Tipps und Strategien für den Abgleich der Forderungen, die Unternehmen kennen sollten

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  1. Einführung
  2. So funktioniert der Abgleich der Forderungen
  3. Warum der Abgleich der Forderungen so wichtig ist
  4. Herausforderungen beim Abgleich der Forderungen
    1. Fehler bei der Dateneingabe
    2. Nicht zugeordnetes Bargeld
    3. Zeitliche Unterschiede
    4. Fehler im Kundendatensatz
    5. Uneinbringliche Forderungen
    6. Komplexe Transaktionen
    7. Fehlende Abgleichsverfahren
  5. Einsatz von Technologie für den Abgleich der Forderungen
  6. Tipps für einen effektiven Abgleich der Forderungen
    1. Vorbereitung
    2. Häufigkeit und Zeitplan
    3. Verbundene Technologie
    4. Abgleichsverfahren
    5. Anpassungen und Unstimmigkeiten

Der Abgleich der Forderungen ist ein wichtiges Verfahren in der Buchhaltung, mit dem sichergestellt wird, dass die Aufzeichnungen eines Unternehmens über erwartete Zahlungen mit den erhaltenen Geldern übereinstimmen. Mit diesem Verfahren wird geprüft, ob alle Kundenzahlungen in den Büchern des Unternehmens korrekt verbucht wurden.

Wenn ein Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft, geschieht dies häufig auf Kredit, was bedeutet, dass die Zahlung erst nach dem Verkauf erfolgt. Unternehmen weisen diese ausstehenden Zahlungen als Forderungen aus. Der Begriff Abgleich bezeichnet die doppelte Überprüfung dieser Nachverfolgung, bei der Unternehmen das Debitorenbuch, in dem die Schulden aller Kunden/Kundinnen aufgeführt sind, mit dem Hauptbuch, das die gesamten Finanzdaten des Unternehmens enthält, vergleichen, um eventuelle Unstimmigkeiten oder Fehler festzustellen. Für Unternehmen können Zahlungseinzugsverfahren zeitaufwendig sein: In einer Umfrage gaben 65 % der Unternehmen an, durchschnittlich 14 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Zahlungseinzug zu verbringen.

Der Abgleich der Forderungen trägt zu einem genauen Bild der finanziellen Lage eines Unternehmens bei. Fehler beim Abgleich der Forderungen können dazu führen, dass ein Unternehmen annimmt, mehr Geld einzunehmen, als dies tatsächlich der Fall ist, was zu falschen Geschäftsentscheidungen führen kann. Mit dem Abgleich der Forderungen sollen genaue und vertrauenswürdige Finanzberichte erstellt werden, um diese Entscheidungen zu unterstützen.

Nachfolgend erfahren Sie, was Sie über den Abgleich der Forderungen wissen sollten: wie er funktioniert, warum er wichtig ist und welche Verfahren sich für den Abgleich am besten eignen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • So funktioniert der Abgleich der Forderungen
  • Warum der Abgleich der Forderungen so wichtig ist
  • Herausforderungen beim Abgleich der Forderungen
  • Einsatz von Technologie für den Abgleich der Forderungen
  • Tipps für einen effektiven Abgleich der Forderungen

So funktioniert der Abgleich der Forderungen

Beim Abgleich der Forderungen vergleicht ein Unternehmen zwei Dinge:

  • Nicht bezahlte Rechnungen von Kunden/Kundinnen: Der Gesamtbetrag, den die Kunden/Kundinnen aufgrund der ausstehenden Rechnungen schulden

  • Den Forderungsbestand des Unternehmens: Der Gesamtbetrag, den Kunden/Kundinnen auf der Grundlage des Hauptbuchs schulden

Nachstehend finden Sie eine Aufschlüsselung des typischen Verfahrens zum Abgleich der Forderungen:

  • Sammeln Sie Dokumente: Sammeln Sie alle relevanten Dokumente, wie beispielsweise Verkaufsrechnungen, Zahlungsbelege von Kunden/Kundinnen, Gutschriften (für Rückgaben oder Rabatte) und alle anderen zugehörigen Unterlagen.

  • Vergleichen Sie Buchungen: Vergleichen Sie Buchungen im Debitorenbuch mit den entsprechenden Kundenrechnungen und -eingängen. Gleichen Sie Beträge zwischen Rechnungen und erfassten Forderungen ab und ermitteln Sie doppelte Einträge sowie eventuelle Fehler bei der Dateneingabe, wie etwa Tippfehler bei Beträgen.

