Kategorisering av transaktioner, även kallat transaktionstaxonomi, är processen för att dela in finansiella transaktioner i fördefinierade kategorier så att företag och enskilda firmor bättre kan förstå var medlen kommer ifrån och hur de används. Detta är en vanlig process inom hanteringen av privatekonomi och företagsredovisning.

Eftersom nästan 70 % av företagen har upplevt en ökning i förlusterna på grund av bedrägerier under de senaste åren, kan kategorisering av transaktioner spela en viktig roll för att identifiera och förhindra bedrägliga aktiviteter. Den här guiden förklarar hur kunder och företag kan använda kategorisering av transaktioner för att förbättra den finansiella organisationen och den övergripande ekonomiska hälsan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Så här fungerar kategorisering av transaktioner
  
• Vilka typer av företag kan dra nytta av kategorisering av transaktioner?
  
• Exempel på transaktionskategorier
  
• Hur man implementerar kategorisering av transaktioner med Stripe
  
• Fördelar med korrekt kategorisering av transaktioner för företag
  
• Hur man skapar en bättre användarupplevelse med detaljerade transaktionsinsikter
  

Så här fungerar kategorisering av transaktioner

Kategorisering av transaktioner, eller transaktionstaxonomi, är en process där man kategoriserar finansiella transaktioner efter deras natur, syfte eller typ. Denna kategorisering hjälper enskilda firmor, företag och finansinstitut att hantera sin ekonomi.

Det första steget i denna process är att identifiera enskilda finansiella transaktioner i registren hos en enskild firma eller organisation, antingen manuellt eller via automatiserade system som läser av transaktionsbeskrivningar, belopp och andra relevanta data. Organisationen, den enskilda firman eller det automatiserade systemet klassificerar och märker sedan transaktionerna som specifika kategorier eller grupper med hjälp av något av följande system.

• Regelbaserade system: Dessa system använder fördefinierade regler eller nyckelord för att tilldela kategorier baserade på transaktionsbeskrivningar. Till exempel kan en transaktion med ordet “Starbucks” kategoriseras under “Caféer”.

• Modeller för maskininlärning: Dessa modeller använder algoritmer för att lära sig av stora datamängder med märkta transaktioner och tillämpar den kunskapen för att kategorisera nya transaktioner. Maskininlärningsmodeller kan vara mer exakta och anpassningsbara än regelbaserade system.

Det är viktigt att kategoriseringen behandlas konsekvent genom att använda samma kategorier och underkategorier över tid och för olika transaktioner. Efter kategoriseringsprocessen använder organisationer olika analysverktyg för att få insikt om utgiftsmönster, inkomster och andra ekonomiska trender, i syfte att fatta beslut om budgetering, investeringar och övergripande ekonomisk förvaltning.

Vilka typer av företag kan dra nytta av kategorisering av transaktioner?

Nästan alla företag som hanterar finansiella transaktioner kan dra nytta av att använda transaktionskategorisering. Vissa typer av företag är särskilt väl lämpade för denna praxis. Dessa inkluderar:

• Små och medelstora företag: Ofta har små och medelstora företag begränsade resurser att lägga på hantering av finanserna. Kategorisering av transaktioner kan hjälpa dem att spåra utgifter, identifiera områden där kostnadsbesparingar kan göras och att fatta välgrundade ekonomiska beslut.

• E-handelsföretag: Dessa företag hanterar en stor mängd onlinetransaktioner. Kategorisering kan hjälpa e-handelsföretag att analysera försäljningsdata, kategori kundernas beteenden och identifiera populära produkter eller tjänster.

• Abonnemangsbaserade företag: Dessa företag är beroende av återkommande intäkter. Kategorisering kan hjälpa dem att spåra abonnemangsbetalningar, identifiera kundbortfall och prognostisera framtida intäkter.

• Företag med flera intäktsströmmar: Företag med olika inkomstkällor kan använda kategorisering för att spåra resultatet för varje enskild intäktsström och fördela resurser därefter.

• Företag med komplexa utgiftsstrukturer: Företag med många utgiftskategorier kan använda kategorisering för att spåra utgifter, identifiera kostnadsställen och uppdatera sina budgetar.

