Las empresas de construcción a menudo trabajan con un software contable que no se ajusta a las complejidades de su trabajo. Por ejemplo, la mayoría del software genérico no permite un cálculo detallado de los costos de los trabajos, lo que puede dificultar que los constructores asignen los gastos o supervisen con precisión los márgenes del proyecto. Este problema se ve agravado por la necesidad de gestionar cambios bruscos en los pedidos, hacer un seguimiento de los pagos retenidos y gestionar métodos de facturación personalizados, como facturación por hitos o facturación progresiva.

El software contable genérico a menudo se integra mal con el resto de la pila tecnológica de una empresa de construcción. Estas empresas dependen de software de programación, gestión de proyectos y estimaciones, que no siempre se sincronizan con las plataformas de contabilidad. Esto puede obligar a los constructores a realizar una entrada de datos duplicada y aumentar la probabilidad de errores. Muchas plataformas de contabilidad también tienen dificultades para manejar las complejidades de la nómina de la construcción, como las diferentes tasas laborales, el cumplimiento de las normas sindicales y las leyes salariales vigentes.

Los constructores necesitan un software que pueda manejar las demandas únicas de su sector. A medida que aumenta la adopción de soluciones contables especializadas en este sector, se prevé que el valor del mercado mundial de software contable para la construcción experimente una tasa de crecimiento anual compuesta del 6.9 % de 2025 a 2034. A continuación, analizaremos más de cerca el software contable para las empresas de construcción, incluidas las características que debe incluir este software y cómo los constructores pueden usarlo para realizar un seguimiento de los costos del trabajo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué funcionalidades debe tener un software contable para constructores?
  
• ¿Cómo pueden los constructores realizar un seguimiento eficaz de los costos del trabajo mediante el uso de un software contable?
  

¿Qué funcionalidades debe tener un software contable para constructores?

Los constructores pueden beneficiarse de un software contable especializado porque sus necesidades financieras y operativas son mucho más complejas que las de muchos otros sectores. El software contable estándar a menudo se queda corto a la hora de abordar los desafíos específicos de la construcción y la contratación. A continuación te contamos lo que el software especializado puede hacer por las empresas de construcción.

Costos y rentabilidad

Las empresas de construcción a menudo administran varios proyectos simultáneamente, cada uno con presupuestos, cronogramas y alcances únicos. Un software especializado ayuda a:

• Realizar un seguimiento de los costos específicos del trabajo, como la mano de obra, los materiales y los subcontratistas

• Monitorear los márgenes de ganancia de cada proyecto

• Generar informes para comparar los costos estimados con los reales para una mejor previsión

Sin estas capacidades, es fácil que los costos se disparen o que las ganancias se calculen de manera incorrecta.

Contratos complejos y facturación

Los proyectos de construcción a menudo implican:

• Facturación progresiva (es decir, envío de facturas a medida que se completan hitos específicos)

• Gestión de retenciones (es decir, retener un porcentaje de los pagos hasta que se complete un proyecto)

• Órdenes de cambio (es decir, ajustar facturas y presupuestos para reflejar cambios en el alcance o el diseño)

Un software especializado puede realizar un seguimiento preciso de estas variables e integrarlas en los registros financieros.

Múltiples entidades y ubicaciones

Los constructores a menudo dirigen varias entidades comerciales y trabajan en diferentes sitios de trabajo. Software especializado:

• Ayuda a gestionar los recursos compartidos (p. ej., maquinarias, equipos) en todas las ubicaciones

• Consolida los datos financieros de todas las entidades comerciales para obtener una imagen financiera más clara

• Garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas fiscales específicas de cada ubicación

Nómina para equipos de construcción

La nómina para empresas de construcción puede ser complicada debido a:

• Leyes de salarios vigentes para proyectos financiados por el gobierno

• Beneficios laborales sindicales, cuotas y cumplimiento

• Tasas de pago variables para diferentes tipos de trabajo, ubicaciones y horas trabajadas

Los sistemas de nómina estándar no manejan bien estos matices, pero el software contable especializado sí puede hacerlo.

