La categorización de transacciones, también conocida como taxonomía de transacciones, es el proceso de clasificar transacciones financieras en categorías predefinidas para que las empresas y los particulares puedan comprender mejor de dónde proceden los fondos y cómo se gastan. Se trata de un proceso habitual en la gestión de las finanzas personales y en la contabilidad de empresas.

Dado que casi el 70 % de las empresas han experimentado un aumento de las pérdidas por fraude en los últimos años, la categorización de las transacciones tener un papel importante en la identificación y prevención de actividades fraudulentas. Esta guía explicará cómo los clientes y las empresas pueden utilizar la categorización de transacciones para mejorar su organización financiera y su salud financiera en general.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funciona la categorización de transacciones
  
• ¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse de la categorización de transacciones?
  
• Ejemplos de categorías de transacciones
  
• Cómo implementar la categorización de transacciones con Stripe
  
• Ventajas de una categorización precisa de transacciones para las empresas
  
• Cómo crear una mejor experiencia de usuario con información detallada sobre las transacciones
  

Cómo funciona la categorización de transacciones

La categorización de transacciones, o taxonomía de transacciones, es el proceso de categorizar las transacciones financieras por naturaleza, propósito o tipo. Esta categorización ayuda a particulares, empresas e instituciones financieras a gestionar sus finanzas.

El primer paso de este proceso consiste en identificar transacciones financieras específicas dentro de los registros de un particular o una organización, ya sea manualmente o mediante sistemas automatizados que leen las descripciones de las transacciones, los importes y otros datos relevantes. A continuación, la organización, el particular o el sistema automatizado clasifican y etiquetan las transacciones como categorías o grupos específicos, utilizando uno de los siguientes sistemas.

• Sistemas basados en reglas: estos sistemas utilizan reglas predefinidas o palabras clave para asignar categorías según las descripciones de las transacciones. Por ejemplo, una transacción con la palabra «Starbucks» podría clasificarse como «Cafeterías».

• Modelos de aprendizaje automático: estos modelos utilizan algoritmos para aprender de grandes conjuntos de datos de transacciones etiquetadas y aplican ese conocimiento para categorizar nuevas transacciones. Los modelos de aprendizaje automático pueden ser más precisos y adaptables que los sistemas basados en reglas.

Es importante mantener la coherencia en el proceso de categorización y emplear las mismas categorías y subcategorías a lo largo del tiempo y en diferentes transacciones. Después del el proceso de categorización, las organizaciones utilizan diversas herramientas analíticas para conocer mejor los patrones de gasto, las fuentes de ingresos y otras tendencias financieras con el fin de tomar decisiones sobre presupuestos, inversiones y gestión financiera en general.

¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse de la categorización de transacciones?

Casi cualquier empresa que gestione transacciones financieras puede beneficiarse del uso de la categorización de transacciones. Algunos tipos de empresas son especialmente adecuados para esta práctica. Entre ellos se incluyen:

• Pequeñas y medianas empresas (PYMES): a menudo, las PYMES disponen de recursos limitados para dedicar a la gestión financiera. La categorización de transacciones puede ayudarlas a hacer un seguimiento de los gastos, identificar áreas de ahorro de costos y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.

• Empresas de comercio electrónico: estas empresas manejan un gran volumen de transacciones en línea. La categorización puede ayudar a las empresas de comercio electrónico a analizar los datos de ventas, hacer un seguimiento del comportamiento de los clientes e identificar los productos o servicios más populares.

• Empresas basadas en suscripciones: estas empresas dependen de ingresos recurrentes. La categorización puede ayudarlas a hacer un seguimiento de los pagos de suscripciones, identificar pérdidas de clientes y prever ingresos futuros.

• Empresas con múltiples vías de ingresos: las empresas con diversas fuentes de ingresos pueden recurrir a la categorización para hacer un seguimiento del rendimiento de cada vía de ingresos y asignar los recursos en consecuencia.

• Empresas con estructuras de gastos complejas: las empresas con muchas categorías de gastos pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de los gastos, identificar los centros de costos y actualizar sus presupuestos.

