Bauunternehmen arbeiten oft mit Buchhaltungssoftware, die der Komplexität ihrer Tätigkeiten nicht gerecht wird. Zum Beispiel ermöglichen die meisten generischen Lösungen keine detaillierte Auftragskalkulation, was es für Bauunternehmen schwierig machen kann, Ausgaben zuzuweisen oder die Projektmargen genau zu überwachen. Hinzu kommt die Notwendigkeit, mit abrupten Auftragsänderungen umzugehen, Zurückbehaltungen nachzuverfolgen und benutzerdefinierte Abrechnungsmethoden wie Meilensteine oder Rechnungsstellung nach Fortschritt zu verwalten.

Generische Buchhaltungssoftware lässt sich oft nur unzureichend in den Rest des Tech-Stacks eines Bauunternehmens integrieren. In Bauunternehmen kommt eine Vielzahl von Planungs-, Projektmanagement- und Kalkulationssoftware zum Einsatz, die nicht immer mit Buchhaltungsplattformen synchronisiert werden kann. Dies kann dazu führen, dass Daten doppelt eingegeben werden müssen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht. Viele Buchhaltungsplattformen haben auch Schwierigkeiten, die Komplexität der Gehaltsabrechnung im Baugewerbe zu bewältigen, z. B. in Hinsicht auf unterschiedliche Stundensätze, Gewerkschaftsvorschriften oder geltende Lohngesetze.

Bauunternehmen benötigen Software, die den einzigartigen Anforderungen ihrer Branche gerecht wird. Da spezialisierte Buchhaltungslösungen in diesem Sektor immer populärer werden, wird der Wert des globalen Marktes für Baubuchhaltungssoftware von 2025 bis 2034 voraussichtlich eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 6,9 % verzeichnen. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf Buchhaltungssoftware für Bauunternehmen, einschließlich der Funktionen, die diese Software enthalten sollte, und wie Bauunternehmen sie zur Verfolgung von Auftragskosten verwenden können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Funktionen sollte Buchhaltungssoftware für Bauunternehmen enthalten?
  
• Wie können Bauunternehmen die Auftragskosten mithilfe von Buchhaltungssoftware effektiv verfolgen?
  

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware für Bauunternehmen enthalten?

Bauunternehmen können von spezialisierter Software für ihre Buchhaltung profitieren, da ihre finanziellen und operativen Anforderungen weitaus komplexer sind als in vielen anderen Branchen. Generische Buchhaltungssoftware ist oft nicht in der Lage, die spezifischen Herausforderungen im Bauwesen zu bewältigen. Hier erfahren Sie, was spezialisierte Software für Bauunternehmen leisten kann.

Kosten und Rentabilität

Bauunternehmen arbeiten meist an mehreren Projekten gleichzeitig, jedes mit eigenen Budgets, Zeitplänen und Umfängen. Spezialisierte Software hilft bei der:

• Erfassung und Verfolgung auftragsspezifischer Kosten wie Arbeit, Material und Unterauftragnehmer

• Überwachung der Gewinnspannen für jedes Projekt

• Erstellung von Berichten, um geschätzte und tatsächliche Kosten zu vergleichen und bessere Prognosen zu erstellen

Ohne diese Funktionen kann es leicht passieren, dass die Kosten in die Höhe schnellen oder Gewinne falsch kalkuliert werden.

Komplexe Verträge und Abrechnungen

Bauprojekten arbeiten häufig mit:

• wiederkehrenden Rechnungen (Teilrechnungen bei Erreichen bestimmter Meilensteine)

• Zurückbehaltung (Zurückhalten eines bestimmten Prozentsatzes der Zahlungen bis zum mangelfreien Abschluss eines Projekts)

• Änderungsaufträgen (Anpassung von Rechnungen und Budgets an Änderungen des Umfangs oder der Gestaltung)

Spezialisierte Software kann diese Variablen genau verfolgen und in Finanzunterlagen integrieren.

Mehrere Niederlassungen und Standorte

Bauunternehmen betreiben oft unterschiedliche Geschäftseinheiten und arbeiten auf verschiedenen Baustellen. Spezialisierte Software hilft bei der:

• standortübergreifenden Verwaltung gemeinsam genutzter Ressourcen (z. B. Geräte, Teams)

• Konsolidierung der Finanzdaten mehrerer Geschäftseinheiten, um ein klareres Finanzbild zu erhalten

• Einhaltung standortspezifischer Steuergesetze und -vorschriften

Lohn- und Gehaltsabrechnung für Bauunternehmen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Bauunternehmen kann aus folgenden Gründen kompliziert sein:

• Geltende Lohngesetze für staatlich geförderte Projekte

• Gewerkschaftliche Sozialleistungen, Beiträge und Compliance

• Variable Lohnsätze für unterschiedliche Arbeitseinsätze, Standorte und Arbeitsstunden

Generische Gehaltsabrechnungssysteme können mit diesen Nuancen nicht gut umgehen; dazu braucht es spezialisierte Buchhaltungssoftware.

