Er zijn verschillende soorten facturatiedocumenten waarmee je onderneming bekend moet zijn. De aanbetalingsfactuur, debetfactuur en creditnota zijn daar enkele van. In dit artikel worden de belangrijkste kenmerken besproken van de debetfactuur, een factuur die door een bedrijf wordt uitgegeven na een verkoop van een product of het verlenen van een dienst: het geeft het bedrag aan dat de klant aan de leverancier moet betalen. Je leest meer over de verplichte gegevens en de bewaarperiode en komt te weten in welk opzicht de debetfactuur verschilt van de creditnota.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een debetfactuur?
  
• Wat is het verschil tussen een debetfactuur en een creditnota?
  
• Wanneer moet een debetfactuur worden uitgegeven?
  
• Welke gegevens zijn verplicht op een debetfactuur?
  
• Wat is de bewaartermijn van een debetfactuur?
  

Wat is een debetfactuur?

Een debetfactuur (ook wel een standaardfactuur of gewoon een factuur genoemd) is een officieel document dat de uitvoering van een commerciële transactie tussen een verkoper en koper bevestigt. Op de factuur staan het bedrag dat de klant aan het bedrijf verschuldigd is, en de specifieke details van de transactie (zoals de verkoopvoorwaarden).

Een debetfactuur kan na uitgifte door het bedrijf niet meer worden gewijzigd. Dit zorgt voor de facturen van het bedrijf doorlopend worden genummerd en in chronologische volgorde staan. Daarom heeft elke gegenereerde en geregistreerde debetfactuur invloed op de boekhouding van het bedrijf, omdat hiermee de inkomsten worden verhoogd die de verkoper kan verwachten.

Wat is het verschil tussen een debetfactuur en een creditnota?

Omdat een debetfactuur na uitgifte niet kan worden verwijderd of gewijzigd, moet de verkoper een creditnota opstellen als de factuur moet worden gecorrigeerd. Op deze manier kan de verkoper een nieuwe, bijgewerkte factuur opstellen en tegelijk een transactiegeschiedenis bijhouden. Een creditnota wordt vaak gebruikt bij een retourzending van goederen of bij een facturatiefout (zoals een te hoge betaling) om een volledige of gedeeltelijke terugbetaling aan de klant te onderbouwen.

Terwijl de creditnota aangeeft wat het bedrijf aan de klant schuldig is, wordt met een debetfactuur de klant jegens de leverancier aansprakelijk gesteld voor een bepaald bedrag. Zo worden crediteur en debiteur omgekeerd.

Wanneer moet een debetfactuur worden uitgegeven?

In Frankrijk is de uitgifte van een debetfactuur verplicht in specifieke gevallen:

• Bij een transactie tussen twee professionals; dit wordt ook wel business-to-business (B2B) genoemd
  
• Op verzoek van een individuele klant als deze behoefte heeft aan het documenteren van de transactie
  
• Bij een verkoop op afstand
  
• Bij een intracommunautaire levering waarover geen btw (belasting toegevoegde waarde) in rekening wordt gebracht
  
• Wanneer een dienst meer dan € 25 kost, inclusief alle belastingen (TTC)
  

De debetfactuur moet worden verstrekt bij levering van de goederen of voltooiing van een dienst.

Welke gegevens zijn verplicht op een debetfactuur?

Facturatie is een proces dat strikt gereguleerd is door de wet. Daarom is het verplicht dat op elke debetfactuur het volgende wordt vermeld:

• Het woord "factuur", het factuurnummer en de uitgiftedatum
  
• De identiteit van de verkoper: zijn voor- en achternaam of bedrijfsnaam, het SIREN- of SIRET-nummer, de rechtsvorm van de entiteit, het bedrag van het aandelenkapitaal, het RCS-nummer als het gaat om een verkoper of het RM-nummer als het gaat om een ambachtsman, en het adres van de statutaire zetel
  
• De identiteit van de klant: zijn voor- en achternaam of bedrijfsnaam en zijn factuur- en leveringsadres (indien deze verschillend zijn)
  
• Btw-nummers van de belastingplichtige entiteiten
  
• Het inkoopordernummer (indien van toepassing)
  
• Datum van verkoop of levering van de dienst
  
• Een gedetailleerde beschrijving en uitsplitsing van elk verkocht artikel of elke dienst met eenheid, hoeveelheid, aard, merk, referentie, geleverde materialen en arbeid
  
• De eenheidsprijs, exclusief belasting (HT) op elk artikel of elke dienst
  
• Eventuele verhogingen, zoals leverings- of reiskosten (indien van toepassing)
  
• Eventuele kortingen
  
• Totaalbedrag, exclusief belasting
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is op elk item, of de vermelding "btw niet van toepassing, art. 293 B van de Algemene belastingwet" voor niet-belastbare entiteiten
  
• Btw-bedrag
  
• Het bedrag, inclusief alle belastingen
  
• De datum en betalingsvoorwaarden (evenals de vervaldatum)
  
• De boete voor te late betaling in geval van niet-betaling op de vervaldag
  
• Het bedrag van forfaitaire vergoeding voor incassokosten
  

De verplichte informatie voor een factuur voor een zzp'er is vergelijkbaar, met een paar variaties.

Voorbeeld van een debetfactuur

Op de website van de Franse overheid staat een factuursjabloon om ondernemingen te helpen met een debetfactuur die aan de regels voldoet. Je kunt ook kiezen voor een facturatiesysteem zoals Stripe Invoicing, waarmee je boekhoudproces van begin tot eind wordt geoptimaliseerd. Met Stripe kun je facturen op maat maken, je omzetboekhouding automatiseren en betalingen sneller vereffenen.

Wat is de bewaartermijn voor een debetfactuur?

De debetfactuur is een integraal document voor de berekening van de jaaromzet van de onderneming en de belastingen die in elke boekhoudperiode aan de staat verschuldigd zijn. Op grond daarvan moet elke uitgegeven factuur ten minste 10 jaar worden bewaard.