Le imprese edili si trovano spesso a lavorare con software di contabilità che non si adattano alle complessità del loro lavoro. Ad esempio, la maggior parte dei software generici non consente di determinare in modo dettagliato i costi dei lavori, il che può rendere difficile per gli imprenditori edili allocare le spese o monitorare con precisione i margini del progetto. Questo problema è aggravato dalla necessità di gestire le modifiche improvvise degli ordini, tenere traccia del pagamento delle trattenute e gestire modalità di fatturazione personalizzate come la fatturazione per tranche o la fatturazione ad avanzamento dei lavori.

I software di contabilità generici spesso si integrano in modo inadeguato al resto dello stack tecnologico di un'impresa edile. Queste attività si affidano a software di pianificazione, gestione progetti e stime, che non sempre si sincronizzano con le piattaforme di contabilità. Di conseguenza gli imprenditori edili sono costretti a duplicare l'inserimento dei dati e in questo modo aumenta la probabilità di errori. Molte piattaforme di contabilità hanno difficoltà a gestire le complessità del libro paga nel settore edile, come le tariffe salariali variabili, il rispetto delle normative sindacali e le leggi sui salari minimi di settore.

Gli imprenditori edili hanno bisogno di un software in grado di gestire le esigenze specifiche del loro settore. Con l'aumento dell'adozione di soluzioni contabili specializzate in questo settore, si prevede che il valore del mercato globale dei software di contabilità edile registrerà un tasso di crescita annuo composto del 6,9% dal 2025 al 2034. Di seguito, analizzeremo più in dettaglio il software di contabilità per le imprese edili, tra cui le funzioni che questo software dovrebbe includere e come gli imprenditori edili possono utilizzarlo per tenere traccia dei costi del lavoro.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali funzionalità dovrebbe includere il software di contabilità per imprenditori edili?
  
• In che modo gli imprenditori edili possono monitorare in modo efficace i costi del lavoro utilizzando il software di contabilità?
  

Quali funzioni dovrebbe includere un software di contabilità per imprenditori edili?

Gli imprenditori edili possono trarre vantaggio da software di contabilità specializzati perché le loro esigenze finanziarie e operative sono molto più complesse di quelle di molti altri settori. I software di contabilità standard spesso non sono in grado di affrontare le sfide specifiche del settore edile e degli appalti. Ecco cosa può fare un software specializzato per le imprese edili.

Costi e redditività

Le imprese edili spesso gestiscono più progetti contemporaneamente, ognuno con budget, tempistiche e ambiti unici. Il software specializzato consente di:

• Tenere traccia dei costi specifici del lavoro come manodopera, materiali e subappaltatori

• Monitorare i margini di profitto per ogni progetto

• Generare report per confrontare i costi stimati con quelli effettivi per migliorare le previsioni

Senza queste funzionalità, è facile che i costi aumentino vertiginosamente o che i profitti vengano calcolati in modo errato.

Contratti e addebiti complessi

I progetti di costruzione spesso coinvolgono:

• Fatturazione ad avanzamento dei lavori (invio di fatture al completamento di determinate fasi di un progetto)

• Gestione delle trattenute (ad esempio trattenuta di una percentuale dei pagamenti fino al completamento di un progetto)

• Ordini di modifica, ad esempio adeguamento di fatture e budget per riflettere le modifiche nell'ambito o nella progettazione

Un software specializzato è in grado di tenere traccia con precisione di queste variabili e di integrarle nei registri finanziari.

Più entità e posizioni

Gli imprenditori edili spesso gestiscono più entità e lavorano in cantieri diversi. Il software specializzato:

• Consente di gestire le risorse condivise (ad es. attrezzature, squadre di lavoratori edili) tra i diversi cantieri

• Consolida i dati finanziari tra le entità aziendali per un quadro finanziario più chiaro

• Garantisce la conformità alle leggi e ai regolamenti fiscali specifici locali

Buste paga per i lavoratori edili

Le buste paga per le imprese edili possono essere complicate per i seguenti motivi:

• Leggi sui salari minimi per i progetti finanziati dalla pubblica amministrazione

• Benefici sindacali, contributi e conformità

• Tariffe salariali variabili per diverse tipologie di lavoro, località e ore lavorate

I sistemi standard di gestione delle buste paga non gestiscono bene queste differenze, ma un software di contabilità specializzato è in grado di farlo.

