Les entreprises du BTP se retrouvent souvent à utiliser des logiciels de comptabilité qui ne sont pas adaptés à la complexité de leur travail. Par exemple, la plupart des logiciels génériques ne permettent pas d'établir les coûts détaillés des travaux, ce qui peut rendre difficile pour les constructeurs d'allouer les dépenses ou de surveiller avec précision les marges du projet. Ce problème est aggravé par la nécessité de gérer les ordres de modification soudains, de suivre les paiements de retenue et de gérer des méthodes de facturation personnalisées telles que la facturation par jalon ou la facturation progressive.

Le plus souvent, les logiciels de comptabilité génériques s'intègrent mal au reste de la pile technologique d'une entreprise du BTP. Ces entreprises s'appuient sur des logiciels de planification, de gestion de projet et d'estimation, qui ne sont pas toujours synchronisés avec les plateformes comptables. Cela peut obliger les constructeurs à saisir plusieurs fois les mêmes données et augmenter la probabilité d'erreurs. De nombreuses plateformes comptables ont également du mal à gérer les complexités de la gestion de la paie dans le secteur du BTP, telles que les tarifs de main-d'œuvre variables, le respect des règles syndicales et les lois salariales en vigueur.

Les constructeurs ont besoin d'un logiciel capable de répondre aux exigences uniques de leur secteur. À mesure que l'adoption de solutions comptables spécialisées augmente dans ce secteur, la valeur du marché mondial des logiciels de comptabilité pour les entreprises du BTP devrait connaître un taux de croissance annuel composé de 6,9 % de 2025 à 2034. Ci-dessous, nous examinerons de plus près les logiciels de comptabilité pour les entreprises du BTP, y compris les fonctionnalités que ces logiciels doivent inclure et comment les constructeurs peuvent les utiliser pour suivre les coûts des travaux.

Sommaire

• Quelles sont les fonctionnalités que doit proposer un logiciel de comptabilité pour les entreprises du BTP ?
  
• Comment les entreprises du BTP peuvent-elles suivre efficacement les coûts des travaux à l'aide d'un logiciel de comptabilité ?
  

Quelles sont les fonctionnalités que doit proposer un logiciel de comptabilité pour les entreprises du BTP ?

Pour les entreprises du BTP, un logiciel spécialisé de comptabilité peut s'avérer intéressant, car leurs besoins financiers et opérationnels sont beaucoup plus complexes que ceux de nombreux autres secteurs. Les logiciels comptables standard ne répondent souvent pas aux défis spécifiques du secteur du BTP. Voici ce que les logiciels spécialisés peuvent faire pour les entreprises du BTP.

Coûts et rentabilité

Les entreprises du BTP gèrent souvent plusieurs projets simultanément, chacun avec des budgets, des délais et des portées uniques. Des logiciels spécialisés permettent de :

• suivre les coûts spécifiques aux travaux tels que la main-d'œuvre, les matériaux et les sous-traitants ;

• surveiller les marges bénéficiaires pour chaque projet ;

• générer des rapports pour comparer les coûts estimés aux coûts réels, afin d'établir de meilleures prévisions.

Sans ces fonctionnalités, il est facile de faire grimper les coûts en flèche ou de mal calculer les bénéfices.

Contrats et facturation complexes

Les projets de construction impliquent souvent les éléments suivants :

• Facturation progressive (c'est-à-dire l'envoi des factures au fur et à mesure que des étapes spécifiques sont franchies)

• Gestion de la retenue (c'est-à-dire la retenue d'un pourcentage des paiements jusqu'à ce qu'un projet soit terminé)

• Ordres de modification (c'est-à-dire l'ajustement des factures et des budgets pour refléter les changements de portée ou de conception)

Un logiciel spécialisé permet de suivre avec précision ces variables et de les intégrer dans les dossiers financiers.

Entités et sites multiples

Les entreprises du BTP dirigent souvent plusieurs entités commerciales et travaillent sur différents chantiers. Les logiciels spécialisés :

• aident à gérer les ressources partagées (par exemple, l'équipement, les équipes) entre les sites ;

• consolident les données financières entre les entités de l'entreprise pour obtenir une image financière plus claire ;

• assurent la conformité avec les lois et réglementations fiscales spécifiques à chaque région.

