Quase 9 em cada 10 adultos britânicos têm pelo menos um compromisso de débito automático, e ele é uma das maneiras mais fáceis de simplificar pagamentos para você e seus clientes. Com o débito automático, você pode receber automaticamente pagamentos recorrentes da conta bancária do cliente em um cronograma definido, sem o incômodo de acompanhamentos manuais ou atrasos nos pagamentos. Se você gerencia associações, assinaturas ou faturas regulares, o débito automático proporciona à sua empresa um fluxo de caixa confiável e previsível, economizando tempo que você gastaria rastreando e processando pagamentos individuais.

Abaixo, explicamos como configurar débitos automáticos para seus clientes, desde a ativação em sua conta até a automação de notificações e gerenciamento de falhas nos pagamentos.

Neste artigo:

• Quais são as etapas para configurar débitos automáticos no Reino Unido?
  
• Quais são os requisitos para débitos automáticos?
  
• Quais dados você precisa dos clientes?
  
• Como automatizar a configuração e os pagamentos de débitos automáticos?
  

Quais são as etapas para configurar débitos automáticos no Reino Unido?

Se você usa um provedor como a Stripe ou gerencia o processo por si, configurar débitos automáticos no Reino Unido é um processo relativamente simples. Estas são as etapas para configurar débitos automáticos.

Escolha como você gerenciará débitos automáticos

Primeiro, decida se processará débitos automáticos internamente ou se usará um provedor externo. Usar um provedor é o caminho mais fácil para a maioria das empresas. Os provedores lidam com o trabalho pesado, como conformidade, processamento de pagamentos e envio de solicitações ao sistema de compensação Bacs. A Stripe permite adicionar débito automático junto com outras formas de pagamento, que você pode integrar facilmente ao seu site ou aplicativo. Porém, as empresas maiores podem considerar se tornar uma organização aprovada pelo Bacs para lidar diretamente com o processo. Para isso, é preciso fazer o pedido pelo banco, investir em um software e manter a conformidade por conta própria.

Obtenha um Número de Usuário de Serviço (SUN)

Um Número de Usuário de Serviço (SUN) identifica sua empresa dentro do sistema de débito automático. Se você trabalha com um provedor como a Stripe, seus envios de débito automático usarão o SUN. Portanto, pode pular esta etapa. Se você não vai usar um provedor, precisará solicitar um SUN ao seu banco. Demonstre que sua empresa é financeiramente estável e tem processos sólidos para gerenciar pagamentos.

Configure seu processo de instrução

A chamada Instrução de Débito Automático (DDI) é o contrato que seu cliente assina para permitir que você receba pagamentos da conta dele. Plataformas como a Stripe facilitam essa etapa ao fornecer formulários digitais que cumprem as regras necessárias. Os clientes os preenchem online e a instrução é armazenada com segurança em seu sistema. Se você gerencia o processo por conta própria, precisará criar um formulário de instrução compatível que seja digital ou em papel (lembre-se de que as instruções online são mais rápidas, fáceis de rastrear e mais convenientes para os clientes). A instrução deve incluir uma declaração explicando os direitos do cliente sob a garantia de débito automático.

Colete dados do cliente

Assim que tiver a instrução de débito automático, comece a reunir os dados dos clientes. Isso inclui:

• Nome e dados de contato

• Número da conta bancária e sort code

• Confirmação do cronograma e valor do pagamento (ou que pode variar)

Avise os clientes antes do início dos pagamentos

As empresas devem notificar os clientes antes de receber o primeiro pagamento. Isso é chamado de aviso prévio e deve incluir:

• O valor e a data do primeiro pagamento

• Qualquer detalhe sobre pagamentos futuros

• Um ponto de contato para dúvidas

A Stripe e outras plataformas costumam lidar com isso automaticamente, mas se você estiver gerenciando as operações manualmente, é sua responsabilidade enviar esse aviso antes do primeiro pagamento.

