La categorización de transacciones, también conocida como taxonomía de transacciones, es el proceso de clasificar las transacciones financieras en categorías predefinidas para que las empresas y las personas puedan comprender mejor de dónde provienen los fondos y cómo se gastan. Se trata de un proceso habitual en la gestión de las finanzas personales y en la contabilidad de la empresa.

Dado que casi el 70 % de las empresas ha experimentado un aumento en las pérdidas por fraude en los últimos años, la categorización de las transacciones puede desempeñar un papel importante en la identificación y prevención de actividades fraudulentas. En esta guía se explica cómo los clientes y las empresas pueden usar la categorización de transacciones para mejorar la organización financiera y la salud financiera general.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo funciona la categorización de transacciones
  
• ¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse de la categorización de transacciones?
  
• Ejemplos de categorías de transacciones
  
• Cómo implementar la categorización de transacciones con Stripe
  
• Ventajas de una categorización precisa de las transacciones para las empresas
  
• Cómo crear una mejor experiencia de usuario con información detallada sobre las transacciones
  

Cómo funciona la categorización de transacciones

La categorización de transacciones, o taxonomía de transacciones, es el proceso de categorizar las transacciones financieras por naturaleza, propósito o tipo. Esta categorización ayuda a las personas, las empresas y las instituciones financieras a administrar sus finanzas.

El primer paso de este proceso consiste en reconocer las transacciones financieras individuales dentro de los registros de una persona u organización, ya sea manualmente o mediante sistemas automatizados que lean las descripciones de las transacciones, sus importes y otros datos relevantes. A continuación, el sistema organizativo, individual o automatizado clasifica y etiqueta las transacciones como categorías o grupos específicos, utilizando uno de los siguientes sistemas.

• Sistemas basados en reglas: Estos sistemas utilizan reglas o palabras clave predefinidas para asignar categorías basadas en las descripciones de las transacciones. Por ejemplo, una transacción con la palabra «Starbucks» podría clasificarse como «Cafeterías».

• Modelos de aprendizaje automático: Estos modelos utilizan algoritmos para aprender de grandes conjuntos de datos de transacciones etiquetadas y aplicar ese conocimiento para categorizar nuevas transacciones. Los modelos de aprendizaje automático pueden ser más precisos y adaptables que los sistemas basados en reglas.

Es importante mantener la coherencia en el proceso de categorización usando las mismas categorías y subcategorías a lo largo del tiempo y en diferentes transacciones. Después del proceso de categorización, las organizaciones utilizan varias herramientas analíticas para obtener información sobre los patrones de gasto, las fuentes de ingresos y otras tendencias financieras con el fin de tomar decisiones sobre presupuestos, inversiones y gestión financiera general.

¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse de la categorización de transacciones?

Casi cualquier empresa que maneje transacciones financieras puede beneficiarse del uso de la categorización de transacciones. Algunos tipos de empresas son particularmente adecuadas para esta práctica. Esto incluye:

• Pequeñas y medianas empresas (pymes): A menudo, las pymes tienen recursos limitados para destinar a la gestión financiera. La categorización de transacciones puede ayudarles a realizar un seguimiento de los gastos, identificar áreas de ahorro de costes y tomar decisiones financieras informadas.

• Empresas de e-commerce: Estas empresas manejan un gran volumen de transacciones en línea. La categorización puede ayudar a las empresas de comercio electrónico a analizar datos de ventas, realizar un seguimiento del comportamiento de los clientes e identificar productos o servicios populares.

• Empresas basadas en suscripciones: Estas empresas dependen de ingresos recurrentes. La categorización puede ayudarles a seguir los pagos de las suscripciones, identificar la pérdida de clientes y prever los ingresos futuros.

• Empresas con múltiples fuentes de ingresos: Las empresas con diversas fuentes de ingresos pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento del rendimiento de cada flujo de ingresos y asignar los recursos en consecuencia.

• Empresas con estructuras de gastos complejas: Las empresas con muchas categorías de gastos pueden usar la categorización para hacer un seguimiento de los gastos, reconocer los centros de costes y actualizar sus presupuestos.

