Fast 9 von 10 Erwachsenen im Vereinigten Königreich haben mindestens eine Verpflichtung zum Lastschriftverfahren. Lastschriften sind eine der einfachsten Möglichkeiten, Zahlungen für Sie und Ihre Kundinnen/Kunden zu vereinfachen. Mit Lastschriften können Sie wiederkehrende Zahlungen automatisch nach einem festen Zeitplan vom Bankkonto Ihrer Kundinnen/Kunden einziehen, ohne dass Sie sich um lästige manuelle Nachprüfungen oder verspätete Zahlungen kümmern müssen. Wenn Sie Mitgliedschaften, Abonnements oder regelmäßige Rechnungen verwalten, bietet das Lastschriftverfahren Ihrem Unternehmen einen zuverlässigen, vorhersehbaren Geldzufluss und spart Ihnen Zeit, die Sie sonst für die Nachverfolgung und Verarbeitung einzelner Zahlungen aufwenden müssten.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Lastschriften für Ihre Kundinnen und Kunden einrichten – von der Aktivierung von Lastschriftverfahren in Ihrem Konto über die Automatisierung von Benachrichtigungen bis hin zum Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie erfolgt die Einrichtung von Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich?
  
• Welche Anforderungen gelten für Lastschriftverfahren?
  
• Welche Informationen benötigen Sie von Kundinnen und Kunden?
  
• Wie können Sie die Einrichtung von Lastschriftverfahren und Zahlungen automatisieren?
  

Wie erfolgt die Einrichtung eines Lastschriftverfahrens im Vereinigten Königreich?

Unabhängig davon, ob Sie einen Dienstleister wie Stripe nutzen oder das Verfahren selbst durchführen, die Einrichtung von Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich ist relativ einfach. So richten Sie das Lastschriftverfahren ein.

Legen Sie fest, wie Sie mit Lastschriften umgehen möchten

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Lastschriften intern oder extern abwickeln möchten. Die Nutzung eines Anbieters ist für die meisten Unternehmen der einfachste Weg. Die Dienstleister übernehmen die komplexen Aufgaben, wie z. B. die Einhaltung von Vorschriften, die Verarbeitung von Zahlungen und die Übermittlung von Anfragen an das BACS-Clearing-System. Mit Stripe können Sie neben anderen Zahlungsmethoden auch Lastschriften hinzufügen, die Sie ganz einfach in Ihre Website oder App integrieren können. Größere Unternehmen können jedoch in Betracht ziehen, eine BACS-zugelassene Organisation zu werden, um das Verfahren direkt abzuwickeln. Dazu müssen Sie den Antrag bei Ihrer Bank stellen, in Software investieren und selbst den Überblick über die Einhaltung von Vorschriften behalten.

Service-Nutzernummer (SUN) anfordern

Eine Service-Nutzernummer (SUN) identifiziert Ihr Unternehmen innerhalb des Lastschriftsystems. Wenn Sie mit einem Anbieter wie Stripe zusammenarbeiten, wird für Ihre übermittelten Lastschriften deren SUN verwendet, sodass Sie diesen Schritt überspringen können. Wenn Sie keinen Anbieter beauftragen, müssen Sie eine SUN über Ihre Bank beantragen. Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen finanziell stabil ist und über solide Prozesse für das Zahlungsmanagement verfügt.

Ihr Mandatsverfahren einrichten

Das Mandat, auch bekannt als Direct Debit Instruction (DDI), ist die Vereinbarung, mit der Ihr Kunde/Ihre Kundin Ihnen erlaubt, Zahlungen von seinem/ihrem Konto einzuziehen. Plattformen wie Stripe erleichtern diesen Schritt, indem sie digitale Formulare bereitstellen, die den erforderlichen Regeln entsprechen. Die Kundinnen/Kunden füllen diese online aus und das Mandat wird sicher in ihrem System gespeichert. Wenn Sie das Verfahren selbst durchführen, müssen Sie ein konformes Mandatsformular erstellen, das entweder digital oder in Papierform vorliegt (denken Sie daran, dass Online-Mandate schneller, einfacher zu verfolgen und für Kundinnen/Kunden bequemer sind). Das Mandat muss eine Erklärung enthalten, in der die Rechte der Kundinnen/Kunden im Rahmen der Lastschriftgarantie erläutert werden.

