ธุรกิจก่อสร้างมักจะพบว่าตนเองใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่ไม่เหมาะกับงานที่ซับซ้อน ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ทั่วไปส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้คํานวณต้นทุนงานโดยละเอียด ทําให้ธุรกิจก่อสร้างจัดสรรค่าใช้จ่ายได้ยากหรือตรวจสอบส่วนต่างกําไรของโครงการได้ไม่ถูกต้อง ไม่เพียงเท่านั้นยังมีความจำเป็นที่จะต้องจัดการการเปลี่ยนแปลงคําสั่งซื้ออย่างกะทันหัน ติดตามการชําระเงินประกัน และจัดการวิธีการเรียกเก็บเงินที่ออกแบบเอง เช่น การออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าหรือตามระยะการทำงาน

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีทั่วไปมักจะผสานการทํางานกับสแต็กเทคโนโลยีด้านอื่นๆ ของธุรกิจก่อสร้างได้ไม่ดี ธุรกิจเหล่านี้ต้องพึ่งพาการกําหนดเวลา การจัดการโครงการ และซอฟต์แวร์การประมาณการ ซึ่งไม่ได้ซิงค์กับแพลตฟอร์มการทําบัญชีเสมอไป ส่งผลให้ธุรกิจก่อสร้างต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนและเพิ่มความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการทําบัญชีจำนวนมากยังประสบปัญหาในการจัดการความซับซ้อนของบัญชีเงินเดือนของธุรกิจก่อสร้าง เช่น อัตราค่าแรงที่หลากหลาย การต้องปฏิบัติตามกฎของสหภาพ และกฎหมายค่าจ้างที่มีผลใช้บังคับ

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจก่อสร้างจึงต้องการซอฟต์แวร์ที่ตอบสนองความต้องการที่ไม่เหมือนใครของอุตสาหกรรมของตนได้ มีการนําโซลูชันการทําบัญชีเฉพาะทางมาใช้งานเพิ่มขึ้นในภาคธุรกิจนี้ โดยมีการคาดการณ์ว่ามูลค่าของตลาดซอฟต์แวร์การทําบัญชีสำหรับธุรกิจก่อสร้างทั่วโลกจะมีการอัตราการเติบโตโดยรวมต่อปีอยู่ที่ 6.9% ตั้งแต่ปี 2025 ถึง 2034 ในบทความนี้ เราจะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจก่อสร้าง รวมถึงฟีเจอร์ใดบ้างที่ซอฟต์แวร์นี้ควรมีและวิธีที่ธุรกิจก่อสร้างจะใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าวในการติดตามต้นทุนการทำงาน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ฟีเจอร์ใดบ้างที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจก่อสร้างควรมี
  
• ธุรกิจก่อสร้างจะติดตามต้นทุนงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีได้อย่างไร
  

ฟีเจอร์ใดบ้างที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจก่อสร้างควรมี

ธุรกิจก่อสร้างจะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์การทําบัญชีเฉพาะทาง เนื่องจากความต้องการด้านการเงินและการปฏิบัติงานมีความซับซ้อนกว่าอุตสาหกรรมอื่นๆ หลายอุตสาหกรรม ซอฟต์แวร์การทําบัญชีแบบมาตรฐานมักจะไม่ตอบโจทย์ความท้าทายด้านการก่อสร้างและการทําสัญญา ต่อไปนี้คือสิ่งที่ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสามารถทําได้สําหรับธุรกิจก่อสร้าง

ค่าใช้จ่ายและความสามารถในการสร้างกําไร

ธุรกิจก่อสร้างมักจะต้องจัดการหลายโครงการพร้อมกัน ซึ่งแต่ละโครงการมีงบประมาณ ลําดับเวลา และขอบเขตการทำงานที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

• ติดตามค่าใช้จ่ายเฉพาะงาน เช่น แรงงาน วัสดุ และผู้รับเหมา

• ตรวจสอบผลกําไรของแต่ละโครงการ

• สร้างรายงานเพื่อเปรียบเทียบต้นทุนโดยประมาณกับต้นทุนจริงเพื่อการคาดการณ์ที่ดีกว่า

หากไม่มีฟังก์ชันเหล่านี้ ค่าใช้จ่ายอาจบานปลายหรือคำนวณกําไรผิดได้ง่าย

สัญญาและการเรียกเก็บเงินแบบซับซ้อน

โครงการก่อสร้างมักจะเกี่ยวข้องกับงานต่อไปนี้

• การออกใบแจ้งหนี้แบบก้าวหน้า (เช่น การส่งใบแจ้งหนี้เมื่องานเสร็จตามเป้าหมายแต่ละระยะ)

