Byggföretag arbetar ofta med bokföringsprogram som inte passar komplexiteten i deras arbete. Till exempel visar de flesta generiska program inte detaljerade jobbkostnader, vilket kan göra det svårt för byggare att fördela utgifter eller övervaka projektmarginaler korrekt. Problemet förvärras av behovet av att hantera plötsliga orderändringar, spåra innehållna betalningar och hantera anpassade faktureringsmetoder, som en milstolpe eller förloppsfakturering.

Generisk bokföringsprogramvara integreras ofta dåligt med resten av ett byggföretags teknikstack. Dessa företag förlitar sig på programvara för schemaläggning, projektledning och utvärdering av programvara, som inte alltid synkar med bokföringsplattformar. Det kan tvinga byggare att utföra dubbel datainmatning vilket ökar sannolikheten för misstag. Många redovisningsplattformar kämpar också för att hantera komplexiteten i bygglönehanteringen, såsom varierande arbetslöner, efterlevnad av fackliga regler och rådande lönelagar.

Byggare behöver programvara som kan hantera de unika kraven i deras bransch. I takt med att användningen av specialiserade redovisningslösningar ökar inom denna sektor förväntas värdet på den globala marknaden för byggbokföringsprogramvara se en sammansatt årlig tillväxttakt på 6,9 % från 2025 till 2034. Nedan tar vi en närmare titt på bokföringsprogram för byggföretag, inklusive vilka funktioner denna programvara bör innehålla och hur byggare kan använda den för att hålla koll på sina jobbkostnader.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka funktioner bör bokföringsprogram för byggare innehålla?
  
• Hur kan byggare effektivt hålla koll på jobbkostnader med hjälp av bokföringsprogram?
  

Vilka funktioner bör bokföringsprogram för byggare innehålla?

Byggare kan dra nytta av specialiserad programvara för redovisning eftersom deras finansiella och operativa behov är mycket mer komplexa än i många andra branscher. Standardprogram för redovisning kommer ofta till korta när det gäller att hantera de specifika utmaningarna inom konstruktion och entreprenad. Här är vad specialiserad programvara kan göra för byggföretag.

Kostnader och lönsamhet

Byggföretag hanterar ofta flera projekt samtidigt, vart och ett med sina unika budgetar, scheman och omfattningar. Specialiserad programvara hjälper till att:

• Spåra jobbspecifika kostnader som arbetskraft, material och underleverantörer

• Övervaka vinstmarginaler för varje projekt

• Generera rapporter för att jämföra uppskattade och faktiska kostnader för bättre prognostisering

Utan dessa funktioner är det lätt att kostnaderna skenar eller att vinsten blir felberäknad.

Komplexa avtal och fakturering

Byggprojekt innebär ofta:

• Förloppsfakturering (d.v.s. fakturorna skickas när specifika milstolpar har slutförts)

• Hantering av innehållna betalningar (dvs. att hålla tillbaka en procentandel av betalningarna tills ett projekt är slutfört)

• Ändringsorder (d.v.s. justering av fakturor och budgetar för att återspegla förändringar i omfattning eller design)

En specialiserad programvara kan spåra dessa variabler mer exakt och integrera dem i bokföringen.

Flera enheter och platser

Byggare driver ofta flera affärsenheter och arbetar på olika arbetsplatser. Specialiserad programvara:

• Hjälper till att hantera delade resurser (t.ex. utrustning, team) på olika platser

• Konsoliderar finansiella data mellan affärsenheter för en tydligare finansiell bild

• Säkerställer efterlevnad av platsspecifika skattelagar och regler

Löner för byggteam

Lönehantering för byggföretag kan vara komplicerat på grund av:

• Gällande lönelagar för statligt finansierade projekt

• Fackliga arbetsförmåner, avgifter och efterlevnad

• Variabla lönesatser för olika jobbtyper, platser och arbetade timmar

Vanliga lönesystem hanterar inte dessa nyanser bra, men specialiserad bokföringsprogramvara kan göra det.