Kundendaten erfassen

Sobald Ihr Mandat bereit ist, erfassen Sie die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden. Dazu gehören:

• Name und Kontaktinformationen

• Bankkontonummer und Bankleitzahl

• Bestätigung des Zahlungsplans und -betrags (oder dass er variieren kann)

Ihre Kundinnen/Kunden benachrichtigen, bevor die Zahlungen beginnen

Unternehmen müssen ihre Kundinnen/Kunden benachrichtigen, bevor sie deren erste Zahlung entgegennehmen. Dies wird als Vorankündigung bezeichnet und sollte Folgendes enthalten:

• Betrag und Datum der ersten Zahlung

• Details zu zukünftigen Zahlungen

• Eine Anlaufstelle für Fragen

Stripe und andere Plattformen handhaben dies häufig automatisch, aber wenn Sie die Vorgänge manuell verwalten, liegt es in Ihrer Verantwortung, diese Benachrichtigung vor der ersten Zahlung zu senden.

Mit dem Einzug von Zahlungen beginnen

Sobald die Mandate eingerichtet und die Kundinnen/Kunden benachrichtigt wurden, können Sie mit der Annahme von Zahlungen beginnen. Wenn Sie Stripe verwenden, verwalten Sie Zahlungen über das Dashboard. Wenn Sie selbst Lastschriftverfahren selbst abwickeln, reichen Sie Zahlungsanfragen an BACS ein (in der Regel drei Tage vor dem Datum des Einzugs).

Zahlungen überwachen und Probleme bearbeiten

Nicht jede Zahlung ist erfolgreich. Möglicherweise ist das Kundenkonto nicht ausreichend gedeckt oder die Kundinnen/Kunden stornieren ihr Mandat über ihre Bank. Richten Sie Abläufe ein, um fehlgeschlagene Zahlungen zu wiederholen (Stripe macht dies automatisch) und benachrichtigen Sie Kundinnen/Kunden über Zahlungsprobleme. Mit den Berichtstools von Stripe ist es leicht zu erkennen, was mit Ihren Transaktionen passiert, sodass Sie Probleme schnell lösen können.

Konformität aufrechterhalten

Unabhängig davon, ob Sie einen Anbieter nutzen oder Lastschriften direkt verwalten, Sie sind für die Einhaltung der Regeln der Lastschriftgarantie verantwortlich. Das bedeutet:

• Versenden von Benachrichtigungen über Änderungen von Zahlungsbeträgen oder Zeitplänen

• Schnelle Reaktion auf Rückerstattungsanfragen

• Möglichkeit für Kundinnen/Kunden, Lastschriften jederzeit zu widerrufen

Stripe und andere Dienstleister vereinfachen die Einhaltung der Vorschriften, indem sie einen Großteil dieser Aufgaben für Sie erledigen. Sie müssen jedoch auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommt.

Überprüfen und verbessern

Sobald Ihr Lastschriftsystem live ist, sollten Sie prüfen, wie es funktioniert. Fällt es den Kundinnen/Kunden leicht, Zahlungen einzurichten? Werden fehlgeschlagene Zahlungen schnell abgewickelt? Plattformen wie Stripe verfügen über Analysetools, die Ihnen Einblicke in Ihre Zahlungsperformance geben und Ihnen helfen, die Verfahren zu optimieren, während sie expandieren.

Welche Anforderungen gelten für Lastschriftverfahren?

Für die Einrichtung und Verwaltung von Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich gelten Regeln, die Sie und Ihre Kundinnen/Kunden schützen. Folgendes sollten Sie wissen.