Comece a receber pagamentos

Depois que as instruções forem configuradas e os clientes notificados, você poderá começar a aceitar pagamentos. Se estiver usando a Stripe, você gerenciará os pagamentos por meio do Dashboard. Para aqueles que gerenciam débitos automáticos, você enviará solicitações de pagamento ao Bacs (normalmente três dias antes da data de cobrança).

Monitore pagamentos e gerencie problemas

Nem todos os pagamentos serão realizados. Os clientes podem ter fundos insuficientes ou podem cancelar a instrução pelo banco. Configure processos para tentar novamente pagamentos malsucedidos (a Stripe faz isso automaticamente) e notifique os clientes sobre qualquer problema de pagamento. As ferramentas de relatórios da Stripe facilitam a visualização do que acontece com suas transações para que você possa resolver problemas rapidamente.

Mantenha-se em conformidade

Não importa se você usa um provedor ou gerencia débitos automáticos diretamente, você é responsável por seguir as regras da garantia para débito automático. Isso significa:

• Envio de notificações para qualquer alteração em valores ou cronogramas de pagamentos

• Resposta rápida a solicitações de reembolso

• Permitir que os clientes cancelem um débito automático a qualquer momento

A Stripe e outros provedores simplificam a conformidade ao lidar com boa parte disso por você, mas você precisa se manter informado e garantir que sua empresa cumpra suas responsabilidades.

Revise e melhore

Assim que seu sistema de débito automático estiver ativo, avalie seu funcionamento. Os clientes estão tendo facilidade para configurar pagamentos? Os pagamentos com falha estão sendo resolvidos rapidamente? Plataformas como a Stripe têm ferramentas de análise que podem fornecer insights sobre o desempenho dos seus pagamentos e ajudar você a refinar o processo à medida que sua empresa cresce.

Quais são os requisitos para débitos automáticos?

A configuração e o gerenciamento de débitos automáticos no Reino Unido são regidos por normas que protegem você e seus clientes. Aqui está o que você deve saber.

Garantia de débito automático

Esta é a rede de segurança para seus clientes. Com ela, os clientes têm o direito de:

• Obter um reembolso total se um pagamento for realizado por engano

• Serem notificados com antecedência sobre qualquer alteração no valor, data de pagamento ou frequência

• Cancelar o débito automático a qualquer momento pelo seu banco ou entrando em contato com você

As empresas são obrigadas a honrar essa garantia. Você também precisa incluí-la sempre que solicitar que os clientes se inscrevam, como no formulário de instrução. Seu objetivo é tranquilizar os clientes de que seu dinheiro está seguro, mesmo que erros aconteçam.

Instrução de débito automático

A instrução é a permissão do cliente por escrito para que você colete dinheiro da sua conta. Ela deve:

• Mostrar o nome da sua empresa, para que fique claro quem está recebendo o pagamento

• Incluir uma referência para a garantia de débito automático

• Ser assinada pelo cliente, seja digitalmente ou em papel

Sem uma instrução válida, você não tem base legal para receber pagamentos. Se você usa um provedor como a Stripe, ele cuidará da maior parte disso para você.

Aviso prévio

Você deve avisar os clientes antes de receber o primeiro pagamento ou implementar qualquer alteração, como aumentar o valor ou alterar a data de pagamento. Esse aviso precisa ser claro e incluir:

• Nome da sua empresa

• Quanto será debitado

• Quando o pagamento sairá

Número de usuário de serviço (SUN)

Para coletar débitos automáticos, sua empresa precisa de um identificador exclusivo chamado SUN. Se você trabalha com um provedor como a Stripe, o SUN do provedor será usado, portanto, você não precisa se preocupar com esta etapa. Porém, se estiver gerenciando o processo por conta própria, terá que solicitar um SUN ao seu banco. Para obter um SUN, você precisará comprovar que sua empresa é financeiramente estável e tem os processos adequados para lidar com pagamentos de forma responsável.