• การจัดการเงินประกัน (กล่าวคือ กันเงินไว้ส่วนหนึ่งจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์)

• เปลี่ยนคําสั่งซื้อ (เช่น ปรับใบแจ้งหนี้และงบประมาณให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตงานหรือการออกแบบ)

ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะสามารถติดตามตัวแปรเหล่านี้ได้อย่างถูกต้องและผสานการทํางานเข้ากับบันทึกทางการเงิน

นิติบุคคลและตําแหน่งที่ตั้งหลายแห่ง

ธุรกิจก่อสร้างมักจะจัดการนิติบุคคลและทํางานกับไซต์งานหลายแห่ง ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

• ช่วยจัดการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน (เช่น อุปกรณ์ ทีม) ในตําแหน่งที่ตั้งต่างๆ

• รวบรวมข้อมูลทางการเงินของนิติบุคคลต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพทางการเงินได้ชัดเจนขึ้น

• ดูแลการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านภาษีสำหรับตําแหน่งที่ตั้งต่างๆ

บัญชีเงินเดือนสําหรับทีมก่อสร้าง

บัญชีเงินเดือนสําหรับธุรกิจก่อสร้างอาจมีความซับซ้อนเนื่องจากปัจจัยต่อไปนี้

• กฎหมายเกี่ยวกับค่าแรงที่บังคับใช้กับโครงการที่รัฐบาลให้เงินทุน

• สิทธิประโยชน์ ค่าธรรมเนียม และการปฏิบัติตามข้อกําหนดของสหภาพแรงงาน

• อัตราค่าจ้างแตกต่างกันไปตามแต่ละชนิดงาน สถานที่ และชั่วโมงทำงาน

ระบบบัญชีเงินเดือนมาตรฐานไม่จัดการกับความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ แต่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเฉพาะทางสามารถทำได้

อุปกรณ์และทรัพย์สิน

ธุรกิจก่อสร้างต้องใช้อุปกรณ์มากมาย เช่น รถบรรทุก เครน และเครื่องจักรหนักอื่น ๆ ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

• ติดตามค่าเสื่อมราคาและต้นทุนการบํารุงรักษาของสินทรัพย์แต่ละรายการ

• จัดสรรต้นทุนการใช้งานอุปกรณ์ให้กับโครงการที่ถูกต้องเพื่อให้คํานวณต้นทุนงานได้อย่างแม่นยํา

• ช่วยกําหนดเวลาการบํารุงรักษาเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดทํางานของอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

การปฏิบัติตามข้อกําหนด

การก่อสร้างเป็นอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมและข้อกําหนดที่เข้มงวดสําหรับสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

• ภาษีการขาย ภาษีการใช้งาน และภาษีเงินได้

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านการประกันภัยและการค้ำประกัน

• ตรวจสอบความพร้อม

ซอฟต์แวร์เฉพาะทางช่วยติดตามการปฏิบัติตามข้อกําหนดได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือบทลงโทษได้

กระแสเงินสด

การจัดการกระแสเงินสดมีความท้าทายอย่างมากในธุรกิจก่อสร้าง ค่าใช้จ่ายมักจะไวกว่ารายได้จากการซื้อวัสดุล่วงหน้าและการชําระเงินที่ล่าช้าของลูกค้า ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

• แสดงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์โดยการเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายและรายรับกับงานต่างๆ

• ติดตามเงินประกันและตรวจสอบว่ามีการคืนเงินประกันในเวลาที่เหมาะสม

• ช่วยคาดการณ์ความต้องการทางการเงินโดยอิงตามกําหนดการของโครงการ

การเชื่อมต่อการทํางานกับการปฏิบัติงานด้านการก่อสร้าง

การทําบัญชีการก่อสร้างไม่ได้แยกจากการดําเนินงาน ซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะผสานการทำงานกับ

• เครื่องมือจัดการโครงการสําหรับการกําหนดเวลาและการติดตามความคืบหน้า

• ระบบการจัดการการเสนอราคาสำหรับปรับต้นทุนโครงการให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ประมาณไว้

• ระบบการจัดการสินค้าคงคลังเพื่อติดตามวัสดุและอุปกรณ์

ความสามารถในการขยายระบบ

เมื่อธุรกิจก่อสร้างมีงานหลายโครงการมากขึ้น ซอฟต์แวร์การทําบัญชีแบบมาตรฐานจึงอาจขัดขวาการเติบโตของธุรกิจได้ ซอฟต์แวร์เฉพาะทางออกแบบมาเพื่อขยายธุรกิจ โดยรองรับ

