Bouwbedrijven werken vaak met boekhoudsoftware die niet aansluit op de complexiteit van hun werk. De meeste generieke software biedt bijvoorbeeld geen gedetailleerde berekening voor de kosten van projecttaken. Dat kan het voor bouwbedrijven lastiger maken om uitgaven toe te wijzen of de projectmarges nauwkeurig te bewaken. Dit probleem wordt nog verergerd door de noodzaak om plotselinge wijzigingsopdrachten te beheren, bouwdepots bij te houden en facturatiemethoden op maat te gebruiken, zoals mijlpaal- of voortgangsfacturen.

Ook laat de integratie van generieke boekhoudsoftware met de rest van de tech-stack van een bouwbedrijf vaak te wensen over. Deze bedrijven werken met plannings-, projectmanagement- en prognosesoftware, die niet altijd kan worden gesynchroniseerd met boekhoudplatforms. Bouwbedrijven zijn hiervoor vaak genoodzaakt om gegevens twee keer in te voeren en dat kan de kans op fouten vergroten. Veel boekhoudplatforms worstelen ook met de complexiteit van de salarisadministratie in de bouw, zoals variatie in arbeidsloon, naleving van vakbondsregels en geldende loonwetgeving.

Bouwbedrijven hebben software nodig die kan voldoen aan de unieke eisen van hun branche. Het gebruik van gespecialiseerde boekhoudoplossingen in deze branche neemt toe: de waarde van de wereldwijde markt voor boekhoudsoftware voor bouwbedrijven maakt tussen 2025 en 2034 naar verwachting een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 6,9% door. Hieronder gaan we dieper in op boekhoudsoftware voor bouwbedrijven en geven we informatie over welke functies deze software moet bevatten en hoe bouwbedrijven deze kunnen gebruiken om de kosten van projecttaken bij te houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke functies moet boekhoudsoftware voor bouwbedrijven bevatten?
  
• Hoe kunnen bouwbedrijven de kosten van projecttaken effectief bijhouden met behulp van boekhoudsoftware?
  

Welke functies moet boekhoudsoftware voor bouwbedrijven bevatten?

Bouwbedrijven kunnen veel baat hebben van gespecialiseerde boekhoudsoftware omdat hun financiële en operationele behoeften veel complexer zijn dan die van veel andere branches. Standaard boekhoudsoftware schiet vaak tekort in de aanpak van de specifieke uitdagingen van bouwbedrijven en aannemers. Hieronder vind je een overzicht van de voordelen van gespecialiseerde software voor bouwbedrijven.

Kosten en winstgevendheid

Bouwbedrijven beheren vaak meerdere projecten tegelijkertijd, elk met unieke budgetten, tijdlijnen en scopes. Gespecialiseerde software biedt de volgende ondersteuning:

• Kosten van projecttaken bijhouden, zoals arbeid, materialen en onderaannemers

• Winstmarges voor elk project bewaken

• Rapporten genereren om de geschatte kosten te vergelijken met de werkelijke kosten voor betere prognoses

Zonder deze mogelijkheden kunnen de kosten gemakkelijk uit de hand lopen of kan de winst verkeerd worden berekend.

Complexe contracten en facturatie

Kenmerkend voor bouwprojecten zijn vaak de volgende aspecten:

• Voortgangsfacturatie (het verzenden van facturen wanneer specifieke mijlpalen zijn voltooid)

• Bouwdepots (het inhouden van een percentage van de betalingen totdat een project is voltooid)

• Wijzigingsopdrachten (het aanpassen van facturen en budgetten om wijzigingen in scope of ontwerp te weerspiegelen)

Gespecialiseerde software kan deze variabelen nauwkeurig volgen en integreren in de financiële administratie.

Meerdere entiteiten en locaties

Bouwbedrijven hebben vaak meerdere bedrijfsentiteiten en werken op verschillende locaties. Gespecialiseerde software biedt de volgende voordelen:

• Ondersteuning bij het beheren van resources (bijv. apparatuur, teams) die op verschillende locaties worden ingezet

• Consolidatie van financiële gegevens van bedrijfsentiteiten voor een duidelijker financieel beeld

• Naleving van locatiespecifieke fiscale wet- en regelgeving

Salarisadministratie voor bouwteams

Salarisadministratie voor bouwbedrijven kan behoorlijk ingewikkeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• Geldende loonwetgeving voor door de overheid gefinancierde projecten

• Secundaire arbeidsvoorwaarden, contributies en naleving die door vakbonden worden afgedwongen

• Variabele beloningen voor verschillende soorten taken, locaties en gewerkte uren

Standaard salarissystemen hebben moeite met deze nuances, maar voor gespecialiseerde boekhoudsoftware is dat geen probleem.

