Nästan 9 av 10 vuxna britter har minst en aktiv autogirobetalning, och autogiro är ett av de lättaste sätten att göra betalningar enklare för både dig och dina kunder. Med autogiro kan du automatiskt ta emot återkommande betalningar från din kunds bankkonto enligt ett fastställt schema – utan krångel med manuella uppföljningar eller sena betalningar. Om du hanterar medlemskap, abonnemang eller vanliga fakturor ger autogiro ditt företag ett pålitligt, förutsägbart inflöde av kontanter, vilket sparar tid du annars skulle lägga på att spåra och behandla enskilda betalningar.

Nedan förklarar vi hur du konfigurerar autogiro för dina kunder, från att aktivera autogiro i ditt konto till att automatisera aviseringar och hantera misslyckade betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur konfigurerar man autogiro i Storbritannien?
  
• Vilka är kraven för autogiro?
  
• Vilken information behöver man från kunderna?
  
• Hur kan man automatisera autogiro och betalningar?
  

Hur konfigurerar man autogiro i Storbritannien?

Oavsett om du använder en leverantör som Stripe eller hanterar processen själv är det relativt enkelt att konfigurera autogiro i Storbritannien. Ställ in autogiro med hjälp av de här stegen.

Välj hur autogiro ska hanteras

Bestäm först om du ska hantera autogiro internt eller använda en tredjepartsleverantör. Att använda en leverantör är den enklaste vägen för de flesta företag. Leverantörerna gör grovjobbet genom att hantera efterlevnad, betalningsbehandling och inlämning av förfrågningar till clearingsystemet Bacs. Med Stripe kan du lägga till autogiro tillsammans med andra betalningsmetoder som du enkelt kan integrera på din webbplats eller i din app. Större företag kan överväga att bli en Bacs-godkänd organisation för att hantera processen på egen hand. Detta kräver att företaget ansöker via sin bank, investerar i programvara och håller koll på efterlevnaden själv.

Få ett användarnummer för tjänsten (SUN)

Ett SUN-nummer (Service User Number) identifierar ditt företag inom autogirosystemet. Om du arbetar med en leverantör som Stripe kan du hoppa över det här steget eftersom du då använder Stripes SUN-nummer. Om du inte vill använda en leverantör måste du ansöka om ett SUN-nummer via din bank. Banken kommer att vilja veta att ditt företag är finansiellt stabilt och har gedigna processer för att hantera betalningar.

Konfigurera din medgivandeprocess

Ett autogiromedgivande är det avtal som din kund undertecknar för att låta dig dra betalningar från deras konto. Plattformar som Stripe underlättar detta genom att tillhandahålla digitala formulär som följer de etablerade reglerna. Kunderna fyller i dessa online och medgivanden lagras säkert i plattformens system. Om du hanterar processen själv måste du skapa ett kompatibelt medgivandeformulär som antingen är digitalt eller pappersbaserat (tänk på att onlinemedgivanden är snabbare, enklare att spåra och bekvämare för kunderna). Medgivandet måste innehålla en förklaring av kundernas rättigheter enligt garantin för autogiro.

Samla in kundinformation

När medgivandet är klart kan du samla in dina kunders uppgifter. Detta innebär:

• Namn och kontaktuppgifter

• Bankkontonummer och clearingnummer

• Bekräftelse på betalningsplan och belopp (eller att det kan variera)

Meddela kunderna innan betalningarna påbörjas

Företag måste meddela kunderna innan de drar den första betalningen. Detta kallas för förhandsmeddelande och bör innehålla:

• Belopp och datum för den första betalningen

• Eventuella uppgifter om framtida betalningar

• En kontaktpunkt för frågor

Stripe och andra plattformar hanterar ofta detta automatiskt, men om du hanterar detta manuellt är det ditt ansvar att skicka detta meddelande före den första betalningen.