Gestion de la paie pour les équipes de construction

Pour les entreprises du BTP, la gestion de la paie peut s'avérer complexe en raison des :

• lois salariales en vigueur pour les projets financés par le gouvernement ;

• avantages syndicaux, cotisations et conformité en matière de main-d'œuvre ;

• taux de rémunération variables selon les types d'emplois, les lieux et les heures de travail.

Les systèmes de paie standard ne gèrent pas bien ces nuances, mais les logiciels comptables spécialisés le peuvent.

Équipements et actifs

Les entreprises du BTP dépendent fortement d'équipements tels que des camions, des grues et d'autres machines lourdes. Les logiciels spécialisés :

• assurent le suivi des coûts d'amortissement et d'entretien de chaque actif ;

• répartissent les coûts d'utilisation de l'équipement au bon projet pour une évaluation précise des coûts des travaux ;

• aident à planifier l'entretien pour éviter les temps d'arrêt et les dépenses imprévues.

Conformité

Fortement réglementé, le secteur du BTP est soumis à des exigences strictes concernant les aspects suivants :

• Taxe sur les ventes, taxe d'utilisation et impôt sur le revenu

• Conformité en matière d'assurance et de cautionnement

• Préparation aux audits

Des logiciels spécialisés permettent d'automatiser le suivi de la conformité, ce qui peut réduire le risque d'erreurs ou de pénalités.

Flux de trésorerie

Les flux de trésorerie sont notoirement difficiles à gérer dans le secteur du BTP. Les dépenses dépassent souvent les revenus en raison des achats initiaux de matériel et des retards de paiement des clients. Les logiciels spécialisés :

• fournissent des informations sur les flux de trésorerie en temps réel en associant les coûts et les revenus à des tâches spécifiques ;

• assurent le suivi de la retenue et s'assure qu'elle est libérée au bon moment ;

• aident à prévoir les besoins financiers en fonction des échéanciers des projets.

Intégration aux opérations de construction

La comptabilité du BTP n'est pas isolée des opérations. Les logiciels spécialisés s'intègrent souvent aux éléments suivants :

• Outils de gestion de projet pour la planification et le suivi de l'avancement

• Systèmes de gestion des soumissions pour aligner les coûts du projet sur les budgets estimés

• Systèmes de gestion des stocks pour suivre les matériaux et les fournitures

Évolutivité

À mesure que les entreprises du BTP réalisent un plus grand nombre de projets, les logiciels de comptabilité standard peuvent entraver leur capacité à se développer. Les logiciels spécialisés sont conçus pour évoluer avec les entreprises et prendre en charge :

• des équipes plus importantes ;

• des projets plus complexes ;

• une couverture géographique élargie.

Informations spécifiques au secteur

Enfin, les logiciels comptables spécialisés sont souvent fournis avec des fonctionnalités de création de rapports et d'analyses intégrées adaptées au secteur du BTP. Il peut s'agir de :

• rapports sur les travaux en cours pour surveiller les coûts des projets en cours ;

• rapports sur la surfacturation et la sous-facturation pour identifier les incohérences de revenus ;

• tableaux de bord de performance du projet pour évaluer la rentabilité en un coup d'œil.

Ces informations aident les entreprises du BTP à prendre plus rapidement des décisions plus éclairées.

Comment les entreprises du BTP peuvent-elles suivre efficacement les coûts des travaux à l'aide d'un logiciel de comptabilité ?

L'un des principaux moyens par lesquels un logiciel de comptabilité fait la différence pour les entreprises du BTP est le suivi des coûts des travaux. Si vous êtes un constructeur, voici comment tirer le meilleur parti des capacités de suivi des coûts de cette technologie.

Configurez correctement vos projets

La façon dont vous configurez un projet dans votre logiciel de comptabilité fait une grande différence dans votre processus de calcul des coûts. Chaque projet a besoin de son propre profil, avec des phases ou des tâches, telles que « fondation », « charpente » ou « toiture ». Ensuite, vous devez créer des catégories de dépenses (principalement « main-d'œuvre », « matériaux », « équipement » et « frais généraux ») et attribuer des budgets à chacune d'entre elles.

Soyez précis lorsque vous saisissez des dépenses. Par exemple, si vous classez toutes vos transactions dans une catégorie « général » ou « divers », vous ne pourrez pas voir où va votre argent et vous risquez de créer des dépenses excessives.

