La categorizzazione delle transazioni, nota anche come tassonomia delle transazioni, è il processo di classificazione delle transazioni finanziarie in categorie predefinite in modo che le attività e gli individui possano comprendere meglio da dove provengono i fondi e come vengono spesi. Si tratta di un processo comune nella gestione delle finanze personali e nella contabilità delle attività.

Poiché negli ultimi anni quasi il 70% delle attività ha registrato un aumento delle perdite per frodi, la categorizzazione delle transazioni può svolgere un ruolo importante nell'identificazione e nella prevenzione di attività fraudolente. Questa guida illustra come i clienti e le attività possono utilizzare la categorizzazione delle transazioni per migliorare l'organizzazione finanziaria e la salute finanziaria complessiva.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona la categorizzazione delle transazioni
  
• Quali tipi di attività possono trarre vantaggio dalla categorizzazione delle transazioni?
  
• Esempi di categorie di transazioni
  
• Come implementare la categorizzazione delle transazioni con Stripe
  
• Vantaggi di un'accurata categorizzazione delle transazioni per le attività
  
• Come migliorare l'esperienza utente con approfondimenti dettagliati sulle transazioni
  

Come funziona la categorizzazione delle transazioni

La categorizzazione delle transazioni, o tassonomia delle transazioni, è il processo di categorizzazione delle transazioni finanziarie in base alla natura, allo scopo o al tipo. Questa categorizzazione aiuta gli individui, le attività e gli istituti finanziari a gestire le proprie finanze.

Il primo passo di questo processo consiste nell'identificare le singole transazioni finanziarie all'interno dei registri di un individuo o di un'organizzazione, manualmente o attraverso sistemi automatizzati che leggono le descrizioni delle transazioni, gli importi e altri dati rilevanti. L'organizzazione, l’individuo o il sistema automatizzato classifica ed etichetta quindi le transazioni come categorie o gruppi specifici, utilizzando uno dei seguenti sistemi.

• Sistemi basati su regole: questi sistemi utilizzano regole o parole chiave predefinite per assegnare categorie in base alle descrizioni delle transazioni. Ad esempio, una transazione con la parola "Starbucks" potrebbe essere classificata in "Caffetterie".

• Modelli di machine learning: questi modelli, tramite algoritmi, apprendono da vasti dataset di transazioni etichettate per classificare nuove operazioni. I modelli di machine learning possono essere più accurati e adattabili rispetto ai sistemi basati su regole.

È fondamentale assicurare la coerenza temporale nel processo di categorizzazione, impiegando sempre le stesse categorie e sottocategorie. Dopo il processo di categorizzazione, le organizzazioni utilizzano vari strumenti analitici per ottenere informazioni dettagliate sui modelli di spesa, sulle fonti di reddito e su altre tendenze finanziarie al fine di prendere decisioni su budget, investimenti e gestione finanziaria complessiva.

Quali tipi di attività possono trarre vantaggio dalla categorizzazione delle transazioni?

Quasi tutte le attività che gestiscono transazioni finanziarie possono trarre vantaggio dall'utilizzo della categorizzazione delle transazioni. Alcuni tipi di attività sono particolarmente adatti a questa pratica, tra cui:

• Piccole e medie imprese (PMI): spesso, le PMI hanno risorse limitate da destinare alla gestione finanziaria. La categorizzazione delle transazioni può aiutarle a tenere traccia delle spese, identificare le aree di risparmio sui costi e prendere decisioni finanziarie consapevoli.

• Attività di e-commerce: queste attività gestiscono un elevato volume di transazioni online. La categorizzazione può aiutare le attività di e-commerce ad analizzare i dati di vendita, monitorare il comportamento dei clienti e identificare i prodotti o i servizi più popolari.

• Attività che offrono abbonamenti: queste attività si basano sui ricavi ricorrenti. La categorizzazione può aiutare le attività a monitorare i pagamenti degli abbonamenti, identificare i tassi di abbandono e prevedere i ricavi futuri.

• Aziende con più flussi di ricavi: le attività con diverse fonti di reddito possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia delle prestazioni di ciascun flusso di entrate e allocare le risorse di conseguenza.