Maschinen und Vermögenswerte

Bauunternehmen sind in hohem Maße auf Ausrüstung wie Lastwagen, Kräne und andere schwere Maschinen angewiesen. Spezialisierte Software hilft bei der:

• Verfolgung der Abschreibungs- und Wartungskosten

• projektspezifischen Zuordnung der Gerätenutzungskosten für eine genaue Auftragskalkulation

• Planung von Wartungseingriffen, um Ausfallzeiten und unerwartete Ausgaben zu vermeiden

Compliance

Das Baugewerbe ist eine stark regulierte Branche mit strengen Vorschriften bei:

• Verkaufssteuer, Gebrauchssteuer und Einkommenssteuer

• Versicherungen und Kautionen

• Audits und Prüfungen

Spezielle Software hilft bei der Automatisierung der Compliance-Verfolgung, wodurch das Risiko von Fehlern oder Strafen verringert werden kann.

Liquidität

Der Cashflow ist im Baugewerbe bekanntermaßen eine Herausforderung. Die Ausgaben übersteigen oft die Einnahmen, was auf Materialbeschaffungen im Voraus und verspätete Kundenzahlungen zurückzuführen ist. Spezialisierte Software hilft bei der:

• Kontrolle des Cashflows in Echtzeit durch Verknüpfung von Kosten und Einnahmen mit Aufträgen

• Erfassung und korrekten Freigabe von Zurückbehaltungen

• Prognose des Finanzierungsbedarfs auf der Grundlage von Projektzeitplänen

Einbindung in den Baubetrieb

Die Baubuchhaltung ist nicht vom Betrieb isoliert. Spezialisierte Software lässt sich häufig integrieren mit:

• Projektmanagement-Tools für Terminplanung und Fortschrittsverfolgung

• Bid-Management-Systemen zur Abstimmung der Projektkosten mit den geschätzten Budgets

• Bestandsverwaltungssystemen zur Verfolgung von Materialien und Vorräten

Skalierbarkeit

Wenn ein Bauunternehmen mehr und mehr Projekte übernimmt, kann eine generische Buchhaltungslösung die Wachstumsfähigkeit behindern. Spezialisierte Software wurde entwickelt, um mit dem Unternehmen zu wachsen, und unterstützt:

• größere Teams

• komplexere Projekte

• erweiterte geografische Abdeckung

Branchenspezifische Informationen

Schließlich verfügt spezialisierte Buchhaltungssoftware oft über integrierte Berichte und Analysen, die auf die Baubranche zugeschnitten sind. Dies kann Folgendes umfassen:

• Fortschrittsberichte zur Überwachung der laufenden Projektkosten

• Berichte über Über- und Unterabrechnungen zur Identifizierung von Umsatzinkongruenzen

• Projektleistungs-Dashboards zur Bewertung der Rentabilität auf einen Blick

Diese Erkenntnisse helfen Bauunternehmen, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Wie können Bauunternehmen mithilfe einer Buchhaltungssoftware die Auftragskosten effektiv verfolgen?

Eine der wichtigsten Vorzüge einer spezialisierten Buchhaltungssoftware für Bauunternehmen ist die Verfolgung der Auftragskosten. Wenn Sie ein Bauunternehmer sind, erfahren Sie hier, wie Sie das Beste aus den Kostenverfolgungsfunktionen dieser Technologie herausholen können.

Richten Sie Ihre Projekte richtig ein

Die Art und Weise, wie Sie ein Projekt in Ihrer Buchhaltungssoftware einrichten, macht einen großen Unterschied in Ihrem Prozess der Auftragskalkulation. Jedes Projekt benötigt ein eigenes Aufgabenprofil mit Phasen oder Aufgaben, wie z. B. Fundament, Rahmenkonstruktion oder Dacheindeckung. Dann müssen Sie Ausgabenkategorien erstellen – in erster Linie Arbeit, Materialien, Ausrüstung und Gemeinkosten – und jeder von ihnen Budgets zuweisen.

Seien Sie bei der Eingabe von Ausgaben spezifisch. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Transaktionen in die Kategorien „Allgemein“ oder „Sonstiges“ einordnen, können Sie nicht sehen, wohin Ihr Geld fließt und wo Sie möglicherweise zu viel ausgeben.

Erfassen Sie Ihre Kosten sofort

Die Echtzeiterfassung ist der Bereich, in dem sich Buchhaltungssoftware besonders auszeichnet. Jede Ausgabe – egal ob es sich um eine Ladung Holz, die Rechnung eines Auftragnehmers oder den Kraftstoff für Ihre Maschinen handelt – muss sofort protokolliert werden. Die meisten modernen Softwareanwendungen lassen sich in Apps für die Zeiterfassung, das Spesenmanagement und in einigen Fällen auch in Bestellungen integrieren, sodass alle Ihre Kosten automatisch in das System eingegeben werden, sobald sie anfallen.

