A categorização de transações, também conhecida como taxonomia de transações, é o processo de classificar transações financeiras em categorias predefinidas para que empresas e indivíduos possam entender melhor de onde os fundos vêm e como são gastos. Esse é um processo comum na gestão de finanças pessoais e na contabilidade empresarial.

Com quase 70% das empresas enfrentando um aumento nas perdas por fraude nos últimos anos, a categorização de transações pode desempenhar uma função importante na identificação e prevenção de fraudes. Este guia explicará como os clientes e as empresas podem usar a categorização de transações para melhorar a organização financeira e a saúde financeira geral.

O que será abordado neste artigo?

• Como funciona a categorização de transações
  
• Quais tipos de empresas podem se beneficiar da categorização de transações?
  
• Exemplos de categorias de transações
  
• Como implementar a categorização de transações com a Stripe
  
• Benefícios da categorização adequada de transações para empresas
  
• Como criar uma melhor experiência do usuário com insights detalhados de transações
  

Como funciona a categorização de transações

A categorização de transação, ou taxonomia de transação, é o processo de categorizar transações financeiras por natureza, finalidade ou tipo. Essa categorização ajuda pessoas físicas, jurídicas e instituições financeiras a gerenciar suas finanças.

O primeiro passo deste processo é identificar transações financeiras individuais nos registros de uma pessoa física ou organização, seja manualmente ou por meio de sistemas automatizados que leem descrições de transações, valores e outros dados relevantes. A organização, pessoa física ou sistema automatizado classifica e rotula as transações como categorias ou grupos específicos, usando métodos como:

• Sistemas estabelecidos por regras: esses sistemas usam regras predefinidas ou palavras-chave para atribuir categorias estabelecidas por descrições de transações. Por exemplo, uma transação com a palavra "Starbucks" pode ser categorizada em "Cafeterias".

• Modelos de machine learning: esses modelos usam algoritmos para aprender com grandes conjuntos de dados de transações rotuladas e aplicar esse conhecimento para categorizar novas transações. Modelos de machine learning podem ser mais precisos e adaptáveis do que sistemas baseados em regras estabelecidas.

É importante manter a consistência no processo de categorização usando as mesmas categorias e subcategorias ao longo do tempo e em diferentes transações. Após o processo de categorização, as organizações usam várias ferramentas analíticas para obter insights sobre padrões de gastos, fontes de renda e outras tendências financeiras para tomar decisões sobre orçamento, investimentos e gestão financeira geral.

Quais tipos de empresas podem se beneficiar da categorização de transações?

Quase qualquer empresa que lida com transações financeiras pode se beneficiar do uso da categorização de transações. Alguns tipos de empresas são particularmente adequados para essa prática, sendo elas:

• Pequenas e médias empresas (PMEs): muitas vezes, as PMEs têm recursos limitados para dedicar à gestão financeira. A categorização de transação pode ajudá-las a categorizar despesas, identificar áreas de redução de custos e tomar decisões financeiras fundamentadas.

• Empresas de e-commerce: essas empresas lidam com um grande volume de transações online. A categorização pode ajudar as empresas de e-commerce a analisar dados de vendas, categorizar o comportamento do cliente e identificar produtos ou serviços populares.

• Empresas estabelecidas por assinatura: essas empresas dependem de receitas recorrentes. A categorização pode ajudá-las a categorizar pagamentos de assinaturas, identificar rotatividade e prever receitas futuras.

• Empresas com vários fluxos de receita: empresas com diversas fontes de renda podem usar a categorização para acompanhar o desempenho de cada fluxo de receita e alocar recursos de acordo.

• Empresas com estruturas de despesas complexas: empresas com várias categorias de despesas podem usar a categorização para acompanhar gastos, identificar centros de custo e atualizar seus orçamentos.

• Organizações sem fins lucrativos: as ONGs devem categorizar cuidadosamente doações e despesas para garantir transparência e prestação de contas. A categorização pode ajudá-las a gerenciar suas finanças de forma eficaz e demonstrar seu impacto para os doadores.

• Freelancers e empreendedores individuais: terceirizados podem usar categorização para rastrear renda e despesas, se preparar para a temporada de imposto e tomar decisões financeiras informadas.

• Restaurantes: os restaurantes podem usar a categorização para acompanhar custos alimentares, despesas de mão de obra e receita de diferentes itens do menu.

• Lojas varejistas: as lojas varejistas podem usar categorização para acompanhar vendas por categoria de produto, identificar os itens mais vendidos e analisar padrões de gastos dos clientes.

• Empresas baseadas em serviços: empresas baseadas em serviços podem usar categorização para rastrear horas a cobrar, despesas de projetos e pagamentos de clientes.

• Empresas de manufatura: as empresas de manufatura podem usar a categorização para rastrear custos de matérias-primas, despesas de produção e vendas de produtos acabados.

Exemplos de categorias de transações

As categorias de transação dividem renda e despesas em grupos gerenciáveis e lógicos. Para as empresas, a categorização detalhada melhora a análise financeira, os relatórios e a tomada de decisões estratégicas. Para as pessoas físicas, melhora o orçamento, a economia e a gestão financeira geral.

