Quasi 9 adulti britannici su 10 hanno almeno un addebito diretto attivo. Gli addebiti diretti sono uno dei modi più facili per semplificare i pagamenti sia per te che per i tuoi clienti. Con gli addebiti diretti puoi riscuotere automaticamente i pagamenti ricorrenti dal conto bancario del tuo cliente in base a una frequenza prestabilita, senza il fastidio di follow-up manuali o pagamenti in ritardo. Se gestisci iscrizioni, abbonamenti o fatture regolari, gli addebiti diretti offrono alla tua attività un afflusso di denaro affidabile e prevedibile, facendoti risparmiare tempo che altrimenti dovresti dedicare al recupero e all'elaborazione dei singoli pagamenti.

Di seguito viene illustrato come configurare gli addebiti diretti per i clienti, dall'attivazione degli addebiti diretti nel tuo account, all'automazione delle notifiche fino alla gestione dei pagamenti non andati a buon fine.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i passaggi per configurare gli addebiti diretti nel Regno Unito?
  
• Quali sono i requisiti per gli addebiti diretti?
  
• Di quali informazioni hai bisogno dai clienti?
  
• Come puoi automatizzare la configurazione e i pagamenti degli addebiti diretti?
  

Quali sono i passaggi per configurare gli addebiti diretti nel Regno Unito?

Indipendentemente dal fatto che utilizzi un fornitore di servizi come Stripe o che tu gestisca la procedura in autonomia, configurare gli addebiti diretti nel Regno Unito è una procedura relativamente semplice. Ecco i passaggi per configurare gli addebiti diretti.

Scegli come gestire gli addebiti diretti

Innanzitutto decidi se gestirai gli addebiti diretti internamente o se utilizzerai un fornitore di terze parti. L'utilizzo di un fornitore è la strada più semplice per la maggior parte delle attività. I fornitori gestiscono le operazioni più complesse, ad esempio la conformità, l'elaborazione dei pagamenti e l'invio delle richieste al sistema di compensazione Bacs. Stripe ti permette di aggiungere l'addebito diretto insieme ad altri metodi di pagamento, che puoi facilmente integrare nel tuo sito web o nella tua app. Ma le aziende più grandi potrebbero prendere in considerazione l'idea di diventare un'organizzazione approvata da Bacs per gestire direttamente la procedura. In tal caso. è necessario fare domanda tramite la propria banca, investire in software e rispettare la conformità.

Richiedi un numero SUN

Un numero SUN (Service User Number) identifica la tua attività nel sistema di addebito diretto. Se lavori con un fornitore come Stripe, i tuoi invii per l'addebito diretto utilizzeranno il suo SUN, quindi puoi saltare questo passaggio. Se non hai intenzione di utilizzare un fornitore, dovrai richiedere un SUN tramite la tua banca. Preparati a dimostrare che la tua attività è stabile dal punto di vista finanziario e dispone di procedure collaudate per la gestione dei pagamenti.

Configura la procedura di mandato

Il mandato, noto anche come istruzione di addebito diretto, è l'accordo firmato dal cliente per consentirti di addebitare pagamenti dal suo conto. Piattaforme come Stripe semplificano questo passaggio fornendo moduli digitali conformi alle regole necessarie. I clienti li compilano online e il mandato viene archiviato in modo sicuro nel loro sistema. Se gestisci la procedura in autonomia, devi creare un modulo di mandato conforme digitale o cartaceo (tieni presente che i mandati online sono più veloci, più facili da monitorare e più convenienti per i clienti). Il mandato deve includere una dichiarazione che spieghi i diritti dei clienti ai sensi della Garanzia di addebito diretto.

Raccogli informazioni sul cliente

Una volta che il mandato è pronto, inizia a raccogliere i dati dei tuoi clienti, tra cui:

• Nome e informazioni di contatto

• Numero di conto bancario e sort code

• Conferma del piano di pagamento e dell'importo (o che potrebbe variare)

Avvisa i clienti prima di iniziare i pagamenti

Le attività devono informare i clienti prima di riscuotere il primo pagamento. Questo preavviso deve includere:

• L'importo e la data del primo pagamento

• Eventuali dettagli sui pagamenti futuri

• Un punto di contatto per le domande

Stripe e altre piattaforme spesso gestiscono questa operazione automaticamente, ma se gestisci le operazioni manualmente, è tua responsabilità inviare questa notifica prima del primo pagamento.

