Près de 9 adultes britanniques sur 10 ont au moins un engagement de prélèvement automatique. Les prélèvements automatiques sont l’un des meilleurs moyens de simplifier les paiements, tant pour vous que pour vos clients. Avec les prélèvements automatiques, vous pouvez prélever automatiquement des paiements récurrents sur le compte bancaire de vos clients selon un calendrier défini, sans avoir à vous soucier des relances manuelles ou des retards de paiement. Si vous gérez des adhésions, des abonnements ou des factures régulières, les prélèvements automatiques permettent à votre entreprise de bénéficier d'un apport de liquidités fiable et prévisible, afin que vous puissiez vous consacrer au suivi et au traitement des paiements ponctuels.

Nous décrivons ci-dessous comment configurer les prélèvements automatiques pour vos clients, de l’activation des prélèvements automatiques sur votre compte à l’automatisation des notifications, en passant par la gestion des échecs de paiement.

Sommaire de cet article

• Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place les prélèvements automatiques au Royaume-Uni ?
  
• Quelles sont les exigences relatives aux prélèvements automatiques ?
  
• Quelles informations avez-vous besoin de collecter auprès de vos clients ?
  
• Comment automatiser la mise en place des prélèvements automatiques et les paiements ?
  

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place les prélèvements automatiques au Royaume-Uni ?

Que vous fassiez appel à un prestataire comme Stripe ou que vous preniez vous-même la tête des opérations, la mise en place des prélèvements automatiques au Royaume-Uni est un processus relativement simple. Voici les étapes à suivre pour configurer les prélèvements automatiques.

Choisir la manière dont vous allez gérer les prélèvements automatiques

Tout d’abord, décidez si vous allez gérer les prélèvements automatiques en interne ou si vous préférez faire appel à un prestataire tiers. Pour la plupart des entreprises, le recours à un prestataire est la solution la plus simple. Les prestataires se chargent des tâches complexes, telles que la conformité, le traitement des paiements et la soumission des demandes au système de compensation Bacs. Stripe vous permet de proposer les prélèvements automatiques en plus d’autres moyens de paiement, que vous pouvez facilement intégrer à votre site Web ou à votre application. Les grandes entreprises peuvent envisager de devenir agréées Bacs afin de gérer directement le processus. Pour ce faire, vous devez faire une demande auprès de votre banque, investir dans des logiciels et veiller vous-même au respect de la conformité.

Obtenir un numéro d’utilisateur de service (SUN)

Le numéro d’utilisateur de service (SUN) identifie votre entreprise dans le système de prélèvement automatique. Si vous travaillez avec un prestataire tel que Stripe, vos demandes de prélèvement automatique utiliseront son SUN, vous pouvez donc ignorer cette étape. Si vous n’avez pas l’intention de faire appel à un prestataire tiers, vous devrez faire une demande de SUN auprès de votre banque. Vous devrez prouver que votre entreprise est financièrement stable et qu’elle dispose de processus solides pour la gestion des paiements.

Mettre en place votre processus de mandat

Le mandat, également connu sous le nom d’instruction de prélèvement automatique (DDI), est l’accord signé par votre client pour vous autoriser à prélever des paiements sur son compte. Des plateformes telles que Stripe facilitent cette étape en fournissant des formulaires numériques conformes aux règles en vigueur. Les clients les remplissent en ligne et le mandat est stocké en toute sécurité dans leur système. Si vous gérez vous-même le processus, vous devrez créer un formulaire de mandat conforme, qu'il soit numérique ou papier (gardez à l’esprit que les mandats en ligne sont plus rapides à remplir, plus faciles à suivre et plus pratiques pour les clients). Le mandat doit inclure une déclaration expliquant les droits des clients au titre de la garantie de prélèvement automatique.

Collecter les informations des clients

Une fois que votre mandat est prêt, commencez à recueillir les informations de vos clients. Les voici :

• Nom et coordonnées

• Numéro de compte bancaire et code guichet

• Confirmation de l’échéancier de paiement et du montant (ou du fait qu'il puisse varier)

Informer les clients avant le début des paiements

Les entreprises doivent informer leurs clients avant d’effectuer leur premier paiement. C’est ce qu’on appelle un préavis. Celui-ci doit inclure les informations suivantes :

• Le montant et la date du premier paiement

• Tous les détails concernant les paiements à venir

• Un point de contact pour les questions éventuelles

Stripe et d'autres plateformes s'en chargent souvent automatiquement, mais si vous avez choisi de le faire manuellement, il est de votre responsabilité d’envoyer ce préavis avant le premier paiement.