  • Untersuchen Sie Abweichungen: Wenn es Unstimmigkeiten zwischen den beiden Datensätzen gibt, untersuchen Sie die Ursache des Unterschieds. Möglicherweise müssen Sie sich an die Kunden/Kundinnen wenden, um die Richtigkeit der Rechnungen oder den Zahlungsstatus zu bestätigen, oder Sie überprüfen die internen Verfahren, um herauszufinden, woher die Abweichungen stammen.

  • Führen Sie Anpassungen durch: Wenn Sie die Ursache der Unstimmigkeiten kennen, müssen Sie möglicherweise Anpassungen im Debitorenbuch und bei den Kundenkonten vornehmen. Dazu kann es gehören, Tippfehler in Beträgen zu korrigieren, doppelte Einträge zu entfernen oder eine Abschreibung für uneinbringliche Forderungen vorzunehmen.

  • Schließen Sie den Abgleich ab: Nachdem Sie alle Unstimmigkeiten beseitigt und die notwendigen Anpassungen vorgenommen haben, überprüfen Sie abschließend, ob der Saldo im Debitorenbuch mit dem Betrag übereinstimmt, der in Kundenrechnungen ausgewiesen ist.

Warum der Abgleich der Forderungen so wichtig ist

  • Finanzielle Berichterstattung: Beim Abgleich der Forderungen wird geprüft, ob die in den Büchern des Unternehmens ausgewiesenen Beträge die von den Kunden/Kundinnen geschuldeten Beträge korrekt wiedergeben. Genaue Finanzberichte sind wichtig für die interne Entscheidungsfindung, die Beziehungen zu Investorinnen und Investoren sowie für die aufsichtsrechtliche Compliance.

  • Cashflow-Management: Wenn alle Zahlungen genau erfasst werden, kann ein Unternehmen seinen Cashflow richtig einschätzen. Dies ist wichtig für die Budgetierung, die Planung und das Tagesgeschäft.

  • Fehlererkennung: Der regelmäßige Abgleich hilft bei der Erkennung von Fehlern und Unstimmigkeiten in den Buchhaltungsunterlagen. Diese können durch Fehler bei der Dateneingabe, nicht erfasste Zahlungen oder andere buchhalterische Versäumnisse verursacht werden. Die rechtzeitige Erkennung und Korrektur dieser Fehler verhindert, dass sie sich zu größeren finanziellen Ungenauigkeiten ausweiten.

  • Betrugsprävention: Ein regelmäßiger Abgleich der Forderungen kann helfen, unregelmäßige Muster oder Anomalien zu erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten oder die Veruntreuung von Geldern hinweisen könnten. Die frühzeitige Erkennung dieser Probleme kann dazu beitragen, finanzielle Verluste zu begrenzen.

  • Kundenbeziehungen: Der Abgleich der Forderungen kann Probleme mit Rechnungen oder Zahlungen auf Kundenseite aufdecken. Wenn Sie diese Probleme sofort ansprechen, können Sie Missverständnisse und Streitigkeiten vermeiden und gesunde Kundenbeziehungen pflegen.

  • Prüfungsbereitschaft: Im Falle einer Finanzprüfung ist es wichtig, dass ein Unternehmen über genaue und abgeglichene Forderungsaufzeichnungen verfügt. Damit kann das Unternehmen zeigen, dass es der finanziellen Genauigkeit verpflichtet ist, und gleichzeitig den Zeit- und Ressourcenaufwand für prüfungsbezogene Aktivitäten reduzieren.

  • Strategische Entscheidungsfindung: Der Zugang zu genauen und aktuellen Finanzinformationen bedeutet, dass Unternehmen bessere und fundiertere Entscheidungen über Investitionen, Expansionen, Kostensenkungen und andere strategische Maßnahmen treffen können. Die Kenntnis des Forderungsbestands ermöglicht einem Unternehmen, seine finanzielle Lage zu beurteilen und für die Zukunft zu planen.

Herausforderungen beim Abgleich der Forderungen

Unstimmigkeiten in der Debitorenbuchhaltung können Ihren finanziellen Status verfälschen und Ihren Geschäftsbetrieb stören. Im Folgenden finden Sie einige häufige Ursachen für Unstimmigkeiten in der Forderungsbuchhaltung sowie Strategien, wie Sie diese minimieren können.

Fehler bei der Dateneingabe

Die manuelle Eingabe ist anfällig für menschliche Fehler, die von Tippfehlern bis zur Eingabe von Informationen in die falschen Konten reichen können. Die Automatisierung von Dateneingabesystemen oder die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann diese manuellen Fehler reduzieren, ebenso wie regelmäßige Mitarbeiterschulungen zur Datengenauigkeit oder regelmäßige Audits des Dateneingabevorgangs.

Nicht zugeordnetes Bargeld

Manchmal gehen Zahlungen ein, die aber nicht sofort mit einer bestimmten Rechnung verknüpft sind. Dies führt zu Abweichungen in den Aufzeichnungen. Beheben Sie diese Fehler, indem Sie ein klares Verfahren für die Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen einführen, sobald diese eingegangen sind, und indem Sie regelmäßig die Konten für nicht zugeordnetes Bargeld überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen den richtigen Rechnungen zugeordnet werden.

Zeitliche Unterschiede

Zahlungen und Rechnungen können in unterschiedlichen Zeiträumen verbucht werden, vor allem am Ende eines Monats oder Geschäftsjahres, wodurch es zu Unstimmigkeiten kommen kann. Lösen Sie dieses Problem, indem Sie eine „Cut-Off“-Richtlinie einführen, die alle Transaktionen im richtigen Abrechnungszeitraum erfasst. Ein regelmäßiger Abgleich kann auch dazu beitragen, Timingprobleme schnell zu erkennen und die Richtlinien entsprechend anzupassen.

Fehler im Kundendatensatz

Manchmal weicht der Betrag, den ein Unternehmen als Forderung verbucht, aufgrund von Rechnungsfehlern oder Missverständnissen von dem ab, den die Kundin oder der Kunde als Verbindlichkeit ausweist. Die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation mit den Kunden/Kundinnen kann dazu beitragen, diese Art von Fehlern zu vermindern. Senden Sie Ihren Kundinnen und Kunden regelmäßig Abrechnungen zu und fordern Sie sie auf, Unstimmigkeiten umgehend zu melden.

Uneinbringliche Forderungen

Nicht alle Forderungen sind einbringlich. Kunden/Kundinnen können in Verzug geraten, was zu Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Einnahmen führt. Gehen Sie gegen diese Art von Fehlern vor, indem Sie regelmäßig den Debitorenfälligkeitsbericht für Forderungen überprüfen, um überfällige Forderungen zu ermitteln, eine Richtlinie für die Verwaltung und Abschreibung uneinbringlicher Forderungen aufstellen und Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen in der Finanzplanung berücksichtigen.

Komplexe Transaktionen

Spezielle Verkaufsvereinbarungen, Retouren, Rabatte oder Nachlässe können den Abgleich der Forderungen erschweren. Vermeiden Sie diese Fehler proaktiv, indem Sie Richtlinien für die Erfassung und Verfolgung komplexer Transaktionen entwickeln.

Fehlende Abgleichsverfahren

Ohne einen strukturierten Abgleichsvorgang kann es passieren, dass Unternehmen Unstimmigkeiten nicht bemerken oder sie nur uneinheitlich angehen. Die Einführung regelmäßiger, systematischer Abgleichsverfahren hilft, Fehler zu minimieren. Entwickeln Sie ein System, in dem die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, und schaffen Sie ein einfaches Verfahren zur Untersuchung und Lösung von Unstimmigkeiten.

Einsatz von Technologie für den Abgleich der Forderungen

Es stehen Ihnen eine Reihe von Software und digitalen Tools zur Verfügung, mit denen Sie den Abgleich Ihrer Debitorenbuchhaltung vereinfachen und genauer gestalten können. Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen verwendete Technologie über starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen verfügt, um sensible Finanzdaten zu schützen. Zu den Technologien, die üblicherweise für den Abgleich der Forderungen verwendet werden, gehören:

  • Software zur Dateneingabe: Software kann die Eingabe von Transaktionsdaten automatisieren, indem sie Details direkt aus Rechnungen und Zahlungen extrahiert und manuelle Fehler reduziert.

