La catégorisation des transactions, ou taxonomie des transactions, consiste à classer les opérations financières dans des catégories prédéfinies. Ce processus aide les entreprises et les particuliers à mieux comprendre l’origine et l’utilisation de leurs fonds. Ce traitement figure parmi les pratiques courantes en gestion des finances personnelles et comptabilité d’entreprise .

Près de 70 % des entreprises ayant constaté une hausse des pertes liées à la fraude ces dernières années, la catégorisation des transactions peut jouer un rôle clé dans la détection et la prévention des activités frauduleuses. Ce guide explique comment les clients et les entreprises peuvent utiliser la catégorisation des transactions pour améliorer leur organisation financière et leur santé financière globale.

Contenu de l’article

• Fonctionnement de la catégorisation des transactions
  
• Quels types d’entreprises peuvent profiter de la catégorisation des transactions ?
  
• Exemples des catégories de transactions
  
• Comment mettre en œuvre la catégorisation des transactions avec Stripe
  
• Avantages d’une catégorisation précise des transactions pour les entreprises
  
• Comment créer une meilleure expérience utilisateur grâce à des informations détaillées sur les transactions
  

Fonctionnement de la catégorisation des transactions

La catégorisation des transactions, ou taxonomie des transactions est le processus consistant à classer les opérations financières selon leur nature, leur objectif ou leur type. Cette catégorisation aide les particuliers, les entreprises et les institutions financières à mieux gérer leurs finances.

La première étape de ce processus consiste à repérer les transactions financières spécifiques dans les registres d’un particulier ou d’une organisation. Cette identification peut se faire manuellement ou à l’aide de systèmes automatisés qui analysent les descriptions, les montants et d’autres données pertinentes. L’organisation, le particulier ou le système automatisé classe et étiquette ensuite les transactions en catégories ou groupes spécifiques, à l’aide de l’un des systèmes suivants.

• Systèmes basés sur des règles : Ces systèmes utilisent des règles prédéfinies ou des mots-clés pour attribuer des catégories établies sur transaction descriptions. Par exemple, le système peut classer une transaction contenant le mot « Starbucks » dans la catégorie « Cafés ».

• Modèles d’apprentissage automatique : Ces modèles utilisent des algorithmes pour apprendre à partir de grands ensembles de données de transactions étiquetées et appliquer ces connaissances pour catégoriser de nouvelles transactions. Les modèles d’apprentissage automatique peuvent être plus précis et adaptables que les systèmes établis sur des règles.

La cohérence du traitement de catégorisation doit rester constante en conservant les mêmes catégories et sous-catégories au fil du temps et entre les différentes transactions. Après le processus de catégorisation, les organisations exploitent divers outils d’analyse pour mieux comprendre les habitudes de dépenses, les sources de bénéfices et les tendances financières. Ces informations servent ensuite à orienter les décisions en matière de budgétisation, d’investissement et de gestion financière globale.

Quels types d’entreprises peuvent bénéficier de la catégorisation des transactions ?

Presque toutes les entreprises qui gèrent des transactions financières peuvent profiter de l’utilisation de la catégorisation des transactions. Certains types d’entreprises se prêtent particulièrement bien à cette pratique, notamment :

• Petites et moyennes entreprises (PME) : Souvent, les PME disposent de ressources limitées à consacrer à la gestion financière. La catégorisation des transactions peut les aider à suivre leurs dépenses, à repérer des occasions d’économies et à prendre des décisions financières éclairées.

• Commerce en ligne : Ces entreprises traitent un grand volume de transactions en ligne . La catégorisation peut aider les sociétés de commerce électronique à analyser les données de vente, à suivre le comportement des clients et à identifier les produits ou services les plus populaires.

• Entreprises par abonnement : Ces entreprises reposent sur des revenus récurrents . La catégorisation peut les aider à suivre les paiements d’abonnement, à identifier le taux de résiliation et à prévoir les revenus futurs.

• Entreprises ayant plusieurs sources de revenus : Les entreprises disposant de revenus diversifiés peuvent utiliser la catégorisation pour suivre la performance de chaque source de revenus et allouer leurs ressources en conséquence.