Commencer à encaisser les paiements

Une fois que les mandats ont été définis et que les clients ont été informés, vous pouvez commencer à accepter les paiements. Si vous utilisez Stripe, la gestion des paiements se fait depuis le Dashboard. Si vous gérez vous-même les prélèvements automatiques, vous soumettez les demandes de paiement à Bacs (généralement trois jours avant la date d’encaissement).

Surveiller les paiements et traiter les problèmes

Les paiements n'aboutissent pas systématiquement. Les clients peuvent ne pas avoir les fonds nécessaires ou annuler leur mandat par l’intermédiaire de leur banque. Mettez en place des processus pour relancer les paiements en cas d'échec (Stripe le fait automatiquement) et informez les clients de tout problème de paiement. Les outils de reporting de Stripe vous permettent de suivre facilement vos transactions et de résoudre rapidement les problèmes.

Rester en règle

Que vous passiez par un prestataire ou que vous gériez directement les prélèvements automatiques, vous êtes tenu de respecter les règles de la garantie de prélèvement automatique. Cela inclut les aspects suivants :

• Envoyer des notifications en cas de modification des montants ou des échéanciers de paiement

• Répondre rapidement aux demandes de remboursement

• Permettre aux clients d’annuler un prélèvement automatique à tout moment

Stripe et d’autres fournisseurs simplifient la mise en conformité en s’occupant d'une grande partie de ces tâches à votre place, mais vous devez rester informé et vous assurer que votre entreprise assume ses responsabilités.

Réévaluer et améliorer

Une fois que votre système de prélèvement automatique est opérationnel, évaluez son fonctionnement. Les clients trouvent-ils qu’il est facile de configurer des paiements ? Les échecs de paiement sont-ils résolus rapidement ? Les plateformes telles que Stripe disposent d'outils d'analyse qui peuvent vous donner un aperçu de vos performances en matière de paiement et vous aider à affiner le processus au fur et à mesure que vous vous développez.

Quelles sont les exigences relatives aux prélèvements automatiques ?

La mise en place et la gestion des prélèvements automatiques au Royaume-Uni s’accompagnent de règles qui vous protègent, vous et vos clients. Voici quelques informations utiles.

Garantie de prélèvement automatique

Cette garantie est le filet de sécurité de vos clients. Elle leur donne le droit :

• d'obtenir un remboursement complet si un paiement est effectué par erreur ;

• d'être informé à l’avance de toute modification du montant, de la date ou de la fréquence du paiement ;

• d'annuler leur prélèvement automatique à tout moment par l’intermédiaire de leur banque ou en vous contactant.

Les entreprises sont tenues d’honorer cette garantie. Vous devez également la mentionner chaque fois que vous demandez à des clients d'accepter un prélèvement automatique, par exemple sur le formulaire de mandat. Cette garantie vise à rassurer les clients sur la sécurité de leur argent, même si des erreurs sont possibles.

Mandat de prélèvement automatique

Le mandat est l’autorisation écrite du client de prélever de l’argent sur son compte. Il doit :

• indiquer le nom de votre entreprise, afin que le client sache qui est le destinataire du paiement ;

• mentionner la garantie de prélèvement automatique ;

• être signé par le client, sous forme numérique ou sur papier.

En l’absence d’un mandat valide, vous ne disposez d'aucune base juridique pour effectuer des prélèvements. Si vous faites appel à un prestataire tel que Stripe, ce dernier s'occupera de la plupart de ces opérations.

Préavis

Vous devez prévenir vos clients avant d’accepter le premier paiement ou d’apporter des modifications, comme une augmentation du montant ou une modification de la date de paiement. Ce préavis doit être clair et inclure les éléments suivants :

• Le nom de votre entreprise

• Le montant prélevé

• La date de prélèvement

Numéro d’utilisateur du service (SUN)

Pour percevoir des prélèvements automatiques, votre entreprise a besoin d’un identifiant unique appelé SUN. Si vous travaillez avec un prestataire tel que Stripe, vous utiliserez le SUN du ce prestataire ; vous n’avez donc pas à vous soucier de cette étape. Mais si vous gérez le processus en interne, vous devrez faire une demande de SUN auprès de votre banque. Pour obtenir un SUN, vous devez prouver que votre entreprise est financièrement stable et qu'elle dispose de processus appropriés pour gérer les paiements.