• ทีมที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

• โครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น

• ครอบคลุมพื้นที่มากขึ้น

ข้อมูลเชิงลึกเฉพาะอุตสาหกรรม

สุดท้าย ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเฉพาะทางมักมาพร้อมกับการรายงานและการวิเคราะห์ในตัว ซึ่งปรับมาให้เหมาะกับอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งอาจประกอบด้วย

• รายงานงานระหว่างทํา (WIP) เพื่อติดตามตรวจสอบต้นทุนโครงการที่กําลังดําเนินอยู่

• รายงานการเรียกเก็บเงินเกินและต่ำกว่าเพื่อระบุรายรับรายการที่ไม่ตรงกัน

• แดชบอร์ดประสิทธิภาพโครงการเพื่อประเมินความสามารถในการทํากําไรได้อย่างรวดเร็ว

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจก่อสร้างตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วขึ้น

ธุรกิจก่อสร้างจะติดตามต้นทุนงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีได้อย่างไร

หนึ่งในวิธีหลักๆ ที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสร้างความแตกต่างให้กับธุรกิจก่อสร้างก็คือการติดตามต้นทุน-v'งาน หากคุณเป็นธุรกิจก่อสร้าง นี่คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟังก์ชันการติดตามต้นทุนของเทคโนโลยีนี้

ตั้งค่าโครงการของคุณอย่างเหมาะสม

วิธีการตั้งค่าโครงการในซอฟต์แวร์การทําบัญชีสร้างความแตกต่างให้กับกระบวนการคิดต้นทุนงานได้อย่างมาก ทุกโครงการจะต้องมีโปรไฟล์งานของตัวเอง ดําเนินการตามระยะ หรืองาน เช่น "ฐนราก" "วางโครง" หรือ "หลังคา" จากนั้น คุณจะต้องสร้างหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ซึ่งหลักๆ คือ "ค่าแรง" "วัสดุ" "อุปกรณ์" และ "ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน" จากนั้นจึงกําหนดงบประมาณสําหรับแต่ละประเภท

ระบุข้อมูลอย่างเจาะจงเมื่อป้อนค่าใช้จ่าย เพราะหากคุณจัดธุรกรรมทั้งหมดไว้ในหมวดหมู่ "ทั่วไป" หรือ "เบ็ดเตล็ด" คุณจะไม่สามารถดูได้ว่าเงินของคุณไปไหนและมีรายการใดหรือไม่ที่คุณใช้จ่ายมากเกินไป

ป้อนค่าใช้จ่ายเมื่อค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้น

การติดตามแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีทำได้อย่างยอดเยี่ยม ค่าใช้จ่ายทุกรายการ เช่น ไม้แปรรูป ใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมารายย่อย หรือเชื้อเพลิงสําหรับอุปกรณ์ของคุณ จะต้องบันทึกข้อมูลไว้ทันที ซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยที่สุดผสานการทํางานกับแอปต่างๆ เพื่อติดตามเวลา จัดการค่าใช้จ่าย และในบางกรณี อาจรวมไปถึงคำสั่งซื้อ เพื่อให้ต้นทุนทั้งหมดของคุณถูกป้อนลงในระบบโดยอัตโนมัติทันทีที่เกิดขึ้น

ลิงก์ทุกค่าใช้จ่ายกับการทำงานที่ถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายทั้งหมด ซึ่งรวมถึงแรงงาน วัสดุ และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจะต้องผูกกับงานที่ถูกต้องโดยตรง ซอฟต์แวร์ของคุณควรให้คุณสามารถติดแท็กค่าใช้จ่ายแต่ละรายการกับงานเฉพาะ รวมถึงระยะหรืองานที่เกี่ยวข้อง สําหรับค่าใช้จ่ายร่วม (เช่น อุปกรณ์ที่ใช้ในหลายไซต์งาน) คุณจะต้องหาวิธีจัดสรรค่าใช้จ่ายดังกล่าวตามสัดส่วน เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การติดตามระดับนี้จะทําให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีค่าใช้จ่ายรายการไหนตกไปอยู่ในหมวด "เบ็ดเตล็ด" ที่คลุมเครืออีก

ใช้การติดตามเวลาสําหรับค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน

แรงงานเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดและมักจะติดตามอย่างถูกต้องได้ยากที่สุด ระบบติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าติดตั้งอยู่ในซอฟต์แวร์หรือผสานการทํางานเข้ากับซอฟต์แวร์ก็ตาม ช่วยให้ติดตามเวลาการทำงานได้ง่ายขึ้นมาก เครื่องมือใดก็ตามที่คุณใช้ควรบันทึกชั่วโมงทํางาน เชื่อมโยงกับงานที่ถูกต้อง และพิจารณาความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ เช่น การทํางานล่วงเวลาหรืออัตราค่าจ้างที่แตกต่างกันสําหรับงานเฉพาะต่างๆ นอกจากนี้ยังควรรวมใบแจ้งหนี้ของผู้รับเหมาช่วงและเชื่อมโยงกับโครงการที่ผู้รับเหมาช่วงเหล่านี้ทำงานด้วย

