มีเอกสารการเรียกเก็บเงินหลายประเภทที่ธุรกิจจะต้องทำความคุ้นเคย ใบแจ้งหนี้เงินฝาก ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้เป็นตัวอย่างบางส่วน บทความนี้จะกล่าวถึงลักษณะสำคัญๆ ของใบเพิ่มหนี้ ซึ่งออกโดยบริษัทภายหลังการขายหรือการให้บริการ โดยระบุถึงจำนวนเงินที่ลูกค้าจะต้องชำระให้แก่ซัพพลายเออร์ เรียนรู้เกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็น ระยะเวลาการเก็บรักษา และความแตกต่างระหว่างใบแพิ่มหนี้และใบลดหนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเพิ่มหนี้คืออะไร
  
• ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร
  
• เมื่อใดที่ควรออกใบเพิ่มหนี้
  
• รายละเอียดที่จําเป็นในใบเพิ่มหนี้มีอะไรบ้าง
  
• ระยะเวลาเก็บรักษาใบเพิ่มหนี้คืออะไร
  

ใบเพิ่มหนี้คืออะไร

ใบเพิ่มหนี้ (เรียกอีกอย่างว่าใบแจ้งหนี้มาตรฐานหรือเรียกง่ายๆ ว่าใบแจ้งหนี้) เป็นเอกสารทางการที่ยืนยันการดำเนินการธุรกรรมเชิงพาณิชย์ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ บริษัทจะระบุจํานวนเงินที่ลูกค้าค้างชําระแก่บริษัทและรายละเอียดเฉพาะของธุรกรรม (เช่น เงื่อนไขการขาย)

เมื่อบริษัทออกใบเพิ่มหนี้แล้ว จะแก้ไขเอกสารฉบับนั้นไม่ได้อีก ซึ่งจะทำให้แน่ใจได้ถึงความต่อเนื่องและลำดับเวลาของหมายเลขใบแจ้งหนี้ของบริษัท ดังนั้น ใบเพิ่มหนี้แต่ละใบที่สร้างและบันทึกจะส่งผลต่อการบัญชีของบริษัทโดยเพิ่มรายได้ที่ผู้ขายคาดการณ์ไว้

ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้แตกต่างกันอย่างไร

เนื่องจากไม่สามารถลบหรือแก้ไขใบเพิ่มหนี้ได้หลังจากที่ออกแล้ว ผู้ขายจะต้องออกใบลดหนี้หรือบันทึกช่วยจำเพื่อแก้ไข การดําเนินการนี้จะช่วยให้ผู้ขายร่างใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตใหม่ได้ขณะเดียวกันก็เก็บบันทึกธุรกรรมไว้ได้ โดยมักจะใช้ในบริบทของการส่งคืนสินค้าหรือข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน (เช่น การชําระเงินเกินจํานวน) เพื่อปรับคืนเงินให้ลูกค้าเต็มจํานวนหรือบางส่วน

ในขณะที่ใบลดหนี้รับทราบหนี้ของบริษัทต่อลูกค้า แต่ใบเพิ่มหนี้ทําให้ลูกค้าต้องรับผิดต่อซัพพลายเออร์เป็นจำนวนรวมบางอย่าง ดังนั้นสถานะเจ้าหนี้และลูกหนี้จึงกลับกัน

เมื่อใดที่ควรออกใบเพิ่มหนี้

ในฝรั่งเศส จะมีการออกใบเพิ่มหนี้ในกรณีที่เจาะจง:

• ในการทําธุรกรรมระหว่างผู้ประกอบอาชีพสองราย ซึ่งเรียกว่าธุรกิจต่อธุรกิจ (B2B)
  
• ตามคําขอของลูกค้าที่เป็นบุคคลทั่วไป หากต้องการรับเอกสารประกอบของธุรกรรม
  
• ในขอบเขตของการขายระยะไกล
  
• ระหว่างการจัดส่งระหว่างชุมชนที่ไม่ต้องรับผิดต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  
• เมื่อบริการเกิน €25 รวมภาษีทั้งหมด (TTC)
  