Equipos y activos

Los constructores dependen en gran medida de equipos como camiones, grúas y otra maquinaria pesada. Software especializado:

• Realiza un seguimiento de la depreciación y los costos de mantenimiento de cada activo

• Asigna los costos de uso del equipo al proyecto correcto para un cálculo preciso del costo del trabajo

• Ayuda a programar el mantenimiento para evitar tiempos de inactividad y gastos inesperados

Cumplimiento de la normativa

La construcción es un sector fuertemente regulado, con requisitos estrictos para:

• Impuesto sobre las ventas, impuesto sobre el uso e impuesto a los ingresos

• Cumplimiento de seguros

• Preparación para auditorías

El software especializado ayuda a automatizar el seguimiento del cumplimiento, lo que puede reducir el riesgo de errores o sanciones.

Flujo de caja

El flujo de caja es notoriamente desafiante en la construcción. Los gastos a menudo superan los ingresos debido a las compras de materiales por adelantado y los retrasos en los pagos de los clientes. Software especializado:

• Proporciona información sobre el flujo de caja en tiempo real al vincular los costos y los ingresos a trabajos específicos.

• Realiza un seguimiento de la retención y garantiza que se libere en el momento adecuado

• Ayuda a pronosticar las necesidades financieras en función de los cronogramas del proyecto

Integración con las operaciones de construcción

La contabilidad de la construcción no está aislada de las operaciones. El software especializado a menudo se integra con:

• Herramientas de gestión de proyectos para la programación y el seguimiento del progreso

• Sistemas de gestión de ofertas para alinear los costos del proyecto con los presupuestos estimados

• Sistemas de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los materiales y suministros

Escalabilidad

A medida que las empresas de construcción asumen más proyectos, el software de contabilidad estándar puede obstaculizar su capacidad de crecimiento. El software especializado está diseñado para escalar con las empresas y admite:

• Equipos más grandes

• Proyectos más complejos

• Cobertura geográfica ampliada

Perspectivas específicas del sector

Por último, el software contable especializado suele venir con informes y análisis integrados adaptados al sector de la construcción. Esto puede incluir:

• Informes de trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés) para monitorear los costos continuos del proyecto

• Informes de facturación excesiva o insuficiente para identificar discrepancias de ingresos

• Dashboards sobre el rendimiento del proyecto para evaluar la rentabilidad de un vistazo

Esta información ayuda a los constructores a tomar decisiones más inteligentes y rápidas.

¿Cómo pueden los constructores realizar un seguimiento eficaz de los costos del trabajo mediante el uso de un software contable?

Una de las principales formas en que el software contable marca la diferencia para las empresas de construcción es mediante el seguimiento de los costos del trabajo. Si eres un constructor, aquí te explicamos cómo sacar el máximo provecho de las capacidades de seguimiento de costos de esta tecnología.

Configura tus proyectos correctamente

La forma en que configuras un proyecto en tu software contable marca una gran diferencia en el proceso de cálculo de costos de tu trabajo. Cada proyecto necesita su propio perfil de trabajo, completo con fases o tareas, como "cimientos", "estructuración" o "techado". Luego, debes crear categorías de gastos, principalmente "mano de obra", "materiales", "equipo" y "gastos generales", y asignar presupuestos a cada una de ellas.

Sé específico cuando ingreses los gastos. Si pones todas tus transacciones en una categoría "general" o "varios", por ejemplo, no podrás ver a dónde va tu dinero y dónde podrías estar gastando de más.

Ingresa los costos a medida que ocurren

El seguimiento en tiempo real es el área en la que se destaca el software contable. Todos los gastos, ya sea un lote de madera, la factura de un subcontratista o el combustible de tu equipo, deben registrarse de inmediato. La mayoría del software moderno se integra con aplicaciones para el seguimiento del tiempo, la gestión de gastos y, en algunos casos, las órdenes de compra, de modo que todos los costos se ingresan automáticamente en el sistema a medida que ocurren.