• Entidades sin ánimo de lucro: Las entidades sin ánimo de lucro deben realizar un seguimiento cuidadoso de las donaciones y los gastos para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. La categorización puede ayudarlos a administrar sus finanzas de manera efectiva y demostrar su impacto a los donantes.

• Autónomos y empresarios individuales: Los contratistas independientes pueden usar la categorización para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, prepararse para la temporada de impuestos y tomar decisiones financieras informadas.

• Restaurantes: Los restaurantes pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de los costes de los alimentos, los gastos de mano de obra y los ingresos de los diferentes elementos del menú.

• Tiendas minoristas: Las tiendas minoristas pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de las ventas por categoría de producto, identificar los artículos más vendidos y analizar los patrones de gasto de los clientes.

• Empresas de servicios: Las empresas basadas en servicios pueden usar la categorización para realizar un seguimiento de las horas facturables, los gastos del proyecto y los pagos de los clientes.

• Empresas manufactureras: Las empresas manufactureras pueden utilizar la categorización para realizar un seguimiento de los costes de las materias primas, los gastos de producción y las ventas de productos terminados.

Ejemplos de categorías de transacciones

Las categorías de transacciones desglosan los ingresos y los gastos en grupos lógicos y manejables. Para las empresas, la categorización detallada mejora el análisis financiero y la elaboración de informes y la toma de decisiones estratégicas. Para las personas, mejora la elaboración de presupuestos, los ahorros y la gestión financiera en general.

Estas son algunas de las categorías de transacciones más comunes. Dependiendo de las necesidades específicas del usuario, estas categorías se pueden personalizar aún más.

Categorías de finanzas personales

Vivienda

• Alquiler
  
• Pagos de hipoteca
  
• Seguro de hogar
  
• Impuestos a la propiedad
  
• Mantenimiento y reparaciones
  

Servicios públicos

• Electricidad
  
• Agua
  
• Gas
  
• Internet
  
• Televisión por cable
  

Transporte

• Combustible
  
• Costes de transporte público
  
• Mantenimiento de vehículos
  
• Tarifas de estacionamiento
  

Pagos de coches

• Comida
  
• Comestibles
  
• Comer fuera
  
• Comida rápida
  

Cuidado de la salud

• Primas de seguros de salud
  
• Visitas médicas
  
• Recetas
  
• Asistencia dental
  

Entretenimiento

• Cine
  
• Conciertos
  
• Eventos deportivos
  
• Libros
  
• Aficiones
  

Ahorros e inversiones

• Depósitos en cuentas de ahorro
  
• Contribuciones a la jubilación
  
• Compras de inversión
  

Educación

• Enseñanza
  
• Suminstros escolares
  
• Préstamos estudiantiles
  
• Cursos en línea
  

Categorías de financiación empresarial

Ingresos

• Venta de productos
  
• Tarifas de servicio
  
• Derechos de autor
  
• Ingresos por inversiones
  

Coste de los productos vendidos (CPV)

• Materias primas
  
• Mano de obra directa
  
• Suministros de fabricación
  
• Gastos de envío
  

Gastos operativos

• Sueldos y salarios
  
• Pagos de alquiler o renta
  
• Gastos de servicios públicos
  
• Marketing y publicidad
  
• Servicios profesionales (p. ej., jurídicos, de consultoría)
  

Gastos de capital

• Compra de equipos
  
• Mejoras en el edificio
  
• Actualizaciones tecnológicas
  

Impuestos

• Impuesto sobre la renta
  
• Impuesto sobre las ventas
  
• Impuesto sobre la nómina
  
• Impuesto sobre bienes inmuebles
  

Servicio de deuda

• Pago de intereses
  
• Amortizaciones de capital
  

Gastos varios

• Viajes y entretenimiento
  
• Primas de seguros
  
• Artículos de oficina
  

Cómo implementar la categorización de transacciones con Stripe

Stripe proporciona objetos de transacción de saldo que representan todas las transacciones que afectan al saldo de tu cuenta de Stripe, incluidos los pagos, los reembolsos, las disputas y las comisiones. También puedes añadir metadatos a tus cargos de Stripe, clientes y otros objetos, que puedes usar para almacenar información adicional sobre la transacción, como la categoría, el tipo de producto o el segmento del cliente. Las empresas que usan Stripe pueden categorizar las transacciones con los siguientes pasos para obtener información financiera, simplificar la contabilidad y tomar decisiones basadas en datos.