โดยจะต้องมรการจัดทำใบเพิ่มหนี้เมื่อส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จสิ้น

รายละเอียดที่จําเป็นในใบเพิ่มหนี้มีอะไรบ้าง

การออกใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการซึ่งอยู่ภายใต้การกำกับดูแลอย่างเข้มงวดตามกฎหมาย ด้วยเหตุนี้ ใบแจ้งหนี้เดบิตทุกใบจึงจําเป็นต้องประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• คําว่า "ใบแจ้งหนี้" หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ออก
  
• ข้อมูลประจำตัวของผู้ขาย: ชื่อและนามสกุลหรือชื่อบริษัท หมายเลข SIREN หรือ SIRET รูปแบบทางกฎหมายของนิติบุคคล จำนวนทุนจดทะเบียน หมายเลข RCS หากผู้ขายเป็นผู้ค้า หรือหมายเลข RM หากผู้ขายเป็นช่างฝีมือ และที่อยู่สำนักงานจดทะเบียน
  
• ข้อมูลประจำตัวของลูกค้า: ชื่อและนามสกุลหรือชื่อบริษัท รวมถึงที่อยู่ในการเรียกเก็บเงินและที่อยู่สําหรับจัดส่ง (หากข้อมูลแตกต่างกัน)
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของนิติบุคคลที่ต้องเสียภาษี
  
• หมายเลขใบสั่งซื้อ (ถ้าเกี่ยวข้อง)
  
• วันที่ขายหรือผลการดําเนินงานของบริการ
  
• คําอธิบายแบบละเอียดและรายละเอียดของสินค้าแต่ละรายการที่จําหน่ายหรือให้บริการ โดยระบุหน่วย จํานวน ลักษณะ แบรนด์ การอ้างอิง วัสดุที่จัดหาให้ และแรงงาน
  
• ราคาต่อหน่วย ไม่รวมภาษี (HT) ของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ
  
• ยอดบวกเพิ่มอื่นๆ เช่น ค่าจัดส่งหรือค่าเดินทาง (หากมี)
  
• ส่วนลด
  
• ยอดรวม ไม่รวมภาษี
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้กับแต่ละรายการ หรือการกล่าวถึง "ภาษีมูลค่าเพิ่มไม่เกี่ยวข้อง มาตรา 293 B ของประมวลกฎหมายภาษีทั่วไป" สำหรับนิติบุคคลที่ไม่ต้องเสียภาษี
  
• ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• จํานวนเงิน ซึ่งรวมภาษีทั้งหมด
  
• วันที่และเงื่อนไขการชําระเงิน (รวมถึงวันที่ครบกําหนดชําระ)
  
• อัตราค่าปรับจากการชําระเงินล่าช้า ในกรณีที่ไม่ชําระเงินภายในวันครบกําหนด
  
• จำนวนเงินค่าชดเชยคงที่สำหรับค่าใช้จ่ายในการกู้คืน
  

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้ประกอบการรายย่อยมีลักษณะคล้ายกัน โดยมีรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อย

ตัวอย่างของใบเพิ่มหนี้

หน่วยงานบริหารของฝรั่งเศสนำเสนอเทมเพลตใบแจ้งหนี้บนเว็บไซต์ เพื่อช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สร้างใบเพิ่มหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้เช่น Stripe Invoicing ซึ่งเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทําบัญชีของคุณทุกขั้นตอน Stripe ให้คุณปรับแต่งใบแจ้งหนี้ ทําบัญชีรายรับได้โดยอัตโนมัติ และเร่งเวลาการชําระเงินให้เร็วขึ้น

ระยะเวลาเก็บรักษาใบเพิ่มหนี้คืออะไร

ใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารสำคัญในการคำนวณยอดขายประจำปีของบริษัทและภาษีที่ต้องชำระให้กับรัฐบาลในแต่ละรอบการทำบัญชี ดังนั้นแต่ละฉบับที่ออกจะต้องได้รับการจัดเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 10 ปี