Apparatuur en bedrijfsmiddelen

Bouwbedrijven kunnen niet zonder apparatuur zoals vrachtwagens, kranen en andere zware machines. Gespecialiseerde software biedt de volgende voordelen:

• Bijhouden van de afschrijvings- en onderhoudskosten voor elk bedrijfsmiddel

• Toewijzing van de gebruikskosten van apparatuur aan het juiste project voor een nauwkeurige berekening van kosten van projecttaken

• Ondersteuning bij het plannen van onderhoud om downtime en onverwachte kosten te voorkomen

Compliance

De bouw is een sterk gereguleerde branche, met strenge eisen voor:

• Omzetbelasting, gebruiksbelasting en inkomstenbelasting

• Compliance met verzekeringen en borgstellingen

• Gereedheid voor audits

Gespecialiseerde software helpt bij het automatiseren van het voldoen aan de nalevingsvereisten, waardoor het risico op fouten of boetes kan worden verkleind.

Cashflow

Het is bekend dat cashflow een uitdaging is in de bouw. De uitgaven zijn vaak hoger dan de inkomsten omdat materiaal vooraf moet worden gekocht en klanten traag betalen. Gespecialiseerde software biedt de volgende voordelen:

• Realtime inzicht in de cashflow door kosten en inkomsten te koppelen aan specifieke projecttaken

• Bijhouden van bouwdepots en ervoor zorgen dat deze op het juiste moment worden vrijgegeven

• Ondersteuning bij het voorspellen van financiële behoeften op basis van projectplannen

Integratie met bouwactiviteiten

In de bouw staat de boekhouding niet los van de bedrijfsvoering. Gespecialiseerde software kan vaak worden geïntegreerd met:

• Projectmanagementtools voor planning en voortgangsregistratie

• Bidmanagementsystemen om projectkosten af te stemmen op geschatte budgetten

• Voorraadbeheersystemen om materialen en benodigdheden te volgen

Schaalbaarheid

Naarmate bouwbedrijven meer projecten aannemen, kan standaard boekhoudsoftware de groei in de weg staan. Gespecialiseerde software groeit mee met de onderneming en ondersteunt:

• Grotere teams

• Complexere projecten

• Uitgebreide geografische dekking

Branchespecifieke inzichten

Ten slotte wordt gespecialiseerde boekhoudsoftware vaak geleverd met ingebouwde functies voor rapportage en analyse die zijn afgestemd op de bouwsector. Voorbeelden zijn:

• Voortgangsrapporten om de lopende projectkosten te bewaken

• Rapporten met betrekking tot over- en onderfacturatie om niet-overeenkomende inkomsten te identificeren

• Projectprestatiedashboards om de winstgevendheid in één oogopslag te beoordelen

Met deze inzichten kunnen bouwbedrijven slimmere en snellere beslissingen nemen.

Hoe kunnen bouwbedrijven de kosten van projecttaken effectief bijhouden met behulp van boekhoudsoftware?

Een van de belangrijkste manieren waarop boekhoudsoftware een verschil maakt voor bouwbedrijven, is door het bijhouden van de kosten van projecttaken. Wil je als bouwbedrijf optimaal profiteren uit de mogelijkheden van deze technologie om kosten bij te houden, ga dan als volgt te werk.

Zet je projecten goed op

De manier waarop je een project opzet in je boekhoudsoftware maakt een groot verschil in je proces voor de berekening van kosten van projecttaken Elk project heeft een eigen functieprofiel nodig, compleet met fasen of taken, zoals 'fundering', 'kozijnen' of 'dakbedekking'. Vervolgens moet je onkostencategorieën maken - vooral arbeidsloon, materialen, apparatuur en overhead - en aan elke categorie een budget toewijzen.

Voer onkosten specifiek in. Als je bijvoorbeeld al je transacties in de categorie Algemeen of Divers opneemt, kun je niet zien waar je geld naartoe gaat en waar je mogelijk te veel uitgeeft.

Voer kosten in op het moment dat ze zich voordoen

Boekhoudsoftware blinkt uit in realtime tracking. Elke uitgave, of het nu gaat om een partij hout, een factuur van een onderaannemer of brandstof voor je apparatuur, moet onmiddellijk worden geregistreerd. De meeste moderne software kan worden geïntegreerd met apps voor tijdregistratie, onkostenbeheer en in sommige gevallen inkooporders, zodat al je kosten automatisch in het systeem worden ingevoerd wanneer ze zich voordoen.

