Casi 9 de cada 10 adultos británicos tienen al menos un compromiso de adeudo directo, que constituyen una de las formas más sencillas de simplificar los pagos tanto para ti como para tus clientes. Con los adeudos directos, puedes cobrar automáticamente pagos recurrentes de la cuenta bancaria de tu cliente según un calendario fijo, sin la molestia de tener que realizar seguimientos manuales o de que se produzcan pagos atrasados. Si gestionas membresías, suscripciones o facturas periódicas, los adeudos directos le dan a tu empresa una afluencia de efectivo fiable y predecible, lo que te ahorra tiempo que, de otro modo, dedicarías a hacer un seguimiento y procesar cada uno de los pagos.

A continuación, te explicaremos cómo configurar los adeudos directos para tus clientes, desde la activación de adeudos directos en tu cuenta hasta la automatización de las notificaciones y la gestión de los pagos fallidos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los pasos para configurar adeudos directos en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para los adeudos directos?
  
• ¿Qué información necesitas de los clientes?
  
• ¿Cómo se pueden automatizar los pagos y la configuración de los adeudos directos?
  

¿Cuáles son los pasos para configurar adeudos directos en el Reino Unido?

Tanto si utilizas un proveedor como Stripe como si gestionas tú mismo el proceso, configurar adeudos directos en el Reino Unido es un proceso relativamente sencillo. A continuación se indican los pasos para configurar adeudos directos.

Elige cómo gestionarás los adeudos directos

En primer lugar, decide si vas a gestionar los adeudos directos de forma interna o vas a recurrir a un proveedor externo. Usar un proveedor es la ruta más fácil para la mayoría de las empresas. Los proveedores se encargan de las tareas pesadas, como el cumplimiento de la normativa, el procesamiento de pagos y la presentación de solicitudes al sistema de compensación Bacs. Stripe te permite añadir adeudos directos junto con otros métodos de pago, que puedes integrar fácilmente en tu sitio web o aplicación. Sin embargo, las empresas más grandes podrían considerar convertirse en una organización aprobada por Bacs para manejar el proceso directamente. Para ello, tienes que presentar la solicitud a través de tu banco, invertir en software y estar al tanto del cumplimiento de la normativa.

Consigue un número de usuario de servicio (SUN)

Un número de usuario de servicio (SUN) identifica a tu empresa dentro del sistema de adeudo directo. Si trabajas con un proveedor como Stripe, tus envíos de adeudo directo usarán su SUN, por lo que puedes omitir este paso. Si no vas a utilizar ningún proveedor, tendrás que solicitar un SUN a través de tu banco. Prepárate para demostrar que tu empresa es estable en términos financieros y que cuenta con procesos sólidos para gestionar los pagos.

Configura tu proceso de domiciliación

La orden de domiciliación, también conocida como instrucción de adeudo directo, es el acuerdo que firma tu cliente para permitirte hacer cargos en su cuenta. Las plataformas como Stripe facilitan este paso proporcionando formularios digitales que cumplen con las normas necesarias. Los clientes los cumplimentan en línea y la orden de domiciliación se almacena de forma segura en su sistema. Si gestionas el proceso tú mismo, tendrás que crear un formulario de orden de domiciliación que cumpla con la normativa y que sea digital o en papel. Ten en cuenta que las órdenes de domiciliación en línea son más rápidas, fáciles de rastrear y más cómodas para los clientes. La orden de domiciliación debe incluir una declaración que explique los derechos de los clientes bajo la Garantía de adeudo directo.

Recopila información del cliente

Una vez que tengas listo tu orden de domiciliación, comienza a recopilar los datos de tus clientes. Deben ser los siguientes:

• Nombre e información de contacto

• Número de cuenta bancaria y código SORT

• Confirmación del calendario de pago y del importe (o que puede variar)

Notifica a los clientes antes de que comiencen los pagos

Las empresas deben notificar a los clientes antes de efectuar su primer pago. A esto se le llama aviso anticipado y debe incluir:

• El importe y la fecha del primer pago

• Cualquier detalle sobre pagos futuros

• Información de contacto para hacer preguntas

Stripe y otras plataformas lo suelen gestionar de forma automática, pero si lo estás administrando manualmente, es tu responsabilidad enviar este aviso antes del primer pago.