Define tus categorías

Crea un conjunto de categorías claro y coherente que se alinee con las necesidades de tu empresa.

• Ingresos: Esto puede incluir ventas, suscripciones y donaciones.

• Gastos: Esto puede incluir reembolsos, comisiones, devoluciones de cargos.

• Categorías de productos o servicios: Estas categorías pueden ser ropa, software o consultoría.

• Segmentos de clientes: Estos segmentos pueden ser minoristas, mayoristas o empresariales.

Implementa la categorización

La categorización manual consiste en categorizar cada transacción dentro del Dashboard o la API de Stripe asignándole una etiqueta de categoría. Este método puede requerir mucho tiempo para las empresas con un gran volumen de transacciones. Para la categorización automatizada, puedes usar categorías de informes de Stripe para la categorización básica, pero necesitarás una herramienta o integración de terceros para tener un control más detallado. Por lo general, tendrás que combinar la categorización manual y la automatizada para obtener resultados óptimos, utilizando la categorización automatizada para la mayoría de las transacciones y revisando y ajustando manualmente según sea necesario.

Estas son algunas opciones populares para las integraciones de terceros que categorizan automáticamente las transacciones.

• Integraciones de software contable: Muchas plataformas de contabilidad, como Xero, tienen integraciones con Stripe que pueden automatizar la categorización basada en reglas o coincidencias.

• Herramientas de analítica financiera: Herramientas como Baremetrics o ChartMogul pueden analizar tus datos de Stripe y proporcionar categorización, informes e información automatizados.

• Soluciones personalizadas: Si tienes requisitos específicos, puedes crear tu propia solución personalizada utilizando la API o los webhook de Stripe.

Analiza los datos categorizados

Una vez que hayas categorizado tus transacciones, puedes analizar los datos para los siguientes propósitos.

• Seguimiento de ingresos y gastos: Analiza tu rendimiento financiero por categoría.

• Identifica tendencias y patrones: Detecta oportunidades de crecimiento o ahorro de costes.

• Toma decisiones empresariales informadas: Basa tus estrategias en información basada en datos.

• Simplifica la contabilidad y los informes: Mejora tu proceso contable y de preparación de impuestos.

Ventajas de una categorización precisa de las transacciones para las empresas

La categorización precisa de las transacciones permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas, mejorar las operaciones e impulsar el crecimiento. Estas son algunas de las principales ventajas.

Visibilidad financiera

• Flujo de caja: Al categorizar las transacciones, las empresas obtienen una comprensión integral de sus ingresos y gastos, lo que mejora su capacidad para administrar el flujo de caja y pronosticar sus finanzas.

• Áreas rentables y no rentables: Los datos categorizados revelan qué productos, servicios o segmentos de clientes generan la mayor cantidad de ingresos y cuáles incurren en los costes más altos.

• Seguimiento de gastos: La categorización precisa permite a las empresas realizar un seguimiento detallado de los gastos e identificar las áreas en las que pueden reducir costes.

Contabilidad y presentación de informes

• Contabilidad: Las transacciones categorizadas facilitan a las empresas la conciliación de cuentas, la preparación de estados financieros y el cumplimiento de la normativa fiscal.

• Auditorías: Los registros financieros precisos y organizados facilitan las auditorías, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para el cumplimiento de la normativa.

Decisiones estratégicas

• Tendencias y patrones: Los datos categorizados pueden revelar patrones de gasto, fluctuaciones estacionales y tendencias emergentes, lo que permite a las empresas ajustar proactivamente sus estrategias.

