Wanneer een software-as-a-service-bedrijf (SaaS) een abonnement verkoopt aan een klant in Duitsland, moet iemand de Duitse btw berekenen, deze afdragen aan de juiste instantie, eventuele chargebacks afhandelen en aansprakelijkheid op zich nemen als er iets misgaat. De merchant of record (MoR) is de juridische verkoper die deze verantwoordelijkheden draagt. Dit is jouw onderneming of een provider die je hebt aangewezen om in jouw plaats te handelen.

Hieronder bespreken we wat de merchant of record voor SaaS-ondernemingen is, hoe de wereldwijde compliancelast is verdeeld per markt, en hoe je de afwegingen kunt evalueren voordat je je vastlegt.

Kernpunten

• De merchant of record is de juridische verkoper van de transacties die deze dekt. De MoR neemt fiscale compliance met betrekking tot indirecte belastingen, fraude- en chargeback-aansprakelijkheid en chargeback-beheer op zich.

• Bepaalde MoR-regelingen ondersteunen dekking op transactieniveau, waardoor SaaS-ondernemingen specifieke regio's of klantsegmenten via hen kunnen laten verlopen in plaats van hun volledige bundel te moeten overzetten.

• De compliancelast van de internationale verkoop van SaaS groeit bij elke nieuwe markt die je betreedt. Een MoR-regeling verschuift een groot deel van dat werk naar de provider.

Wat is een merchant of record voor SaaS?

Een merchant of record voor SaaS is de juridische entiteit die jouw software verkoopt en juridische aansprakelijkheid voor de transacties op zich neemt.

In een standaard betaalproces ben jij de verkoper van record bij elke transactie. Je ontvangt de omzet, betaalt een betaaldienstverlener om de transactie te verwerken en bent verantwoordelijk voor elke juridische verplichting die bij het verkoper-zijn hoort, inclusief belasting, chargebacks en aansprakelijkheid voor fraude.

Onder een merchant of record-model wordt de MoR-provider de juridische verkoper bij elke transactie. Klanten kopen technisch gezien van de MoR, die de bruto omzet int van de klant en het nettobedrag aan jou uitbetaalt na inhouding van eventuele kosten en de toepasselijke belasting. De MoR verzorgt de belastingregistratie, berekening en afdracht in de markten die zij ondersteunen.

Hier volgt wat een MoR namens jou afhandelt:

• Belastingberekening: dit gebeurt in realtime op basis van de locatie van de klant, het producttype en de geldende tarieven.

• Belastingafdracht: de MoR int, bewaart en betaalt belasting aan de betreffende instantie namens jou.

• Chargeback-beheer: dit wordt van begin tot eind afgehandeld, inclusief de responsdocumentatie en de tijdlijnvereisten voor chargebacks.

• Ondersteuning na aankoop: facturatiegerelateerde problemen lopen via de externe MoR in plaats van via jouw supportwachtrij.

Bepaalde MoR-regelingen zijn van toepassing op je gehele betaalinfrastructuur, terwijl andere flexibeler zijn en je alleen specifieke transacties laten toewijzen. Met Stripe Managed Payments kun je specifieke transactietypen, geografische gebieden of klantsegmenten aanwijzen als in aanmerking komend voor de MoR in plaats van een alles-of-niets-overschakeling af te dwingen.

Waarom gebruiken SaaS-ondernemingen een merchant of record?

Sommige SaaS-teams zijn niet toegerust om de compliance-verplichtingen te beheren die komen kijken bij wereldwijde verkoop. Dan komt een merchant of record goed van pas.

Beginnende SaaS-teams gebruiken doorgaans een MoR als ze niet genoeg middelen hebben om belastingregistratie, btw-aangiftes en chargebacks in verschillende jurisdicties te beheren. Deze procedures vereisen documentatie, tijdlijnen voor de reactie en institutionele kennis die kleine teams vaak missen.

Groeiende teams gebruiken vaak een MoR wanneer ze een omslagpunt bereiken bij de uitbreiding naar nieuwe regio's en beseffen dat hun bestaande infrastructuur niet kan meegroeien. Bij verkoop in de EU moet je je bijvoorbeeld voor de btw registreren in elke lidstaat of de OSS-regeling (One Stop Shop) van de EU gebruiken, wat in beide gevallen doorlopende administratie vergt.

Grotere SaaS-ondernemingen gebruiken een MoR soms selectief voor nichemarkten waar de kosten voor compliance de omzet overstijgen. Ze behouden hun eigen infrastructuur in regio's waar ze al op schaal werken.

Welke wereldwijde compliance-uitdagingen lost een merchant of record op voor SaaS?

Als je SaaS internationaal verkoopt zonder een MoR, moet je je eigen activiteiten rondom fiscale compliance runnen in elke markt waar digitale diensten worden belast. Dit kan snel ingewikkeld worden, aangezien de regels voor de belasting van digitale diensten per jurisdictie verschillen en erg specifiek zijn.