• Ideella organisationer: Ideella organisationer måste kategori donationer och utgifter noggrant för att säkerställa transparens och ansvarsskyldighet. Kategorisering kan hjälpa dem att hantera sin ekonomi på ett effektivt sätt och visa givarna vilken effekt deras arbete får.

• Frilansare och egenföretagare: Oberoende leverantörer kan använda kategorisering för att spåra sina inkomster och utgifter, förbereda sig för skattedeklarationer och fatta välgrundade ekonomiska beslut.

• Restauranger: Restauranger kan använda kategorisering för att spåra matkostnader, arbetskostnader och intäkter från olika menyalternativ.

• Detaljhandelsföretag: Butiker kan använda kategorisering för att spåra försäljning efter produktkategori, identifiera bästsäljande varor och analysera kundernas utgiftsmönster.

• Tjänstebaserade företag: Tjänstebaserade företag kan använda kategorisering för att spåra fakturerbara timmar, projektutgifter och kundbetalningar.

• Tillverkningsföretag: Tillverkningsföretag kan använda kategorisering för att spåra råvarukostnader, produktionskostnader och försäljning av färdiga varor.

Exempel på transaktionskategorier

Med hjälp av transaktionskategorier kan man dela upp inkomster och utgifter i hanterbara, logiska grupper. För företag förbättrar detaljerad kategorisering den finansiella analysen och rapporteringen samt det strategiska beslutsfattandet. För enskilda firmor förbättrar det budgeteringen, arbetet med besparingar och den övergripande ekonomiska förvaltningen.

Här är några vanliga transaktionskategorier. Beroende på användarens specifika behov kan dessa kategorier anpassas ytterligare.

Kategorier för privatekonomi

Boende

• Hyra
  
• Bolånebetalningar
  
• Hemförsäkring
  
• Fastighetsskatt
  
• Underhåll och reparationer
  

Allmännyttiga tjänster

• Elektricitet
  
• Vatten
  
• Gas
  
• Internet
  
• Kabel-tv
  

Transport

• Drivmedel
  
• Kostnader för kollektivtrafik
  
• Underhåll av fordon
  
• Parkeringsavgifter
  

Kortbetalningar

• Mat
  
• Livsmedel
  
• Äta ute
  
• Snabbmat
  

Hälso- och sjukvård

• Sjukförsäkringspremier
  
• Läkarbesök
  
• Mediciner
  
• Tandvård
  

Underhållning

• Biobesök
  
• Konserter
  
• Sportevenemang
  
• Böcker
  
• Fritidsintressen
  

Sparande och investeringar

• Insättningar på sparkonto
  
• Pensionsavgifter
  
• Investeringsköp
  

Utbildning

• Undervisningsavgifter
  
• Skolmaterial
  
• Studielån
  
• Onlinekurser
  

Kategorier för företagsekonomi

Intäkter

• Produktförsäljning
  
• Serviceavgifter
  
• Royalties
  
• Inkomster från kapital
  

Kostnad för sålda varor (COGS)

• Råvaror
  
• Direkt arbetskraft
  
• Tillverkningsmaterial
  
• Fraktkostnader
  

Driftskostnader

• Löner och arvoden
  
• Hyra eller leasingavgifter
  
• Kostnader för allmännyttiga tjänster
  
• Marknadsföring och reklam
  
• Professionella tjänster (t.ex. juridisk rådgivning, konsulttjänster)
  

Kapitalkostnader

• Inköp av utrustning
  
• Förbättring av byggnader
  
• Teknikuppgraderingar
  

Skatter

• Inkomstskatt
  
• Omsättningsskatt
  
• Löneskatt
  
• Fastighetsskatt
  

Tjänster relaterade till skulder

• Räntebetalningar
  
• Kapitalåterbetalningar
  

Diverse utgifter

• Resor och underhållning
  
• Försäkringspremier
  
• Kontorsmaterial
  

Hur man implementerar kategorisering av transaktioner med Stripe

Stripe tillhandahåller kontotransaktionsobjekt som representerar varje transaktion som påverkar saldot på ditt Stripe-konto, inklusive betalningar, återbetalningar, tvister och avgifter. Du kan också lägga till metadata till dina Stripe debiteringar, kunder och andra objekt, som du kan använda för att lagra ytterligare information om transaktionen, t.ex. kategori, produkttyp eller kundsegment. Företag som använder Stripe kan kategorisera transaktioner enligt följande steg för att få ekonomiska insikter, förenkla bokföringen och fatta datadrivna beslut.