Segurança e conformidade

Os débitos automáticos são processados pelo Bacs, o sistema de compensação de débitos automáticos do Reino Unido. Se você mesmo lida com débitos automáticos, é preciso:

• Enviar solicitações de pagamento corretamente e no prazo

• Manter os dados bancários dos clientes seguros

• Seguir regras rígidas sobre como os dados são armazenados e usados

Se você usar um provedor, ele cuidará da parte técnica, mas você ainda é responsável por garantir que os dados do cliente sejam tratados com segurança. Isso significa criptografar dados, limitar o acesso a informações confidenciais e cumprir as regras do GDPR.

Quais dados você precisa dos clientes?

Para configurar um débito automático, você precisa de alguns dados dos clientes para assegurar que os pagamentos sejam cobrados corretamente e de acordo com os requisitos do Bacs. Veja o que você precisa para a instrução para débito automático:

• O nome completo do titular da conta como aparece em sua conta bancária

• Dados de contato, como endereço de e-mail ou número de telefone

• O número da conta bancária e o sort code

Você incluirá os dados deste cliente na instrução de débito automático. Os clientes precisarão confirmar assinando a instrução, seja eletrônica ou fisicamente.

Se você gerencia vários clientes, atribuir um número de referência único para cada débito automático pode ajudar a manter tudo organizado.

Como automatizar a configuração e os pagamentos de débitos automáticos?

Você pode usar a Stripe para configurar e automatizar pagamentos em débito automático. Isso economiza tempo, minimiza erros e cria uma experiência melhor para seus clientes. Veja como começar.

Ativar o débito automático

Para começar, habilite débitos automáticos em sua conta Stripe. A Stripe aceita diferentes sistemas dependendo da sua região, incluindo débito automático Bacs no Reino Unido. Faça login no Dashboard Stripe, acesse as configurações de pagamento e ative o débito automático Bacs. Uma vez ativada, a Stripe cuida da configuração técnica e garante a conformidade com os requisitos do Bacs.

Coletar instruções

O débito automático exige uma instrução, ou seja, a aprovação do cliente para debitar a conta. Com a Stripe, você pode usar o Stripe Checkout ou um formulário de pagamento integrado para coletar dados bancários (por exemplo, número da conta, sort code). A Stripe gera e armazena automaticamente uma instrução digital compatível com o Bacs.

Automatizar pagamentos recorrentes

Para automatizar um pagamento recorrente, crie uma assinatura no Stripe Dashboard para o seu serviço recorrente (por exemplo, mensalidades). Vincule o cliente à assinatura e defina os dados de pagamento, como valor, frequência e data de início. Também é possível configurar valores variáveis de cobrança, se necessário. Assim que isso for configurado, a Stripe processará automaticamente os pagamentos de acordo com o cronograma.

Notificar os clientes

Manter os clientes informados é um requisito para débitos automáticos e uma prática recomendada. A Stripe pode ajudar enviando automaticamente e-mails e lembretes de confirmação de pagamento e notificando os clientes sobre alterações em valores ou cronogramas de pagamento. Você pode usar os modelos de e-mail da Stripe para essas mensagens ou integrar com plataformas como o Mailchimp para obter mais personalização.

Gerenciar falhas de pagamento

Às vezes, os pagamentos falham, por exemplo, se a conta de um cliente está com poucos fundos. Em caso de falha em um pagamento, a Stripe tentará processá-lo novamente com base em um cronograma definido e notificará o cliente e sua equipe sobre a falha. Você também pode usar a Stripe API para definir ações específicas, como suspender os serviços até que os problemas de pagamento sejam resolvidos.

Conectar a Stripe aos seus outros softwares

Para aproveitar ao máximo os pagamentos automatizados, integre a Stripe com softwares de contabilidade como QuickBooks ou Xero para reconciliação automatizada, use sistemas de CRM (gerenciamento de relacionamento com clientes) como HubSpot ou Salesforce para acompanhar assinaturas e pagamentos ou crie fluxos de trabalho personalizados com o Zapier, como marcar clientes no CRM quando um pagamento é realizado com sucesso.