• Attività con strutture di spesa complesse: le attività con molte categorie di spesa possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia delle spese, identificare i centri di costo e aggiornare i propri budget.

• Organizzazioni non profit: le organizzazioni non profit devono tenere traccia delle donazioni e delle spese con attenzione per garantire trasparenza e responsabilità. La categorizzazione può aiutarle a gestire le loro finanze in modo efficace e dimostrare il loro impatto ai donatori.

• Liberi professionisti e imprenditori autonomi: i contrattisti indipendenti possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia di entrate e uscite, prepararsi per la stagione fiscale e prendere decisioni finanziarie consapevoli.

• Ristoranti: i ristoranti possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia dei costi alimentari, delle spese di manodopera e delle entrate da diverse voci di menu.

• Negozi al dettaglio: i negozi al dettaglio possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia delle vendite per categoria di prodotto, identificare gli articoli più venduti e analizzare i modelli di spesa dei clienti.

• Attività basate sui servizi: le attività basate sui servizi possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia delle ore fatturabili, delle spese di progetto e dei pagamenti dei clienti.

• Aziende manifatturiere: le aziende manifatturiere possono utilizzare la categorizzazione per tenere traccia dei costi delle materie prime, delle spese di produzione e delle vendite di prodotti finiti.

Esempi di categorie di transazioni

Le categorie di transazioni suddividono le entrate e le uscite in gruppi logici gestibili. Per le attività, la categorizzazione dettagliata migliora l'analisi e la rendicontazione finanziaria e il processo decisionale strategico. Per gli individui, migliora il budget, il risparmio e la gestione finanziaria complessiva.

Ecco alcune categorie di transazioni comuni. A seconda delle esigenze specifiche dell'utente, queste categorie possono essere ulteriormente personalizzate.

Categorie finanziarie personali

Abitazioni

• Affitto
  
• Mutuo
  
• Assicurazione sulla casa
  
• Imposta sui fabbricati
  
• Manutenzione e riparazioni
  

Servizi di pubblica utilità

• Elettricità
  
• Acqua
  
• Gas
  
• Internet
  
• Cablature
  

Trasporti

• Carburante
  
• Costi del trasporto pubblico
  
• Manutenzione del veicolo
  
• Parcheggio a pagamento
  

Pagamenti auto

• Cibo
  
• Generi alimentari
  
• Ristorazione
  
• Fast food
  

Assistenza sanitaria

• Premi dell'assicurazione sanitaria
  
• Visite mediche
  
• Prescrizioni
  
• Cure odontoiatriche
  

Intrattenimento

• Cinema
  
• Concerti
  
• Eventi sportivi
  
• Libri
  
• Hobby
  

Risparmio e investimenti

• Depositi su conti di risparmio
  
• Contributi previdenziali
  
• Investimenti
  

Istruzione

• Rette
  
• Materiale didattico
  
• Prestiti studenteschi
  
• Corsi online
  

Categorie di finanza aziendale

Ricavi

• Vendita di prodotti
  
• Commissioni di servizio
  
• Royalty
  
• Redditi da capitale
  

Costo della merce venduta (COGS)

• Materie prime
  
• Manodopera diretta
  
• Forniture per la produzione
  
• Spese di spedizione
  

Costi operativi

• Stipendi e salari
  
• Canoni di affitto o locazione
  
• Spese per utenze
  
• Marketing e pubblicità
  
• Servizi professionali (ad es. legali, consulenza)
  

Spese in conto capitale

• Acquisto di attrezzature
  
• Miglioramenti edilizi
  
• Aggiornamenti tecnologici
  

Imposte

• Imposta sul reddito
  
• Imposta sulle vendite
  
• Imposta sul ruolo paga
  
• Imposta sui fabbricati
  

Servizio del debito

• Interessi
  
• Rimborso del capitale
  

Spese varie

• Viaggi e intrattenimento
  
• Premi assicurativi
  
• Cancelleria
  

Come implementare la categorizzazione delle transazioni con Stripe

Stripe fornisce oggetti transazione saldo che rappresentano tutte le transazioni che influenzano il saldo del tuo conto Stripe, inclusi pagamenti, rimborsi, contestazioni e commissioni. Puoi anche aggiungere metadati ai tuoi addebiti Stripe, clienti e altri oggetti, utilizzabili per memorizzare ulteriori informazioni sulla transazione, come la categoria, il tipo di prodotto o il segmento di clienti. Le attività che utilizzano Stripe possono classificare le transazioni con i seguenti passaggi per ottenere informazioni finanziarie, semplificare la contabilità e prendere decisioni basate sui dati.

