La catégorisation des transactions, également appelée taxonomie des transactions, consiste à classer les transactions financières en catégories prédéfinies afin que les entreprises et les particuliers puissent mieux comprendre la provenance des fonds et la façon dont ils sont dépensés. Il s'agit d'un processus courant dans la gestion des finances personnelles et la comptabilité d'entreprise.

Étant donné que près de 70 % des entreprises ont enregistré une augmentation de leurs pertes en raison de la fraude ces dernières années, la catégorisation des transactions peut jouer un rôle important dans l'identification et la prévention des activités frauduleuses. Ce guide explique comment les clients et les entreprises peuvent utiliser la catégorisation des transactions pour améliorer de façon globale leur organisation et leur santé financières.

Sommaire de cet article

• Fonctionnement de la catégorisation des transactions
  
• Quels types d'entreprises peuvent bénéficier de la catégorisation des transactions ?
  
• Exemples de catégories de transactions
  
• Comment mettre en œuvre la catégorisation des transactions avec Stripe
  
• Avantages d'une catégorisation précise des transactions pour les entreprises
  
• Comment créer une meilleure expérience utilisateur grâce à des informations détaillées sur les transactions
  

Fonctionnement de la catégorisation des transactions

La catégorisation des transactions, ou taxonomie des transactions, est un processus qui consiste à catégoriser les transactions financières par nature, objectif ou type. Cette catégorisation permet aux particuliers, aux entreprises et aux institutions financières de gérer leurs finances.

La première étape de ce processus consiste à identifier les transactions financières individuelles dans les enregistrements de transaction d'un individu ou d'une organisation, soit manuellement, soit par le biais de systèmes automatisés capables de lire les descriptions, les montants et d'autres données pertinentes. L'organisation, l'individu ou le système automatisé classe et étiquette ensuite les transactions sous forme de catégories ou de groupes spécifiques, à l'aide de l'un des systèmes suivants.

• Systèmes basés sur des règles : Ces systèmes utilisent des règles ou des mots-clés prédéfinis pour attribuer des catégories en fonction des descriptions de transactions. Par exemple, une transaction incluant le mot "Starbucks" peut être classée dans la catégorie "Cafés".

• Modèles d'apprentissage automatique : Ces modèles utilisent des algorithmes pour apprendre à partir de grands ensembles de données de transactions étiquetées. Ils appliquent ensuite ces connaissances pour catégoriser les nouvelles transactions. Les modèles d'apprentissage automatique sont plus précis et modulables que les systèmes basés sur des règles.

Il est important de maintenir la cohérence du processus de catégorisation en utilisant les mêmes catégories et sous-catégories dans la durée et pour différentes transactions. Une fois le processus de catégorisation terminé, les organisations utilisent divers outils d'analyse pour obtenir des informations sur les habitudes de dépenses, les sources de revenus et d'autres tendances financières afin de prendre des décisions en matière de budget, d'investissement et de gestion financière de façon globale.

Quels types d'entreprises peuvent bénéficier de la catégorisation des transactions ?

La quasi-totalité des entreprises qui gèrent des transactions financières peuvent tirer parti de l'utilisation de la catégorisation des transactions. Cette pratique convient particulièrement bien à certaines catégories d'entreprises. En voici quelques-unes :

• Les petites et moyennes entreprises (PME) : Les PME disposent rarement de ressources importantes à consacrer à la gestion financière. La catégorisation des transactions peut les aider à suivre leurs dépenses, à identifier les domaines dans lesquels ils peuvent réaliser des économies et à prendre des décisions financières éclairées.

• Les entreprises d'e-commerce : Ces entreprises traitent un grand nombre de transactions en ligne. La catégorisation peut aider les entreprises d'e-commerce à analyser les données de vente, à suivre le comportement des clients et à identifier les produits ou services les plus demandés.

• Les entreprises d'abonnement : Ces entreprises reposent sur des revenus récurrents. La catégorisation peut les aider à suivre le paiement des abonnements, à déterminer le taux d'attrition et à prévoir les revenus futurs.

• Les entreprises aux sources de revenus multiples : Les entreprises disposant de diverses sources de revenus peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les performances de chacune d’entre elles et allouer des ressources en conséquence.