  • Integrierte Buchhaltungssysteme: Buchhaltungssoftware, die sich in andere Geschäftssysteme integrieren lässt – z. B. Customer Relationship Management (Verwaltung von Kundenbeziehungen) oder Enterprise-Resource-Planning (ERP) – kann dazu beitragen, die Finanzdaten im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen: Wenn ein Verkauf verbucht wird, protokolliert sie automatisch die entsprechende Forderung und gleicht Zahlungen mit Rechnungen ab.

  • Datenverarbeitung in Echtzeit: Systeme, die eine Datenverarbeitung in Echtzeit bieten, können eingegangene Zahlungen sofort wiedergeben, Aufzeichnungen führen und einen zeitnahen Abgleich erleichtern.

  • Digitale Zahlungsplattformen: Digitale Zahlungsmethoden für Kunden/Kundinnen können leicht nachverfolgt und aufgezeichnet werden. Sie enthalten auch oft automatische Abgleichsfunktionen, die eingegangene Zahlungen mit den korrekten Rechnungen abgleichen.

  • Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Cloud-basierte Buchhaltungssoftware macht Ihre Finanzdaten von überall aus zugänglich und ermöglicht flexiblere Abgleichsverfahren und die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teammitgliedern in Echtzeit.

Achten Sie bei der Auswahl der Technologie für Ihre Verfahren zum Abgleich von Forderungen auf Optionen mit den folgenden Funktionen, um die Abläufe weiter zu vereinfachen und die Genauigkeit zu verbessern.

  • Berichte und Analysen: Technologie mit starken Berichtsfunktionen kann Ihnen helfen, Unstimmigkeiten und Zahlungsmuster schnell zu erkennen und Ihre finanzielle Situation zu beurteilen. Erweiterte Analysen können zukünftige Trends auf der Grundlage historischer Daten vorhersagen und bei der strategischen Entscheidungsfindung helfen.

  • Automatisierte Erinnerungen: Systeme, die automatisch Erinnerungen an Kunden/Kundinnen über anstehende oder überfällige Zahlungen senden, können den Cashflow verbessern und die Anzahl der überfälligen Konten reduzieren, was wiederum den Abgleichvorgang vereinfacht.

  • Planung: Die Verwendung von Software, die regelmäßige Abgleichvorgänge planen kann, bedeutet, dass diese Vorgänge konsequent durchgeführt werden.

Tipps für einen effektiven Abgleich der Forderungen

Vorbereitung

  • Überprüfung der Daten: Bevor Sie mit dem Abgleich beginnen, überprüfen Sie, ob alle Datenquellen korrekt und aktuell sind. Die Einträge in Ihrem Kreditorenbuch und Hauptbuch müssen vollständig sein und alle aktuellen Transaktionen widerspiegeln. Werfen Sie gelegentlich einen genauen Blick auf Finanzdaten, die nicht nur regelmäßig überprüft werden. Dies könnte Trends oder wiederkehrende Probleme aufzeigen, die nicht offensichtlich sind, aber die Genauigkeit Ihrer Finanzdaten beeinflussen können.

  • Checkliste: Entwickeln Sie eine umfassende Checkliste, in der alle Schritte und Datenpunkte aufgeführt sind, die für den Abgleichvorgang erforderlich sind. So können Sie bei jedem Abgleichzyklus Konsistenz und Gründlichkeit gewährleisten.

  • Team-Koordination: Stimmen Sie sich mit allen relevanten Teammitgliedern und Abteilungen ab, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle im Abgleichsverfahren verstehen.

Häufigkeit und Zeitplan

  • Planung: Bestimmen Sie die optimale Häufigkeit für Ihre Abgleiche – täglich, wöchentlich, monatlich usw. Häufigere Abstimmungen können dazu beitragen, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen und zu beheben.

  • Strategisches Timing: Stimmen Sie Ihre Abgleiche strategisch mit Ihrem Geschäftszyklus und den Anforderungen an die Finanzberichterstattung ab. Wenn Sie beispielsweise am Ende eines jeden Monats oder Quartals einen gründlichen Abgleich durchführen, erhalten Sie rechtzeitig Einblicke für Ihre finanziellen Entscheidungen.

  • Ereignisgesteuerte Abgleiche: Ziehen Sie zusätzlich zu den regelmäßigen Abgleichen auch Abgleiche in Betracht, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden, wie etwa nach einem großen Verkaufsereignis oder einer wichtigen Kundenakquisition oder vor wichtigen finanziellen Entscheidungen.