Definisci le categorie

Crea un insieme chiaro e coerente di categorie in linea con le esigenze della tua attività.

• Reddito: potrebbe includere vendite, abbonamenti e donazioni.

• Spese: potrebbe includere rimborsi, commissioni, storni.

• Categorie di prodotti o servizi: per esempio abbigliamento, software o consulenza.

• Segmenti di clientela: questi segmenti possono essere vendita al dettaglio, commercio all'ingrosso o imprese.

Implementa la categorizzazione

La categorizzazione manuale consente di categorizzare ogni transazione nella Dashboard o nell'API di Stripe assegnando un'etichetta o un tag di categoria. Questo metodo può richiedere molto tempo alle attività con un elevato volume di transazioni. Per la categorizzazione automatica, puoi utilizzare le categorie di report di Stripe per la categorizzazione di base, ma avrai bisogno di uno strumento o di un'integrazione di terze parti per un controllo più granulare. In genere, per ottenere risultati ottimali devi combinare la categorizzazione manuale con quella automatica, utilizzando la categorizzazione automatica per la maggior parte delle transazioni e rivedendo e rettificando manualmente secondo necessità.

Ecco alcune delle integrazioni di terze parti che categorizzano automaticamente le transazioni.

• Integrazioni di software di contabilità: molte piattaforme di contabilità, come Xero, dispongono di integrazioni con Stripe in grado di automatizzare la categorizzazione in base a regole o corrispondenze.

• Strumenti di analitica finanziaria: strumenti come Baremetrics o ChartMogul possono analizzare i tuoi dati Stripe e fornire categorizzazione, reportistica e approfondimenti automatizzati.

• Soluzioni personalizzate: se hai esigenze specifiche, puoi creare la tua soluzione personalizzata utilizzando l'API o i webhook di Stripe.

Analizza i dati categorizzati

Dopo aver classificato le transazioni, puoi analizzare i dati per i seguenti scopi.

• Tieni traccia delle entrate e delle uscite: analizza le tue prestazioni finanziarie per categoria.

• Identifica tendenze e modelli: individua opportunità di crescita o risparmio.

• Prendi decisioni aziendali consapevoli: basa le tue strategie su approfondimenti basati sui dati.

• Semplifica la contabilità e la rendicontazione: migliora le procedure di contabilità e di redazione dei documenti fiscali.

Vantaggi di un'accurata categorizzazione delle transazioni per le attività

Un'accurata categorizzazione delle transazioni consente alle attività di prendere decisioni consapevoli, migliorando le operazioni e promuovendo la crescita. Ecco alcuni vantaggi chiave.

Visibilità finanziaria

• Flusso di cassa: classificando le transazioni, le attività acquisiscono una comprensione completa delle loro entrate e uscite, che migliora la loro capacità di gestire il flusso di cassa e prevedere le loro finanze.

• Aree redditizie e non redditizie: i dati categorizzati rivelano quali prodotti, servizi o segmenti di clienti generano maggiori ricavi e quali sostengono i costi più elevati.

• Monitoraggio delle spese: una categorizzazione accurata consente alle attività di monitorare le spese in dettaglio e identificare le aree in cui possono ridurre i costi.

Contabilità e reportistica

• Contabilità: le transazioni suddivise in categorie consentono alle attività di riconciliare i conti, preparare bilanci e rispettare le normative fiscali.

• Audit: registri finanziari accurati e organizzati semplificano gli audit, riducendo il tempo e le risorse necessarie per la conformità.

Decisioni strategiche

• Tendenze e modelli: i dati categorizzati possono rivelare modelli di spesa, fluttuazioni stagionali e tendenze emergenti, consentendo alle attività di adattare in modo proattivo le proprie strategie.

