ผู้ใหญ่ชาวอังกฤษเกือบ 9 ใน 10 คนมีการหักบัญชีอัตโนมัติอย่างน้อยหนึ่งรายการ และการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้การชำระเงินง่ายขึ้นสำหรับทั้งคุณและลูกค้าของคุณ การหักบัญชีอัตโนมัติจะช่วยให้คุณเรียกเก็บการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจากบัญชีธนาคารของลูกค้าได้โดยอัตโนมัติตามเวลาที่กําหนด โดยไม่ต้องกังวลกับการติดตามผลด้วยตนเองหรือการชําระเงินที่ล่าช้า หากคุณจัดการการสมัครสมาชิก การชําระเงินตามรอบบิล หรือใบแจ้งหนี้ทั่วไป การหักบัญชีอัตโนมัติจะทําให้ธุรกิของคุณมีกระแสเงินสดที่น่าเชื่อถือและคาดเดาได้ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่ต้องใช้ในการติดตามและประมวลผลการชำระเงินรายบุคคล

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับลูกค้า ตั้งแต่การเปิดใช้งานการหักบัญชีอัตโนมัติในบัญชีของคุณ ไปจนถึงการสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการจัดการการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ขั้นตอนการตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรมีอะไรบ้าง
  
• ข้อกําหนดสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติมีอะไรบ้าง
  
• คุณต้องการข้อมูลอะไรจากลูกค้า
  
• คุณสามารถตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติให้เป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างไร
  

ขั้นตอนการตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรมีอะไรบ้าง

ไม่ว่าคุณจะใช้ผู้ให้บริการอย่าง Stripe หรือจัดการกระบวนการด้วยตัวเอง การตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรก็เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสําหรับการตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติ

เลือกวิธีที่คุณจะจัดการการหักบัญชีอัตโนมัติ

ก่อนอื่น ให้ตัดสินใจว่าคุณจะจัดการการหักบัญชีอัตโนมัติภายในองค์กรหรือใช้ผู้ให้บริการบุคคลที่สาม การใช้ผู้ให้บริการถือเป็นเส้นทางที่ง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ผู้ให้บริการจัดการงานที่ต้องใช้เวลา เช่น การปฏิบัติตาม การดำเนินการชำระเงิน และการส่งคำขอไปยังระบบหักบัญชี Bacs Stripe ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มการหักบัญชีอัตโนมัติพร้อมกับวิธีการชำระเงินอื่นๆ ซึ่งคุณสามารถผสานการทำงานเข้ากับเว็บไซต์หรือแอปของคุณได้อย่างง่ายดาย แต่บริษัทขนาดใหญ่อาจพิจารณาการเป็นองค์กรที่ได้รับการอนุมัติจาก Bacs เพื่อจัดการกระบวนการโดยตรง ซึ่งต้องสมัครผ่านธนาคารของคุณ ลงทุนในซอฟต์แวร์ และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วยตนเอง

รับหมายเลขผู้ใช้บริการ (SUN)

หมายเลขผู้ใช้บริการ (SUN) จะบ่งชี้ถึงงธุรกิจของคุณภายในระบบการหักบัญชีอัตโนมัติ หากคุณกําลังทํางานร่วมกับผู้ให้บริการอย่าง Stripe การส่งการหักบัญชีอัตโนมัติจะใช้ SUN ของผู้ให้บริการรายดังกล่าว คุณจึงข้ามขั้นตอนนี้ได้ หากคุณจะไม่ใช้บริการผู้ให้บริการ คุณจะต้องสมัคร SUN ผ่านธนาคารของคุณ เตรียมพร้อมเพื่อแสดงว่าธุรกิจของคุณมีเสถียรภาพทางการเงินและมีกระบวนการที่มั่นคงสําหรับการจัดการการชําระเงิน

ตั้งค่าขั้นตอนการมอบอํานาจ

หนังสือมอบอํานาจหรือที่เรียกว่าคําสั่งการหักบัญชีอัตโนมัติ (DDI) คือข้อตกลงที่ลูกค้าจะลงนามเพื่อให้คุณสามารถรับชําระเงินจากบัญชีของลูกค้าได้ แพลตฟอร์มเช่น Stripe ช่วยให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น ด้วยการจัดทำแบบฟอร์มดิจิทัลที่สอดคล้องกับกฎที่จำเป็น ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มเหล่านี้ทางออนไลน์ และระบบจะจัดเก็บหนังสือมอบอํานาจไว้ในระบบอย่างปลอดภัย หากต้องจัดการกระบวนการด้วยตัวเอง คุณจะต้องสร้างแบบฟอร์มการมอบอํานาจที่เป็นไปตามข้อกําหนดซึ่งจะเป็นแบบดิจิทัลหรือแบบกระดาษก็ได้ (โปรดทราบว่าการมอบอํานาจทางออนไลน์นั้นรวดเร็วกว่า ติดตามได้ง่ายขึ้น และสะดวกกว่าสําหรับลูกค้า) หนังสือมอบอํานาจจะต้องมีคําชี้แจงที่อธิบายสิทธิ์ของลูกค้าภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