Koppel alle kosten aan de juiste projecttaak

Alle kosten, inclusief arbeid, materialen en overhead, moeten rechtstreeks aan de juiste projecttaak worden gekoppeld. In de software moet het mogelijk zijn om elke uitgave te taggen met een specifieke projecttaak, inclusief de fase of taak waarbij deze hoort. Voor gedeelde kosten (zoals apparatuur die op meerdere locaties wordt gebruikt) heb je een manier nodig om die kosten proportioneel toe te wijzen. Als je dit goed doet, zorgt dit niveau van tracking ervoor dat niets in een generiek vat met "diversen" belandt.

Gebruik tijdregistratie voor arbeidsloon

Arbeidsloon is een van de grootste kostenposten en vaak het moeilijkst om nauwkeurig bij te houden. Een solide tijdregistratiesysteem, of het nu in je software is ingebouwd of ermee is geïntegreerd, maakt het bijhouden veel eenvoudiger. Welke tool je ook gebruikt, deze moet de gewerkte uren vastleggen, deze koppelen aan de juiste taak en rekening houden met nuances zoals overuren of verschillende salaristarieven voor specifieke taken. Ook facturen van onderaannemers moeten worden verantwoord en gekoppeld aan het project waaraan ze hebben gewerkt.

Houd rapporten over kosten van projecttaken bij

Terwijl je uitgaven invoert, maakt de boekhoudsoftware kostenrapporten voor projecttaken. Deze rapporten geven je een lopend totaal voor elk van je projecten: je ziet hoeveel geld er is uitgegeven ten opzichte van het budget van elk project en wat er aan de klant is gefactureerd versus wat er is verdiend. Deze rapporten zijn niet alleen bedoeld om met terugwerkende kracht naar de kosten te kijken, maar ook om problemen op te sporen voordat ze escaleren. Als het budget al in een fase van de projecttaak wordt overschreden, moet je dit onmiddellijk weten, zodat je de juiste actie kunt ondernemen.

Laat wijzigingen geen problemen veroorzaken

Wijzigingsopdrachten komen veel voor in de bouw en ze zijn een belangrijke reden voor budgetoverschrijding. Je boekhoudsoftware moet zowel het budget van een taak als je facturen kunnen bijwerken zodra een wijziging is goedgekeurd. Als je wijzigingsopdrachten nog steeds handmatig bijhoudt, loop je vroeg of laat waarschijnlijk tegen problemen aan, waaronder mogelijke geschillen met klanten.

Houd rekening met bouwdepots en overhead

Bouwdepots (d.w.z. een percentage van de betalingen dat wordt ingehouden totdat het werk is voltooid) en overhead moeten afzonderlijk worden bijgehouden, zodat je je beschikbare liquide middelen niet overschat. Als de software kantoorkosten, salarissen van administratief personeel of andere indirecte kosten aan de projecttaken kan toewijzen, krijg je een veel nauwkeuriger beeld van de werkelijke winstgevendheid van elk project.

Gebruik voortgangsrapporten om de vinger aan de pols te houden bij actieve projecten

Voortgangsrapporten zijn een belangrijk hulpmiddel voor het beheren van meerdere projecten tegelijk. Je ziet meteen hoeveel werk is voltooid en hoeveel omzet er is verantwoord, en of je te veel of te weinig factureert voor een taak. Voortgangsrapporten houden je financiën gesynchroniseerd met je projecttijdlijnen en kunnen verrassingen voorkomen.

Integreer alle tools die je nodig hebt

De beste boekhoudsoftware staat niet op zichzelf. De software moet worden geïntegreerd met je projectmanagementtools, bidmanagementsoftware en voorraad- en salarissystemen. Budgetten van je biedingen moeten bijvoorbeeld rechtstreeks worden toegewezen aan het project dat je in de software hebt ingesteld, en bij de aankoop van materialen moeten zowel de kosten van projecttaken als de voorraadniveaus worden bijgewerkt. Door integratie hoeven er geen gegevens meer handmatig te worden ingevoerd, worden er minder fouten gemaakt en spaar je tijd.

Stel waarschuwingen en meldingen in

Stel geautomatiseerde waarschuwingen in zodat de software je waarschuwt wanneer:

• De budgetlimiet van een taak in zicht komt

• Kosten van arbeidsloon onverwacht stijgen

• Betalingen zijn vertraagd

Deze waarschuwingen kunnen je helpen potentiële problemen aan te pakken voordat het grote problemen worden.