A conformidade fiscal no Reino Unido é o processo contínuo de cumprir as obrigações fiscais jurídicas perante o His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), incluindo cadastro e pagamento de imposto corporativo e imposto sobre valor agregado (IVA). Muitas organizações no Reino Unido, incluindo mais de 5 milhões de empresas limitadas, enfrentam o desafio de desenvolver processos confiáveis para cumprir as exigências fiscais e evitar penalidades. A seguir, explicamos como funciona a conformidade fiscal no Reino Unido para empresas e vendedores online, o que é um certificado de conformidade fiscal no Reino Unido e as penalidades por não conformidade.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é conformidade fiscal no Reino Unido?
  
• Quais são os requisitos de conformidade fiscal no Reino Unido para negócios?
  
• O que mais vendedores devem saber sobre a conformidade fiscal no Reino Unido?
  
• O que é um certificado de conformidade fiscal no Reino Unido?
  
• Como obter um certificado de residência no Reino Unido?
  
• Quais são as penalidades por não conformidade com as regras fiscais no Reino Unido?
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

O que é conformidade fiscal no Reino Unido?

A conformidade fiscal no Reino Unido consiste em cumprir as obrigações fiscais jurídicas perante o HMRC. Isso envolve se registrar para os tributos corretos, manter registros precisos, enviar declarações dentro do prazo e pagar o que é devido. Dependendo do negócio, isso pode incluir imposto corporativo, IVA, Pay As You Earn (PAYE), imposto de renda ou outros tributos.

Quais são os requisitos de conformidade fiscal no Reino Unido para negócios?

A conformidade fiscal vai além de uma única declaração anual para muitas empresas no Reino Unido. Trata-se de um ciclo estruturado que envolve cadastro, declaração, pagamento, governança e documentação.

Veja o que as empresas devem fazer:

• Cadastrar-se para imposto corporativo: empresas devem se registrar junto ao HMRC para imposto corporativo logo após iniciar as atividades. O HMRC usa esse cadastro para criar o registro fiscal da empresa e definir as obrigações de reporte.

• Preparar demonstrações financeiras: empresas devem preparar demonstrações anuais de acordo com os padrões contábeis do Reino Unido e enviá-las ao Companies House. O primeiro conjunto de demonstrações (quando cobre um período superior a 12 meses) geralmente vence em até 21 meses após a constituição. Os envios seguintes vencem nove meses após o término de cada exercício para empresas privadas e seis meses após essa data para empresas públicas.

• Enviar a Company Tax Return: empresas devem enviar a Company Tax Return, juntamente com demonstrações financeiras e cálculos fiscais, dentro de 12 meses após o término do período contábil. Essa declaração calcula os lucros tributáveis e o imposto corporativo devido.

• Pagar o imposto corporativo no prazo: o imposto corporativo deve ser pago em um cronograma separado, geralmente nove meses e um dia após o término do período contábil. Empresas maiores, com lucros acima de £1,5 milhão, normalmente precisam pagar trimestralmente, e não anualmente.

• Manter registros financeiros detalhados: empresas devem manter registros precisos de receitas, despesas, ativos, passivos, folha de pagamento e transações de IVA. Esses registros devem sustentar os valores informados na declaração e estar disponíveis para inspeção caso o HMRC realize uma verificação. Os registros devem ser mantidos por pelo menos seis anos, e em alguns casos por mais tempo.

• Garantir conformidade da folha de pagamento junto ao imposto corporativo: empresas com funcionários devem se registrar no PAYE, reter imposto de renda e contribuições de National Insurance, enviar relatórios de Real Time Information ao HMRC e pagar os valores devidos dentro do prazo. A conformidade da folha ocorre em paralelo às obrigações de imposto corporativo.

• Cumprir regras de preços de transferência e partes relacionadas: grupos com transações internacionais ou entre partes relacionadas devem garantir que os preços sigam o princípio arm’s length e manter documentação que comprove isso. O HMRC pode contestar estruturas que transfiram lucros de forma inadequada.

• Atender aos requisitos de transparência para grandes empresas: empresas com faturamento acima de £200 milhões ou balanço superior a £2 bilhões devem publicar uma estratégia fiscal anual, detalhando a legislação aplicável, além da abordagem para planejamento tributário, gestão de riscos e outros aspectos.

• Gerenciar solicitações e divulgações adicionais: empresas que solicitam benefícios fiscais, como créditos de imposto P&D (R&D), devem fornecer informações de suporte e manter evidências que comprovem a elegibilidade.

O que mais vendedores devem saber sobre a conformidade fiscal no Reino Unido?

A conformidade fiscal no Reino Unido varia de acordo com a forma como a empresa opera. Mas todas as empresas devem estar registradas, enviar declarações, pagar impostos e manter registros.

Vendedores também devem fazer o seguinte.

