Bijna 9 op de 10 Britse volwassenen hebben minimaal één automatische incasso. Aautomatische incasso's zijn een van de eenvoudigste manieren om betalingen voor jou en je klanten te vereenvoudigen. Met automatische incasso's kun je automatisch terugkerende betalingen van de bankrekening van je klant incasseren volgens een vast schema, zonder gedoe met handmatige opvolging of te late betalingen. Als je lidmaatschappen, abonnementen of regelmatige facturen beheert, geven automatische incasso's je bedrijf een betrouwbare, voorspelbare instroom van geld, waardoor je tijd bespaart die je anders zou besteden aan het bijhouden en verwerken van afzonderlijke betalingen.

Hieronder leggen we uit hoe je automatische incasso's voor je klanten instelt, van het activeren van automatische incasso's in je account tot het automatiseren van meldingen en het afhandelen van mislukte betalingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de stappen om automatische incasso's in het Verenigd Koninkrijk in te stellen?
  
• Wat zijn de vereisten voor automatische incasso's?
  
• Welke gegevens heb je van klanten nodig?
  
• Hoe kun je het instellen van automatische incasso's en betalingen automatiseren?
  

Wat zijn de stappen om automatische incasso's in het Verenigd Koninkrijk in te stellen?

Of je nu een aanbieder als Stripe gebruikt of het proces zelf beheert, het instellen van automatische incasso's in het Verenigd Koninkrijk is een relatief eenvoudig proces. Dit zijn de stappen voor het instellen van automatische incasso's.

Kies hoe je automatische incasso's wilt verwerken

Bepaal eerst of je automatische incasso's intern afhandelt of een externe aanbieder gebruikt. Het gebruik van een aanbieder is voor de meeste bedrijven de gemakkelijkste route. Aanbieders doen het zware werk, zoals compliance, het verwerken van betalingen en het indienen van aanvragen bij het BACS-clearingsysteem. Stripe kun je naast andere betaalmethoden ook automatische incasso's toevoegen, die je eenvoudig integreert in je website of app. Grotere bedrijven kunnen echter overwegen om een door BACS goedgekeurde organisatie te worden om het proces rechtstreeks af te handelen. Hiervoor moet je een aanvraag indienen via je bank, investeren in software en zelf op de hoogte blijven van compliance.

Een Service User Number (SUN) aanvragen

Een Service User Number (SUN) identificeert je bedrijf binnen het systeem voor automatische incasso's. Als je samenwerkt met een aanbieder zoals Stripe, wordt bij je automatische incasso's hun SUN gebruikt, dus kun je deze stap overslaan. Als je geen gebruik gaat maken van een aanbieder, moet u een SUN aanvragen via je bank. Zorg dat je kunt aantonen dat je bedrijf financieel stabiel is en solide processen heeft voor het beheren van betalingen.

Je machtigingsproces instellen

De machtiging, ook wel automatische incasso-opdracht (DDI) genoemd, is de overeenkomst die je klant ondertekent zodat je betalingen van diens rekening kunt afschrijven. Platformen zoals Stripe maken deze stap gemakkelijk door digitale formulieren aan te bieden die voldoen aan de verschillende regels. Klanten vullen deze online in en de machtiging wordt veilig opgeslagen in hun systeem. Als je het proces zelf beheert, moet je een digitaal of papieren machtigingsformulier maken (houd er rekening mee dat online machtigingen sneller, gemakkelijker bij te houden en handiger zijn voor klanten) dat voldoet aan de vereisten. De machtiging moet een verklaring bevatten waarin de rechten van klanten uit hoofde van de garantie voor automatische incasso worden toegelicht.

Klantgegevens verzamelen

Zodra je je machtiging gereed hebt, kun je beginnen met het verzamelen van de gegevens van je klanten. Waaronder:

• Naam en contactgegevens

• Bankrekeningnummer en sort code

• Bevestiging van het betalingsschema en het bedrag (of dat het kan veschillen)

Klanten informeren voordat betalingen beginnen

Bedrijven moeten klanten informeren voordat ze hun eerste betaling afschrijven. Dit wordt een vooraankondiging genoemd en moet het volgende bevatten:

• Het bedrag en de datum van de eerste betaling

• Eventuele gegevens over toekomstige betalingen

• Een aanspreekpunt voor vragen

Stripe en andere platformen handelen dit vaak automatisch af, maar als je dingen handmatig moet beheren, is het jouw verantwoordelijkheid om deze aankondiging vóór de eerste betaling te verzenden.