• Entreprises ayant des structures de dépenses complexes : Les sociétés comportant de nombreuses catégories de dépenses peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les dépenses, identifier les centres de coûts et ajuster leurs budgets.

• Organisme à but non lucratif :Les organisations à but non lucratif doivent suivre avec précision les dons et les dépenses afin de garantir transparence et responsabilité. La catégorisation peut les aider à gérer leurs finances efficacement et à démontrer leur impact auprès des donateurs.

• Travailleurs indépendants et solopreneurs : Les travailleurs indépendants peuvent utiliser la catégorisation pour suivre leurs revenus et leurs dépenses, se préparer à la période fiscale et prendre des décisions financières éclairées.

• _Restaurants : _ Les restaurants peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les coûts des aliments, les dépenses de personnel et les revenus générés par les différents plats du menu.

• Magasins de détail : Les magasins de détail peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les ventes par catégorie de produits, identifier les articles les plus vendus et analyser les habitudes de dépenses des clients.

• Entreprises de services : Les entreprises de services peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les heures facturables, les dépenses liées aux projets et les paiements des clients.

• Entreprises manufacturières : Les entreprises manufacturières peuvent utiliser la catégorisation pour suivre les coûts des matières premières, les dépenses de production et les ventes de produits finis.

Exemples des catégories de transactions

Les catégories de transactions divisent les revenus et les dépenses en groupes logiques et faciles à gérer. Pour les entreprises, une catégorisation détaillée améliore l’analyse financière, la production de rapports et la prise de décisions stratégiques. Pour les particuliers, elle facilite la gestion du budget, l’épargne et la maîtrise globale des finances.

Voici quelques catégories de transactions courantes. L’utilisateur peut les adapter en fonction de ses besoins spécifiques.

Catégories de finances personnelles

Logement

• Location
  
• Paiements hypothécaires
  
• Assurance habitation
  
• Impôts fonciers
  
• Entretien et réparations
  

Services publics

• Électricité
  
• Eau
  
• Gaz
  
• Internet
  
• Funiculaire
  

Transport

• Le carburant
  
• Frais de transport en commun
  
• Entretien du véhicule
  
• Frais de stationnement
  

Paiements de voiture

• Alimentation
  
• Produits alimentaires
  
• Repas au restaurant
  
• Restauration rapide
  

Soins de santé

• Primes d’assurance maladie
  
• Visites chez le médecin
  
• Ordonnances
  
• Soins dentaires
  

Divertissements

• Films
  
• Concerts
  
• Événements sportifs
  
• Livres
  
• Loisirs
  

Épargne et investissements

• Dépôts sur un compte d’épargne
  
• Cotisations de retraite
  
• Achats d’investissement
  

Éducation

• Frais de scolarité :
  
• Fournitures scolaires
  
• Prêts étudiants
  
• Cours en ligne
  

Catégories de financement d’entreprise

Chiffre d’affaires

• Vente de produits
  
• Frais de service
  
• Redevances
  
• Revenus de placements
  

Coût des marchandises vendues (CMV)

• Matières
  
• Main-d’œuvre directe
  
• Fournitures de fabrication
  
• Frais d’expédition
  

Frais d’exploitation

• Les traitements et salaires
  
• Paiements de loyer ou de bail
  
• Frais de services publics
  
• Le marketing et la publicité
  
• Services professionnels (p. ex., services juridiques, consultations)
  

Dépenses d’investissement

• Achats d’équipement
  
• Amélioration des bâtiments
  
• Mises à niveau technologiques
  

Impôts

• Impôt sur le revenu
  
• Taxe de vente
  
• Taxe sur les salaires
  
• Impôt foncier
  

Service de la dette

• Paiements d’intérêts
  
• Remboursement du capital
  

Dépenses diverses

• Voyages et divertissements
  
• Primes d’assurance :
  
• Fournitures de bureau :
  

Comment mettre en œuvre la catégorisation des transactions avec Stripe

Stripe fournit des objets de transaction de solde qui représentent chaque opération ayant une incidence sur le solde de votre compte Stripe, y compris les paiements, les remboursements, les litiges et les frais. Vous pouvez également ajouter des métadonnées à vos paiements, clients et autres objets Stripe, afin d’y stocker des informations supplémentaires sur la transaction, comme la catégorie, le type de produit ou le segment client. Les entreprises qui utilisent Stripe peuvent catégoriser leurs transactions en suivant les étapes ci-dessous pour obtenir des informations financières, simplifier leur comptabilité et prendre des décisions fondées sur les données.