Inizia a riscuotere pagamenti

Una volta impostati i mandati e avvisati i clienti, puoi iniziare ad accettare pagamenti. Se utilizzi Stripe, puoi gestire i pagamenti tramite la Dashboard. Coloro che gestiscono gli addebiti diretti autonomamente sono tenuti a inviare le richieste di pagamento a Bacs (di solito tre giorni prima della data di riscossione).

Monitora i pagamenti e gestisci i problemi

Non tutti i pagamenti andranno a buon fine. I clienti potrebbero non avere fondi sufficienti oppure potrebbero annullare il mandato tramite la banca. Configura le procedure per ritentare i pagamenti non riusciti. Stripe esegue questa operazione automaticamente) e avvisa i clienti in caso di problemi con il pagamento. Grazie agli strumenti di reporting di Stripe, è facile tenere sotto controllo le tue transazioni e risolvere rapidamente qualsiasi problema

Mantieni la conformità

Indipendentemente dal fatto che utilizzi un fornitore o gestisca direttamente gli addebiti diretti, sei tenuto a seguire le regole della Garanzia di addebito diretto, ovvero:

• Invio di notifiche per eventuali modifiche agli importi o alle scadenze dei pagamenti

• Risposta rapida alle richieste di rimborso

• Possibilità per i clienti di annullare un addebito diretto in qualsiasi momento

Stripe e altri fornitori semplificano la conformità gestendo gran parte di questo aspetto per te. Tuttavia, devi attenerti alle regole di conformità e assicurarti che la tua attività si assuma le proprie responsabilità.

Rivedi e migliora

Una volta che il sistema di addebito diretto è attivo, valuta come funziona. Per i clienti è facile configurare i pagamenti? I pagamenti non andati a buon fine vengono risolti rapidamente? Le piattaforme come Stripe dispongono di strumenti di analisi in grado di fornirti informazioni dettagliate sulle prestazioni dei pagamenti e aiutarti a perfezionare la procedura man mano che la tua attività cresce.

Quali sono i requisiti per gli addebiti diretti?

La configurazione e la gestione degli addebiti diretti nel Regno Unito prevedono regole che tutelano te e i tuoi clienti. Ecco tutto quello che c'è da sapere.

Garanzia di addebito diretto

È la rete di sicurezza per i tuoi clienti. Dà loro il diritto di:

• Ricevere un rimborso completo se un pagamento viene effettuato per errore

• Essere avvisati in anticipo in merito a eventuali modifiche all'importo, alla data di pagamento o alla frequenza

• Annullare l'addebito diretto in qualsiasi momento tramite la banca o contattandoti.

Le attività sono tenute a rispettare questa garanzia. Devi includerla anche ovunque chiedi ai clienti di registrarsi, ad esempio nel modulo di mandato. Il suo scopo è quello di rassicurare i tuoi clienti sul fatto che i loro soldi sono al sicuro, anche se si verificano errori.

Mandato di addebito diretto

Il mandato è l'autorizzazione scritta del cliente a riscuotere denaro dal suo conto. Deve:

• Mostrare la ragione sociale della tua attività in modo che sappia chi sta incassando il pagamento

• Includere un riferimento alla Garanzia di addebito diretto

• Essere firmata dal cliente, in formato digitale o cartaceo

Senza un mandato valido, non hai alcuna base giuridica per addebitare pagamenti. Se utilizzi un fornitore come Stripe, si occuperà della maggior parte delle operazioni per te.

Preavviso

Devi avvisare i tuoi clienti prima di riscuotere il primo pagamento o apportare modifiche, come l'aumento dell'importo o la modifica della data del pagamento. Questo avviso deve essere chiaro e deve includere:

• La ragione sociale

• L'importo che stai prelevando

• Quando verrà effettuato il pagamento

Numero SUN

Per riscuotere gli addebiti diretti, la tua attività ha bisogno di un identificativo univoco chiamato SUN (Service User Number). Se lavori con un fornitore come Stripe, utilizzerai il suo SUN, quindi non devi preoccuparti di questo passaggio. Ma se gestisci questa procedura autonomamente, devi richiedere un SUN tramite la tua banca. Per ricevere un SUN, devi dimostrare che la tua attività è stabile dal punto di vista finanziario e che dispone di procedure adeguate per gestire i pagamenti in modo responsabile.

