo possíveis contestações de clientes.

Fatores de retenção e despesas gerais

A retenção (ou seja, uma porcentagem dos pagamentos que são retidos até que o trabalho seja concluído) e a sobrecarga geral precisam ser rastreadas separadamente para que você não superestime o dinheiro disponível. Se o seu software puder alocar despesas de escritório, salários de funcionários administrativos ou outros custos indiretos para seus trabalhos, você terá uma visão muito mais precisa da verdadeira lucratividade de cada projeto.

Use relatórios WIP para ficar por dentro dos projetos ativos

Os relatórios de trabalho em andamento (WIP) são uma ferramenta importante para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Eles mostram quanto trabalho foi concluído, comparado ao volume de receita que você reconheceu, e se você está cobrando a mais ou a menos por um trabalho. Os relatórios WIP mantêm suas finanças em sincronia com os cronogramas do projeto e podem evitar surpresas.

Integre todas as ferramentas necessárias

O melhor software de contabilidade não existe isoladamente. Ele deve se integrar com suas ferramentas de gerenciamento de projetos, software de licitação, bem como sistemas de estoque e folha de pagamento. Por exemplo, os orçamentos de seus lances devem ir direto para o trabalho designado que você configurou no software e os materiais comprados devem atualizar seus custos de trabalho e seus níveis de estoque. A integração elimina a entrada manual e pode reduzir erros e economizar tempo.

Configurar alertas e notificações

Configure alertas automatizados para que seu software o notifique quando:

• Um trabalho está se aproximando do limite orçamentário

• Custos trabalhistas aumentam inesperadamente

• Os pagamentos estão atrasados

Esses alertas podem ajudar você a detectar possíveis problemas antes que eles se transformem em grandes problemas.