Définir vos catégories

Créez un ensemble clair et cohérent de catégories adaptées aux besoins de votre entreprise.

• Revenus : Cela pourrait inclure les ventes, abonnements , et les dons.

• Dépenses : Cela peut inclure les remboursements, les frais et les rétrofacturations.

• Catégories de produits ou de services : Ces catégories peuvent inclure les vêtements, les logiciels ou le conseil.

• Segments de clients : Ces segments peuvent être le commerce de détail, le commerce de gros ou les entreprises.

Mettre en œuvre la catégorisation

La catégorisation manuelle consiste à catégoriser chaque transaction dans le Dashboard ou l’API de Stripe en lui attribuant une catégorie, une étiquette ou une balise. Cette méthode peut prendre beaucoup de temps pour les entreprises ayant un volume élevé de transactions. Pour une catégorisation automatisée, vous pouvez utiliser les catégories de rapports de Stripe pour une classification de base, mais il vous faudra un outil ou une intégration tiers pour un contrôle plus détaillé. En règle générale, vous devrez combiner la catégorisation manuelle et automatisée pour obtenir des résultats optimaux, en utilisant la catégorisation automatique pour la plupart des transactions et en examinant et ajustant manuellement si nécessaire.

Voici quelques options populaires d’intégrations tierces qui permettent de catégoriser automatiquement les transactions.

• Intégrations avec des logiciels de comptabilité : De nombreuses plateformes comptables, comme Xero , proposent des intégrations avec Stripe qui permettent d’automatiser la catégorisation selon des règles ou des correspondances prédéfinies.

• Outils d’analyse financière : Des outils comme Baremetrics ou ChartMogul peuvent analyser vos données Stripe et fournir une catégorisation, des rapports et des analyses automatisés.

• Solutions personnalisées :Si vous avez des besoins spécifiques, vous pouvez créer votre propre solution sur mesure à l’aide de l’API de Stripe ou de ses intégrations personnalisées.

Analyser les données catégorisées

Une fois vos transactions catégorisées, vous pouvez analyser les données aux fins suivantes.

• Suivre les revenus et les dépenses : Analysez votre performance financière par catégorie.

• Identifier les tendances et modèles : Repérez les opportunités de croissance ou d’économies.

• Prendre des décisions d’affaires éclairées : Basez vos stratégies sur des informations basées sur les données.

• Simplifier la comptabilité et les rapports : Améliorez vos processus de tenue de livres et de préparation fiscale.

Avantages d’une catégorisation précise des transactions pour les entreprises

Une catégorisation précise des transactions permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’améliorer leurs opérations et de stimuler leur croissance. Voici quelques avantages clés.

Visibilité financière

• Flux de trésorerie : En catégorisant les transactions, les entreprises acquièrent une compréhension complète de leurs bénéfices et dépenses, ce qui améliore leur capacité à gérer les flux de trésorerie et à prévoir leurs finances.

• Secteurs rentables et non rentables : Les données catégorisées révèlent quels produits, services ou segments client génèrent le plus de revenus et lesquels entraînent les coûts les plus élevés.

• Suivi des dépenses : Une catégorisation précise permet aux entreprises de catégorie les dépenses en détail et d’identifier les domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts.

Comptabilité et rapports

• Comptabilité : Les transactions catégorisées facilitent la réconciliation des comptes , la préparation des états financiers et le respect des obligations fiscales.

• Audits : Des registres financiers précis et bien organisés facilitent les audits, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires pour assurer la conformité.

Décisions stratégiques :

• Tendances et modèles : Les données catégorisées peuvent révéler les habitudes de dépenses, les fluctuations saisonnières et les tendances émergentes, permettant aux entreprises d’ajuster leurs stratégies de manière proactive.