• Les entreprises dont la structure de dépenses est complexe : Les entreprises qui comptabilisent de nombreuses catégories de dépenses peuvent utiliser la catégorisation pour suivre ces dernières, identifier les centres de coûts et mettre à jour leurs budgets.

• Les associations à but non lucratif : Les associations à but non lucratif doivent suivre attentivement les dons et les dépenses pour garantir leur transparence et leur responsabilité. La catégorisation peut les aider à gérer efficacement leurs finances et à démontrer leur impact aux donateurs.

• Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels Les travailleurs indépendants peuvent utiliser la catégorisation pour suivre leurs revenus et leurs dépenses, se préparer à la période fiscale et prendre des décisions financières éclairées.

• Les restaurants : Les restaurants peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les coûts alimentaires, la rémunération de leur main-d'œuvre et les revenus générés par les différents éléments du menu.

• Les commerces en ligne : Les commerces en ligne peuvent utiliser la catégorisation pour suivre leurs ventes selon les catégories de produits, identifier les articles les plus demandés et analyser les habitudes de dépenses de leurs clients.

• Les entreprises de services : Les entreprises de services peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les heures facturables, les dépenses liées au projet et les paiements des clients.

• Les entreprises de fabrication : Les entreprises de fabrication peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les coûts des matières premières, les dépenses de production et les ventes de produits finis.

Exemples de catégories de transactions

Les catégories de transactions répartissent les revenus et les dépenses en groupes logiques et faciles à gérer. Pour les entreprises, une catégorisation détaillée permet d'améliorer les analyses financières et le reporting ainsi que la prise de décisions stratégiques. Pour les particuliers, elle contribue à l'amélioration des prévisions budgétaires, de l'épargne et de la gestion financière globale.

Voici quelques catégories de transactions courantes. Ces catégories peuvent être personnalisées selon les besoins spécifiques de l'utilisateur.

Catégories de finances personnelles

Logement

• Loyer
  
• Versements hypothécaires
  
• Assurance habitation
  
• Impôts fonciers
  
• Entretien et réparations
  

Équipements

• Électricité
  
• Eau
  
• Gaz
  
• Internet
  
• Télévision
  

Transports

• Carburant
  
• Coûts des transports en commun
  
• Entretien du véhicule
  
• Frais de stationnement
  

Paiements par carte

• Nourriture
  
• Courses
  
• Restaurants
  
• Restauration rapide
  

Santé

• Primes d'assurance maladie
  
• Rendez-vous médicaux
  
• Ordonnances
  
• Soins dentaires
  

Divertissements

• Films
  
• Concerts
  
• Événements sportifs
  
• Livres
  
• Loisirs
  

Épargne et investissements

• Dépôts sur les comptes d'épargne
  
• Cotisations retraite
  
• Achats d'investissement
  

Éducation

• Frais de scolarité
  
• Fournitures scolaires
  
• Prêts étudiants
  
• Cours en ligne
  

Catégories de finances d'entreprise

Revenus

• Ventes de produits
  
• Frais de service
  
• Redevances
  
• Revenus de placement
  

Coût des produits vendus (CPV)

• Matières premières
  
• Main-d'œuvre directe
  
• Fournitures de fabrication
  
• Frais d'expédition
  

Dépenses opérationnelles

• Salaires et traitements
  
• Paiements de loyer ou de baux
  
• Charges
  
• Marketing et publicité
  
• Services professionnels (par exemple : services juridiques, conseils)
  

Dépenses d'investissement

• Achats d'équipements
  
• Rénovation des bâtiments
  
• Mises à niveau technologiques
  

Impôts

• Impôt sur le revenu
  
• Taxe sur les ventes
  
• Impôt sur les salaires
  
• Taxe foncière
  

Service de la dette

• Paiements d'intérêts
  
• Remboursements de capital
  

Dépenses diverses

• Voyages et divertissements
  
• Primes d'assurance
  
• Fournitures de bureau
  

Comment mettre en œuvre la catégorisation des transactions avec Stripe

Stripe fournit des objets de transaction sur solde qui représentent l'ensemble des transactions affectant le solde de votre compte Stripe, notamment les paiements, les remboursements, les litiges et les frais. Vous pouvez également ajouter des métadonnées à vos paiements Stripe, à vos clients et à d'autres objets, que vous pouvez utiliser pour sauvegarder des informations supplémentaires sur la transaction, telles que la catégorie, le type de produit ou le segment de clientèle. Grâce aux étapes suivantes, les entreprises qui utilisent Stripe peuvent catégoriser les transactions pour obtenir des informations financières, simplifier la comptabilité et prendre des décisions basées sur les données.

