När ett SaaS-företag (Software-as-a-Service) säljer ett abonnemang till en kund i Tyskland, måste någon ta ut tysk moms, betala in den till rätt myndighet, hantera eventuella tvister och ta på sig ansvaret om något går fel. En merchant of record (MoR) är den juridiska säljaren som bär detta ansvar. Detta är antingen ditt företag eller en leverantör du har utsett för att agera i ditt ställe.

Nedan går vi igenom vad en merchant of record är för SaaS-företag, hur den globala efterlevnadsbördan är uppdelad efter marknad och hur man utvärderar för- och nackdelar innan man fattar ett beslut.

Viktiga lärdomar

• En merchant of record är den juridiska säljaren för de transaktioner den täcker. Den tar på sig efterlevnad av indirekta skatter, bedrägeri- och chargeback-ansvar samt hantering av tvister.

• Vissa MoR-arrangemang stöder täckning på transaktionsnivå, vilket gör att SaaS-företag kan dirigera specifika geografiska områden eller kundsegment genom dem i stället för att byta hela sin betalningsstack.

• Efterlevnadsbördan för att sälja SaaS internationellt växer med varje ny marknad du går in på. Ett MoR-arrangemang flyttar en stor del av det arbetet till leverantören.

Vad är en merchant of record för SaaS?

En merchant of record för SaaS är den juridiska enheten som säljer din programvara och tar på sig det rättsliga ansvaret för transaktionerna.

I ett standardbetalningsflöde är du seller of record vid varje transaktion. Du tar in intäkter, betalar en betalleverantör för att behandla dem och har alla rättsliga ansvar som följer med att vara säljare, inklusive ansvar för skatt, tvister och bedrägeri.

Under en merchant of record-modell blir MoR-leverantören den juridiska säljaren vid varje transaktion. Kunderna köper tekniskt sett från MoR, som drar in bruttointäkter från kunden och betalar ut nettobeloppet till dig efter att ha behållit sina avgifter och tillämplig skatt. MoR hanterar skatteregistrering, beräkning och inbetalning av skatt på de marknader de stöder.

Här är vad en MoR hanterar åt dig:

• Skatteberäkning: Detta sker i realtid baserat på kundens plats, produkttyp och tillämpliga skattesatser.

• Inbetalning av skatt: MoR samlar in, håller och betalar in skatt till relevant myndighet å dina vägnar.

• Hantering av tvister: Detta hanteras från början till slut, inklusive svarsdokumentation och hantering av tidslinjer som chargebacks kräver.

• Support efter köp: Faktureringsrelaterade problem går via den externa MoR-leverantören i stället för din supportkö.

Vissa MoR-arrangemang gäller för hela din betalningsinfrastruktur, medan andra är mer flexibla och låter dig tilldela endast vissa transaktioner. Stripe Managed Payments låter dig utse specifika transaktionstyper, geografiska områden eller kundsegment som MoR-kvalificerade i stället för att tvinga fram ett allt-eller-inget-byte.

Varför använder SaaS-företag en merchant of record?

Vissa SaaS-team är inte rustade för att hantera de efterlevnadsskyldigheter som följer med global försäljning. Det är där en merchant of record kommer in i bilden.

SaaS-team i ett tidigt skede använder vanligtvis en MoR om de inte har tillräckligt med resurser för att hantera skatteregistrering, momsdeklarationer och chargebacks över flera jurisdiktioner. Dessa processer kräver dokumentation, svarstider och institutionell kunskap som små team ofta saknar.

Tillväxtteam använder ofta en MoR när de når en brytpunkt för expansion till nya regioner och inser att deras befintliga konfiguration inte går att skala upp. Till exempel kräver försäljning inom EU antingen momsregistrering i varje medlemsland eller användning av EU:s OSS-system (One Stop Shop), som båda kräver löpande administration.

Större SaaS-företag använder ibland en MoR selektivt för att täcka nischade marknader där efterlevnadskostnaden kan överstiga intäkterna. De behåller sin egen infrastruktur i regioner där de redan har uppnått skala.

Vilka globala efterlevnadsutmaningar löser en merchant of record för SaaS?