Saisissez les coûts au fur et à mesure qu'ils se présentent

Le suivi en temps réel est l'un des points forts des logiciels de comptabilité. Chaque dépense, qu'il s'agisse d'un lot de bois, de la facture d'un sous-traitant ou du carburant pour votre équipement, doit être enregistrée immédiatement. La plupart des logiciels modernes s'intègrent à des applications de suivi du temps, de gestion des dépenses et, dans certains cas, de bons de commande, de sorte que tous vos coûts sont automatiquement saisis dans le système au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Associez chaque coût au bon projet

Tous les coûts, y compris la main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux, doivent être directement liés au bon projet. Votre logiciel doit vous permettre d'associer chaque dépense à un projet spécifique, y compris la phase ou la tâche à laquelle elle appartient. Pour les coûts partagés (tels que l'équipement utilisé sur plusieurs sites), vous devrez trouver un moyen de les répartir proportionnellement. Lorsqu'il est bien préparé, ce niveau de suivi permet de s'assurer qu'aucun élément ne finisse dans une catégorie générique.

Utilisez le suivi du temps pour les coûts de main-d'œuvre

La main-d'œuvre est l'un des coûts les plus importants et souvent les plus difficiles à suivre avec précision. Un système de suivi du temps solide, qu'il soit intégré à votre logiciel ou qu'il complémente celui-ci, facilite grandement le suivi. Quel que soit l'outil que vous utilisez, il doit saisir les heures travaillées, les associer au bon projet et tenir compte de nuances telles que les heures supplémentaires ou les différents taux de rémunération pour des tâches spécifiques. Les factures des sous-traitants doivent également être comptabilisées et associées au projet sur lequel ils ont travaillé.

Gardez une trace des rapports sur les coûts des travaux

Au fur et à mesure que vous saisissez les dépenses, le logiciel de comptabilité crée des rapports sur les coûts des travaux qui vous donnent un total cumulé pour chacun de vos projets, y compris la somme dépensée par rapport au budget de chaque projet et ce qui a été facturé au client par rapport à ce qui a été gagné. Ces rapports ne servent pas seulement à examiner les coûts rétroactivement, mais aussi à repérer les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Si une phase d'un projet dépasse déjà son budget, vous devez le savoir immédiatement afin de pouvoir prendre les mesures appropriées.

Ne laissez pas les ordres de modification causer des problèmes

Les ordres de modification sont courants dans le secteur du BTP, et ils constituent l'une des principales raisons pour lesquelles les projets dépassent le budget. Votre logiciel de comptabilité doit être en mesure de mettre à jour à la fois le budget d'un projet et vos factures dès qu'un changement est approuvé. Si vous continuez à suivre les ordres de modification manuellement, vous risquez de rencontrer des problèmes, y compris des litiges potentiels avec les clients.

Tenez compte de la retenue de garantie et des frais généraux

La retenue de garantie (c'est-à-dire un pourcentage des paiements qui est retenu tant que le projet n'est pas terminé) et les frais généraux doivent être suivis séparément afin que vous ne surestimiez pas votre trésorerie disponible. Si votre logiciel peut allouer les dépenses de bureau, les salaires du personnel administratif ou d'autres coûts indirects à vos travaux, vous obtiendrez une vue beaucoup plus précise de la rentabilité réelle de chaque projet.

Utilisez les rapports d'avancement pour rester au courant des projets en cours

Les rapports d'avancement des projets (WIP) sont un outil important pour gérer plusieurs projets à la fois. Ils vous indiquent la quantité de travail effectué par rapport au montant des recettes comptabilisées et vous indiquent si vous surfacturez ou sous-facturez un travail. Les rapports d'avancement permettent de synchroniser vos finances avec les délais de votre projet et d'éviter les surprises.

Intégrez tous les outils dont vous avez besoin

Le meilleur logiciel de comptabilité n'existe pas en vase clos. Il doit s'intégrer à vos outils de gestion de projet, à votre logiciel d'appel d'offres, ainsi qu'à vos systèmes d'inventaire et de paie. Par exemple, les budgets de vos offres doivent être directement transférées dans le projet désigné que vous avez configuré dans le logiciel, et les matériaux achetés doivent mettre à jour à la fois les coûts de vos projets et vos niveaux de stock. L'intégration élimine la saisie manuelle et peut réduire les erreurs tout en vous faisant gagner du temps.

Configurez des alertes et des notifications

Configurez des alertes automatisées pour que votre logiciel vous avertisse quand :

• un projet approche de sa limite budgétaire ;

• les coûts de main-d'œuvre augmentent de manière inattendue ;

• les paiements sont retardés.

Ces alertes peuvent vous aider à détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs.