Casi 9 de cada 10 adultos británicos tienen al menos un compromiso de débito directo, y los débitos directos son una de las maneras más fáciles de simplificar los pagos tanto para ti como para tus clientes. Con los débitos directos, puedes cobrar automáticamente pagos recurrentes de la cuenta bancaria del cliente según un calendario fijo sin la molestia de los seguimientos manuales o los pagos atrasados. Si gestionas membresías, suscripciones o facturas regulares, los débitos directos le dan a tu empresa una afluencia de efectivo confiable y predecible, lo que te permite ahorrar tiempo que de otro modo dedicarías a rastrear y procesar pagos individuales.

A continuación, te explicaremos cómo configurar los débitos directos para tus clientes, desde la activación de los débitos directos en tu cuenta hasta la automatización de las notificaciones y la gestión de los rechazos de pagos.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Cuáles son los pasos para configurar los débitos directos en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para los débitos directos?
  
• ¿Qué información necesitas de los clientes?
  
• ¿Cómo se pueden automatizar la configuración y los pagos mediante débito directo?
  

¿Cuáles son los pasos para configurar los débitos directos en el Reino Unido?

Ya sea que utilices un proveedor como Stripe o que gestiones el proceso tú mismo, configurar débitos directos en el Reino Unido es un proceso relativamente simple. Estos son los pasos para configurar los débitos directos.

Elige cómo gestionarás los débitos directos

En primer lugar, decide si gestionarás los débitos directos internamente o recurrirás a un proveedor externo. Usar un proveedor es la ruta más fácil para la mayoría de las empresas. Los proveedores se encargan del trabajo pesado, como el cumplimiento de la normativa, el procesamiento de los pagos y la presentación de solicitudes al sistema de compensación Bacs. Stripe te permite agregar débitos directos junto con otros métodos de pago, que puedes integrar fácilmente en tu sitio web o aplicación. Pero las empresas más grandes podrían considerar convertirse en una organización aprobada por Bacs para manejar el proceso directamente. Para ello, es necesario presentar la solicitud a través de tu banco, invertir en software y mantenerse al día sobre el cumplimiento de la normativa.

Obtener un número de usuario de servicio (SUN)

Un número de usuario de servicio (SUN) identifica a tu empresa dentro del sistema de débito directo. Si trabajas con un proveedor como Stripe, tus envíos de débito directo usarán su SUN, por lo que puedes omitir este paso. Si no vas a utilizar un proveedor, tendrás que solicitar un SUN a través de tu banco. Prepárate para demostrar que tu empresa es financieramente estable y que cuenta con procesos sólidos para gestionar los pagos.

Configura tu proceso de orden

La orden, también conocida como instrucción para débito directo (DDI), es el acuerdo que firma tu cliente para permitirte recibir pagos de su cuenta. Plataformas como Stripe facilitan este paso proporcionando formularios digitales que cumplen con las normas necesarias. Los clientes los completan en línea y la orden se almacena de forma segura en su sistema. Si gestionas el proceso por tu cuenta, tendrás que crear un formulario de orden cumpla con los requisitos y que sea digital o en papel (ten en cuenta que las órdenes en línea son más rápidas, más fáciles de rastrear y más cómodas para los clientes). La orden debe incluir una declaración en la que se expliquen los derechos de los clientes conforme a la garantía de débito directo.

Recopila información del cliente

Una vez que tengas tu orden lista, comienza a recopilar los datos de los clientes. Esto incluye:

• Nombre e información de contacto

• Número de cuenta bancaria y código Sort

• Confirmación del calendario de pagos y del monto (o que puede variar)

Notifica a los clientes antes de que comiencen los pagos

Las empresas deben notificar a los clientes antes de aceptar el primer pago. Esto se denomina aviso previo y debe incluir:

• El importe y la fecha del primer pago

• Cualquier detalle sobre pagos futuros

• Un punto de contacto para preguntas

Stripe y otras plataformas a menudo manejan esto automáticamente, pero si estás administrando las cosas manualmente, es tu responsabilidad enviar este aviso antes del primer pago.