รวบรวมข้อมูลลูกค้า

เมื่อคุณเตรียมคำสั่งพร้อมแล้ว เริ่มรวบรวมรายละเอียดของลูกค้าของคุณ ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและข้อมูลติดต่อ

• หมายเลขบัญชีธนาคารและ Sort Code

• การยืนยันกําหนดเวลาการชําระเงินและจํานวนเงิน (ซึ่งอาจแตกต่างกันไป)

แจ้งให้ลูกค้าทราบก่อนเริ่มชำระเงิน

ธุรกิจจะต้องแจ้งลูกค้าก่อนรับชําระเงินรายการแรก ซึ่งเรียกว่าการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าและควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• จํานวนและวันที่ของการชําระเงินครั้งแรก

• รายละเอียดใดๆ เกี่ยวกับการชําระเงินในอนาคต

• ช่องทางติดต่อหากมีข้อสงสัย

Stripe และแพลตฟอร์มอื่นๆ มักจะจัดการปัญหานี้โดยอัตโนมัติ แต่หากคุณจัดการเรื่องต่างๆ ด้วยตนเอง คุณต้องรับผิดชอบที่จะส่งการแจ้งนี้ก่อนการชําระเงินครั้งแรก

เริ่มเรียกเก็บเงิน

เมื่อตั้งค่าคำสั่งและแจ้งให้ลูกค้าทราบแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มรับการชำระเงินได้ หากใช้ Stripe คุณจะจัดการการชําระเงินผ่านแดชบอร์ด สําหรับผู้ที่จัดการการหักบัญชีอัตโนมัติ คุณจะต้องส่งคําขอให้ชําระเงินไปที่ Bacs (ปกติแล้วต้องส่ง 3 วันก่อนถึงวันที่เรียกเก็บเงิน)

ตรวจสอบการชําระเงินและจัดการปัญหาต่างๆ

การชําระเงินบางรายการอาจไม่สําเร็จ ลูกค้าอาจมีเงินทุนไม่เพียงพอ หรือลูกค้าอาจยกเลิกหนังสือมอบอํานาจของตัวเองผ่านธนาคาร ตั้งค่ากระบวนการเพื่อลองเรียกเก็บเงินที่ดําเนินการไม่สําเร็จอีกครั้ง (Stripe จะดําเนินการขั้นตอนนี้โดยอัตโนมัติ) และแจ้งลูกค้าให้ทราบเกี่ยวกับปัญหาการชําระเงิน เครื่องมือการรายงานของ Stripe ช่วยให้คุณตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นกับธุรกรรมได้อย่างง่ายดาย คุณจึงแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ปฏิบัติตามข้อกําหนดอยู่เสมอ

ไม่ว่าคุณจะใช้ผู้ให้บริการหรือจัดการการหักบัญชีอัตโนมัติโดยตรง คุณมีหน้าที่ปฏิบัติตามกฎของการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งหมายถึงการดำเนินการดังนี้

• ส่งการแจ้งเตือนสำหรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในจำนวนเงินหรือตารางการชำระเงิน

• ตอบสนองต่อคำขอคืนเงินอย่างรวดเร็ว

• การอนุญาตให้ลูกค้ายกเลิกการหักบัญชีอัตโนมัติได้ทุกเมื่อ

Stripe และผู้ให้บริการรายอื่นจะทำให้การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ง่ายขึ้น โดยจัดการเรื่องเหล่านี้แทนคุณ แต่คุณต้องคอยติดตามข้อมูลและตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามความรับผิดชอบ

ตรวจสอบและปรับปรุง

เมื่อระบบหักบัญชีอัตโนมัติของคุณพร้อมใช้งานจริงแล้ว ให้ประเมินว่าระบบทํางานอย่างไร ลูกค้าค้นหาวิธีตั้งค่าการชําระเงินได้ง่ายหรือไม่ การชําระเงินที่ไม่สําเร็จได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วหรือไม่ แพลตฟอร์มอย่าง Stripe มีเครื่องมือการวิเคราะห์ที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการชําระเงินและช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น

ข้อกําหนดสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติมีอะไรบ้าง

การตั้งค่าและการจัดการหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรมาพร้อมกับกฎที่ปกป้องทั้งคุณและลูกค้าของคุณ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรรู้

การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

นี่คือความปลอดภัยสุทธิสําหรับลูกค้าของคุณ ซึ่งทำให้พวกเขามีสิทธิ์ที่จะดำเนินการดังนี้

• รับเงินคืนเต็มจํานวนหากมีการชําระเงินผิดพลาด

• รับการแจ้งเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงยอดเงิน วันที่ชําระเงิน หรือความถี่

• ยกเลิกการหักบัญชีอัตโนมัติได้ทุกเมื่อผ่านธนาคารหรือโดยการติดต่อคุณ

ธุรกิจต้องปฏิบัติตามการรับประกันนี้ คุณต้องระบุข้อมูลนี้ไว้ทุกจุดที่คุณขอให้ลูกค้าลงทะเบียน เช่น ในแบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจ วัตถุประสงค์คือทําให้ลูกค้ามั่นใจว่าเงินของพวกเขาปลอดภัยแม้ว่าจะเกิดข้อผิดพลาดก็ตาม

หนังสือมอบอำนาจการหักบัญชีอัตโนมัติ

หนังสือมอบอํานาจคือการอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกค้าให้คุณเรียกเก็บเงินจากบัญชีของพวกเขา โดยต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• แสดงชื่อธุรกิจของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าใครรับการชําระเงิน

• แจ้งข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

• มีการลงนามโดยลูกค้าทางดิจิทัลหรือลงนามในฉบับกระดาษ

หากไม่มีหนังสือมอบอํานาจที่ถูกต้อง คุณจะไม่มีฐานทางกฎหมายในการรับการชำระเงิน หากคุณใช้ผู้ให้บริการเช่น Stripe พวกเขาจะจัดการกระบวนการส่วนใหญ่ให้คุณ

การแจ้งล่วงหน้า

คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าก่อนจึงจะชําระเงินครั้งแรกหรือทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้ เช่น เพิ่มจํานวนเงินหรือเปลี่ยนแปลงวันที่ชําระเงิน ประกาศฉบับนี้จําเป็นต้องมีความชัดเจนและประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อธุรกิจของคุณ

• คุณหักเงินจำนวนเท่าใด

• การชําระเงินจะออกมาเมื่อใด

หมายเลขผู้ใช้บริการ (SUN)

ธุรกิจของคุณต้องมีตัวระบุเฉพาะที่เรียกว่า SUN เพื่อเก็บเงินจากการหักบัญชีอัตโนมัติ หากคุณร่วมงานกับผู้ให้บริการเช่น Stripe คุณจะใช้ SUN ของผู้ให้บริการ คุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ แต่หากคุณจัดการกระบวนการด้วยตัวเอง คุณจะต้องสมัครขอ SUN ผ่านธนาคาร หากต้องการขอรับ SUN คุณจะต้องพิสูจน์ว่าธุรกิจของคุณมีสถานะทางการเงินที่เสถียรและมีกระบวนการที่เหมาะสมในการจัดการการชำระเงินอย่างมีความรับผิดชอบ

การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

การหักบัญชีอัตโนมัติจะดําเนินการผ่าน Bacs ซึ่งเป็นระบบหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักร หากคุณจัดการการหักบัญชีอัตโนมัติด้วยตนเอง คุณจะต้องดําเนินการต่อไปนี้

• ส่งคําขอให้ชําระเงินอย่างถูกต้องและตรงเวลา

• รักษาความปลอดภัยรายละเอียดธนาคารของลูกค้า

• ปฏิบัติตามกฎที่เข้มงวดเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บและใช้งานข้อมูล

หากใช้ผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการจะดูแลด้านเทคนิคแต่คุณยังคงต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าข้อมูลลูกค้าจะได้รับการจัดการอย่างปลอดภัย นั่นหมายถึงการเข้ารหัสข้อมูล การจํากัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และการปฏิบัติตามกฎของ GDPR

คุณต้องการข้อมูลอะไรจากลูกค้า

หากต้องการตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติ คุณต้องใช้ข้อมูลบางรายการจากลูกค้าเพื่อให้มั่นใจว่าจะเรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้องและเป็นไปตามข้อกําหนดของ Bacs ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องใช้ในการมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ

• ชื่อ-นามสกุลของเจ้าของบัญชีตามที่ปรากฏบนบัญชีธนาคาร

• ข้อมูลติดต่อ เช่น ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์

• หมายเลขบัญชีธนาคารและ Sort Code ของลูกค้า

คุณจะต้องระบุข้อมูลลูกค้ารายนี้ในหนังสือมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ ลูกค้าจะต้องยืนยันโดยการลงนามในเอกสารไม่ว่าจะทางอิเล็กทรอนิกส์หรือฉบับกระดาษ