Beginnen met het incasseren van betalingen

Zodra de machtigingen zijn ingesteld en de klanten op de hoogte zijn gesteld, ben je klaar om betalingen te accepteren. Als je Stripe gebruikt, beheer je de betalingen via het dashboard. Als je zelf automatische incasso's beheert, dien je betaalverzoeken in bij BACS (meestal drie dagen voor de incassodatum).

Betalingen monitoren en problemen oplossen

Niet elke betaling zal luken. Klanten hebben misschien onvoldoende saldo of ze hebben hun machtiging via hun bank geannuleerd. Stel processen in om mislukte betalingen opnieuw te proberen (Stripe doet dit automatisch) en informeer klanten over eventuele betalingsproblemen. Met de rapportagetools van Stripe kun je gemakkelijk zien wat er met je transacties gebeurt, zodat je problemen snel kunt oplossen.

Aan de regels blijven voldoen

Of je nu een aanbieder gebruikt of automatische incasso's rechtstreeks beheert, je bent verantwoordelijk voor het naleven van de regels van de garantie voor automatische incasso. Dit betekent het volgende:

• Verzend meldingen bij wijzigingen in betalingsbedragen of -schema's.

• Reageer snel terugbetalingsverzoeken.

• Biedt klanten de mogelijkheid om een automatische incasso op elk moment te annuleren.

Stripe en andere aanbieders maken compliance eenvoudiger door veel van deze taken voor je af te handelen, maar je moet wel op de hoogte blijven en ervoor zorgen dat je bedrijf zijn verantwoordelijkheden nakomt.

Controleren en verbeteren

Als je systeem voor automatische incasso's live is, evalueer dan de werking. Vinden klanten het eenvoudig om betalingen in te stellen? Worden mislukte betalingen snel opgelost? Platformen zoals Stripe hebben analysetools die je inzicht geven in je betalingsprestaties en waarmee je het proces kunt verfijnen naarmate je groeit.

Wat zijn de vereisten voor automatische incasso's?

Het instellen en beheren van automatische incasso's in het Verenigd Koninkrijk gaat gepaard met regels die jou en je klanten beschermen. Dit is wat je moet weten.

Garantie voor automatische incasso

Dit is het vangnet voor je klanten. Het geeft ze de volgende rechten:

• Een volledige terugbetaling als een betaling ten onrechte wordt afgeschreven.

• Van tevoren geïnformeed te worden bij eventuele wijzigingen in het bedrag, de betaaldatum of de frequentie.

• Op elk gewenst moment de automatische incasso kunnen annuleren via hun bank of door contact met je op te nemen.

Bedrijven zijn verplicht om deze garantie na te komen. Je moet deze ook opnemen op alle plaatsen waar je klanten vraagt zich aan te melden, bijvoorbeeld op het machtigingsformulier. Het doel is om je klanten gerust te stellen dat hun geld veilig is, zelfs als er fouten worden gemaakt.

Machtiging voor automatische incasso

De machtiging is de schriftelijke toestemming van de klant om geld van de rekening van de klant af te schrijven. Het moet aan het volgende voldoen:

• Je bedrijfsnaam moet worden weergeven, zodat ze weten wie de betaling afschrijft.

• Voeg een verwijzing toe naar de garantie voor automatische incasso.

• Het moet ondertekend worden door de klant, digitaal of op papier.

Zonder geldige machtiging heb je geen wettelijke basis om betalingen af te schrijven. Als je een aanbieder zoals Stripe gebruikt, zullen zij het meeste van deze zaken voor je afhandelen.

Vooraankondiging

Je moet je klanten hierover informeren voordat je de eerste betaling afschrijft of wijzigingen doorvoert, zoals het verhogen van het bedrag of het wijzigen van de betaaldatum. Deze aankondiging moet duidelijk zijn en het volgende bevatten:

• Je bedrijfsnaam.

• Hoeveel je afschrijft.

• Wanneer de betaling wordt afgeschreven.

Service User Number (SUN)

Om automatische incasso's te kunnen incasseren, heeft je bedrijf een uniek identificatienummer nodig, een SUN genaamd. Als je met een aanbieder zoals Stripe werkt, gebruik je de SUN van de aanbieder, dus je hoeft je geen zorgen te maken over deze stap. Als je het proces echter zelf beheert, moet je via je bank een SUN aanvragen. Om een SUN te verkrijgen, moet je bewijzen dat je bedrijf financieel stabiel is en over de juiste processen beschikt om betalingen op een verantwoorde manier af te handelen.