Veja a seguir algumas categorias comuns de transações, que podem ser personalizadas de acordo com as necessidades específicas do usuário.

Categorias de finanças pessoais

Habitação

• Aluguel​
  
• Pagamentos hipotecários
  
• Seguro residencial
  
• Impostos sobre propriedade
  
• Manutenção e reparos
  

Serviços públicos​

• Eletricidade
  
• Água
  
• Combustível
  
• Internet
  
• Cabo
  

Transportes

• Combustível
  
• Custos de transporte público
  
• Manutenção de veículos
  
• Tarifas de estacionamento
  

Pagamento de carros

• Alimentos
  
• Mercado
  
• Refeições em restaurantes
  
• Fast food
  

Saúde

• Prêmios de seguro de saúde
  
• Visitas a médicos
  
• Prescrições
  
• Cuidados odontológicos
  

Entretenimento

• Cinema
  
• Concertos
  
• Eventos esportivos
  
• Livros
  
• Hobbies
  

Poupança e investimentos

• Depósitos de conta poupança
  
• Contribuições para aposentadoria
  
• Compras de investimentos
  

Educação

• Mensalidades
  
• Artigos escolares
  
• Empréstimos estudantis
  
• Cursos online
  

Categorias de finanças empresariais

Receita

• Vendas de produtos
  
• Tarifas de serviços
  
• Royalties
  
• Renda de investimento
  

Custo dos produtos vendidos (CPV)

• Matérias-primas
  
• Trabalho direto
  
• Suprimentos de fabricação
  
• Custos de envio
  

Despesas operacionais

• Salários e remunerações
  
• Pagamentos de aluguel ou arrendamento
  
• Despesas de serviços públicos
  
• Marketing e publicidade
  
• Serviços profissionais (por exemplo, consultoria jurídica, etc.):
  

Despesas de capital

• Compra de equipamentos
  
• Desenvolver melhorias
  
• Modernização tecnológica
  

Impostos

• Imposto de renda
  
• Imposto sobre vendas
  
• Imposto de folha de pagamento
  
• Imposto sobre propriedade
  

Serviço de dívidas

• Pagamentos de juros
  
• Pagamentos principais
  

Despesas diversas

• Viagens e entretenimento
  
• Prêmios de seguro
  
• Materiais de escritório
  

Como implementar a categorização de transações com a Stripe

A Stripe fornece elementos de transação de saldo que representam todas as transações que afetam o saldo da sua conta Stripe, incluindo pagamentos, reembolsos, contestações e tarifas. Você também pode adicionar metadados às suas cobranças da Stripe, clientes e outros elementos, que pode usar para armazenar informações adicionais sobre a transação, como categoria, tipo de produto ou segmento de cliente. As empresas que usam a Stripe podem categorizar transações com as etapas a seguir para obter insights financeiros, simplificar a contabilidade e tomar decisões baseadas em dados.

Defina suas categorias

Crie um conjunto claro e consistente de categorias alinhadas às necessidades da sua empresa.

• Renda: pode incluir vendas, assinaturas e doações.

• Despesas: pode incluir reembolsos, tarifas e estornos.

• Categorias de produtos ou serviços: podem ser vestuário, software ou consultoria.

• Segmentos de clientes: esses segmentos podem ser varejo, atacado ou empresarial.

Implemente a categorização

A categorização manual envolve categorizar cada transação dentro do Dashboard ou API da Stripe atribuindo uma etiqueta ou integração de categoria. Esse método pode ser demorado para empresas com um alto volume de transações. Para categorização automatizada, você pode usar as categorias de relatórios da Stripe para categorização básica, mas você vai precisar de uma ferramenta ou integração de terceiros para um controle mais detalhado. Normalmente, o ideal é combinar categorização manual e automatizada para obter resultados adequados, usando categorização automatizada para a maioria das transações e revisando e ajustando manualmente conforme necessário.

Veja a seguir algumas opções populares para integrações de terceiros que categorizam automaticamente as transações.

• Integrações de software de contabilidade: muitas plataformas de contabilidade, como a Xero, têm integrações com a Stripe que podem automatizar a categorização estabelecida por regras ou correspondências.

• Ferramentas de análise financeira: ferramentas como Baremetrics ou ChartMogul podem analisar seus dados da Stripe e fornecer categorização, relatórios e insights automatizados.

• Soluções customizadas: se você tiver requisitos específicos, poderá criar sua própria solução customizada usando a API ou webhooks da Stripe.

Analise dados categorizados

Depois de categorizar suas transações, você pode analisar os dados para:

• Acompanhar receitas e despesas: analise seu desempenho financeiro por categoria.

• Identificar tendências e padrões: identifique oportunidades de crescimento ou redução de custos.

• Tomar decisões de negócios fundamentadas: baseie suas estratégias em insights orientados por dados.

• Simplificar a contabilidade e a geração de relatórios: melhore o processamento contábil e tributário.