Utrustning och tillgångar

Byggare är starkt beroende av utrustning som lastbilar, kranar och andra tunga maskiner. Specialiserad programvara:

• Håller koll på avskrivnings- och underhållskostnader för varje tillgång

• Allokerar kostnaderna för utrustningsanvändning till rätt projekt för korrekt kostnadsberäkning

• Hjälper till att schemalägga underhåll för att undvika driftstopp och oväntade utgifter

Efterlevnad

Byggbranschen är en hårt reglerad bransch med höga krav på:

• Omsättningsskatt, bruksskatt och inkomstskatt

• Efterlevnad av försäkringar

• Revisionsberedskap

Specialiserad programvara hjälper till att automatisera spårning av efterlevnad, vilket kan minska risken för fel eller påföljder.

Kassaflöde

Kassaflödet är en välkänd utmaning inom byggbranschen. Kostnaderna överstiger ofta intäkterna på grund av materialinköp i förskott och försenade kundbetalningar. Specialiserad programvara:

• Ger kassaflödesinsikter i realtid genom att koppla kostnader och intäkter till specifika jobb

• Spårar retention och ser till att den släpps vid rätt tidpunkt

• Hjälper till att prognostisera ekonomiska behov baserat på projektscheman

Integration med byggverksamheten

Byggredovisning är inte isolerat från verksamheten. Specialiserad programvara integreras ofta med:

• Projektledningsverktyg för schemaläggning och framstegsspårning

• Anbudshanteringssystem för att anpassa projektkostnaderna till beräknade budgetar

• Lagerhanteringssystem för att hålla koll på material och förnödenheter

Skalbarhet

I takt med att byggföretag tar sig an fler projekt kan vanliga bokföringsprogram hindra deras förmåga att växa. Specialiserad programvara är utformad för att växa med företag och stödja:

• Större team

• Mer komplexa projekt

• Utökad geografisk täckning

Branschspecifika insikter

Slutligen kommer specialiserad bokföringsprogramvara ofta med inbyggd rapportering och analys som är skräddarsydd för byggbranschen. Till exempel:

• Rapporter om produkter i arbete (PIA) för att övervaka pågående projektkostnader

• Rapporter om över- och underfakturering för att identifiera fel i intäktsmatchning

• Instrumentpaneler för projektprestanda för snabbt bedömning av lönsamheten

Dessa insikter hjälper byggare att fatta smartare och snabbare beslut.

Hur kan byggare effektivt hålla koll på jobbkostnader med hjälp av bokföringsprogram?

Ett av de viktigaste sätten som bokföringsprogram gör skillnad för byggföretag är genom att hålla koll på jobbkostnader. Om du är i byggbranschen är det så här som du får ut mesta möjliga av den här teknikens kostnadsspårningsfunktioner.

Konfigurera dina projekt på rätt sätt

Hur du lägger upp ett projekt i ditt bokföringsprogram gör stor skillnad i din jobbkostnadsprocess. Varje projekt behöver sin egen jobbprofil, komplett med faser eller uppgifter, till exempel "grund", ”stomme" eller "takläggning". Sedan måste du skapa utgiftskategorier – främst "arbete", "material", "utrustning" och "omkostnader" – och tilldela budgetar till var och en av dem.

Var specifik när du anger utgifter. Om du till exempel placerar alla dina transaktioner i kategorin "allmänt" eller "diverse" kommer du inte att kunna se vart dina pengar tar vägen och inom vilka områden du kanske spenderar för mycket.

Ange kostnader när de uppstår

Spårning i realtid är där bokföringsprogram utmärker sig. Varje utgift – oavsett om det är ett parti virke, en underleverantörsfaktura eller bränsle till din utrustning – måste loggas omedelbart. De flesta moderna programvaror integreras med appar för tidsspårning, utgiftshantering och i vissa fall inköpsorder, så att alla dina kostnader automatiskt matas in i systemet när de uppstår.