Beveiliging en compliance

Automatische incasso's worden verwerkt via BACS, het Britse clearingsysteem voor automatische incasso's. Als je zelf automatische incasso's afhandelt, moet je het volgende doen:

• Verzend betaalverzoeken correct en op tijd.

• Houd bankgegevens van klanten veilig.

• Volg strikte regels over hoe gegevens worden opgeslagen en gebruikt.

Als je een aanbieder gebruikt, zorgt deze voor de technische kant. Je bent echter nog steeds verantwoordelijk voor de veilige vewerking van klantgegevens. Dit betekent dat gegevens moeten worden versleuteld, de toegang tot gevoelige informatie moet worden beperkt en dat de regels van de AVG moeten worden nageleefd.

Welke gegevens heb je van klanten nodig?

Als je een automatische incasso wilt instellen, heb je bepaalde gegevens van je klanten nodig om er zeker van te zijn dat betalingen correct en volgens de BACS-vereisten worden geïncasseerd. Dit is wat je nodig hebt voor de machtiging voor automatische incasso:

• De volledige naam van de rekeninghouder zoals deze op diens bankrekening staat.

• Contactgegevens, zoals een e-mailadres of telefoonnummer.

• Het bankrekeningnummer en sort code.

Je neemt deze klantgegevens op in de machtiging voor automatische incasso. Klanten moeten dit bevestigen door de machtiging elektronisch of fysiek te ondertekenen.

Als je meerdere klanten beheert, kun je aan elke automatische incasso een uniek referentienummer toewijzen om de zaken overzichtelijk te houden.

Hoe kun je het instellen van automatische incasso's en betalingen automatiseren?

Met Stripe kun je betalingen via automatische incasso instellen en automatiseren. Dit bespaart tijd, minimaliseert fouten en biedt je klanten een betere ervaring. Hier lees je hoe je aan de slag kunt gaan.

Automatische incasso inschakelen

Schakel om te beginnen automatische incasso's in voor je Stripe-account. Stripe ondersteunt verschillende systemen, afhankelijk van je regio, waaronder BACS Direct Debit in het Verenigd Koninkrijk. Log in op je Stripe-dashboard, ga naar de instellingen voor betalingen en schakel BACS Direct Debit in. Eenmaal geactiveerd, zorgt Stripe voor de technische installatie en zorgt ervoor dat aan de BACS-vereisten wordt voldaan.

Incassomachtigingen

Voor automatische incasso's is een machtiging vereist. Je klant moet ermee instemmen het bedrag van zijn rekening af te schrijven. Met Stripe kun je Stripe Checkout of een ingesloten betaalformulier gebruiken om bankgegevens te verzamelen (zoals rekeningnummer, sort code). Stripe genereert en bewaart automatisch een digitale BACS-machtiging die aan de vereisten voldoet.

Terugkerende betalingen automatiseren

Om een terugkerende betaling te automatiseren, maak je een abonnement in het Stripe-dashboard voor je terugkerende dienst (bijvoorbeeld maandelijkse lidmaatschappen). Koppel de klant aan het abonnement en definieer de betaalgegevens, zoals bedrag, frequentie en startdatum. Je kunt indien nodig ook variabele facturatiebedragen instellen. Zodra dit is ingesteld, verwerkt Stripe automatisch betalingen volgens het schema.

Klanten informeren

Het informeren van klanten is zowel een vereiste voor automatische incasso's als een best practice. Stripe kan je helpen door automatisch e-mails met betalingsbevestigingen en -herinneringen te sturen en klanten te informeren over wijzigingen in betatalingsbedragen of -schema's. Je kunt de e-mailsjablonen van Stripe gebruiken voor deze berichten of integreren met platformen zoals Mailchimp voor meer maatwerk.

Mislukte betalingen afhandelen

Soms mislukken betalingen, bijvoorbeeld als de rekening van een klant een te laag saldo heeft. Als een betaling mislukt, proberen Stripe de mislukte betaling opnieuw te verwerken volgens een vast schema en informeren we de klant en je team over de mislukte betaling. Je kunt de API van Stripe ook gebruiken om specifieke acties in te stellen, zoals het tijdelijk stopzetten van diensten totdat de betalingsproblemen zijn opgelost.

Stripe koppelen met je andere software

Om het meeste uit je geautomatiseerde betalingen te halen, kun je Stripe integreren met boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero voor automatische reconciliatie, CRM-systemen (Customer Relationship Management) zoals HubSpot of Salesforce gebruiken om abonnementen en betalingen bij te houden, of aangepaste workflows bouwen met Zapier, zoals het taggen van klanten in je CRM wanneer een betaling is gelukt.