Börja ta emot betalningar

När medgivandena har konfigurerats och kunderna har meddelats är du redo att börja dra betalningar. Om du använder Stripe hanterar du betalningar via Dashboard. För de som själva hanterar autogiro skickar du in betalningsbegäranden till Bacs (vanligtvis tre dagar före betalningsdatumet).

Övervaka betalningar och hantera problem

Alla betalningar kommer inte att gå igenom. En kund kan ha otillräckligt saldo eller säga upp sitt medgivande via sin bank. Konfigurera processer för att försöka genomföra misslyckade betalningar igen (Stripe gör detta automatiskt) och meddela kunder om eventuella betalningsproblem. Stripes rapporteringsverktyg gör det enkelt att se vad som händer med dina transaktioner, så att du snabbt kan lösa problem.

Uppfyll efterlevnadskraven

Oavsett om du använder en leverantör eller hanterar autogiro på egen hand är du ansvarig för att följa autogirogarantin. Det betyder att du måste:

• Skicka meddelanden om eventuella ändringar av betalningsbelopp eller betalningsdatum

• Agera snabbt på återbetalningsbegäranden

• Göra det möjligt för kunder att säga upp ett autogiroavtal när som helst

Stripe och andra leverantörer förenklar efterlevnaden genom att hantera mycket av detta åt dig, men du måste alltid hålla dig informerad och se till att ditt företag följer reglerna.

Granska och förbättra

Utvärdera hur ditt autogirosystem fungerar när det är aktiverat. Tycker kunderna att det är enkelt att konfigurera betalningar? Går det snabbt att lösa problem med misslyckade betalningar? Plattformar som Stripe har analysverktyg som kan ge dig insikter i dina betalningsresultat och hjälpa dig att förfina processen i takt med att företaget växer.

Vilka är kraven för autogiro?

Autogiro i Storbritannien omfattas av regler som skyddar både dig och dina kunder. Det här är vad du bör veta.

Autogirogaranti

Det här är skyddsnätet för dina kunder. Garantin ger dem rätt att:

• Få full återbetalning om en betalning debiteras av misstag

• Meddelas i förväg om eventuella ändringar av belopp, betalningsdatum eller betalningsfrekvens

• Avbryta sin autogirobetalning när som helst via sin bank eller genom att kontakta dig

Företag är skyldiga att respektera denna garanti. Du måste också inkludera autogirogarantin när du ber kunderna att registrera sig, till exempel på medgivandeformuläret. Garantins syfte är att försäkra dina kunder om att deras pengar är säkra, även om misstag inträffar.

Medgivande för autogiro

Medgivandet är kundens skriftliga medgivande att du får dra betalningar från hens konto. Medgivandet måste:

• Visa ditt företagsnamn så att de vet vem som tar emot betalningen

• Inkludera en hänvisning till autogirogarantin

• Skrivas under av kunden, antingen digitalt eller på papper

Utan ett giltigt medgivande har du ingen rättslig grund för att ta betalt. Om du använder en leverantör som Stripe kommer de att hantera det mesta av detta åt dig.

Förhandsmeddelande

Du måste meddela dina kunder innan du drar den första betalningen eller genomför några ändringar, som att öka betalningsbeloppet eller ändra betalningsdatumet. Meddelandet måste vara tydligt och innehålla följande:

• Ditt företagsnamn

• Beloppet du kommer att dra

• När betalningen kommer att dras

SUN-nummer

För att kunna debitera via autogiro behöver ditt företag en unik identifierare som kallas SUN (Service User Number). Om du arbetar med en leverantör som Stripe använder du leverantörens SUN-nummer, så du behöver inte tänka på detta steg. Om du hanterar processen själv måste du ansöka om ett SUN-nummer via din bank. För att få ett SUN-nummer måste du kunna visa att ditt företag är ekonomiskt stabilt och har rätt processer på plats för att hantera betalningar på ett ansvarsfullt sätt.

