Företag i Tyskland arbetar kontinuerligt med att effektivisera sin bokföring. Stora företag drar nytta av att förenkla sina arbetsflöden eftersom de samtidigt hanterar många processer och kunder. Små och medelstora företag letar efter sätt att minska belastningen eftersom de vanligtvis har begränsade resurser.

Med detta i åtanke är det viktigt att förstå återkommande fakturor eftersom de kan hjälpa till att förena återkommande fakturering, minska den administrativa bördan och göra det lättare att planera likviditeten. I den här artikeln förklarar vi återkommande fakturor, inklusive deras krav enligt 14 § i den tyska lagen om mervärdesskatt (moms) och deras praktiska konsekvenser för företagsprocesser. Vi beskriver också hur du bokför återkommande fakturor i din bokföring och hur du använder moderna abonnemangslösningar för att minska den administrativa arbetsbördan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är återkommande fakturor?
  
• Vilka krav på återkommande fakturor beskrivs i 14 § UStG?
  
• Hur påverkar återkommande fakturor företagets processer?
  
• Hur bokförs återkommande fakturor?
  
• Hur man förbättrar återkommande fakturering med moderna abonnemangslösningar
  

Vad är återkommande fakturor?

Återkommande fakturor – som ibland kallas ”upprepade fakturor” – är en särskild typ av faktura för prestationer som utförs regelbundet och återkommande. De gäller för en fast tidsperiod och ersätter flera enskilda fakturor med en enda faktura. Därför gäller en återkommande faktura för flera faktureringsperioder. Den genereras en gång och används sedan för hela den överenskomna perioden.

Detta gäller så länge tjänsten och fakturans belopp förblir oförändrade under den definierade perioden. Återkommande fakturor är väl lämpade för betalningar av leasing och hyra, delbetalningar av leasing, underhålls- och serviceavtal, löpande abonnemang och andra regelbundna tjänster.

Här är ett exempel: en tjänsteleverantör inom IT fakturerar ett fast belopp varje månad för underhåll av serverinfrastruktur. Istället för att generera en ny, enskild faktura varje månad utfärdar tjänsteleverantören en återkommande faktura i början av året som omfattar perioden 1 januari–31 december. Den här fakturan gäller för allt underhåll som utförs under kalenderåret, förutsatt att priset och omfattningen av tjänsten inte ändras.

Fördelar med återkommande fakturor

Återkommande fakturor har fördelar för utfärdare och mottagare. För utfärdaren minskar återkommande fakturering den administrativa arbetsbördan eftersom endast en faktura måste genereras, snarare än många enskilda fakturor. Till exempel behöver ett företag som utfärdar en återkommande faktura i början av året inte generera ytterligare elva fakturor under hela året. Fördelarna är ännu större för företag som fakturerar oftare, till exempel veckovis eller varannan vecka. Genom att använda återkommande fakturering kan man spara tid och minska risken för fel. Samtidigt ger återkommande fakturering företag planeringsbara intäkter eftersom fakturans belopp och betalningsvillkor är fastställda i förskott.

För mottagare ger återkommande fakturering större säkerhet kring ekonomisk planering. Eftersom kostnaderna och tjänstens omfattning är fasta för en viss period kan mottagarna ta hänsyn till dessa återkommande utgifter i sin budgetering. En annan fördel för mottagare av återkommande fakturor är att de inte behöver granska en ny faktura varje faktureringsperiod. Detta förenklar interna signoff-processer och frigör resurser.

Vilka krav på återkommande fakturor beskrivs i 14 § UStG?

Återkommande fakturor måste vara tydligt identifierade. Ett vanligt sätt att göra detta är att lägga till följande anteckning: "14 § UStG återkommande faktura" (Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG). Fakturans tidsperiod måste också tydligt anges. Även om prestationsperioden eller giltighetsperioden är ett helt kalenderår, bör du undvika vaga formuleringar, till exempel "Gäller för hela 2026". Ange istället exakta datum, till exempel "Gäller från 01/01/2026–12/31/2026".

En återkommande faktura måste också uppfylla samma krav som en standardfaktura. Det innebär att den måste innehålla all obligatorisk information som föreskrivs i 14 § UStG. Detta inkluderar följande:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsterna
  
• Fullständigt namn och adress för mottagaren av varorna eller tjänsterna
  
• Sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Skatteregistreringsnummer som utfärdats till säljaren av skattekontoret eller det momsregistreringsnummer (moms-ID) som utfärdats av det federala centrala skattekontoret
  
• Mängd och typ av levererade varor eller tjänstens omfattning och typ
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller en hänvisning till skattebefrielse i förekommande fall
  

Hur påverkar återkommande fakturor företagets processer?

