Les entreprises de construction se retrouvent souvent à travailler avec des logiciels de comptabilité qui ne sont pas adaptés à la complexité de leur travail. Par exemple, la plupart des logiciels génériques ne permettent pas d’établir les coûts détaillés des travaux, ce qui peut rendre difficile pour les constructeurs d’allouer les dépenses ou de surveiller avec précision les marges du projet. Ce problème est aggravé par la nécessité de gérer les ordres de modification brusques, de suivre les retenues de garantie et de gérer des méthodes de facturation personnalisées telles que la facturation par jalon ou facturation progressive.

Les logiciels de comptabilité génériques s’intègrent souvent mal au reste de la pile technologique d’une entreprise de construction. Ces entreprises s’appuient sur des logiciels de planification, de gestion de projet et d’estimation, qui ne sont pas toujours synchronisés avec les plateformes comptables. Cela peut obliger les constructeurs à effectuer des saisies de données en double et augmenter la probabilité d’erreurs. De nombreuses plateformes comptables ont également du mal à gérer les complexités de la gestion de la paie dans le secteur de la construction, comme les taux de main-d’œuvre variables, le respect des règles syndicales et les lois salariales en vigueur.

Les constructeurs ont besoin d’un logiciel capable de répondre aux exigences uniques de leur secteur. À mesure que l’adoption de solutions comptables spécialisées augmente dans ce secteur, la valeur du marché mondial des logiciels de comptabilité de la construction devrait connaître un taux de croissance annuel composé de 6,9 % de 2025 à 2034. Ci-dessous, nous examinerons de plus près les logiciels de comptabilité pour les entreprises de construction, y compris les fonctionnalités que ceux-ci devraient inclure et comment les constructeurs peuvent les utiliser pour suivre les coûts des travaux.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour les constructeurs?
  
• Comment les constructeurs peuvent-ils suivre efficacement les coûts des travaux à l’aide d’un logiciel de comptabilité?
  

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour les constructeurs?

Les constructeurs peuvent bénéficier d’un logiciel spécialisé de comptabilité parce que leurs besoins financiers et opérationnels sont beaucoup plus complexes que ceux de nombreux autres secteurs. Les logiciels comptables standard ne répondent souvent pas aux défis spécifiques de la construction et de la sous-traitance. Voici ce que les logiciels spécialisés peuvent faire pour les entreprises de construction.

Coûts et rentabilité

Les entreprises de construction gèrent souvent plusieurs projets simultanément, chacun avec des budgets, des délais et des portées uniques. Des logiciels spécialisés permettent de :

• Suivre les coûts spécifiques aux travaux comme la main-d’œuvre, les matériaux et les sous-traitants

• Surveiller les marges bénéficiaires pour chaque projet

• Générer des rapports pour comparer les coûts estimés aux coûts réels pour de meilleures prévisions

Sans ces capacités, il est facile de faire grimper les coûts en flèche ou de mal calculer les bénéfices.

Contrats et facturation complexes

Les projets de construction impliquent souvent :

• Une facturation progressive (c’est-à-dire l’envoi des factures au fur et à mesure que des étapes spécifiques sont franchies)

• Une gestion de la retenue (c.-à-d. retenir un pourcentage des paiements jusqu’à ce qu’un projet soit terminé)

• Des ordres de modification (c.-à-d. ajuster les factures et les budgets pour refléter les changements de portée ou de conception)

Un logiciel spécialisé permet de suivre avec précision ces variables et de les intégrer dans les dossiers financiers.

Entités et emplacements multiples

Les constructeurs dirigent souvent plusieurs entités commerciales et travaillent sur différents chantiers. Logiciels spécialisés :

• Aide à gérer les ressources partagées (p. ex. l’équipement, les équipes) entre les emplacements

• Consolide les données financières entre les entités de l’entreprise pour obtenir une image financière plus claire

• Assure la conformité avec les lois et réglementations fiscales spécifiques à l’emplacement

Gestion de la paie pour les équipes de construction

La gestion de la paie pour les entreprises de construction peut être compliquée en raison des :

• Lois salariales en vigueur pour les projets financés par le gouvernement

• Avantages syndicaux, cotisations et conformité en matière de main-d’œuvre

• Taux de rémunération variables selon les types d’emplois, les emplacements et les heures travaillées

Les systèmes de paie standard ne gèrent pas bien ces nuances, mais les logiciels comptables spécialisés le peuvent.