Cadastrar para IVA

Empresas devem se cadastrar para IVA quando o faturamento tributável ultrapassa £90.000 em um período móvel de 12 meses. O cadastro voluntário abaixo desse limite é comum quando a recuperação de IVA sobre insumos é relevante.

Cumprir o Making Tax Digital (MTD)

Empresas registradas para IVA devem manter registros digitais de IVA e enviar declarações por meio de software compatível. Os requisitos do MTD estão sendo ampliados ao longo do tempo, o que significa que planilhas manuais e sistemas desconectados criam risco de não conformidade.

Gerenciar o IVA em vendas online domésticas

Empresas que vendem para clientes no Reino Unido devem aplicar a alíquota correta de IVA sobre bens e serviços e declarar esse IVA nas suas declarações. As regras são, em geral, as mesmas, independentemente de o checkout ocorrer presencialmente ou via e-commerce.

Tratar o IVA em bens importados de baixo e alto valor

Quando bens com valor de £135 ou menos (para o envio total, não por item) são importados para o Reino Unido e vendidos diretamente a clientes (não por meio de marketplaces), o IVA geralmente é devido no ponto de venda, e não na fronteira. Marketplaces que facilitam essas vendas a partir do exterior são responsáveis pelo IVA de importação, bem como por quaisquer tarifas aduaneiras no momento da importação. Para bens acima de £135, aplicam-se as regras personalizadas de IVA e alfândega na importação para a Grã-Bretanha (ou para a Irlanda do Norte, quando provenientes de fora do Reino Unido e da UE).

Aplicar regras de cobrança reversa para serviços internacionais

Quando empresas do Reino Unido adquirem serviços de fornecedores fora do país, pode ser necessário contabilizar o IVA por meio do mecanismo de cobrança reversa. Isso é comum em modelos digitais e de plataforma e exige atenção no reporte das declarações de IVA.

Manter registros adequados para revisão do HMRC

Empresas devem manter registros detalhados de transações por pelo menos seis anos. Isso inclui faturas, cálculos de IVA e dados de folha de pagamento. O HMRC pode iniciar verificações de conformidade e solicitar documentação comprobatória a qualquer momento dentro dos prazos legais.

O que é um certificado de conformidade fiscal no Reino Unido?

Um certificado de conformidade fiscal no Reino Unido não é um único documento formal. O HMRC emite diferentes confirmações de que uma empresa ou uma pessoa física está em dia com suas obrigações fiscais no Reino Unido. O HMRC também emite certificados de residência, que ajudam a evitar a dupla tributação sobre renda estrangeira.

Como obter um certificado de residência no Reino Unido?

Para obter um certificado de residência no Reino Unido, é necessário solicitar ao HMRC. Veja os requisitos básicos para fins de conformidade fiscal:

• Uma declaração explicando por que você precisa do certificado de residência

• O acordo de dupla tributação sob o qual deseja fazer a solicitação

• O tipo de renda para o qual deseja fazer a solicitação e o artigo de renda correspondente

• o período para o qual o certificado é necessário, caso não comece na data de emissão

Quais são as penalidades por não conformidade com as regras fiscais no Reino Unido?

O modelo de conformidade do HMRC é estruturado e orientado por dados. Há consequências para atrasos ou declarações imprecisas.

Veja o que pode acontecer:

• Penalidades por atraso na declaração do imposto corporativo: se uma Company Tax Return for enviada com um dia de atraso, o HMRC aplica uma penalidade fixa de £200. A continuidade do atraso leva ao aumento das penalidades. Após seis meses, cobranças adicionais são calculadas como percentual do imposto não pago.

• Pontos de penalidade e multas para IVA: no sistema do HMRC, declarações de IVA em atraso acumulam pontos de penalidade. Quando a empresa ultrapassa um determinado limite, uma penalidade financeira fixa é aplicada. Novos atrasos podem gerar cobranças adicionais até que a conformidade seja restabelecida.

• Penalidades por inexatidão: se uma declaração contiver erros que resultem em imposto pago a menor, o HMRC pode aplicar uma penalidade com base no comportamento envolvido — seja erro por descuido ou subdeclaração deliberada. Se a divulgação ocorrer após uma investigação do HMRC, e não de forma voluntária, a penalidade aumenta.

• Verificações de conformidade e investigações ampliadas: não conformidade persistente ou discrepâncias relevantes podem levar à abertura de investigações formais pelo HMRC. Isso pode incluir solicitações detalhadas de documentos, entrevistas e análises que abrangem vários anos.

• Impacto na reputação e nos negócios: em determinados casos, o HMRC pode divulgar informações sobre contribuintes que cometeram infrações fiscais deliberadas. A não conformidade pode afetar a elegibilidade para contratos públicos e comprometer a confiança de credores, investidores e contrapartes.

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