La conformità fiscale nel Regno Unito è il processo continuo attraverso cui si rispettano gli obblighi fiscali previsti dalla legge nei confronti dell'His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), inclusi la registrazione e il pagamento dell'imposta sulle società e dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). Molte organizzazioni nel Regno Unito, incluse oltre 5 milioni di società a responsabilità limitata, devono affrontare la sfida di sviluppare processi affidabili per rispettare i requisiti fiscali ed evitare sanzioni. Di seguito analizzeremo il funzionamento della conformità fiscale nel Regno Unito per aziende e venditori online, che cos'è un certificato di conformità fiscale nel Regno Unito e quali sono le sanzioni previste in caso di mancata conformità.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la conformità fiscale nel Regno Unito
  
• Requisiti di conformità fiscale nel Regno Unito per le attività
  
• Informazioni aggiuntive per i venditori sulla conformità fiscale nel Regno Unito
  
• Spiegazione del certificato di conformità fiscale nel Regno Unito
  
• Come ottenere un certificato di residenza nel Regno Unito
  
• Sanzioni per il mancato adempimento delle norme fiscali del Regno Unito
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Che cos'è la conformità fiscale nel Regno Unito

La conformità fiscale nel Regno Unito consiste nel rispettare i propri obblighi fiscali nei confronti dell'HMRC. Comprende la registrazione ai fini fiscali corretti, la conservazione di registrazioni accurate, la presentazione puntuale delle dichiarazioni e il pagamento degli importi dovuti. A seconda dell'attività svolta, ciò può includere imposta sulle società, IVA, Pay As You Earn (PAYE), imposta sul reddito o altre imposte.

Requisiti di conformità fiscale nel Regno Unito per le attività

Per molte aziende del Regno Unito, la conformità fiscale va oltre una singola dichiarazione annuale. Si tratta di un processo strutturato che comprende registrazione, reportistica, pagamenti, governance e documentazione.

Ecco che cosa devono fare le attività:

• Registrarsi ai fini dell'imposta sulle società: le aziende devono registrarsi presso l'HMRC poco dopo l'inizio dell'attività. L'HMRC utilizza questa registrazione per creare la posizione fiscale dell'azienda e definire gli obblighi di reportistica.

• *Preparare il bilancio annuale: *le attività devono preparare il bilancio annuale secondo i principi contabili del Regno Unito e depositarlo presso Companies House. Il primo bilancio (se copre un periodo superiore a 12 mesi) deve generalmente essere depositato entro 21 mesi dalla costituzione della società. I depositi successivi devono essere effettuati entro nove mesi dalla fine di ciascun esercizio finanziario per le società private ed entro sei mesi per le società quotate.

• Presentare la dichiarazione dei redditi societaria: le aziende devono presentare una dichiarazione dei redditi societaria, insieme ai conti e ai calcoli fiscali, entro 12 mesi dalla fine del periodo contabile. Questa dichiarazione determina gli utili imponibili e l'importo dell'imposta sulle società dovuta.

• Pagare puntualmente l'imposta sulle società: l'imposta sulle società deve essere versata generalmente entro nove mesi e un giorno dalla fine del periodo contabile. Le grandi aziende con utili superiori a 1,5 milioni di sterline sono generalmente tenute a effettuare pagamenti trimestrali anziché annuali.

• Mantenere registrazioni finanziarie dettagliate: le attività devono conservare registrazioni accurate relative a utili, spese, attività, passività, buste paga e transazioni IVA. Queste registrazioni devono supportare i dati riportati nella dichiarazione fiscale ed essere disponibili in caso di controlli di conformità da parte dell'HMRC. La documentazione deve essere conservata per almeno sei anni, e in alcuni casi anche più a lungo.

• Garantire la conformità delle buste paga insieme agli obblighi relativi all'imposta sulle società: le aziende con dipendenti devono registrarsi al PAYE, trattenere imposta sul reddito e contributi previdenziali, inviare all'HMRC i report Real Time Information e versare gli importi dovuti entro le scadenze previste. Gli obblighi relativi alle buste paga si affiancano a quelli dell'imposta sulle società.

• Rispettare le regole sui prezzi di trasferimento e sulle operazioni tra parti correlate: i gruppi con transazioni transfrontaliere o tra parti correlate devono garantire che i prezzi rispettino il principio di libera concorrenza e conservare documentazione a supporto di tale impostazione. L'HMRC può contestare strutture che trasferiscono utili in modo improprio.

• Rispettare gli obblighi di trasparenza per le grandi aziende: le società con un fatturato superiore a 200 milioni di sterline oppure con un bilancio superiore a 2 miliardi di sterline devono pubblicare una strategia fiscale annuale che descriva la normativa di riferimento rispettata, nonché il proprio approccio alla pianificazione fiscale, alla gestione del rischio e ad altri aspetti rilevanti.

• Gestire richieste e informative aggiuntive: le attività che richiedono agevolazioni, come i crediti d'imposta per ricerca e sviluppo, devono fornire informazioni di supporto e conservare prove che dimostrino l'idoneità ai benefici richiesti.

Informazioni aggiuntive per i venditori sulla conformità fiscale nel Regno Unito

La conformità fiscale nel Regno Unito varia in base alle modalità operative della tua attività. Ciononostante, tutte le attività devono essere registrate, presentare dichiarazioni, pagare le imposte e tenere i registri.