Sicurezza e conformità

Gli addebiti diretti vengono elaborati tramite Bacs, il sistema di compensazione degli addebiti diretti del Regno Unito. Se gestisci direttamente gli addebiti diretti, devi:

• Inviare le richieste di pagamento in modo corretto e puntuale

• Proteggere i dati bancari dei clienti

• Seguire regole rigorose su come i dati vengono archiviati e utilizzati

Se utilizzi un fornitore, si occuperà dell'aspetto tecnico, ma sei comunque responsabile di assicurarti che i dati dei clienti siano gestiti in modo sicuro, ovvero devi crittografare i dati, limitare l'accesso alle informazioni sensibili e rispettare le regole del GDPR.

Di quali informazioni hai bisogno dai clienti?

Per configurare un addebito diretto, hai bisogno di determinate informazioni dai tuoi clienti per assicurarti che i pagamenti vengano riscossi correttamente e in linea con i requisiti Bacs. Ecco cosa ti serve per il mandato di addebito diretto:

• Il nome completo dell'intestatario del conto, così come indicato sul conto bancario

• Informazioni di contatto, come un indirizzo e-mail o un numero di telefono

• Il numero di conto bancario e il sort code

Includerai queste informazioni sul cliente nel mandato di addebito diretto. I clienti dovranno confermare firmando il mandato, elettronicamente o fisicamente.

Se gestisci più clienti, assegnare un numero di riferimento univoco a ciascun addebito diretto può aiutarti a tenere tutto sotto controllo.

Come puoi automatizzare la configurazione e i pagamenti degli addebiti diretti?

Puoi utilizzare Stripe per configurare e automatizzare i pagamenti con addebito diretto. In questo modo risparmi tempo, riduci al minimo gli errori e migliori l'esperienza dei clienti. Ecco come iniziare.

Attiva l'addebito diretto

Innanzitutto abilita gli addebiti diretti nel tuo account Stripe. Stripe supporta diversi sistemi a seconda dell'area geografica, tra cui l'addebito diretto Bacs nel Regno Unito. Accedi alla tua Dashboard Stripe, vai alle impostazioni dei pagamenti e abilita l'addebito diretto Bacs. Una volta attivato, Stripe si occupa della configurazione tecnica e garantisce la conformità ai requisiti Bacs.

Raccogli i mandati

Gli addebiti diretti richiedono un mandato, ovvero l'approvazione del cliente per l'addebito dell'importo sul conto. Con Stripe puoi utilizzare Stripe Checkout o un modulo di pagamento incorporato per raccogliere i dati bancari (ad es. numero di conto, sort code). Stripe genera e memorizza automaticamente un mandato digitale conforme a Bacs.

Automatizza i pagamenti ricorrenti

Per automatizzare un pagamento ricorrente, crea un abbonamento nella Dashboard Stripe per il tuo servizio ricorrente (ad es. abbonamenti mensili). Collega il cliente all'abbonamento e definisci i dati del pagamento, come l'importo, la frequenza e la data di inizio. Se necessario, puoi anche configurare importi di addebito variabili. Una volta impostata questa opzione, Stripe elaborerà automaticamente i pagamenti in base alla frequenza.

Avvisa i clienti

Per gli addebiti diretti, tenere informati i clienti è sia un requisito che una best practice. Stripe può aiutarti inviando automaticamente email e promemoria per la conferma del pagamento e avvisando i clienti in merito alle modifiche agli importi o alle frequenze dei pagamenti. Puoi utilizzare i modelli email di Stripe per questi messaggi o integrarli con piattaforme come Mailchimp per una maggiore personalizzazione.

Gestisci i pagamenti non andati a buon fine

A volte i pagamenti non vanno a buon fine, ad esempio se il conto di un cliente non ha fondi sufficienti. Se un pagamento non va a buon fine, Stripe tenta di elaborare nuovamente il pagamento non riuscito in base a una frequenza prestabilita e informa il cliente e il tuo team in merito al pagamento non riuscito. Puoi anche utilizzare l'API di Stripe per impostare azioni specifiche, come la sospensione dei servizi fino alla risoluzione dei problemi di pagamento.

Collega Stripe agli altri software

Per sfruttare al meglio i pagamenti automatizzati, integra Stripe con il software di contabilità come QuickBooks o Xero per la riconciliazione automatizzata, utilizza sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come HubSpot o Salesforce per monitorare abbonamenti e pagamenti oppure crea flussi di lavoro personalizzati con Zapier, ad esempio taggando i clienti nel tuo CRM quando un pagamento va a buon fine.