Comienza a cobrar los pagos

Una vez que se configuran las órdenes de domiciliación y se notifica a los clientes, está todo listo para comenzar a aceptar pagos. Si estás usando Stripe, gestionarás los pagos a través del Dashboard. En el caso de que gestiones tú mismo los adeudos directos, deberás enviar las solicitudes de pago al Bacs (normalmente tres días antes de la fecha de cobro).

Supervisa los pagos y gestiona los problemas

No todos los pagos se efectuarán correctamente. Es posible que los clientes no dispongan de fondos suficientes o que cancelen su orden de domiciliación a través del banco. Configura procesos para reintentar pagos fallidos (Stripe lo hace automáticamente) y notifica a los clientes si hay problemas con los pagos. Las herramientas de elaboración de informes de Stripe te ayudan a ver fácilmente lo que ocurre con tus transacciones para que puedas resolver los problemas rápidamente.

Cumple la normativa

Tanto si utilizas un proveedor como si gestionas los adeudos directos directamente, eres responsable de cumplir las normas de la Garantía de adeudo directo. Esto significa lo siguiente:

• Enviar notificaciones sobre cualquier cambio en los importes o calendarios de pago

• Responder rápidamente a las solicitudes de reembolso

• Permitir a los clientes cancelar adeudos directos en cualquier momento.

Stripe y otros proveedores simplifican el cumplimiento de la normativa gestionando gran parte de este proceso por ti, pero debes mantenerte informado y asegurarte de que tu empresa cumple con sus responsabilidades.

Revisa y mejora

Una vez que tu sistema de adeudo directo esté activo, evalúa cómo está funcionando. ¿A los clientes les resulta fácil configurar los pagos? ¿Se resuelven rápidamente los pagos fallidos? Las plataformas como Stripe cuentan con herramientas de análisis que pueden darte información sobre tu rendimiento de pagos y ayudarte a perfeccionar el proceso a medida que creces.

¿Cuáles son los requisitos para los adeudos directos?

Configurar y gestionar adeudos directos en el Reino Unido implica normas que te protegen a ti y a tus clientes. Esto es lo que debes saber.

Garantía de adeudo directo

Esta es la red de seguridad para tus clientes. Les da derecho a:

• Obtener un reembolso completo si se acepta un pago por error

• Recibir notificaciones anticipadas sobre cualquier cambio en el importe, la fecha de pago o la frecuencia.

• Cancelar su domiciliación bancaria en cualquier momento a través de su banco o contactándote.

Las empresas están obligadas a respetar esta garantía. También debes incluirlo en cualquier lugar donde les pidas a los clientes que se registren, como en el formulario de orden de domiciliación. Su propósito es asegurar a tus clientes que su dinero está seguro, incluso si se producen errores.

Orden de domiciliación de adeudo directo

La orden de domiciliación es el permiso por escrito del cliente para que cobres dinero de su cuenta. Es necesario:

• Mostrar el nombre de tu empresa para que sepan quién acepta el pago.

• Incluir una referencia a la Garantía de adeudo directo

• Que esté firmada por el cliente, ya sea en formato digital o en papel

Sin una orden de domiciliación válida, no tienes ninguna base legal para aceptar pagos. Si utilizas un proveedor como Stripe, este se encargarán de la mayor parte del proceso por ti.

Aviso anticipado

Debes avisar a tus clientes antes de efectuar el primer pago o de aplicar cambios, como aumentar el importe o cambiar la fecha de pago. Este aviso debe ser claro e incluir:

• El nombre de tu empresa

• Cuánto vas a cargar en la cuenta

• Cuándo se producirá el cobro

Número de usuario del servicio (SUN)

Para cobrar adeudos directos, tu empresa necesita un identificador único llamado SUN. Si trabajas con un proveedor como Stripe, usarás el SUN del proveedor, por lo que no tienes que preocuparte por este paso. Sin embargo, si gestionas el proceso tú mismo, tendrás que solicitar un SUN a través de tu banco. Para obtener un SUN, tendrás que demostrar que tu empresa es estable desde el punto de vista financiero y que cuenta con los procesos adecuados para gestionar los pagos de forma responsable.