Lastschriftgarantie (Direct Debit Guarantee)

Das ist das Sicherheitsnetz für Ihre Kundinnen und Kunden. Es gibt ihnen das Recht zu Folgendem:

• Erhalt einer vollständigen Rückerstattung, wenn eine Zahlung irrtümlich erfasst wurde

• Benachrichtigung über Änderungen des Betrags, des Zahlungsdatums oder der Häufigkeit im Voraus

• Kündigung des Lastschriftverfahrens jederzeit über ihre Bank oder durch Kontaktaufnahme mit Ihnen

Die Unternehmen sind verpflichtet, diese Garantie einzuhalten. Sie müssen sie auch überall dort einfügen, wo Sie Kundinnen/Kunden auffordern, sich zu registrieren, z. B. auf dem Mandatsformular. Zweck ist es, Ihren Kundinnen und Kunden zu versichern, dass ihr Geld sicher ist, auch wenn Fehler passieren.

Lastschriftmandat

Das Mandat ist die schriftliche Zustimmung des Kunden/der Kundin, Geld von seinem/ihrem Konto einzuziehen. Dafür gilt Folgendes:

• Es muss den Namen Ihres Unternehmens enthalten, damit die Kundinnen/Kunden wissen, wer die Zahlung entgegennimmt.

• Es muss einen Verweis auf die Lastschriftgarantie enthalten.

• Es muss vom Kunden/von der Kundin unterschrieben werden, entweder digital oder auf Papier

Ohne ein gültiges Mandat haben Sie keine Rechtsgrundlage, um Zahlungen entgegenzunehmen. Wenn Sie einen Anbieter wie Stripe nutzen, wird dieser das meiste für Sie erledigen.

Vorankündigung

Sie müssen Ihre Kundinnen/Kunden informieren, bevor Sie die erste Zahlung durchführen oder Änderungen vornehmen, z. B. den Betrag erhöhen oder das Zahlungsdatum ändern. Dieser Hinweis muss deutlich sein und Folgendes enthalten:

• Name Ihres Unternehmens

• Höhe des eingezogenen Betrags

• Wann die Zahlung erfolgt

Service-Nutzernummer (Service User Number, SUN)

Zum Einziehen von Lastschriften benötigt Ihr Unternehmen eine eindeutige Kennung, die als SUN bezeichnet wird. Wenn Sie mit einem Anbieter wie Stripe zusammenarbeiten, verwenden Sie die SUN des Anbieters, sodass Sie sich um diesen Schritt nicht kümmern müssen. Wenn Sie das Verfahren jedoch selbst durchführen, müssen Sie eine SUN über Ihre Bank beantragen. Um eine SUN zu erhalten, müssen Sie nachweisen, dass Ihr Unternehmen finanziell stabil ist und über die richtigen Prozesse für einen verantwortungsvollen Umgang mit Zahlungen verfügt.

Sicherheit und Compliance

Lastschriften werden über BACS, das britische Clearing-System für Lastschriftverfahren, abgewickelt. Wenn Sie Lastschriften selbst abwickeln, müssen Sie wie folgt vorgehen:

• Zahlungsaufforderungen korrekt und pünktlich einreichen

• Bankdaten der Kundinnen und Kunden sicher aufbewahren

• Strenge Regeln für die Speicherung und Verwendung von Daten befolgen

Wenn Sie einen Anbieter beauftragen, kümmert sich dieser um die technische Seite, aber Sie sind immer noch für die sichere Handhabung der Kundendaten verantwortlich. Dies bedeutet, Daten zu verschlüsseln, den Zugriff auf sensible Informationen zu beschränken und die Regeln der DSGVO einzuhalten.

Welche Informationen benötigen Sie von Kundinnen und Kunden?

Um eine Lastschrift einzurichten, benötigen Sie bestimmte Informationen von Ihren Kundinnen und Kunden, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt und BACS-konform eingezogen werden. Das benötigen Sie für das Lastschriftmandat:

• Den vollständigen Namen des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin, wie er auf seinem/ihrem Bankkonto erscheint

• Kontaktinformationen, z. B. eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer

• Die Kontonummer und die Bankleitzahl

Sie nehmen diese Kundeninformationen in das Lastschriftmandat auf. Die Kundinnen/Kunden müssen das Mandat entweder elektronisch oder physisch unterzeichnen.