Verknüpfen Sie die Kosten mit dem Auftrag

Alle Kosten – einschließlich Arbeit, Material und Gemeinkosten – müssen direkt mit dem richtigen Auftrag verknüpft sein. Ihre Software sollte es Ihnen ermöglichen, jede Ausgabe mit einem bestimmten Auftrag zu kennzeichnen, einschließlich der Phase oder Aufgabe, zu der sie gehört. Bei gemeinsamen Kosten (z. B. Maschinen, die an mehreren Standorten verwendet werden) benötigen Sie eine Möglichkeit, diese Kosten proportional zuzuordnen. Wenn es richtig gemacht wird, stellt dieses Maß an Nachverfolgung sicher, dass nichts in den nichtssagenden Topf „Sonstiges“ fällt.

Nutzen Sie die Zeiterfassung zur Berechnung der Arbeitskosten

Der Arbeitsaufwand ist einer der größten und oft am schwierigsten zu verfolgenden Kostenfaktoren. Ein solides Zeiterfassungssystem – unabhängig davon, ob es in Ihre Software integriert oder in diese integriert ist – erleichtert die Nachverfolgung erheblich. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, sollten Sie die geleisteten Arbeitsstunden erfassen, mit dem zugehörigen Projekt verknüpfen und Abweichungen wie Überstunden oder unterschiedliche Lohnsätze für bestimmte Aufgaben berücksichtigen. Die Rechnungen Ihrer Auftragnehmer müssen ebenfalls abgerechnet und mit dem betreffenden Projekt verknüpft werden.

Behalten Sie den Überblick über die Auftragskostenberichte

Wenn Sie die Ausgaben eingeben, erstellt die Buchhaltungssoftware Auftragskostenberichte, die Ihnen eine laufende Summe für jedes Ihrer Projekte anzeigen, einschließlich der Summen, die in das Budget jedes Projekts geflossen sind und dem Kunden in Rechnung gestellt wurden im Vergleich zu dem, was Sie verdient haben. Mit diesen Berichten lassen sich die Kosten nicht nur im Nachhinein betrachten, sondern sie können auch Probleme erkennen, bevor diese eskalieren. Wenn eine Phase des Auftrags bereits das Budget überschreitet, müssen Sie dies sofort wissen, damit Sie geeignete Maßnahmen ergreifen können.

Lassen Sie nicht zu, dass Änderungsaufträge Probleme verursachen

Änderungsaufträge sind im Bauwesen üblich und ein Hauptgrund für Budgetüberschreitungen. Ihre Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, sowohl das Budget eines Auftrags als auch Ihre Rechnungen zu aktualisieren, sobald eine Änderung genehmigt wird. Wenn Sie Änderungsaufträge immer noch manuell verfolgen, werden wahrscheinlich Probleme auftreten, einschließlich potenzieller Kundenanfechtungen.

Berücksichtigen Sie Zurückbehaltungen und Gemeinkosten

Zurückbehaltungen (d. h. ein Prozentsatz der Rechnungsbeträge, der zurückgehalten wird, bis die Arbeiten mangelfrei fertiggestellt wurden) und Gemeinkosten müssen separat verfolgt werden, damit Sie Ihre verfügbaren Mittel nicht zu hoch einschätzen. Wenn Ihre Software Bürokosten, Gehälter von Verwaltungsmitarbeitern oder andere indirekte Kosten Ihren Aufträgen zuordnen kann, erhalten Sie einen viel genaueren Überblick über die tatsächliche Rentabilität jedes Projekts.

Nutzen Sie Arbeitsfortschrittsberichte, um den Überblick über aktive Projekte zu behalten

Arbeitsfortschrittsberichte sind ein wichtiges Instrument, um mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten. Sie zeigen Ihnen, wie viel Arbeit im Vergleich zum realisierten Umsatz fertiggestellt wurde und ob Sie für einen Auftrag zu viel oder zu wenig in Rechnung stellen. Arbeitsfortschrittsberichte halten Ihre Finanzen mit Ihren Projektzeitplänen im Einklang und können Überraschungen vermeiden.

Integrieren Sie alle Ihre Tools

Eine gute Softwarelösung für Ihre Buchhaltung kann nicht alleine existieren. Sie muss immer in Projektmanagement-Tools, Bid-Management-Software sowie Inventar- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert sein. Zum Beispiel sollten Budgets aus Ihren Angeboten direkt in den Auftrag fließen, den Sie in der Software eingerichtet haben, und gekaufte Materialien sollten sowohl Ihre Auftragskosten als auch Ihre Lagerbestände automatisch aktualisieren. Die Integration macht die manuelle Eingabe überflüssig, kann Fehler reduzieren und spart viel Zeit.

Richten Sie Warnungen und Benachrichtigungen ein

Richten Sie automatische Warnungen ein, damit Ihre Software Sie benachrichtigt, wenn:

• ein Auftrag sich dem Budgetlimit nähert

• die Arbeitskosten unerwartet ansteigen

• Zahlungen sich verzögern

Diese Warnungen können Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie größer werden.