Seguridad y cumplimiento normativo

Los adeudos directos se procesan a través de Bacs, el sistema de compensación de adeudos directos del Reino Unido. Si gestionas tú mismo los adeudos directos, deberás:

• Enviar las solicitudes de pago correctamente y a tiempo

• Proteger los datos bancarios de los clientes

• Seguir reglas estrictas sobre cómo se almacenan y utilizan los datos

Si utilizas un proveedor, este se encargará de la parte técnica, pero tú sigues siendo responsable de asegurarte de que los datos de los clientes se gestionan de forma segura. Esto implica cifrar los datos, limitar el acceso a la información sensible y cumplir con las normas del RGPD.

¿Qué información necesitas de los clientes?

Para configurar un adeudo directo, necesitas determinada información de tus clientes para asegurarte de que los pagos se cobran correctamente y de conformidad con los requisitos de la normativa Bacs. Esto es lo que necesitarás para la orden de domiciliación de adeudo directo:

• El nombre completo del titular de la cuenta tal como aparece en su cuenta bancaria.

• Información de contacto, como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono

• Su número de cuenta bancaria y código SORT

Incluirás esta información del cliente en la orden de domiciliación de adeudo directo. Los clientes tendrán que confirmar la orden de domiciliación firmándola, ya sea de forma electrónica o física.

Si gestionas varios clientes, asignar un número de referencia único a cada adeudo directo puede ayudarte a mantener todo bien organizado.

¿Cómo se pueden automatizar los pagos y la configuración de los adeudos directos?

Puedes usar Stripe para configurar y automatizar pagos de adeudo directo. Así se ahorra tiempo, se minimizan los errores y se crea una mejor experiencia para tus clientes. A continuación te explicamos cómo empezar.

Activa los adeudos directos

Para empezar, habilita los adeudos directos en tu cuenta de Stripe. Stripe admite diferentes sistemas en función de tu región, incluido el adeudo directo Bacs del Reino Unido. Inicia sesión en el Dashboard de Stripe, ve a la configuración de pagos y habilita el adeudo directo Bacs. Una vez activado, Stripe se encarga de la configuración técnica y garantiza el cumplimiento de los requisitos de Bacs.

Recopila órdenes de domiciliación

Los adeudos directos requieren una orden de domiciliación, es decir, la aprobación de tu cliente para hacer un adeudo en su cuenta. Con Stripe, puedes usar Stripe Checkout o un formulario de pago integrado para recopilar datos bancarios (p. ej., número de cuenta, código Sort). Stripe genera y almacena automáticamente una orden de domiciliación digital que cumple con el Bacs.

Automatiza los pagos recurrentes

Para automatizar un pago recurrente, crea una suscripción en el Dashboard de Stripe para tu servicio recurrente (por ejemplo, abonos mensuales). Vincula el cliente a la suscripción y define los detalles del pago, como el importe, la frecuencia y la fecha de inicio. También puedes configurar importes de facturación variables si es necesario. Una vez que esta acción se haya establecido, Stripe procesará automáticamente los pagos de acuerdo con el calendario.

Notifica a los clientes

Mantener informados a los clientes es un requisito para los adeudos directos y una práctica recomendada. Stripe puede enviar automáticamente correos electrónicos y recordatorios para confirmar el pago y notificar a los clientes sobre cambios en los importes o calendarios de pago. Puedes usar las plantillas de correo electrónico de Stripe para estos mensajes o integrarlas con plataformas como Mailchimp para una mayor personalización.

Gestiona pagos fallidos

A veces los pagos fallan, por ejemplo, cuando la cuenta de un cliente tiene pocos fondos. Si un pago falla, Stripe intentará volver a procesar el pago fallido según un calendario establecido y notificará al cliente y a tu equipo sobre el pago fallido. También puedes usar la API de Stripe para configurar acciones específicas, como pausar los servicios hasta que se resuelvan los problemas de pago.

Conecta Stripe a otro software

Para aprovechar al máximo tus pagos automatizados, integra Stripe con un software de contabilidad como QuickBooks o Xero para la conciliación automatizada, usa sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como HubSpot o Salesforce para hacer un seguimiento de las suscripciones y los pagos o crea flujos de trabajo personalizados con Zapier, como etiquetar a los clientes en tu CRM cuando un pago se realiza correctamente.