Benefícios da categorização adequada de transações para as empresas

A categorização precisa de transações permite que as empresas tomem decisões informadas, melhorando as operações e impulsionando o crescimento.

Visibilidade financeira

• Fluxo de caixa: ao categorizar transações, as empresas obtêm uma compreensão abrangente de suas rendas e despesas, o que melhora sua capacidade de gerenciar o fluxo de caixa e prever suas finanças.

• Áreas lucrativas e não lucrativas: dados categorizados revelam quais produtos, serviços ou segmentos de clientes geram mais receitas e quais incorrem nos custos mais altos.

• Categorização de despesas: a categorização adequada permite que as empresas acompanhem as despesas em detalhes e identifiquem áreas em que podem reduzir custos.

Contabilidade e relatórios

• Contabilidade: transações categorizadas facilitam para as empresas reconciliar contas, preparar demonstrações financeiras e cumprir as regulamentações de impostos.

• Auditorias: registros financeiros precisos e organizados facilitam as auditorias, reduzindo o tempo e os recursos necessários para a conformidade.

Decisões estratégicas

• Tendências e padrões: dados categorizados podem revelar padrões de gastos, flutuações sazonais e tendências emergentes, permitindo que as empresas ajustem proativamente suas estratégias.

• Campanhas de marketing: ao acompanhar as despesas de marketing e correlacioná-las com as receitas geradas, as empresas podem avaliar a eficácia de seus esforços de marketing.

• Preços e estoque: os dados de transações podem informar decisões de preços e gestão de estoque, garantindo níveis ideais de estoque e maximizando a lucratividade.

Insight dos clientes

• Personalização: ao analisar dados de transações, as empresas podem obter insights sobre as preferências dos clientes, permitindo personalizar marketing, produtos e serviços.

• Segmentação de clientes: transações categorizadas permitem uma segmentação eficaz de clientes, permitindo que as empresas segmentem grupos específicos com promoções relevantes e programas de fidelidade.

Detecção e prevenção de fraudes

• Identificação de padrões incomuns: uma categorização precisa pode ajudar a identificar padrões incomuns de transações que podem indicar atividade fraudulenta, permitindo que as empresas intervêm cedo.
  

Como criar uma experiência do usuário melhor com insights detalhados de transações

Insights detalhados sobre transações podem criar uma melhor experiência do usuário, permitindo que as empresas personalizem suas ofertas, prevejam as preferências e necessidades dos clientes e melhorem seu alcance e aceitação.

• Personalização: analisando insights detalhados de cada transação, as empresas podem adaptar suas ofertas de acordo com as necessidades e preferências de seus clientes. Por exemplo, se os dados de transações mostram que um cliente compra produtos orgânicos com frequência, um varejista pode recomendar outros itens orgânicos ou oferecer ofertas especiais de produtos orgânicos. Isso torna a experiência de compra do cliente mais relevante e envolvente.

• Análise preditiva: compreendendo padrões e tendências, as empresas podem promover produtos ou serviços antes que o cliente os solicite explicitamente. Por exemplo, se os insights de transações revelarem que um cliente encomenda tinta de impressora a cada três meses, uma empresa pode configurar lembretes ou permitir que o cliente opte por um novo pedido automático em torno desse cronograma, simplificando a experiência do cliente e garantindo que não faltem suprimentos essenciais.

• Suporte ao cliente otimizado: dados detalhados podem ajudar as equipes de suporte a entender mais rapidamente o contexto de uma consulta ou problema do cliente. Se um cliente entrar em contato com o suporte sobre uma compra, ter acesso imediato aos detalhes da transação categorizada permite que a equipe de suporte forneça respostas mais rápidas, precisas e úteis.

• Desenvolvimento de produtos e serviços: usando dados de transações para informar o desenvolvimento de produtos, as empresas podem alinhar novos produtos e serviços às necessidades reais dos clientes e à demanda do mercado. Por exemplo, se os insights de transações mostrarem uma tendência crescente de compra de produtos ecológicos, uma empresa pode decidir expandir sua gama de ofertas sustentáveis.

• Interfaces de usuário: entender como os clientes interagem com seu site ou aplicativo, como quais recursos usam mais, em que momento abandonam as transações e onde ocorrem pontos problemáticos, pode levar a melhorias na interface do usuário. As melhorias podem incluir simplificação do processo de Checkout, tornar a navegação mais intuitiva ou fornecer informações mais relevantes onde os usuários mais precisam.

• Estratégias de marketing: os dados de transações podem ajudar as empresas a criar campanhas de marketing mais eficazes que respondam diretamente aos interesses e necessidades do cliente, estabelecidas em comportamentos de compra anteriores. Campanhas de e-mail personalizadas, anúncios direcionados e promoções personalizadas são mais eficazes quando vêm de insights detalhados sobre as transações do cliente.

• Programas de fidelidade e recompensas: analisando dados de transações, as empresas podem criar programas de recompensas personalizados com descontos, vantagens ou benefícios que são mais atraentes para um cliente específico, aumentando assim o engajamento e a fidelidade.