Sécurité et conformité

Les prélèvements automatiques sont traités par Bacs, le système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni. Si vous gérez vous-même les prélèvements automatiques, vous devrez :

• soumettre les demandes de paiement correctement et à temps ;

• conserver les coordonnées bancaires des clients en toute sécurité ;

• respecter des règles strictes en matière de stockage et d'utilisation des données.

Si vous faites appel à un prestataire, celui-ci s’occupera de l’aspect technique, mais vous devrez veiller à ce que les données des clients soient traitées en toute sécurité. Cela implique de chiffrer les données, de limiter l’accès aux informations sensibles et de se conformer aux règles du RGPD.

Quelles informations avez-vous besoin de collecter auprès de vos clients ?

Pour mettre en place des prélèvements automatiques, vous avez besoin de certaines informations de la part de vos clients afin de vous assurer que les paiements sont collectés correctement et conformément aux exigences de Bacs. Voici les informations à obtenir auprès des clients pour le mandat de prélèvement automatique :

• Le nom complet du titulaire du compte tel qu’il apparaît sur son compte bancaire

• Ses coordonnées, telles qu’une adresse e-mail ou un numéro de téléphone

• Son numéro de compte bancaire et son code guichet

Vous devez inclure ces informations client dans le mandat de prélèvement automatique. Les clients devront confirmer leur consentement en signant le mandat, soit électroniquement, soit physiquement.

Si vous gérez plusieurs clients, il est conseillé d'attribuer un numéro de référence unique à chaque prélèvement afin de simplifier votre organisation.

Comment automatiser la mise en place des prélèvements automatiques et les paiements ?

Vous pouvez utiliser Stripe pour configurer et automatiser les paiements par prélèvement automatique. Vous gagnerez ainsi du temps, réduirez le risque d'erreurs et offrirez une meilleure expérience à vos clients. Pour ce faire, suivez les conseils ci-dessous.

Activer les prélèvements automatiques

Pour commencer, activez les prélèvements automatiques sur votre compte Stripe. Stripe prend en charge différents systèmes en fonction de votre région, y compris les prélèvements automatiques Bacs au Royaume-Uni. Connectez-vous à votre Dashboard Stripe, accédez aux paramètres de paiement et activez les prélèvements automatiques Bacs. Une fois activés, Stripe s’occupe de la configuration technique et veille au respect des exigences de Bacs.

Collecter les mandats

Les prélèvements automatiques nécessitent un mandat, c'est-à-dire l'autorisation de votre client de débiter son compte. Avec Stripe, vous pouvez utiliser Stripe Checkout ou un formulaire de paiement intégré pour collecter les coordonnées bancaires (par exemple, le numéro de compte, le code guichet). Stripe génère et stocke automatiquement un mandat numérique conforme aux exigences du système Bacs.

Automatiser les paiements récurrents

Pour automatiser un paiement récurrent, créez un abonnement dans le Dashboard Stripe pour votre service récurrent (par exemple, des abonnements mensuels). Associez le client à l’abonnement et définissez les détails du paiement, tels que le montant, la fréquence et la date de début. Vous pouvez également configurer des montants de facturation variables si nécessaire. Une fois cette option définie, Stripe traitera automatiquement les paiements conformément à la fréquence définie.

Informer les clients

Tenir les clients informés est à la fois une exigence des prélèvements automatiques et une bonne pratique à adopter. Stripe peut vous aider en envoyant automatiquement des e-mails de confirmation de paiement et des rappels, et en les informant des modifications apportées aux montants ou aux échéanciers de paiement. Vous pouvez utiliser les modèles d'e-mails de Stripe pour ces messages ou intégrer des plateformes telles que Mailchimp pour une personnalisation accrue.

Gérer les échecs de paiement

Il arrive que les paiements échouent, par exemple en raison de fonds insuffisants sur le compte d’un client. Dans ce cas, Stripe tentera d'effectuer une nouvelle tentative de paiement selon un calendrier défini et informera le client et votre équipe de l’échec de paiement. Vous pouvez également utiliser l’API de Stripe pour configurer des actions spécifiques, comme suspendre les services jusqu’à ce que les problèmes de paiement soient résolus.

Connecter Stripe à vos autres logiciels

Pour tirer le meilleur parti de vos paiements automatisés, intégrez Stripe à des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou Xero pour automatiser le rapprochement, utilisez des systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que HubSpot ou Salesforce pour suivre les abonnements et les paiements, ou créez des flux de travail personnalisés avec Zapier, par exemple en identifiant les clients dans votre CRM lorsqu'un paiement a été effectué.