Empieza a cobrar pagos

Una vez que se hayan configurado las órdenes y se haya notificado a los clientes, estarás listo para comenzar a aceptar pagos. Si usas Stripe, gestionarás los pagos a través del Dashboard. Para aquellos que administran los débitos directos por sí mismos, enviarás las solicitudes de pago a Bacs (generalmente tres días antes de la fecha de cobro).

Monitorea los pagos y gestiona los problemas

No todos los pagos se realizarán correctamente. Es posible que los clientes no tengan fondos suficientes o que cancelen la orden a través de su banco. Configura procesos para reintentar los pagos rechazados (Stripe lo hace automáticamen) y notifica a los clientes sobre cualquier problema con el pago. Las herramientas de elaboración de informes de Stripe te facilitan ver lo que está sucediendo con tus transacciones para que puedas resolver los problemas rápidamente.

Cumple con la normativa

Ya sea que uses un proveedor o administres directamente los débitos directos, eres responsable de seguir las reglas de la garantía de débito directo. Esto significa:

• Enviar notificaciones sobre cualquier cambio en los montos o cronogramas de pago

• Responder rápidamente a las solicitudes de reembolso

• Permitir a los clientes cancelar un débito directo en cualquier momento

Stripe y otros proveedores simplifican el cumplimiento de la normativa y se encargan de gran parte de ello por ti, pero debes mantenerte informado y asegurarte de que tu empresa cumple con sus responsabilidades.

Revisa y mejora

Una vez que tu sistema de débito directo esté activo, evalúa cómo está funcionando. ¿A los clientes les resulta fácil configurar los pagos? ¿Los pagos rechazados se resuelven rápidamente? Plataformas como Stripe cuentan con herramientas de análisis que pueden brindarte información sobre el rendimiento de tus pagos y ayudarte a perfeccionar el proceso a medida que creces.

¿Cuáles son los requisitos para los débitos directos?

La configuración y gestión de débitos directos en el Reino Unido incluye normas que te protegen a ti y a tus clientes. Esto es lo que debes saber.

Garantía de débito directo

Esta es la red de seguridad para sus clientes. Les otorga el derecho a lo siguiente:

• Obtener un reembolso completo si un pago se acepta por error

• Ser notificado con anticipación sobre cualquier cambio en el monto, la fecha de pago o la frecuencia

• Cancelar el débito directo en cualquier momento a través de su banco o poniéndose en contacto contigo

Las empresas están obligadas a cumplir con esta garantía. También debes incluirlo en todos los lugares donde pidas a los clientes que se registren, por ejemplo, en el formulario de la orden. Su propósito es asegurar a tus clientes que su dinero está seguro, incluso si ocurren errores.

Orden de débito directo

La orden es el permiso por escrito del cliente para que cobres dinero de su cuenta. Se necesita lo siguiente:

• Mostrar el nombre de la empresa para que sepan quién acepta el pago.

• Incluir una referencia a la garantía de débito directo

• Estar firmada por el cliente, ya sea digitalmente o en papel

Sin una orden válida, no tienes base legal para aceptar pagos. Si usas un proveedor como Stripe, este se encargarán de la mayor parte de esto por ti.

Aviso previo

Debes avisar a tus clientes antes de aceptar el primer pago o de promulgar cualquier cambio, como aumentar el importe o cambiar la fecha de pago. Este aviso debe ser claro e incluir:

• El nombre de la empresa

• La cantidad que estás cobrando

• Cuándo saldrá el pago

Número de usuario de servicio (SUN)

Para cobrar débitos directos, tu empresa necesita un identificador único llamado SUN. Si trabajas con un proveedor como Stripe, usarás el SUN del proveedor, por lo que no tendrás que preocuparte por este paso. Pero si estás gestionando el proceso tú mismo, tendrás que solicitar un SUN a través de tu banco. Para obtener un SUN, deberás demostrar que tu empresa es financieramente estable y cuenta con los procesos adecuados para manejar los pagos de manera responsable.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

Los débitos directos se procesan a través de Bacs, el sistema de compensación de débitos directos del Reino Unido. Si gestionas tú mismo los débitos directos, tendrás que hacer lo siguiente:

• Enviar las solicitudes de pago correctamente y a tiempo

• Mantener seguros los datos bancarios de los clientes

• Seguir reglas estrictas sobre cómo se almacenan y utilizan los datos

Si utilizas un proveedor, él se encargará de la parte técnica, pero tú seguirás siendo responsable de asegurarte de que los datos de los clientes se manejen de forma segura. Esto significa cifrar los datos, limitar el acceso a la información confidencial y cumplir con las normas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

¿Qué información necesitas de los clientes?