Definiera dina kategorier

Skapa en tydlig och konsekvent uppsättning kategorier som passar ditt företags behov.

• Inkomst: Detta kan inkludera försäljning, abonnemang och donationer.

• Utgifter: Detta kan inkludera återbetalningar, avgifter, återkrediteringar.

• Produkt- eller tjänstekategorier: Dessa kategorier kan vara kläder, programvara eller konsulttjänster.

• Kundsegment: Dessa segment kan vara detaljhandeln, grossist eller storföretag.

Implementera kategorisering

Manuell kategorisering innebär att man kategoriserar varje transaktion i Stripe Dashboard eller API genom att tilldela den en kategorietikett eller -tagg. Den här metoden kan vara tidskrävande för företag med stora transaktionsvolymer. För automatiserad kategorisering kan du använda Stripes rapporteringskategorier för grundläggande kategorisering men du behöver ett verktyg från tredje part eller integration för mer detaljerad kontroll. Vanligtvis måste du kombinera manuell och automatiserad kategorisering för optimala resultat och använda automatiserad kategorisering för de flesta transaktioner och manuellt granska och justera efter behov.

Här är några populära alternativ för tredjepartsintegrationer som automatiskt kategoriserar transaktioner.

• Integreringar av bokföringsprogram: Många redovisningsplattformar, som Xero, har integrationer med Stripe som kan automatisera kategorisering baserad på regler eller matchning.

• Verktyg för finansiell analys: Verktyg som Baremetrics eller ChartMogul kan analysera data från Stripe och tillhandahålla automatiserad kategorisering, rapportering och insikter.

• Anpassade lösningar: Om du har specifika krav kan du bygga din egen anpassade lösning med Stripes API eller webhooks.

Analysera kategoriserade data

När du har kategoriserat dina transaktioner kan du analysera data för följande ändamål.

• Spåra intäkter och utgifter: Analysera dina ekonomiska resultat efter kategori.

• Identifiera trender och mönster: Upptäck möjligheter till tillväxt eller kostnadsbesparingar.

• Fatta välgrundade verksamhetsbeslut: Basera dina strategier på datadrivna insikter.

• Förenkla redovisning och rapportering: Förbättra din process för bokföring och förberedelse av skattedeklarationer.

Fördelarna med en korrekt transaktionskategorisering för företag

En korrekt kategorisering av transaktioner gör det möjligt för företag att fatta välgrundade beslut, vilket förbättrar verksamheten och driver tillväxt. Här är några viktiga fördelar.

Finansiell synlighet

• Kassaflöde: Genom att kategorisera transaktioner får företag en mycket bättre förståelse för sina inkomster och utgifter, vilket förbättrar deras förmåga att hantera kassaflödet och göra prognoser för bolagets ekonomi.

• Lönsamma och olönsamma områden: Kategoriserade data visar vilka produkter, tjänster eller kund som genererar mest intäkter och vilka som orsakar de största kostnaderna.

• Spårning av utgifter: Korrekt kategorisering gör det möjligt för företag att spåra utgifter i detalj och identifiera områden där de kan minska kostnaderna.

Redovisning och rapportering

• Bokföring: Kategoriserade transaktioner gör det lättare för företag att avstämma konton, upprätta finansiella rapporter och för att uppfylla kraven i skatteregler.

• Revisioner: Korrekta och organiserade finansiella register gör revisioner enklare, vilket minskar den tid och de resurser som krävs för efterlevnad.

Strategiska beslut

• Trender och mönster: Kategoriserade data kan avslöja utgiftsmönster, säsongsvariationer och nya trender, vilket gör det möjligt för företag att proaktivt justera sina strategier.