• Organizaciones sin fines de lucro: las organizaciones sin fines de lucro deben hacer un cuidadoso seguimiento de las donaciones y los gastos para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. La categorización puede ayudarlas a gestionar sus finanzas con eficacia y a demostrar su impacto a los donantes.

• Contratistas independientes y emprendedores individuales: los contratistas independientes pueden aprovechar la categorización para hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos, prepararse para la temporada de impuestos y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.

• Restaurantes: los restaurantes pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de los costos de los alimentos, los gastos de mano de obra y los ingresos provenientes de los distintos items del menú.

• Tiendas minoristas: las tiendas minoristas pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de las ventas por categoría de producto, identificar los artículos más vendidos y analizar los patrones de gasto de los clientes.

• Empresas de servicios: las empresas de servicios pueden aprovechar la categorización para realizar un seguimiento de las horas facturables, los gastos de los proyectos y los pagos de los clientes.

• Empresas manufactureras: las empresas manufactureras pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de los costos de las materias primas, los gastos de producción y las ventas de productos terminados.

Ejemplos de categorías de transacciones

Las categorías de transacciones desglosan los ingresos y los gastos en grupos lógicos y manejables. Para las empresas, la categorización detallada mejora el análisis y los informes financieros y la toma de decisiones estratégicas. Para los particulares, mejora la elaboración de presupuestos, el ahorro y la gestión financiera en general.

Estas son algunas categorías de transacciones habituales. Estas categorías pueden personalizarse aún más en función de las necesidades específicas de cada usuario.

Categorías de finanzas personales

Vivienda

• Alquiler
  
• Pagos de hipoteca
  
• Seguro de hogar
  
• Impuestos sobre la propiedad
  
• Mantenimiento y reparaciones
  

Servicios públicos

• Electricidad
  
• Agua
  
• Gas
  
• Internet
  
• Cable
  

Transporte

• Combustible
  
• Costos de transporte público
  
• Mantenimiento de vehículos
  
• Tarifas de estacionamiento
  

Pagos de automóviles

• Alimentos
  
• Productos de supermercado
  
• Cenar afuera
  
• Comida rápida
  

Atención médica

• Primas del seguro de enfermedad
  
• Visitas médicas
  
• Prescripciones
  
• Atención dental
  

Entretenimiento

• Cine
  
• Conciertos
  
• Eventos deportivos
  
• Libros
  
• Pasatiempos
  

Ahorros e inversiones

• Depósitos en cuenta de ahorro
  
• Contribuciones a la jubilación
  
• Compras de inversión
  

Educación

• Matrícula
  
• Útiles escolares
  
• Préstamos estudiantiles
  
• Cursos en línea
  

Categorías de financiación empresarial

Ingresos

• Venta de productos
  
• Comisiones por servicios
  
• Regalías
  
• Ingresos por inversiones
  

Costo de bienes vendidos (COGS)

• Materias primas
  
• Mano de obra directa
  
• Suministros de fabricación
  
• Gastos de envío
  

Gastos operativos

• Sueldos y salarios
  
• Pagos de alquiler o arrendamiento
  
• Gastos de servicios públicos
  
• Marketing y publicidad
  
• Servicios profesionales (por ejemplo, legales, consultoría)
  

Gastos de capital

• Adquisición de equipos
  
• Mejoras en edificios
  
• Actualizaciones tecnológicas
  

Impuestos

• Impuesto a los ingresos
  
• Impuesto sobre las ventas
  
• Impuesto sobre la nómina
  
• Impuesto sobre la propiedad
  

Servicio de la deuda

• Pagos de intereses
  
• Reembolsos del capital
  

Gastos varios

• Viajes y ocio
  
• Primas de seguros
  
• Material de oficina
  

Cómo implementar la categorización de transacciones con Stripe

Stripe proporciona objetos de transacción de saldo que representan cada transacción que afecta el saldo de tu cuenta de Stripe, incluidos pagos, reembolsos, disputas y comisiones. También puede agregar metadatos a tus cargos, clientes y otros objetos de Stripe, que puedes utilizar para almacenar información adicional sobre la transacción, como la categoría, el tipo de producto o el segmento de cliente. Las empresas que utilizan Stripe pueden categorizar las transacciones con los siguientes pasos para obtener información financiera, simplificar la contabilidad y tomar decisiones basadas en datos.