Länka alla kostnader till rätt jobb

Alla kostnader – inklusive arbete, material och omkostnader – måste knytas direkt till rätt jobb. Din programvara bör låta dig tagga varje utgift med ett specifikt jobb, inklusive den fas eller uppgift den tillhör. För delade kostnader (till exempel utrustning som används på flera platser) behöver du ett sätt att fördela dessa kostnader proportionellt. När det görs på rätt sätt säkerställer den här spårningsnivån att ingenting hamnar i en generisk, ”diversekategori".

Använd tidsrapportering för arbetskostnader

Arbetskostnader är en av de största och ofta svåraste kostnaderna att spåra exakt. Ett gediget tidsspårningssystem – oavsett om det är inbyggt i din programvara eller integrerat med den – förenklar spårningen avsevärt. Oavsett vilket verktyg du använder bör du registrera arbetade timmar, koppla dem till rätt jobb och ta hänsyn till nyanser som övertid eller olika lönesatser för specifika uppgifter. Underleverantörernas fakturor ska också redovisas och knytas till det projekt de arbetat med.

Håll koll på jobbkostnadsrapporter

När du matar in utgifter kommer bokföringsprogrammet att skapa jobbkostnadsrapporter som ger dig en löpande summa för vart och ett av dina projekt, inklusive hur mycket pengar som har spenderats mot varje projekts budget och vad som har fakturerats kunden jämfört med vad som har intjänats. Dessa rapporter är inte bara till för att titta på kostnader retroaktivt, de är även till för att upptäcka problem innan de eskalerar. Om en fas i jobbet redan överskrider budgeten måste du veta det omedelbart så att du kan vidta lämpliga åtgärder.

Låt inte ändringsordrar orsaka problem

Ändringsordrar är vanliga i byggbranschen och en vanlig anledning till att projekt går över budget. Ditt bokföringsprogram bör kunna uppdatera både ett jobbs budget och dina fakturor så snart en ändring har godkänts. Om du fortfarande spårar ändringsordrar manuellt kommer du sannolikt att få problem, inklusive potentiella kundtvister.

Hänsyn till innehållning och omkostnader

Innehållning (dvs. en procentandel av betalningarna som hålls inne tills jobbet är klart) och omkostnader måste spåras separat så att du inte överskattar dina tillgängliga kontanter. Om din programvara kan fördela kontorskostnader, löner för administrativ personal eller andra indirekta kostnader till dina jobb, får du en mycket mer exakt bild av varje projekts verkliga lönsamhet.

Håll koll på aktiva projekt med hjälp av PIA-rapporter

Rapporter om produkter i arbete (PIA) är ett viktigt verktyg för att hantera flera projekt samtidigt. De visar hur mycket arbete som har slutförts jämfört med hur stora intäkter du har redovisat och om du över- eller underfakturerar för ett jobb. PIA-rapporter håller din ekonomi synkroniserad med dina projekttidslinjer och kan förhindra överraskningar.

Integrera alla verktyg du behöver

Den bästa programvaran för bokföring existerar inte i ett vakuum. Den bör integreras med dina projektledningsverktyg, budgivningsprogram samt lager- och lönesystem. Till exempel bör budgetar från dina anbud gå direkt in i det angivna jobbet du har registrerat i programmet, och inköpt material bör uppdatera både dina jobbkostnader och dina lagernivåer. Integrering eliminerar manuell registrering, kan minska antalet fel och spara tid.

Ställ in aviseringar

Ställ in automatiska aviseringar så att din programvara meddelar dig när:

• Ett jobb närmar sig sin budgetgräns

• Arbetskraftskostnaderna stiger oväntat

• Betalningar är försenade

Dessa aviseringar kan hjälpa dig att fånga upp potentiella problem innan de förvandlas till större problem.