Verbundene Technologie

  • Maßgeschneiderte Software: Passen Sie Ihre Abgleichssoftware an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Die Software könnte so eingestellt werden, dass sie verschiedene Arten von Transaktionen automatisch erkennt und kategorisiert, und zwar so, dass es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

  • Digital verknüpfte Abteilungen: Stellen Sie sicher, dass die Systeme, die Vertrieb, Finanzen und Kundenservice verwenden, miteinander kommunizieren können und einen umfassenden Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens schaffen.

  • Vorausschauender Abgleich: Implementieren Sie prädiktive Analysen zur Vorhersage des zukünftigen Zahlungsverhaltens auf der Grundlage vergangener Trends. Auf diese Weise können Sie Unstimmigkeiten vorhersehen, bevor sie auftreten, und so zu einem proaktiven Abgleich und einem besseren Cashflow-Management beitragen.

  • Blockchain: Entdecken Sie den Einsatz der Blockchain-Technologie, um ein unveränderliches Hauptbuch für Ihre Transaktionen mit größerer Zahlungstransparenz und Rückverfolgbarkeit zu erstellen.

  • KI-gesteuerte Erkennung von Anomalien: Nutzen Sie künstliche Intelligenz, um Anomalien zu erkennen und daraus zu lernen. Dadurch wird das System in die Lage versetzt, Probleme auf der Grundlage des Kontexts und der Besonderheiten Ihrer Geschäftsabläufe zu erkennen und zu markieren.

  • Plattformen für kollaborative Abgleiche: Nutzen Sie Plattformen, die eine Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen ermöglichen und so eine sofortige Klärung und Lösung von Unstimmigkeiten erleichtern.

  • Verbesserte Visualisierungstools: Nutzen Sie fortschrittliche Tools zur Datenvisualisierung, um Abgleichsdaten auf intuitive Weise darzustellen. So können Sie schnell Muster oder Anomalien erkennen, die in herkömmlichen Tabellenkalkulationsformaten möglicherweise nicht sichtbar sind.

  • Erkennung von Anomalien: Nutzen Sie Technologien, die ungewöhnliche Transaktionen oder Muster erkennen und Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Abgleichsverfahren

  • Menschliche Aufsicht: Die Automatisierung kann zwar die Effizienz steigern und Routineaufgaben erledigen, aber für die Auswertung von Anomalien oder komplexen Situationen sollten Sie die menschliche Aufsicht behalten.

  • Dynamische Regelsätze: Entwickeln Sie dynamische Regeln in Ihrem Abgleichsystem, die sich im Laufe der Zeit an die sich entwickelnden Muster und die Komplexität der Transaktionen anpassen. Je mehr Daten das System verarbeitet, desto intelligenter wird es und desto besser ist es auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

  • Mikro- Abgleich: Zerlegen Sie den Abgleichvorgang in kleinere, leichter zu handhabende Teile und konzentrieren Sie sich dabei auf bestimmte Arten von Transaktionen oder Zeiträume, was eine genauere Prüfung und schnellere Lösung bestimmter Probleme ermöglicht.

  • Nicht-finanzielle Daten: Beziehen Sie nicht-finanzielle Daten in den Abgleichvorgang ein, um den finanziellen Transaktionen zusätzlichen Kontext zu verleihen. Hierzu können Daten aus Kundeninteraktionen, Metriken zur Servicebereitstellung oder operative Benchmarks gehören, die einen umfassenderen Blick auf jede Transaktion ermöglichen.

Anpassungen und Unstimmigkeiten

  • Analyse der Grundursache: Wenn Ihr System Unstimmigkeiten feststellt, führen Sie eine Ursachenanalyse durch, um zu verstehen, warum diese aufgetreten sind. So können Sie fundierte Anpassungen vornehmen und verhindern, dass ähnliche Probleme in Zukunft auftreten.

  • Dokumentation: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Anpassungen, die während des Abgleichs vorgenommen wurden, und notieren Sie die Art der Abweichung, die daraufhin vorgenommene Anpassung und die Gründe dafür.

  • Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie die Erkenntnisse, die Sie aus der Lösung von Unstimmigkeiten gewinnen, um Ihre Abgleichsverfahren und Geschäftspraktiken zu optimieren. Sie könnten beispielsweise Ihre Checklisten für den Abgleich aktualisieren, die Methoden der Datenerfassung verbessern oder die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern verstärken.

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