Attrezzature e risorse

Gli imprenditori edili fanno molto affidamento su attrezzature come camion, gru e altri macchinari pesanti. Il software specializzato:

• Tiene traccia dei costi di ammortamento e manutenzione per ogni risorsa

• Alloca i costi di utilizzo delle attrezzature al progetto corretto per un calcolo accurato dei costi del lavoro

• Aiuta a pianificare la manutenzione per evitare tempi di inattività e spese impreviste

Conformità

L'edilizia è un settore fortemente regolamentato, con requisiti rigorosi per:

• Imposta sulle vendite, imposta sull'uso e imposta sul reddito

• Conformità assicurativa e fideiussoria:

• Preparazione all'audit

Un software specializzato consente di automatizzare il monitoraggio della conformità, riducendo il rischio di errori o sanzioni.

Flusso di cassa

Il flusso di cassa è notoriamente impegnativo nel settore edile. Le spese spesso superano le entrate a causa degli acquisti anticipati di materiale e dei ritardi nei pagamenti dei clienti. Il software specializzato:

• Fornisce informazioni sul flusso di cassa in tempo reale collegando costi e ricavi a lavori specifici

• Tiene traccia delle trattenute e garantisce che vengano svincolate al momento opportuno

• Consente di prevedere le esigenze finanziarie in base alle pianificazioni del progetto

Integrazione con le operazioni di costruzione

La contabilità edile non è isolata dalle operazioni. I software specializzati spesso si integrano con:

• Strumenti di gestione dei progetti per la pianificazione e il monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori

• Sistemi di gestione delle offerte per allineare i costi del progetto ai budget stimati

• Sistemi di gestione dell'inventario per tenere traccia di materiali e forniture

Possibilità di crescita

Man mano che le imprese edili acquisiscono un maggior numero di progetti, i software di contabilità standard possono ostacolare la loro capacità di crescita. I software specializzati sono concepiti per espandersi con le imprese edili e supportare:

• Team più grandi

• Progetti più complessi

• Copertura geografica estesa

Approfondimenti specifici del settore

Infine, i software di contabilità specializzati sono spesso dotati di report e analisi integrati su misura per il settore edile. Ad esempio:

• Report sullo stato avanzamento lavori (SAL) per monitorare i costi di progetto in corso

• Report sulla fatturazione in eccesso e in difetto per rilevare le discrepanze nei ricavi

• Dashboard delle prestazioni del progetto per valutare la redditività a colpo d'occhio

Queste informazioni consentono ai costruttori di prendere decisioni più intelligenti e rapide.

In che modo gli imprenditori edili possono monitorare in modo efficace i costi del lavoro utilizzando il software di contabilità?

Uno dei modi principali in cui il software di contabilità fa la differenza per le imprese edili è il monitoraggio dei costi del progetto. Se sei un imprenditore edile, ecco come sfruttare al massimo le funzionalità di monitoraggio dei costi di questa tecnologia.

Configura correttamente i tuoi progetti

Il modo in cui imposti un progetto nel software di contabilità fa una grande differenza nella determinazione dei costi del lavoro. Ogni progetto ha bisogno di un proprio profilo, con fasi o compiti, come "fondamenta", "struttura portante" o "copertura". Quindi, devi creare categorie di spesa, in particolare "manodopera", "materiali", "attrezzature" e "spese generali", e assegnare budget a ciascuna di esse.

Sii specifico quando inserisci le spese. Ad esempio, se inserisci tutte le transazioni in una categoria "generale" o "varie", non sarai in grado di vedere dove vanno a finire i soldi e dove potresti spendere troppo.

Inserisci i costi man mano

Il monitoraggio in tempo reale è il punto di forza del software di contabilità. Ogni spesa, che sia un carico di legname, la fattura di un subappaltatore o il carburante per le tue attrezzature, deve essere registrata immediatamente. La maggior parte dei software moderni si integra con app per il monitoraggio del tempo, la gestione delle spese e, in alcuni casi, gli ordini di acquisto, in modo che tutti i costi vengano inseriti automaticamente nel sistema man mano che si verificano.