• Marknadsföringskampanjer: Genom att spåra marknadsföringskostnader och korrelera dem med genererade intäkter kan företag bedöma effektiviteten av sina marknadsföringsinsatser.

• Prissättning och lager: Transaktionsdata kan ligga till grund för prisbeslut och lagerhantering, vilket säkerställer optimala lagernivåer och maximerar lönsamheten.

Kundinsikter

• Personlig anpassning: Genom att analysera transaktionsdata kan företag få insikter om kundernas preferenser, vilket möjliggör personlig marknadsföring och skräddarsydda produkter och tjänster.

• Kundsegmentering: Kategoriserade transaktioner möjliggör en effektiv kundsegmentering, vilket gör det möjligt för företag att rikta sig till specifika grupper med relevanta kampanjer och lojalitetsprogram.

Identifiering och förebyggande av bedrägerier

• Identifiering av ovanliga mönster: Korrekt kategorisering kan hjälpa till att identifiera ovanliga transaktionsmönster som kan tyda på bedräglig aktivitet, vilket gör det möjligt för företag att ingripa på ett tidigt stadium.
  

Hur man skapar en bättre användarupplevelse med detaljerade transaktionsinsikter

Detaljerade insikter om transaktioner kan skapa en bättre användarupplevelse genom att göra det möjligt för företag att anpassa sina erbjudanden, förutsäga kundernas preferenser och behov samt förbättra sin uppsökande verksamhet och support.

• Personalisering: Genom att analysera detaljerade insikter från varje transaktion kan företag skräddarsy sina erbjudanden så att de matchar kundernas behov och preferenser. Om transaktionsdata till exempel visar att en kund ofta köper ekologiska produkter kan en detaljhandlare rekommendera dem andra ekologiska varor eller erbjuda specialerbjudanden på ekologiska varor. Detta gör kundens shoppingupplevelse mer relevant och engagerande.

• Prediktiv analys: Genom att förstå mönster och trender kan företag marknadsföra produkter eller tjänster innan kunden uttryckligen begär dem. Till exempel, om transaktionsinsikterna visar att en kund beställer skrivarbläck var tredje månad, kan ett företag ställa in påminnelser eller låta kunden välja automatisk ombeställning runt detta schema, vilket förenklar kundens upplevelse och säkerställer att de inte får slut på viktiga tillbehör.

• Optimerad kundsupport: Detaljerade data kan hjälpa supporten att förstå sammanhanget för en kunds fråga eller problem snabbare. Om en kund kontaktar supporten angående ett köp kan supporten genom att ha omedelbar tillgång till kategoriserade transaktioner ge snabbare, mer exakta och mer hjälpsamma svar.

• Produkt- och tjänsteutveckling: Genom att använda transaktionsdata som underlag för produktutveckling, kan företag anpassa nya produkter och tjänster efter kundernas faktiska behov och efterfrågan på marknaden. Om till exempel insikter om transaktioner visar en ökande köptrend för miljövänliga produkter, kan ett företag besluta att utöka sitt utbud av hållbara erbjudanden.

• Användargränssnitt: Att förstå hur kunderna interagerar med din webbplats eller app – till exempel vilka funktioner de använder mest, vid vilken tidpunkt de överger transaktioner och var smärtpunkter dyker upp – kan fungera som en guide för förbättringar av användargränssnittet. Förbättringar kan innefatta att förenkla processen för att gå till kassan, göra navigeringen mer intuitiv eller tillhandahålla mer relevant information där användarna behöver den mest.

• Marknadsföringsstrategier: Transaktionsdata kan hjälpa företag att skapa effektivare marknadsföringskampanjer som talar direkt till kundens intressen och behov, baserade på tidigare köpbeteenden. Personliga e-postkampanjer, riktad reklam och anpassade kampanjer är mer effektiva när de baseras på detaljerade insikter om kundernas transaktioner.

• Lojalitetsprogram och belöningar: Genom att analysera transaktionsdata kan företag skapa personliga belöningsprogram med rabatter, fördelar eller förmåner som är mest tilltalande för en specifik kund och därigenom öka engagemanget och lojaliteten.