• Campagne di marketing: monitorando le spese di marketing e correlandole con le entrate generate, le attività possono misurare l'efficacia delle loro campagne.

• Tariffe e inventario: i dati sulle transazioni sono una bussola preziosa per orientare le decisioni sui prezzi e sulla gestione dell'inventario, assicurando livelli di scorte ottimali e massimizzando i profitti.

Approfondimenti sui clienti

• Personalizzazione: dall'analisi delle transazioni emergono preziose intuizioni sulle preferenze dei clienti, che guidano l'offerta di prodotti e servizi su misura e campagne di marketing mirate.

• Segmentazione della clientela: le transazioni categorizzate ci permettono di segmentare i clienti in modo preciso, offrendo promozioni e programmi di fidelizzazione su misura per ogni gruppo.

Rilevamento e prevenzione delle frodi

• Identificazione di modelli insoliti: una categorizzazione accurata è fondamentale per individuare schemi di transazione anomali, spesso indicativi di attività fraudolente, permettendo così alle attività di intervenire prontamente.
  

Come migliorare l'esperienza utente con approfondimenti dettagliati sulle transazioni

Un'analisi approfondita delle transazioni permette alle attività di personalizzare al meglio le proprie offerte, anticipando le preferenze e le esigenze dei clienti. Questo si traduce in un'esperienza utente più soddisfacente e in un miglioramento della comunicazione e dell'assistenza.

• Personalizzazione: analizzando le informazioni dettagliate di ogni transazione, le attività possono personalizzare le proprie offerte per soddisfare le esigenze e le preferenze dei loro clienti. Ad esempio, se un cliente dimostra una predilezione per i prodotti biologici, acquistandoli frequentemente, il rivenditore potrebbe suggerirgli altri articoli bio o proporgli offerte esclusive su questa linea di prodotti. Questo rende l'esperienza di acquisto del cliente più pertinente e coinvolgente.

• Analisi predittiva: comprendendo modelli e tendenze, le attività possono promuovere prodotti o servizi prima che il cliente li richieda esplicitamente. Ad esempio, se i dati delle transazioni mostrano che un cliente acquista inchiostro per stampante ogni trimestre, l'attività può impostare un comodo servizio di riordino automatico. In questo modo, il cliente non dovrà più preoccuparsi di rimanere a corto di forniture e avrà sempre a disposizione tutto ciò di cui ha bisogno.

• Assistenza clienti ottimizzata: i dati dettagliati possono aiutare i team di assistenza a comprendere più rapidamente il contesto di una richiesta o di un problema del cliente. Se un cliente contatta l'assistenza per un acquisto, avere accesso immediato ai dettagli categorizzati della transazione consente al team di assistenza di fornire risposte più rapide, accurate e utili.

• Sviluppo di prodotti e servizi: grazie ai dati delle transazioni, le attività possono sviluppare prodotti e servizi perfettamente calibrati sulle esigenze reali dei clienti e sulle dinamiche di mercato. Ad esempio, un aumento delle transazioni di prodotti ecologici potrebbe spingere un'azienda ad ampliare la sua offerta sostenibile.

• Interfacce utente: per migliorare l'interfaccia utente, puoi capire in che modo i clienti interagiscono con il tuo sito web o la tua app, ad esempio quali funzionalità utilizzano di più, quando abbandonano le transazioni e dove emergono i punti deboli. I miglioramenti potrebbero includere la semplificazione della procedura di pagamento, una navigazione più intuitiva o la fornitura di informazioni più pertinenti dove gli utenti ne hanno più bisogno.

• Strategie di marketing: i dati sulle transazioni possono aiutare le attività a creare campagne di marketing più efficaci che parlano direttamente agli interessi e alle esigenze del cliente, in base ai comportamenti di acquisto passati. Le campagne e-mail personalizzate, gli annunci pubblicitari mirati e le promozioni personalizzate sono più efficaci quando provengono da informazioni dettagliate sulle transazioni dei clienti.

• Programmi fedeltà e premi: grazie all'analisi dei dati delle transazioni, è possibile creare programmi di fidelizzazione su misura, offrendo a ciascun cliente sconti, vantaggi e promozioni sempre più interessanti, aumentando così il coinvolgimento e la fedeltà.