Associa ogni costo al lavoro giusto

Tutti i costi, inclusi manodopera, materiali e spese generali, devono essere direttamente collegati al lavoro giusto. Il tuo software deve consentirti di associare ogni costo a un lavoro specifico, indicando la fase o il compito a cui è riferito. Per i costi condivisi (ad esempio le apparecchiature utilizzate in più cantieri), devi avere la possibilità di allocarli in modo proporzionale. Se implementato correttamente, questo livello di monitoraggio assicura che nulla finisca in un generico contenitore "varie".

Utilizza il monitoraggio del tempo per i costi della manodopera

La manodopera è uno dei costi più maggiori e spesso più difficili da monitorare con precisione. Un sistema di monitoraggio del tempo efficace, integrato nel software o incorporato, rende il monitoraggio molto più semplice. Qualunque sia lo strumento che utilizzi, dovresti acquisire le ore lavorate, associarle al lavoro giusto e tenere conto di dettagli come gli straordinari o le diverse tariffe retributive per compiti specifici. Anche le fatture dei subappaltatori devono essere contabilizzate e collegate al progetto a cui hanno lavorato.

Tieni sotto controllo i report sui costi di lavoro

Man mano che inserisci le spese, il software di contabilità creerà report sui costi del lavoro che ti forniranno un totale corrente per ciascuno dei progetti, incluso quanto è stato speso rispetto al budget di ogni progetto e quanto è stato fatturato al cliente rispetto a quanto guadagnato. Questi report non servono solo per analizzare i costi a posteriori, ma anche per individuare i problemi prima che degenerino. Se una fase del lavoro è già oltre il budget, devi saperlo immediatamente in modo da poter intraprendere le azioni appropriate.

Non lasciare che gli ordini di modifica causino problemi

Gli ordini di modifica sono comuni nel settore edile e sono uno dei motivi principali per cui i progetti superano il budget. Il software di contabilità dovrebbe essere in grado di aggiornare sia il budget di un lavoro che le fatture non appena viene approvata una modifica. Se si continua a tenere traccia manualmente degli ordini di modifica, è probabile che si verifichino problemi, tra cui potenziali contestazioni da parte dei clienti.

Tieni conto di trattenute e spese generali

La trattenuta (ovvero una percentuale dei pagamenti che viene trattenuta fino al completamento del lavoro) e le spese generali devono essere monitorate separatamente per non sovrastimare la liquidità disponibile. Se il tuo software è in grado di allocare le spese d'ufficio, gli stipendi del personale amministrativo o altri costi indiretti ai tuoi lavori, avrai una visione molto più accurata della vera redditività di ogni progetto.

Utilizza i report SAL per tenere sotto controllo i progetti attivi

I report sullo stato avanzamento lavori (SAL) sono uno strumento importante per gestire più progetti contemporaneamente. Mostrano quanto lavoro è stato completato rispetto ai ricavi contabilizzati e se stai fatturando più del dovuto o meno del dovuto per un lavoro. I report SAL sincronizzano i tuoi dati finanziari con le cronologie di progetto e possono evitare spiacevoli sorprese.

Integra tutti gli strumenti di cui hai bisogno

Il software di contabilità migliore non è un sistema a sé stante Deve integrarsi con gli strumenti di gestione dei progetti, software per le gare d'appalto e anche con sistemi di gestione dell'inventario e dei salari. Ad esempio, i budget delle offerte devono essere inseriti direttamente nel lavoro specifico creato nel software e i materiali acquistati devono aggiornare sia i costi del lavoro che i livelli di inventario. Grazie all'integrazione non è più necessario l'inserimento manuale e quindi puoi ridurre gli errori e risparmiare tempo.

Imposta avvisi e notifiche

Imposta gli avvisi automatici in modo che il software ti avvisi quando:

• Un lavoro si sta avvicinando al limite di budget

• Il costo della mano d'opera aumenta inaspettatamente

• I pagamenti sono in ritardo

Questi avvisi possono aiutarti a rilevare potenziali problemi prima che diventino problemi gravi.