• Campañas de marketing: Al realizar un seguimiento de los gastos de marketing y correlacionarlos con los ingresos generados, las empresas pueden evaluar la eficacia de sus esfuerzos de marketing.

• Precios e inventario: Los datos de las transacciones pueden servir de base para las decisiones de precios y la gestión del inventario, garantizando niveles óptimos de existencias y maximizando la rentabilidad.

Información sobre el cliente

• Personalización: Al analizar los datos de las transacciones, las empresas pueden obtener información sobre las preferencias de los clientes, lo que permite un marketing personalizado y productos y servicios a medida.

• Segmentación de clientes: Las transacciones categorizadas permiten una segmentación eficaz de los clientes, lo que permite a las empresas dirigirse a grupos específicos con promociones y programas de fidelización relevantes.

Detección y prevención del fraude

• Identificación de patrones inusuales: Una categorización precisa puede ayudar a identificar patrones inusuales de transacciones que podrían indicar actividad fraudulenta, lo que permite a las empresas intervenir con prontitud.
  

Cómo crear una mejor experiencia de usuario con información detallada sobre las transacciones

La información detallada de las transacciones puede crear una mejor experiencia de usuario al permitir a las empresas personalizar sus ofertas, predecir las preferencias y necesidades de los clientes y mejorar su alcance y soporte.

• Personalización: Al analizar la información detallada de cada transacción, las empresas pueden adaptar sus ofertas para que coincidan con las necesidades y preferencias de sus clientes. Por ejemplo, si los datos de transacciones muestran que un cliente compra productos orgánicos con frecuencia, un minorista podría recomendarle otros artículos orgánicos u ofrecerle ofertas especiales en productos orgánicos. Esto hace que la experiencia de compra del cliente sea más relevante y atractiva.

• Análisis predictivo: Al comprender los patrones y las tendencias, las empresas pueden promocionar productos o servicios antes de que el cliente los solicite explícitamente. Por ejemplo, si la información sobre las transacciones revela que un cliente pide tinta para la impresora cada tres meses, una empresa puede configurar recordatorios o permitir que el cliente escoja el pedido automático en función de estas fechas, simplificando la experiencia del cliente y garantizando que no se quede sin los suministros esenciales.

• Atención al cliente optimizada: Los datos detallados pueden ayudar a los equipos de soporte a comprender más rápido el contexto de la consulta o el problema de un cliente. Si un cliente contacta con soporte en relación con una compra, tener acceso inmediato a los detalles categorizados de la transacción permite al equipo de soporte ofrecer respuestas más rápidas, precisas y útiles.

• Desarrollo de productos y servicios: Mediante el uso de datos de transacciones para informar el desarrollo de productos, las empresas pueden alinear nuevos productos y servicios con las necesidades reales de los clientes y la demanda del mercado. Por ejemplo, si la información sobre las transacciones muestra una tendencia creciente de compra de productos ecológicos, una empresa podría decidir ampliar su gama de ofertas sostenibles.

• Interfaces de usuario: Comprender cómo interactúan los clientes con tu sitio web o aplicación (por ejemplo, qué funciones usan más, en qué momento abandonan las transacciones y dónde surgen los puntos débiles, puede guiar las mejoras en la interfaz de usuario. Las mejoras pueden incluir simplificar el proceso de compra, hacer que la navegación sea más intuitiva o proporcionar información más relevante donde los usuarios más la necesitan.

• Estrategias de marketing: Los datos de transacciones pueden ayudar a las empresas a crear campañas de marketing más efectivas que respondan directamente a los intereses y necesidades del cliente, en función de los comportamientos de compra anteriores. Las campañas de correo electrónico personalizadas, los anuncios dirigidos y las promociones personalizadas son más eficaces cuando provienen de información detallada sobre las transacciones de los clientes.

• Programas de fidelización y recompensas: Al analizar los datos de las transacciones, las empresas pueden crear programas de recompensas personalizados con descuentos, ventajas o beneficios que sean más atractivos para un cliente específico, aumentando así el compromiso y la lealtad.