Para configurar un débito directo, necesitas cierta información de tus clientes para asegurarte de que los pagos se cobren correctamente y de acuerdo con los requisitos de Bacs. Esto es lo que necesitarás para la orden de débito directo:

• El nombre completo del titular de la cuenta tal y como aparece en su cuenta bancaria

• Información de contacto, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono

• Tu número de cuenta bancaria y código Sort

Incluirás esta información del cliente en la orden de débito directo. Los clientes deberán confirmar firmando la orden, ya sea de forma electrónica o física.

Si administras varios clientes, asignar un número de referencia único a cada débito directo puede ayudarte a mantener las cosas organizadas.

¿Cómo se pueden automatizar la configuración y los pagos mediante débito directo?

Puedes usar Stripe para configurar y automatizar los pagos con débito directo. Esto ahorra tiempo, minimiza los errores y crea una mejor experiencia para sus clientes. Aquí te indicamos cómo empezar.

Activa el débito directo

Para empezar, habilita los débitos directos en tu cuenta de Stripe. Stripe admite diferentes sistemas según tu región, incluido el débito directo Bacs en el Reino Unido. Inicia sesión en el Dashboard de Stripe, ve a la configuración de Payments y habilita el débito directo Bacs. Una vez activado, Stripe se encarga de la configuración técnica y garantiza el cumplimiento de la normativa de los requisitos de Bacs.

Recopila órdenes

Los débitos directos requieren una orden, es decir, la aprobación del cliente para realizar un débito de su cuenta. Con Stripe, puedes usar Stripe Checkout o un formulario de pago integrado para recopilar los datos bancarios (por ejemplo, número de cuenta, código Sort). Stripe genera y almacena automáticamente órdenes digitales que cumplen con la normativa Bacs.

Automatiza los pagos recurrentes

Para automatizar un pago recurrente, crea una suscripción en el Dashboard de Stripe para tu servicio recurrente (por ejemplo, membresías mensuales). Vincula al cliente con la suscripción y define los datos de pago, como el monto, la frecuencia y la fecha de inicio. También puedes configurar importes de facturación variables si es necesario. Una vez que esta opción se establezca, Stripe procesará automáticamente los pagos de acuerdo con el calendario.

Notifica a los clientes

Mantener informados a los clientes es tanto un requisito para los débitos directos como una práctica recomendada. Stripe puede ayudar enviando automáticamente correos electrónicos y recordatorios de confirmación de pago, y notificando a los clientes sobre cambios en los importes o calendarios de pago. Puedes usar las plantillas de correo electrónico de Stripe para estos mensajes o integrarlas con plataformas como Mailchimp para una mayor personalización.

Gestiona los pagos rechazados

A veces los pagos fallan, por ejemplo, si la cuenta de un cliente tiene pocos fondos. Si un pago falla, Stripe intentará procesar de nuevo el pago rechazado según un calendario establecido y notificará al cliente y a tu equipo sobre el pago rechazado. También puedes usar la API de Stripe para configurar acciones específicas, como pausar los servicios hasta que se resuelvan los problemas relacionados con los pagos.

Conecta Stripe a tu otro software

Para sacar el máximo provecho de tus pagos automatizados, integra Stripe con un software de contabilidad como QuickBooks o Xero para la conciliación automatizada, utiliza sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como HubSpot o Salesforce para hacer un seguimiento de las suscripciones y los pagos, o crea flujos de trabajo personalizados con Zapier, como etiquetar a los clientes en tu CRM cuando un pago se realiza correctamente.