ติดตามรายงานต้นทุนงาน

ขณะที่คุณป้อนค่าใช้จ่าย ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะสร้างรายงานต้นทุนงาน ซึ่งจะสรุปยอดรวมของโครงการแต่ละโครงการ รวมถึงจํานวนเงินที่ใช้จ่ายไปแล้วเทียบกับงบประมาณของโครงการแต่ละโครงการ ตลอดจนจํานวนเงินที่เรียกเก็บจากลูกค้าเทียบกับจำนวนเงินที่ได้รับ รายงานเหล่านี้ไม่ได้มีไว้ดูค่าใช้จ่ายย้อนหลังอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สังเกตเห็นปัญหาก่อนจะกลายเป็นปัญหาร้ายแรง เมื่องานส่วนหนึ่งเกินงบ คุณต้องทราบทันทีเพื่อให้สามารถดําเนินการที่เหมาะสมได้

อย่าให้การเปลี่ยนแปลงคําสั่งซื้อทําให้เกิดปัญหา

การเปลี่ยนแปลงคําสั่งซื้อเป็นเรื่องธรรมดาในอุตสาหกรรมก่อสร้างและเป็นเหตุผลหลักที่โครงการเกินงบประมาณ ซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณควรสามารถอัปเดตทั้งงบประมาณของงานและใบแจ้งหนี้ได้ทันทีที่การเปลี่ยนแปลงได้รับอนุมัติ หากคุณยังคงติดตามการเปลี่ยนแปลงคําสั่งซื้อด้วยตนเอง คุณก็มีแนวโน้มที่จะประสบปัญหา รวมถึงอาจจะมีการโต้แย้งการชําระเงินจากลูกค้าตามมา

ปัจจัยเกี่ยวกับเงินประกันและค่าใช้จ่าย

คุณจะต้องติดตามเงินประกัน (เงินส่วนหนึ่งที่กันไว้จนกว่าจะทํางานเสร็จ) และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานแยกกัน เพื่อจะได้ไม่ประเมินยอดเงินสดมากเกินไป หากซอฟต์แวร์ของคุณสามารถจัดสรรค่าใช้จ่ายสํานักงาน เงินเดือนเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร หรือค่าใช้จ่ายทางอ้อมอื่น ๆ ให้กับงานได้ คุณจะดูผลกําไรที่แท้จริงของแต่ละโครงการได้อย่างถูกต้องแม่นยํายิ่งขึ้น

ใช้รายงาน WIP เพื่อติดตามโครงการที่ดำเนินอยู่

รายงานงานที่อยู่ระหว่างดําเนินการ (WIP) เป็นเครื่องมือสําคัญสําหรับการจัดการหลายโครงการในคราวเดียว รายงานนี้จะแสดงว่าคุณทํางานคืบหน้าไปแค่ไหนแล้วเทียบกับรายรับที่รับรู้ และคุณเรียกเก็บเงินเกินหรือเรียกเก็บเงินน้อยเกินไปสําหรับงานนั้นหรือไม่ รายงาน WIP ช่วยให้การเงินของคุณสอดคล้องกับลําดับเวลาของโครงการ และป้องกันเหตุการณ์คาดไม่ถึงต่างๆ

ผสานการทํางานกับเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการ

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่ดีที่สุดจะไม่ทำงานแยกกับระบบอื่นๆ แต่ควรผสานการทํางานกับเครื่องมือการจัดการโครงการซอฟต์แวร์การเสนอราคา รวมถึงระบบสินค้าคงคลังและบัญชีเงินเดือน ตัวอย่างเช่น งบประมาณจากราคาเสนอควรตรงไปยังงานที่กําหนดซึ่งคุณได้ตั้งค่าไว้ในซอฟต์แวร์ และวัสดุที่ซื้อควรอัปเดตทั้งต้นทุนงานและระดับสินค้าคงคลังของคุณ การผสานการทํางานช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง และสามารถลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลาให้คุณได้

ตั้งค่าการเตือนและการแจ้งเตือน

ตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติเพื่อให้ซอฟต์แวร์ของคุณแจ้งให้คุณทราบในกรณีต่อไปนี้

• งานใกล้เกินวงเงินงบประมาณ

• ต้นทุนแรงงานพุ่งขึ้นอย่างไม่คาดคิด

• การชําระเงินล่าช้า

การแจ้งเตือนเหล่านี้จะช่วยให้คุณมองเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นปัญหาร้ายแรง