Vincula cada costo con el trabajo correcto

Todos los costos, incluida la mano de obra, los materiales y los gastos generales, deben estar vinculados directamente al trabajo correcto. Tu software debe permitirte etiquetar cada gasto con un trabajo específico, incluida la fase o tarea a la que pertenece. En el caso de los costos compartidos (como los equipos que se usan en varios sitios), necesitarás una forma de asignar esos costos de manera proporcional. Cuando se realiza correctamente, este nivel de seguimiento garantiza que nada caiga en una categoría genérica y de gastos "varios".

Utiliza el seguimiento del tiempo para los costos de mano de obra

La mano de obra es uno de los costos más grandes y, a menudo, más difíciles de rastrear con precisión. Un sistema sólido de seguimiento del tiempo, ya sea incorporado en tu software o integrado a él, facilita en gran medida el seguimiento. La herramienta que utilices debe capturar las horas trabajadas, asociarlas con el trabajo correcto y tener en cuenta matices como las horas extras o las diferentes tasas de pago para tareas específicas. Las facturas de los subcontratistas también deben contabilizarse y vincularse al proyecto en cuestión.

Realiza un seguimiento de los informes de costos de trabajo

A medida que ingresas los gastos, el software contable creará informes de costos de trabajo que te brindarán un total acumulado para cada uno de tus proyectos, incluido cuánto dinero se ha gastado en el presupuesto de cada proyecto y qué se ha facturado al cliente en comparación con lo que se ha ganado. Estos informes no son solo para analizar los costos de forma retroactiva, sino para detectar problemas antes de que se intensifiquen. Si una fase del trabajo ya está por encima del presupuesto, debes saberlo de inmediato para poder tomar las medidas adecuadas.

No dejes que las órdenes de cambio causen problemas

Las órdenes de cambio son comunes en la construcción y son una de las principales razones por las que los proyectos se salen del presupuesto. Tu software contable debe poder actualizar tanto el presupuesto de un trabajo como tus facturas apenas se apruebe un cambio. Si sigues haciendo el seguimiento manual de las órdenes de cambio, es probable que experimentes problemas, incluidas posibles disputas de clientes.

Ten en cuenta la retención y los gastos generales

La retención (es decir, un porcentaje de los pagos que se retienen hasta que se termina el trabajo) y los gastos generales deben rastrearse por separado para no sobreestimar tu efectivo disponible. Si tu software puede asignar gastos de oficina, salarios del personal administrativo u otros costos indirectos a tus trabajos, obtendrás una visión mucho más precisa de la verdadera rentabilidad de cada proyecto.

Usa los informes de trabajos en curso para estar al tanto de los proyectos activos

Los informes de trabajo en curso (WIP) son una herramienta importante para gestionar varios proyectos a la vez. Te muestran el porcentaje de trabajo que se completó en comparación con la cantidad de ingresos que reconociste y si estás facturando de más o de menos por un trabajo. Los informes WIP mantienen tus finanzas sincronizadas con los plazos de tu proyecto y pueden evitar sorpresas.

Integra todas las herramientas que necesitas

El mejor software contable no existe de forma aislada. Debe integrarse con tus herramientas de gestión de proyectos, software de licitación, así como con sistemas de inventario y nómina. Por ejemplo, los presupuestos de tus ofertas deben ir directamente al trabajo designado que has configurado en el software, y los materiales comprados deben actualizar tanto los costos de tu trabajo como tus niveles de inventario. La integración elimina la entrada manual y puede reducir los errores y hacerte ahorrar tiempo.

Configura alertas y notificaciones

Configura alertas automáticas para que tu software te notifique cuando:

• Un trabajo se está acercando a su límite presupuestario

• Los costos de mano de obra aumentan inesperadamente

• Los pagos se retrasan

Estas alertas pueden ayudarte a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.