Définir vos catégories

Créez un ensemble de catégories claires et cohérentes qui correspondent aux besoins de votre entreprise.

• Revenus : Il peut s'agir de ventes, d'abonnements et de dons.

• Dépenses : Il peut s'agir de remboursements, de frais ou de contestations de paiement.

• Catégories de produits ou services : Il peut s'agir de vêtements, de logiciels ou de services de conseil.

• Segments de clientèle : Il peut s'agir de commerces en ligne, de commerces de gros ou d'entreprises.

Mise en œuvre de la catégorisation

La catégorisation manuelle consiste à catégoriser chaque transaction dans le Dashboard ou l'API Stripe en lui attribuant une étiquette de catégorie ou une balise. Cette méthode peut s'avérer chronophage pour les entreprises qui traitent un volume important de transactions. Avec la catégorisation automatisée, vous pouvez utiliser les catégories de reporting de Stripe destinées à la catégorisation de base, mais vous aurez besoin d'un outil tiers ou d'une intégration tierce pour un contrôle plus précis. Combiner catégorisation manuelle et automatisée permet généralement d'obtenir des résultats optimaux, en utilisant la catégorisation automatique pour la plupart des transactions et en basculant sur la catégorisation manuelle pour procéder à des vérifications et à des ajustements si nécessaire.

Voici quelques options d'intégrations tierces fréquemment utilisées qui permettent de catégoriser automatiquement les transactions.

• Intégrations de logiciels de comptabilité : De nombreuses plateformes de comptabilité comme Xero proposent des intégrations Stripe qui permettent d'automatiser la catégorisation en se basant sur des règles ou des correspondances.

• Outils d'analyse financière : Des outils tels que Baremetrics ou ChartMogul analysent vos données Stripe, vous fournissent des rapports et des informations et catégorisent automatiquement vos transactions.

• Solutions personnalisées : Si vous avez des besoins spécifiques, vous pouvez développer une solution personnalisée à l'aide de l'API ou des webhooks de Stripe.

Analyse des données catégorisées

Une fois que vous avez catégorisé vos transactions, vous pouvez analyser les données pour les motifs ci-dessous.

• Suivre les revenus et les dépenses : Analysez votre performance financière pour chaque catégorie.

• Identifier les tendances et les modèles : Identifiez les opportunités de croissance ou de réduction des coûts.

• Prendre des décisions commerciales éclairées : Appuyez vos stratégies sur des informations basées sur les données.

• Simplifier la comptabilité et le reporting : Optimisez votre comptabilité et votre processus de préparation des déclarations fiscales.

Avantages d'une catégorisation précise des transactions pour les entreprises

Une catégorisation précise des transactions permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d'optimiser leur fonctionnement et de stimuler leur croissance. Voici quelques avantages clés.

Visibilité financière

• Flux de trésorerie : En catégorisant leurs transactions, les entreprises acquièrent une vision globale de leurs revenus et de leurs dépenses, ce qui leur permet d'améliorer la gestion de leurs flux de trésorerie et d'établir des prévisions financières.

• Domaines rentables et non rentables : Les données catégorisées mettent en lumière les produits, services ou segments de clientèle qui génèrent le plus de revenus et ceux qui engendrent les coûts les plus élevés.

• Suivi des dépenses : Une catégorisation précise permet aux entreprises de suivre leurs dépenses en détail et d'identifier les domaines dans lesquels elles peuvent faire des économies.

Comptabilité et reporting

• Comptabilité : La catégorisation des transactions permet aux entreprises de rapprocher les comptes, d'établir des états financiers et de se conformer aux réglementations fiscales plus facilement.

• Audits : Des dossiers financiers précis et organisés permettent de faciliter les audits en réduisant le temps et les ressources nécessaires à la conformité.

Décisions stratégiques

• Tendances et modèles : La catégorisation des données peut mettre en lumière les habitudes de dépenses, les fluctuations saisonnières et les tendances émergentes, ce qui permet aux entreprises d'ajuster leurs stratégies de façon proactive.