Wenn Sie mehrere Kundinnen/Kunden verwalten, können Sie jeder Lastschrift eine eindeutige Referenznummer zuweisen.

Wie können Sie die Einrichtung von Lastschriftverfahren und Zahlungen automatisieren?

Mit Stripe können Sie Zahlungen per Lastschrift einrichten und automatisieren. Das spart Zeit, minimiert Fehler und schafft ein besseres Erlebnis für Ihre Kundinnen und Kunden. So machen Sie den Anfang.

Lastschriftverfahren aktivieren

Aktivieren Sie zunächst Lastschriftverfahren in Ihrem Stripe-Konto. Stripe unterstützt je nach Region unterschiedliche Systeme, einschließlich BACS-Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich. Melden Sie sich bei Ihrem Stripe-Dashboard an, gehen Sie zu den Zahlungseinstellungen und aktivieren Sie BACS-Lastschriftverfahren. Nach der Aktivierung kümmert sich Stripe um die technische Einrichtung und stellt die Einhaltung der BACS-Anforderungen sicher.

Einholung von Mandaten

Für Lastschriftverfahren ist ein Mandat erforderlich, d. h. die Zustimmung der Kundinnen/Kunden zur Abbuchung von ihrem Konto. Bei Nutzung von Stripe können Sie Stripe Checkout oder ein eingebettetes Zahlungsformular verwenden, um Bankdaten (z. B. Kontonummer, Bankleitzahl) zu erfassen. Stripe generiert und speichert automatisch ein BACS-konformes digitales Mandat.

Wiederkehrende Zahlungen automatisieren

Um eine wiederkehrende Zahlung zu automatisieren, erstellen Sie im Stripe-Dashboard ein Abonnement für Ihre wiederkehrende Dienstleistung (z. B. monatliche Mitgliedschaften). Verknüpfen Sie den Kunden/die Kundin mit dem Abonnement und definieren Sie die Zahlungsdetails, wie den Betrag, die Häufigkeit und das Startdatum. Bei Bedarf können Sie zudem variable Abrechnungsbeträge konfigurieren. Sobald dies festgelegt ist, verarbeitet Stripe Zahlungen automatisch gemäß dem Zeitplan.

Kundinnen/Kunden benachrichtigen

Die Kundinnen und Kunden zu informieren, ist sowohl eine Voraussetzung für Lastschriftverfahren als auch eine Best Practice. Stripe kann Ihnen helfen, indem automatisch Zahlungsbestätigungen und Erinnerungen versendet und Kundinnen/Kunden über Änderungen an Zahlungsbeträgen oder Zeitplänen benachrichtigt werden. Für diese Nachrichten können Sie die E-Mail-Vorlagen von Stripe verwenden oder für eine wertergehende Individualisierung Plattformen wie Mailchimp integrieren.

Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen

Manchmal schlagen Zahlungen fehl – zum Beispiel, wenn das Konto eines Kunden/einer Kundin nicht ausreichend gedeckt ist. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, versucht Stripe, die fehlgeschlagene Zahlung nach einem festgelegten Zeitplan erneut abzuwickeln und benachrichtigt den Kunden/die Kundin und Ihr Team über die fehlgeschlagene Zahlung. Sie können auch die API von Stripe verwenden, um bestimmte Aktionen einzurichten, wie das Pausieren von Diensten, bis Zahlungsprobleme behoben wurden.

Stripe mit Ihrer anderen Software verbinden

Um das Beste aus Ihren automatisierten Zahlungen herauszuholen, integrieren Sie Stripe in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero für den automatischen Abgleich, verwenden Sie CRM-Systeme (Customer Relationship Management) wie HubSpot oder Salesforce, um Abonnements und Zahlungen zu verfolgen, oder erstellen Sie individualisierte Workflows mit Zapier, beispielsweise das Kennzeichnen von Kundinnen/Kunden in Ihrem CRM-System, wenn eine Zahlung erfolgreich war.