หากคุณต้องจัดการลูกค้าหลายราย การกำหนดหมายเลขอ้างอิงเฉพาะให้กับการหักบัญชีโดยตรงแต่ละรายการจะช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบได้

คุณสามารถตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติให้เป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

คุณสามารถใช้ Stripe ในการตั้งค่าและดําเนินการชําระเงินผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติได้ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้แก่ลูกค้า ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้น

เปิดการหักบัญชีอัตโนมัติ

เปิดใช้การหักบัญชีอัตโนมัติในบัญชี Stripe เพื่อเริ่มต้น Stripe รองรับระบบต่างๆ โดยขึ้นอยู่กับภูมิภาคของคุณ รวมถึงการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ Bacs ในสหราชอาณาจักร เข้าสู่ระบบแดชบอร์ด Stripe จากนั้นไปที่การตั้งค่าการชําระเงิน แล้วเปิดใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ Bacs เมื่อเปิดใช้งานแล้ว Stripe จะจัดการการตั้งค่าทางเทคนิคและตรวจสอบว่าเป็นไปตามข้อกําหนดของ Bacs

รวบรวมหนังสือมอบอํานาจ

การหักบัญชีอัตโนมัติต้องมีการมอบอํานาจ ซึ่งเป็นการอนุมัติของลูกค้าเพื่อหักเงินจากบัญชี เมื่อใช้ Stripe คุณจะใช้ Stripe Checkout หรือแบบฟอร์มการชําระเงินแบบผสานในตัวเพื่อรวบรวมรายละเอียดธนาคาร (เช่น หมายเลขบัญชี Sort Code) ได้ Stripe สร้างและจัดเก็บหนังสือมอบอํานาจดิจิทัลที่เป็นไปตาม Bacs โดยอัตโนมัติ

สร้างขั้นตอนการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ

สร้างการชําระเงินตามรอบบิลในแดชบอร์ด Stripe สําหรับบริการแบบตามแบบแผนล่วงหน้า (เช่น การเป็นสมาชิกรายเดือน) เพื่อชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ เชื่อมโยงลูกค้ากับการชําระเงินตามรอบบิลและกําหนดรายละเอียดการชําระเงิน เช่น ยอดเงิน ความถี่ และวันที่เริ่มต้น นอกจากนี้คุณยังกําหนดค่าจํานวนเงินในการเรียกเก็บเงินแปรผันได้ตามต้องการ เมื่อตั้งค่าแล้ว Stripe จะประมวลผลการชําระเงินโดยอัตโนมัติตามกําหนดเวลา

แจ้งลูกค้า

การแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นข้อกําหนดสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด Stripe ช่วยได้โดยการส่งอีเมลยืนยันการชําระเงินและการแจ้งเตือนให้ลูกค้าทราบโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งแจ้งลูกค้าให้ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในยอดการชําระเงินหรือกําหนดเวลาต่างๆ คุณสามารถใช้เทมเพลตอีเมลของ Stripe สำหรับข้อความเหล่านี้หรือผสานการทํางานกับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Mailchimp เพื่อการปรับแต่งเพิ่มเติม

จัดการการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ

บางครั้งการชําระเงินก็ดำเนินการไม่สําเร็จ ตัวอย่างเช่น หากบัญชีของลูกค้ามีเงินทุนต่ำ หากชําระเงินไม่สําเร็จ Stripe จะพยายามประมวลผลการชําระเงินที่ไม่สําเร็จอีกครั้งตามกําหนดเวลาที่กําหนดไว้และแจ้งให้ลูกค้าและทีมของคุณทราบเกี่ยวกับการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ นอกจากนี้ คุณยังใช้ API ของ Stripe ในการสร้างการดําเนินการบางอย่าง เช่น การหยุดให้บริการชั่วคราวได้จนกว่าจะมีการแก้ไขปัญหาการชําระเงิน

เชื่อมต่อ Stripe กับซอฟต์แวร์อื่นๆ ของคุณ

ผสานการทํางาน Stripe กับซอฟต์แวร์การทําบัญชี เช่น QuickBooks หรือ Xero เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากการชําระเงินอัตโนมัติที่ใช้การกระทบยอด ใช้ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เช่น HubSpot หรือ Salesforce เพื่อติดตามการชําระเงินและการชําระเงินตามรอบบิล หรือสร้างขั้นตอนการทํางานที่ออกแบบเองด้วย Zapier เช่น การติดแท็กลูกค้าใน CRM เมื่อการชําระเงินสําเร็จ