Säkerhet och efterlevnad

Autogirobetalningar behandlas via Bacs, Storbritanniens clearingsystem för autogiro. Om du hanterar autogirobetalningar på egen hand måste du:

• Skicka in betalningsförfrågningar i tid

• Hålla kundernas bankuppgifter säkra

• Följa strikta regler för hur data lagras och används

Om du använder en leverantör tar de hand om den tekniska biten, men du är fortfarande ansvarig för att se till att kunddata hanteras på ett säkert sätt. Detta innebär att kryptera data, begränsa åtkomsten till känslig information och följa dataskyddsförordningen.

Vilken information behöver man från kunderna?

För att konfigurera autogiro behöver du viss information från dina kunder för att säkerställa att betalningar debiteras på rätt sätt och i enlighet med Bacs krav. Det här behöver du för ett autogiromedgivande:

• Kontoinnehavarens fullständiga namn, så som det anges på bankkontot

• Kontaktuppgifter, till exempel e-postadress eller telefonnummer

• Kontonummer och clearingnummer

Du kommer att inkludera den här kundinformationen i medgivandet för autogiro. Kunderna måste bekräfta genom att underteckna medgivandet, antingen elektroniskt eller fysiskt.

Om du hanterar flera kunder kan du ge varje autogiro ett unikt referensnummer för att hålla ordning på saker och ting.

Hur kan man automatisera autogiro och betalningar?

Du kan använda Stripe för att konfigurera och automatisera autogirobetalningar. Detta sparar tid, minimerar fel och skapar en bättre upplevelse för dina kunder. Så här kommer du igång.

Aktivera autogiro

Börja med att aktivera autogiro i ditt Stripe konto. Stripe stöder olika system beroende på din region, inklusive Bacs Direct Debit i Storbritannien. Logga in på Stripe Dashboard, gå till betalningsinställningarna och aktivera Bacs Direct Debit. Efter aktivering tar Stripe hand om den tekniska konfigurationen och ser till att Bacs krav uppfylls.

Samla in medgivanden

Autogirobetalningar kräver ett medgivande – kundens godkännande för att debitera deras konto. Med Stripe kan du använda Stripe Checkout eller ett inbäddat betalningsformulär för att samla in bankuppgifter (t.ex. konto- och clearingnummer). Stripe genererar och lagrar automatiskt digitala medgivanden som uppfyller Bacs-kraven.

Automatisera återkommande betalningar

För att automatisera en återkommande betalning skapar du ett abonnemang i Stripe Dashboard för din återkommande tjänst (t.ex. månatliga medlemskap). Länka kunden till abonnemanget och definiera betalningsuppgifter, som belopp, frekvens och startdatum. Du kan också konfigurera variabla faktureringsbelopp vid behov. När detta är inställt kommer Stripe automatiskt att behandla betalningarna enligt schemat.

Meddela kunder

Att hålla kunderna informerade är både ett krav för autogiro och bästa praxis. Stripe kan skicka automatiska betalningsbekräftelser och betalningspåminnelser via e-post och meddela kunderna om ändringar av betalningsbelopp eller betalningsdatum. Du kan använda Stripes e-postmallar för dessa meddelanden eller integrera med plattformar som Mailchimp för ytterligare anpassning.

Hantera misslyckade betalningar

Ibland misslyckas betalningar, till exempel om en kund inte har tillräckliga medel på sitt konto. Om en betalning misslyckas försöker Stripe behandla den misslyckade betalningen igen baserat på ett fastställt schema, samt meddela kunden och ditt team om den misslyckade betalningen. Du kan också använda Stripes API för att konfigurera specifika åtgärder, som att pausa tjänster tills betalningsproblemen har lösts.

Anslut Stripe till andra program

För att få ut så mycket som möjligt av dina automatiserade betalningar kan du integrera Stripe med bokföringsprogram som QuickBooks eller Xero för automatiserad avstämning, använda CRM-system som HubSpot eller Salesforce för att spåra abonnemang och betalningar, eller bygga anpassade arbetsflöden med Zapier, till exempel genom att tagga kunder i ditt CRM-system när en betalning genomförs.