Équipements et actifs

Les constructeurs dépendent fortement d’équipements comme des camions, des grues et d’autres machines lourdes. Logiciels spécialisés :

• Assure le suivi des coûts d’amortissement et d’entretien de chaque actif

• Répartit les coûts d’utilisation de l’équipement au bon projet pour une évaluation précise des coûts des travaux

• Aide à planifier l’entretien pour éviter les temps d’arrêt et les dépenses imprévues

Conformité

Le secteur de la construction est fortement réglementé et soumis à des exigences strictes en matière de :

• Taxe de vente, taxe d’utilisation et impôt sur le revenu

• Conformité en matière d’assurance et de cautionnement

• Préparation à l’audit

Des logiciels spécialisés permettent d’automatiser le suivi de la conformité, ce qui peut réduire le risque d’erreurs ou de pénalités.

Flux de trésorerie

Les flux de trésorerie sont notoirement difficiles dans le secteur de la construction. Les dépenses dépassent souvent les revenus en raison des achats initiaux de matériel et des retards de paiement des clients. Logiciels spécialisés :

• Fournit des informations sur les flux de trésorerie en temps réel en liant les coûts et les revenus à des tâches spécifiques

• Assure le suivi de la retenue et s’assure qu’elle est libérée au bon moment

• Aide à prévoir les besoins financiers en fonction des échéanciers des projets

Intégration avec les opérations de construction

La comptabilité de la construction n’est pas isolée de ses opérations. Les logiciels spécialisés s’intègrent souvent aux éléments suivants :

• Des outils de gestion de projet pour la planification et le suivi de l’avancement

• Des systèmes de gestion des soumissions pour aligner les coûts du projet sur les budgets estimés

• Des systèmes de gestion des stocks pour suivre les matériaux et les fournitures

Évolutivité

À mesure que les entreprises de construction prennent en charge de plus en plus de projets, les logiciels de comptabilité standard peuvent entraver leur capacité à se développer. Les logiciels spécialisés sont conçus pour évoluer avec les entreprises et prendre en charge :

• Des équipes plus importantes

• Des projets plus complexes

• Une couverture géographique élargie

Informations spécifiques à l’industrie

Enfin, les logiciels comptables spécialisés sont souvent livrés avec des rapports et des analyses intégrés adaptés à l’industrie de la construction. Il peut s’agir de :

• Rapports sur les travaux en cours pour surveiller les coûts du projet

• Rapports sur la surfacturation et la sous-facturation pour identifier les incohérences de revenus

• Tableaux de bord de performance du projet pour évaluer la rentabilité en un coup d’œil

Ces informations aident les constructeurs à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides.

Comment les constructeurs peuvent-ils suivre efficacement les coûts des travaux à l’aide d’un logiciel de comptabilité?

L’un des principaux moyens par lesquels un logiciel de comptabilité fait la différence pour les entreprises de construction est de suivre les coûts des travaux. Si vous êtes un constructeur, voici comment tirer le meilleur parti des capacités de suivi des coûts de cette technologie.

Configurez vos projets de manière optimale

La façon dont vous configurez un projet dans votre logiciel de comptabilité fait une grande différence dans votre processus de calcul des coûts. Chaque projet a besoin de son propre profil d’emploi, avec des phases ou des tâches, telles que « fondation », « charpente » ou « toiture ». Ensuite, vous devez créer des catégories de dépenses (principalement « main-d’œuvre », « matériaux », « équipement » et « frais généraux ») et attribuer des budgets à chacune d’entre elles.

Soyez précis lorsque vous saisissez des dépenses. Par exemple, si vous classez toutes vos transactions dans une catégorie « générale » ou « divers », vous ne pourrez pas voir où va votre argent et où vous pourriez dépenser trop.