Definir las categorías

Crea un conjunto claro y coherente de categorías que se ajusten a las necesidades de tu empresa.

• Ingresos: puede incluir ventas, suscripciones, y donaciones.

• Gastos: puede incluir reembolsos, comisiones, contracargos.

• Categorías de productos o servicios: las categorías pueden ser ropa, software o consultoría.

• Segmentos de clientes: los segmentos pueden ser minorista, mayorista o empresa.

Implementar la categorización

La categorización manual implica categorizar cada transacción dentro del Dashboard o API de Stripe asignándole una etiqueta o rótulo de categoría. Este método puede llevar mucho tiempo para empresas con un volumen elevado de transacciones. Para automatizar la categorización, puedes utilizar categorías de informes de Stripe para la categorización básica, pero necesitarás una herramienta o integración de terceros para un control más detallado. Normalmente, necesitarás combinar la categorización manual y la automatizada para obtener resultados óptimos, es decir, utilizar la categorización automatizada para la mayoría de las transacciones y revisar y ajustar manualmente según sea necesario.

Estas son algunas opciones populares de integraciones de terceros que categorizan automáticamente las transacciones.

• Integraciones de software de contabilidad: muchas plataformas de contabilidad, como Xero, tienen integraciones con Stripe que pueden automatizar la categorización en función de reglas o coincidencias.

• Herramientas de análisis financiero: herramientas como Baremetrics o ChartMogul pueden analizar tus datos de Stripe y entregar categorización automatizada, informes y perspectivas.

• Soluciones personalizadas: si tienes requisitos específicos, puedes desarrollar tu propia solución personalizada utilizando la API de Stripe o webhooks.

Analizar los datos categorizados

Una vez que hayas clasificado tus transacciones, podrás analizar los datos con los siguientes fines.

• Realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos: analiza tu rendimiento financiero por categorías.

• Identificar tendencias y patrones: detecta oportunidades de crecimiento o de ahorro de costos.

• Tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa: fundamenta tus estrategias en perspectivas basadas en datos.

• Simplificar la contabilidad y los informes: mejora tu contabilidad y el proceso de preparación de impuestos.

Ventajas de una categorización precisa de las transacciones para las empresas

La categorización precisa de las transacciones permite a las empresas tomar decisiones informadas, mejorar las operaciones e impulsar el crecimiento. Estas son algunas de las ventajas clave.

Visibilidad financiera

• Flujo de caja: al categorizar las transacciones, las empresas adquieren un conocimiento exhaustivo de sus ingresos y gastos, lo que mejora su capacidad para gestionar el flujo de caja y prever sus finanzas.

• Áreas rentables y no rentables: los datos categorizados revelan qué productos, servicios o segmentos de clientes generan más ingresos y cuáles conducen a mayores costos.

• Seguimiento de gastos: una categorización precisa permite a las empresas realizar un seguimiento detallado de los gastos e identificar las áreas en las que pueden reducir costos.

Contabilidad y elaboración de informes

• Contabilidad: las transacciones categorizadas facilitan a las empresas la conciliación de cuentas, la preparación de estados financieros y el cumplimiento de la normativa fiscal.

• Auditorías: los registros financieros precisos y organizados facilitan las auditorías, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para el cumplimiento normativo.

Decisiones estratégicas

• Tendencias y patrones: los datos categorizados pueden revelar patrones de gasto, fluctuaciones estacionales y tendencias emergentes, lo que permite a las empresas ajustar sus estrategias de forma proactiva.

• Campañas de marketing: mediante el seguimiento de los gastos de marketing y su correlación con los ingresos generados, las empresas pueden evaluar la eficacia de sus esfuerzos de marketing.