Bijvoorbeeld:

• In de EU wordt over B2C-SaaS-verkopen btw geheven op basis van de locatie van de klant. Als je bijvoorbeeld aan een klant in Frankrijk verkoopt, ben je Franse btw verschuldigd. Bij B2B-SaaS-verkopen wordt de verleggingsregeling gebruikt, wat inhoudt dat de koper zelf verantwoordelijk is voor de btw-aangifte in zijn of haar eigen land. Elk EU-land hanteert een eigen tarief, maar je kunt de OSS gebruiken om de aangiftelast te verminderen.

• Canada kent een belasting op goederen en diensten (GST) en een geharmoniseerde omzetbelasting (HST), met variaties op provinciaal niveau.

• Japan, Zuid-Korea en Singapore hanteren elk hun eigen belastingregimes voor digitale goederen.

• In de VS heft elke staat op een andere manier omzetbelasting op digitale diensten.

De sancties voor niet-naleving lopen uiteen van rente op onbetaalde belastingen tot formele controles. Niet-geregistreerd zijn in een markt waarin je actief verkoopt, creëert een aansprakelijkheid die bij elke transactie groeit. En de regels veranderen voortdurend, wat betekent dat je op de hoogte moet blijven van wijzigingen in de regelgeving op elke markt.

Een MoR kan een groot deel van deze compliance-verplichtingen op zich nemen. Ze verzorgen de belastingregistratie, de afdracht en de aangifte, en ze houden voortdurend bij of regels wijzigen, om zo te garanderen dat de compliance altijd gewaarborgd is. Wanneer een land de belastingdrempel voor digitale diensten wijzigt, is de MoR daarvoor verantwoordelijk, en niet jij.

Hoe implementeer je een merchant of record voor jouw SaaS-product?

Bij Stripe Managed Payments is de implementatie zo ontworpen dat er minimale wijzigingen in een bestaande integratie nodig zijn. Als je al Stripe Checkout of Stripe Billing gebruikt, is de technische inspanning minimaal.

Aangezien Stripe Managed Payments op een transactieniveau-model werkt, wijs je eerst aan welke transacties of geografische gebieden via Managed Payments moeten lopen. Belasting wordt dan automatisch voor die transacties berekend. Stripe verschijnt als de verkoper van record bij deze transacties, wat de aansprakelijkheidsoverdracht triggert.

Je bestaande Stripe-integratie-architectuur, de manier waarop je de levenscyclus van abonnementen, webhooks en omzetrapportage in je eigen systemen afhandelt, en de product- en prijspagina's voor klanten blijven hetzelfde.

Wat zijn de nadelen van het gebruik van een merchant of record voor SaaS?

Het MoR-model kent afwegingen. Overweeg de volgende aspecten voordat je aan een dergelijke regeling vastzit:

• Omzetverantwoording: hoe omzet wordt behandeld, is afhankelijk van of dit onder ASC 606 of IFRS 15 (twee standaarden voor de boekhouding) als principaal of als agent wordt gezien, en kan afwijken van hoe je het momenteel hebt ingericht. Dit heeft invloed op hoe de SaaS-omzet wordt gerapporteerd en op hoe het overkomt op investeerders of overnemende partijen. Laat de aanpak verifiëren door je accountants- of boekhoudteam voordat je hieraan begint.

• Beslissingen voor belastingclassificatie: als jij de MoR bent, bepaalt jouw team de classificatie van je product voor belastingdoeleinden (afhankelijk van eventuele inspecties van lokale instanties). Als een MoR-provider deze taken overneemt, ligt die verantwoordelijkheid bij hen. Als je SaaS-product opvallende prijsstructuren heeft of als je diensten gebundeld aanbiedt, wil je natuurlijk wel weten op basis waarvan die classificaties worden bepaald.

• Identiteit van verkoper richting klant: in markten waar de MoR op facturen en communicatie over de betaling te zien is, kan het klanten opvallen. Bij B2C-SaaS-ondernemingen gebeurt dit bijna nooit, maar Enterprise-SaaS-verkopers krijgen soms vragen van inkoopteams, die relaties met leveranciers controleren.

• Afhankelijkheid van platform: als je transacties via een MoR laat verlopen, maak je jezelf afhankelijk van de infrastructuur, compliancepraktijken, beleidsregels voor chargebacks en financiële stabiliteit van de betreffende provider. Als een van die aspecten verandert, kan dit gevolgen hebben voor je onderneming. Bestudeer het contract goed en zorg ervoor dat je op de hoogte bent van randgevallen, nog voordat je met zo'n situatie te maken krijgt.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden engineeringuren met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen of ga vandaag nog aan de slag.