Saisir les coûts au fur et à mesure qu’ils se présentent

Le suivi en temps réel est l’un des points forts des logiciels de comptabilité. Chaque dépense, qu’il s’agisse d’un lot de bois, de la facture d’un sous-traitant ou du carburant pour votre équipement, doit être enregistrée immédiatement. La plupart des logiciels modernes s’intègrent à des applications de suivi du temps, de gestion des dépenses et, dans certains cas, de bons de commande, de sorte que tous vos coûts sont automatiquement saisis dans le système au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Associez chaque coût au bon projet

Tous les coûts, y compris la main-d’œuvre, les matériaux et les frais généraux, doivent être directement liés au bon projet. Votre logiciel doit vous permettre d’associer chaque dépense à un projet spécifique, y compris la phase ou la tâche à laquelle elle appartient. Pour les coûts partagés (tels que l’équipement utilisé sur plusieurs sites), vous devrez trouver un moyen de répartir ces coûts proportionnellement. Lorsqu’il est bien fait, ce niveau de suivi garantit que rien ne tombe dans un compartiment générique ou « divers ».

Utiliser le suivi du temps pour les coûts de main-d’œuvre

La main-d’œuvre est l’un des coûts les plus importants et souvent les plus difficiles à suivre avec précision. Un bon système de suivi du temps, qu’il soit intégré à votre logiciel ou qu’il en fasse partie intégrante, facilite grandement le suivi. Quel que soit l’outil utilisé, il doit permettre de saisir les heures travaillées, de les associer au bon projet et de prendre en compte des nuances telles que les heures supplémentaires ou des taux de rémunération différents pour des tâches spécifiques. Les factures des sous-traitants doivent également être comptabilisées et liées au projet sur lequel ils ont travaillé.

Gardez une trace des rapports sur les coûts des travaux

Au fur et à mesure que vous saisissez les dépenses, le logiciel de comptabilité crée des rapports sur les coûts des travaux qui vous donnent un total cumulé pour chacun de vos projets, y compris combien d’argent a été dépensé par rapport au budget de chaque projet et ce qui a été facturé au client par rapport à ce qui a été gagné. Ces rapports ne servent pas seulement à examiner les coûts rétroactivement, mais aussi à repérer les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Si une phase du projet dépasse déjà le budget, vous devez le savoir immédiatement afin de pouvoir prendre les mesures appropriées.

Ne laissez pas les ordres de modification causer des problèmes

Les ordres de modification sont courants dans le secteur de la construction, et c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les projets dépassent leur budget. Votre logiciel comptable doit être en mesure de mettre à jour à la fois le budget d’un projet et vos factures dès qu’un changement est approuvé. Si vous continuez à suivre les ordres de modification manuellement, vous risquez de rencontrer des problèmes, y compris des litiges potentiels avec les clients.

Tenez compte de la retenue de garantie et des frais généraux

La retenue de garantie (c’est-à-dire un pourcentage des paiements qui est retenu jusqu’à ce que le travail soit terminé) et les frais généraux doivent être suivis séparément afin que vous ne surestimiez pas votre trésorerie disponible. Si votre logiciel peut allouer les dépenses de bureau, les salaires du personnel administratif ou d’autres coûts indirects à vos projets, vous obtiendrez une vue beaucoup plus précise de la rentabilité réelle de chaque projet.

Utilisez les rapports de travail en cours pour rester au courant des projets actifs

Les rapports de travail en cours sont un outil important pour gérer plusieurs projets à la fois. Ils vous indiquent la quantité de travail accomplie par rapport au chiffre d’affaires que vous avez comptabilisé et si vous surfacturez ou sous-facturez un projet. Les rapports de travail en cours permettent de synchroniser vos finances avec les délais de votre projet et d’éviter les surprises.

Intégrez tous les outils dont vous avez besoin

Le meilleur logiciel de comptabilité ne fonctionne pas seul. Il doit s’intégrer à vos outils de gestion de projet, à votre logiciel d’appel d’offres, ainsi qu’à vos systèmes d’inventaire et de paie. Par exemple, les budgets de vos offres doivent aller directement dans la tâche désignée que vous avez configurée dans le logiciel, et les matériaux achetés doivent mettre à jour à la fois vos coûts de projets et vos niveaux de stock. L’intégration élimine la saisie manuelle et peut réduire les erreurs et vous faire gagner du temps.

Configurer des alertes et des notifications

Configurez des alertes automatisées pour que votre logiciel vous avertisse lorsque :

• Un projet approche de sa limite budgétaire

• Les coûts de main-d’œuvre augmentent de manière inattendue

• Les paiements sont retardés

Ces alertes peuvent vous aider à détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne se transforment en problèmes majeurs.