• Precios e inventario: los datos de las transacciones pueden orientar las decisiones sobre precios y la gestión del inventario, garantizando así niveles óptimos de existencias y maximizando la rentabilidad.

Conocimiento del cliente

• Personalización: mediante el análisis de los datos de las transacciones, las empresas pueden conocer mejor las preferencias de los clientes, lo que les permite personalizar el marketing y adaptar sus productos y servicios.

• Segmentación de clientes: las categorización de transacciones permite una segmentación eficaz de los clientes, lo que a su vez facilita a las empresas dirigirse a grupos específicos con promociones y programas de fidelización pertinentes.

Detección y prevención de fraude

• Identificación de patrones inusuales: una categorización precisa puede ayudar a identificar patrones de transacciones inusuales que podrían indicar actividad fraudulenta, lo que permite a las empresas intervenir a tiempo.
  

Cómo crear una mejor experiencia de usuario con información detallada sobre las transacciones

Una visión detallada de las transacciones puede crear una mejor experiencia de usuario al permitir a las empresas personalizar sus ofertas, predecir las preferencias y necesidades de los clientes y mejorar su alcance y asistencia.

• Personalización: mediante el análisis de los datos detallados de cada transacción, las empresas pueden adaptar sus ofertas a las necesidades y preferencias de sus clientes. Por ejemplo, si los datos de una transacción muestran que un cliente compra con frecuencia productos orgánicos, un comerciante minorista podría recomendarle otros productos orgánicos o enviarle ofertas especiales de productos orgánicos. Esto hace que la experiencia de compra del cliente sea más relevante y atractiva.

• Análisis predictivo: al comprender los patrones y las tendencias, las empresas pueden promocionar productos o servicios antes de que el cliente los solicite explícitamente. Por ejemplo, si la información sobre las transacciones revela que un cliente pide tinta para impresora cada tres meses, una empresa podría establecer recordatorios o permitir que el cliente opte por el reabastecimiento automático según este calendario, simplificando así la experiencia del cliente y garantizando que no se quede sin los suministros esenciales.

• Optimización de la atención al cliente: los datos detallados pueden ayudar a los equipos de soporte a comprender más rápidamente el contexto de una consulta o problema de un cliente. Si un cliente se pone en contacto con el servicio de soporte en relación con una compra, tener acceso inmediato a los detalles categorizados de la transacción permite al equipo de soporte ofrecer respuestas más rápidas, precisas y útiles.

• Desarrollo de productos y servicios: cuando utilizan los datos de las transacciones como guía para el desarrollo de productos, las empresas pueden alinear los nuevos productos y servicios con las necesidades reales de los clientes y la demanda del mercado. Por ejemplo, si los datos de las transacciones muestran una tendencia creciente de compra de productos ecológicos, una empresa podría decidir ampliar su gama de ofertas sostenibles.

• Interfaces de usuario: comprender cómo interactúan los clientes con tu sitio web o tu aplicación (por ejemplo, qué funcionalidades utilizan más, en qué momento abandonan las transacciones y dónde surgen puntos débiles) puede servir de guía para mejorar la interfaz de usuario. Las mejoras pueden incluir simplificar el proceso de compra, hacer que la navegación sea más intuitiva o brindar información más relevante justo donde los usuarios más la necesitan.

• Estrategias de marketing: los datos de las transacciones pueden ayudar a las empresas a crear campañas de marketing más eficaces que respondan directamente a los intereses y necesidades de los clientes, basándose en sus comportamientos de compra anteriores. Las campañas de correo electrónico personalizadas, los anuncios dirigidos y las promociones a medida son más eficaces cuando proceden de un conocimiento detallado de las transacciones de los clientes.

• Programas de fidelización y recompensas: mediante el análisis de los datos de las transacciones, las empresas pueden crear programas de recompensas personalizados con descuentos, ventajas o beneficios que resulten más atractivos para un cliente en particular, aumentando así su compromiso y fidelidad.