• Campagnes marketing : En suivant les dépenses marketing et en les corrélant avec les revenus générés, les entreprises peuvent évaluer l’efficacité de leurs efforts de marketing.

• Tarification et inventaire : Les données sur les transactions peuvent orienter les décisions de tarification et la gestion des stocks, afin de garantir des niveaux optimaux et de maximiser la rentabilité.

Connaissance client

• Personnalisation : En analysant les données de transaction, les entreprises peuvent mieux comprendre les préférences des clients, ce qui leur permet de proposer un marketing personnalisé ainsi que des produits et services adaptés.

• Segmentation de la clientèle : Les transactions catégorisées permettent une segmentation efficace des clients, aidant les entreprises à cibler des groupes précis avec des promotions et des programmes de fidélité adaptés.

Détection et prévention de la fraude

• Identification de schémas inhabituels : Une catégorisation précise permet de repérer des modèles de transactions inhabituels pouvant indiquer une activité frauduleuse et d’intervenir rapidement.
  

Comment créer une meilleure expérience utilisateur grâce à une analyse détaillée des transactions

Une analyse détaillée des transactions peut améliorer l’expérience utilisateur en permettant aux entreprises de personnaliser leurs offres, de prévoir les préférences et les besoins des clients, et d’optimiser leurs actions de communication et leur service d’assistance.

• _Personnalisation : _ En analysant les informations détaillées de chaque transaction, les entreprises peuvent adapter leurs offres pour répondre aux besoins et aux préférences de leurs clients. Par exemple, si les données de transaction montrent qu’un client achète fréquemment des produits biologiques, un marchand peut lui recommander d’autres articles biologiques ou proposer des offres spéciales sur les produits biologiques. Cela rend l’expérience d’achat du client plus pertinente et engageante.

• Analyse prédictive : En comprenant les modèles et les tendances, les entreprises peuvent promouvoir des produits ou des services avant que le client ne les demande explicitement. Par exemple, si les données sur les transactions montrent qu’un client achète de l’encre d’imprimante tous les trois mois, l’entreprise peut programmer des rappels ou proposer une commande automatique selon ce rythme. Cette approche simplifie l’expérience du client et garantit un approvisionnement constant en fournitures essentielles.

• Service client optimisé : Des données détaillées permettent aux équipes d’assistance de comprendre plus rapidement le contexte d’une demande ou d’un problème client. Si un client contacte le support au sujet d’un achat, l’accès immédiat aux détails de transaction catégorisés permet à l’équipe d’assistance de fournir des réponses plus rapides, précises et pertinentes.

• Développement de produits et de services : En exploitant les données de transaction pour orienter le développement de produits, les entreprises peuvent aligner leurs nouvelles offres sur les besoins réels de leur clientèle et sur la demande du marché. Par exemple, si les données transactionnelles indiquent une hausse des achats de produits écoresponsables, une entreprise pourrait décider d’élargir sa gamme d’offres durables.

• Interfaces d’utilisateur : Analyser la manière dont les clients interagissent avec le site web ou l’application permet d’identifier les fonctionnalités les plus utilisées et les moments où les transactions sont abandonnées . Ces informations aident ensuite à cibler les points faibles et à orienter les améliorations de l’interface utilisateur. Les améliorations peuvent inclure la simplification de paiement traiter, rendre la navigation plus intuitive ou fournir des informations plus pertinentes là où les utilisateurs en ont le plus besoin.

• Stratégies marketing : Les données de transaction peuvent aider les entreprises à créer des campagnes de marketing plus efficaces qui répondent directement aux intérêts et aux besoins du client, établi sur les comportements d’achat passés. Les campagnes par courriel personnalisées, les publicités ciblées et les promotions personnalisées sont plus efficaces lorsqu’elles proviennent d’informations détaillées sur les transactions des clients.

• Programmes de fidélité et récompenses : En analysant les données de transaction, les entreprises peuvent concevoir des programmes de récompenses personnalisés avec des remises et des avantages adaptés à chaque client. Cette approche renforce leur engagement et leur fidélité.