• Campagnes marketing : En suivant les dépenses marketing et en les mettant en regard des revenus générés, les entreprises peuvent évaluer l'efficacité de leurs efforts en matière de marketing.

• Tarifs et stocks : Les données de transaction peuvent éclairer les décisions relatives à la tarification et la gestion des stocks, ce qui garantit des niveaux de stock optimaux et maximise la rentabilité.

Connaissance des clients

• Personnalisation : En analysant les données de transaction, les entreprises peuvent obtenir des informations sur les préférences des clients, ce qui leur permet de personnaliser leur stratégie marketing et d'adapter leurs produits et services.

• Segmentation des clients : La catégorisation des transactions permet de segmenter efficacement la clientèle, ce qui permet aux entreprises de cibler des groupes spécifiques avec des promotions et des programmes de fidélité pertinents.

Détection et prévention de la fraude

• Identification de schémas inhabituels : Une catégorisation précise peut contribuer à l'identification de schémas de transaction inhabituels susceptibles de révéler une activité frauduleuse, ce qui permet aux entreprises d'intervenir rapidement.
  

Comment améliorer l'expérience utilisateur grâce à des informations détaillées sur les transactions

Des informations détaillées sur les transactions peuvent améliorer l'expérience utilisateur en permettant aux entreprises de personnaliser leurs offres, de prédire les préférences et les besoins des clients et d'améliorer la prise de contact et l'assistance.

• Personnalisation : En analysant les informations détaillées de chaque transaction, les entreprises peuvent adapter leurs offres aux besoins et aux préférences de leurs clients. Par exemple, si les données de transaction révèlent qu'un client achète fréquemment des produits biologiques, un commerçant peut lui recommander d'autres articles similaires ou lui proposer des offres spéciales sur ces produits. L'expérience d'achat du client est ainsi plus pertinente et plus attrayante.

• Analyses prédictives : En ayant une bonne compréhension des modèles et des tendances, les entreprises peuvent promouvoir leurs produits ou leurs services avant que le client ne les réclame. Par exemple, si les données sur les transactions révèlent qu'un client passe une commande d'encre pour imprimante tous les trois mois, une entreprise peut configurer des rappels ou permettre au client d'opter pour le renouvellement automatique de la commande en fonction de ce calendrier, ce qui simplifie l'expérience du client et garantit qu'il dispose en permanence de fournitures qui lui sont essentielles.

• Optimisation du service d'assistance : Des données détaillées peuvent aider les équipes d'assistance à comprendre plus rapidement le contexte d'une demande ou d'un problème du client. Si un client contacte le service d'assistance au sujet d'un achat, l'accès immédiat aux informations des catégories de transaction permet à l'équipe d'assistance de fournir des réponses plus rapides, précises et utiles.

• Développement des produits et des services : En utilisant les informations de transaction pour éclairer le développement des produits, les entreprises peuvent adapter les nouveaux produits et services aux besoins réels des clients et à la demande du marché. Par exemple, si les informations de transaction révèlent une hausse des achats de produits respectueux de l'environnement, une entreprise peut décider d'élargir sa gamme d'offres durables.

• Interfaces utilisateur : Il est possible d'améliorer l'interface utilisateur en observant les interactions des clients avec votre site Web ou votre application, les fonctionnalités qu'ils utilisent le plus, le moment où ils abandonnent les transactions et les difficultés qu'ils rencontrent. Ces améliorations peuvent passer par la simplification du processus de paiement, une navigation plus intuitive ou l'accès à des informations plus pertinentes au moment où les utilisateurs en ont le plus besoin.

• Stratégies marketing : Les données de transaction peuvent aider les entreprises à créer des campagnes marketing plus efficaces qui ciblent directement les intérêts et les besoins des clients, en fonction des comportements d'achat passés. Les campagnes personnalisées par e-mail, les publicités ciblées et les promotions personnalisées sont plus efficaces lorsqu'elles s'appuient sur des informations détaillées sur les transactions des clients.

• Programmes de fidélité et récompenses : En analysant les données de transaction, les entreprises peuvent créer des programmes de récompenses personnalisés avec des réductions ou des avantages particulièrement attrayants pour un client spécifique, ce qui permet d'augmenter l'engagement et la fidélité.