Att sälja SaaS internationellt utan en MoR innebär att man driver sin egen verksamhet för efterlevnad av skatteregler på varje marknad som beskattar digitala tjänster. Detta kan snabbt bli komplicerat, eftersom skatter på digitala tjänster tillämpas olika mellan olika jurisdiktioner och reglerna är specifika.

Till exempel:

• I EU debiteras B2C-SaaS-försäljning med moms baserat på kundens plats. Om du till exempel säljer till en kund i Frankrike är du skyldig fransk moms. B2B-SaaS-försäljning använder mekanismen för omvänd skattskyldighet, vilket innebär att köparen måste redovisa moms i sitt hemland. Varje EU-land har sin egen skattesats, men du kan använda OSS för att minska en del av deklarationsbördan.

• Kanada har GST (goods and services tax) och HST (harmonized sales tax) med variationer på provinsnivå.

• Japan, Sydkorea och Singapore har vart och ett separata skattesystem för digitala varor.

• I USA tar varje delstat ut omsättningsskatt på digitala tjänster på olika sätt.

Straffen för bristande efterlevnad sträcker sig från ränta på obetald skatt till formella revisioner. Att vara oregistrerad på en marknad som man aktivt säljer till skapar ett ansvar som växer med varje transaktion. Reglerna ändras också ofta, så för att hålla sig uppdaterad krävs det att man bevakar regeländringar på varje marknad.

En MoR kan ta över många av dessa skyldigheter. De hanterar registrering, insamling och deklaration av skatt och håller sig uppdaterade om ändrade regler för att säkerställa löpande efterlevnad. När ett land uppdaterar sitt tröskelvärde för skatt på digitala tjänster ansvarar MoR för att hålla reda på det – inte du.

Hur implementerar man en merchant of record för sin SaaS-produkt?

Med Stripe Managed Payments är implementeringen utformad för att kräva minimala ändringar av en befintlig integration. Om du redan använder Stripe Checkout eller Stripe Billing är den tekniska ansträngningen liten.

Eftersom Stripe Managed Payments fungerar på en transaktionsnivåmodell, anger du först vilka transaktioner eller geografiska områden som ska dirigeras via Managed Payments. Skatt kommer automatiskt att beräknas för de transaktionerna framöver. Stripe kommer att visas som seller of record för dessa transaktioner, vilket är vad som utlöser överföringen av ansvar.

Arkitekturen för din befintliga Stripe-integration, hur du hanterar prenumerationers livscykelhändelser, webhooks och intäktsrapportering i dina egna system, och dina kundvända produkt- och prissidor förblir oförändrade.

Vilka är avvägningarna med att använda en merchant of record för SaaS?

MoR-modellen medför avvägningar. Tänk på följande innan du binder dig till ett arrangemang:

• Intäktsredovisning: Behandlingen av intäkter beror på huvudman-mot-ombud-analysen enligt ASC 606 och IFRS 15, två redovisningsstandarder, och kan skilja sig från din nuvarande konfiguration. Detta påverkar hur SaaS-intäkter redovisas och hur det ser ut för investerare eller köpare. Bekräfta behandlingen med ditt redovisningsteam innan du binder dig.

• Beslut om skatteklassificering: När du är MoR fattar ditt team beslutet om hur din produkt ska klassificeras i skattehänseende (med förbehåll för lokala myndigheters granskning). När en MoR-leverantör hanterar detta, tillhör dessa ställningstaganden dem. Om din SaaS-produkt har ovanliga prisstrukturer eller paketerade tjänster vill du förstå exakt hur klassificeringsbesluten fattas.

• Kundvänd säljaridentitet: På marknader där MoR visas på kvitton och faktureringskorrespondens kommer vissa kunder att märka det. B2C-SaaS-företag stöter sällan på detta, men B2B-SaaS-säljare möter ibland denna fråga från inköpsteam som granskar leverantörsrelationer.

• Plattformsberoende: Att dirigera transaktioner via en MoR skapar ett beroende av leverantörens infrastruktur, efterlevnadspraxis, tvistpolicyer och finansiella stabilitet. Om något av detta ändras kan ditt företag påverkas. Läs avtalet noga och förstå vad som händer i undantagsfall innan du måste hantera ett sådant.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.