Återkommande fakturor kan leda till att interna processer ändras eftersom företag inte längre behöver fakturera identiska resultat på nytt under varje faktureringsperiod. Detta kan förenkla faktureringsprocessen.

Fakturanoggrannhet

Att skapa återkommande fakturor kräver en hög grad av aktsamhet och noggrannhet för att säkerställa att prestationsperioden, fakturabelopp och faktureringstakt är korrekt inställda. Felaktiga fakturor kan leda till felaktiga betalningar, försenade intäkter, problem med avdrag för ingående moms eller tidskrävande korrigeringar i konton.

Tidpunkt för fakturor

Företag måste också se till att de utfärdar återkommande fakturor inom den lagstadgade tidsfristen. I allmänhet kan de utfärda en återkommande faktura antingen före eller efter en prestation. Enligt 14 § andra stycket UStG måste dock fakturering ske inom sex månader efter en prestation som har utförts av en juridisk enhet eller entreprenör i Tyskland.

Struktur för dunningarbetsflödet

Återkommande fakturor påverkar dunning och gäldenärshantering. Eftersom en återkommande faktura innehåller flera faktureringsperioder kan vissa försenade betalningar gå obemärkta förbi. Därför måste företag upprätta processer för att regelbundet granska inkommande betalningar för att snabbt flagga öppna fakturor.

Strukturerad hantering av kundreskontra är också viktigt. Företag måste se till att betalningspåminnelser, dunningbrev och andra möjliga processer för hantering av kundreskontra samordnas och utlöses korrekt. Samtidigt bör redovisningssystem upprättas för att fullständigt dokumentera alla partiella, utestående och otydliga betalningar. Det är det enda sättet för ett företag att ha en översikt över utestående poster och reagera snabbt, särskilt innan flaskhalsar i likviditeten eller ökade administrativa kostnader uppstår.

Hur bokförs återkommande fakturor?

Återkommande fakturor behandlas i allmänhet på samma sätt som vanliga fakturor när det gäller bokföring. De har dock några unika egenskaper som är ett resultat av deras löpande användning. Inledningsvis måste fakturans totalbelopp bokföras när fakturan utfärdas. Samtidigt är prestationsperioden viktig för att allokera intäkter och kostnader till rätt period. Detta är det enda sättet att säkerställa att intäkter och utgifter rapporteras i rätt faktureringsperiod, vilket är särskilt viktigt för att upprätta preliminära momsdeklarationer och årsredovisningar.

Dokumentation som uppfyller GoBD-kraven

I likhet med andra skattedokument måste återkommande fakturor uppfylla kraven i principerna för korrekt hantering och lagring av bokföring, register och dokument i elektronisk form (GoBD). Därför måste företag behålla fullständiga, manipuleringssäkra kopior av sina fakturor. Ändringar, annulleringar och korrigeringar måste vara tydligt dokumenterade för att garantera revisionssäker bokföring.

Ingående moms på återkommande fakturor

Precis som för vanliga inkommande fakturor kan återkommande fakturor också användas för att dra av ingående moms. Detta är beroende av att moms och prestationsperiod tydligt anges på den återkommande fakturan. Fakturans mottagare kan endast dra av momsen på denna faktura som ingående moms under den faktureringsperiod då prestationen faktiskt utfördes. Dessutom måste ansökan om avdrag för ingående moms lämnas in till skattekontoret i tid som en del av den relevanta preliminära momsdeklarationen. Felaktiga skattebelopp eller prestationsperioder kan leda till att ett avdrag för ingående moms avslås.

Hur man förbättrar återkommande fakturering med moderna abonnemangslösningar

Återkommande fakturor är ett beprövat sätt att effektivt fakturera återkommande tjänster. Det krävs dock tid och noggrannhet för att generera, övervaka och bokföra återkommande fakturor. Dessutom kan antalet fakturamottagare och faktureringsintervall avsevärt öka arbetsinsatsen för övervakning, dunning och skattedokumentation.

Stripe Billing kan vara till hjälp. Billing är en modern abonnemangslösning som bygger på principen om återkommande fakturering och kan konsekvent automatisera processer för återkommande fakturering. Genom att använda Billing kan företag minska antalet fel och öka effektiviteten. Korrekta fakturor som efterlever kraven i GoBD genereras automatiskt med bestämda intervall och betalningar kan övervakas direkt.

Förutom att förenkla återkommande fakturering kan Billing också användas för användningsbaserad fakturering och individuellt förhandlade avtal. Du kan också erbjuda kunder kuponger, gratis provperioder, rabatter och andra tillägg via Stripe.