Ecco altre azioni di competenza dei venditori

Effettuare la registrazione ai fini IVA

Le attività devono registrarsi ai fini IVA quando il fatturato imponibile supera 90.000 £ in un periodo mobile di 12 mesi. La registrazione volontaria al di sotto di tale soglia è comune quando il recupero dell'IVA sugli acquisti è importante.

Mantenere la conformità al Making Tax Digital (MTD)

Le attività registrate ai fini IVA devono conservare registrazioni IVA digitali e presentare le dichiarazioni tramite software compatibili. I requisiti MTD vengono ampliati progressivamente nel tempo, il che significa che fogli di calcolo manuali e sistemi non integrati possono creare rischi di conformità.

Gestire l'IVA per le vendite online nazionali

I venditori online che addebitano importi ai clienti nel Regno Unito devono applicare l'aliquota IVA corretta a beni e servizi e includere tale IVA nelle proprie dichiarazioni. Le regole sono generalmente le stesse sia che la vendita avvenga di persona sia tramite una procedura di pagamento di e-commerce.

Contabilizzare l'IVA su beni importati di importo modesto ed elevato

Quando merci di valore pari o inferiore a 135 £ (per l'intera spedizione, non per i singoli articoli) vengono importate nel Regno Unito e vendute direttamente ai clienti (non tramite marketplace), l'IVA è generalmente dovuta al momento della vendita piuttosto che alla frontiera. I marketplace che facilitano tali vendite dall'estero sono responsabili dell'IVA all'importazione e dei dazi doganali quando le merci vengono importate per la prima volta nel Regno Unito. Per le merci di valore superiore a 135 £, si applicano le normali norme IVA e doganali all'importazione delle merci in Gran Bretagna da Paesi al di fuori del Regno Unito (o in Irlanda del Nord da Paesi al di fuori del Regno Unito e dell'UE).

Applicare le regole dell'inversione contabile per i servizi esteri

Quando le attività del Regno Unito acquistano servizi da fornitori non britannici, potrebbe essere necessario contabilizzare l'IVA tramite il meccanismo di inversione contabile. Si tratta di una pratica comune nei modelli digitali e basati su piattaforme, che richiede un'accurata rendicontazione ai fini IVA.

Conservare registrazioni adeguate per le verifiche dell'HMRC

Le attività sono tenute a conservare la documentazione dettagliata relativa alle transazioni per almeno sei anni. Tale documentazione comprende fatture di vendita, calcoli dell'IVA e dati relativi alle buste paga. L'HMRC può avviare verifiche di conformità e richiedere la documentazione di supporto in qualsiasi momento, nei limiti previsti dalla legge.

Spiegazione del certificato di conformità fiscale nel Regno Unito

Nel Regno Unito non esiste un unico certificato formale di conformità fiscale. L'HMRC rilascia diverse attestazioni che confermano che un'attività o una persona fisica è in regola con i propri obblighi fiscali nel Regno Unito. L'HMRC rilascia inoltre certificati di residenza, utili per evitare la doppia tassazione sui redditi esteri.

Come ottenere un certificato di residenza nel Regno Unito

Per ottenere un certificato di residenza nel Regno Unito, devi presentare una richiesta all'HMRC. Ecco i requisiti di base per ottenerlo ai fini della conformità fiscale:

• dichiarazione del motivo per cui ti serve il certificato di residenza;

• convenzione contro la doppia tassazione in base alla quale desideri presentare una richiesta;

• tipo di reddito per cui desideri presentare una richiesta e il relativo articolo sul reddito;

• periodo per cui ti serve il certificato, se non decorre dalla data di rilascio.

Sanzioni per il mancato adempimento delle norme fiscali del Regno Unito

Il quadro normativo dell'HMRC è strutturato e basato sui dati. Il mancato rispetto delle scadenze o la presentazione di dichiarazioni inesatte comportano conseguenze.

Ecco che cosa può accadere:

• Sanzioni per il ritardo nella presentazione della dichiarazione dei redditi delle aziende: se la dichiarazione dei redditi dell'azienda viene presentata con un giorno di ritardo, l'HMRC applica una sanzione fissa di 200 sterline. Un ulteriore ritardo comporta sanzioni crescenti. Dopo sei mesi, gli oneri aggiuntivi vengono calcolati in percentuale sull'imposta non pagata.

• Sistema a punti e sanzioni economiche per l'IVA: secondo il sistema dell'HMRC, i ritardi nella presentazione delle dichiarazioni IVA comportano l'accumulo di punti di penalità. Una volta superata una determinata soglia, viene applicata una sanzione economica fissa. Ulteriori ritardi possono generare addebiti aggiuntivi fino al ripristino della conformità fiscale.

• Sanzioni per inesattezze: se una dichiarazione contiene errori che comportano un'imposta versata inferiore al dovuto, l'HMRC può applicare una sanzione in base al comportamento che ha causato l'errore, ad esempio una negligenza o una sottostima intenzionale. Se la comunicazione avviene a seguito di un controllo dell'HMRC anziché spontaneamente, la sanzione aumenta..

• Controlli e verifiche di conformità approfonditi: la mancata conformità persistente o discrepanze significative possono portare all'avvio di controlli formali da parte dell'HMRC. Questi controlli possono includere richieste dettagliate di documentazione, colloqui e verifiche relative a più anni fiscali.

• Impatto reputazionale e commerciale: in determinati casi, l'HMRC può pubblicare informazioni sui soggetti che hanno intenzionalmente omesso il pagamento delle imposte. La mancata conformità può compromettere l'idoneità agli appalti pubblici e ridurre la fiducia di finanziatori, investitori e controparti commerciali.

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