Quando uma empresa de software como serviço (SaaS) vende uma assinatura para um cliente na Alemanha, alguém precisa recolher o imposto sobre valor agregado (IVA) alemão, repassá-lo para a autoridade certa, lidar com quaisquer contestações e assumir a responsabilidade se algo der errado. O merchant of record (MoR) é o vendedor jurídico que detém essas responsabilidades. Pode ser a sua empresa ou um provedor que você designou para atuar em seu lugar.

Abaixo, abordamos o que é o merchant of record para empresas de SaaS, como o fardo de conformidade global é dividido por mercado e como avaliar as contrapartidas antes de se comprometer.

Principais conclusões

• O merchant of record é o vendedor jurídico nas transações que abrange. Ele assume a conformidade de impostos indiretos, responsabilidade por fraude e estorno, e a gestão de contestações.

• Alguns arranjos de MoR aceitam cobertura no nível da transação, o que permite que empresas de SaaS direcionem regiões geográficas ou segmentos de clientes específicos por meio deles, em vez de trocar toda a sua pilha de pagamento.

• O fardo de conformidade de vender SaaS internacionalmente cresce a cada novo mercado em que você entra. Um arranjo de MoR transfere uma grande parte desse trabalho para o provedor.

O que é um merchant of record para SaaS?

Um merchant of record para SaaS é a pessoa jurídica que vende seu software e assume a responsabilidade legal pelas transações.

Em um fluxo de pagamento padrão, você é o vendedor de registro em cada transação. Você recolhe a receita, paga um provedor de pagamento para processá-la e possui todas as responsabilidades legais que acompanham ser o vendedor, incluindo impostos, contestações e responsabilidade por fraude.

Sob um modelo de merchant of record, o provedor de MoR se torna o vendedor jurídico em cada transação. Os clientes compram tecnicamente do MoR, que recolhe a receita bruta do cliente e repassa o valor líquido para você após reter suas taxas e o imposto aplicável. O MoR cuida do cadastro fiscal, cálculo e repasse nos mercados que ele aceita.

Veja o que um MoR faz em seu nome:

• Cálculo de imposto: Ocorre em tempo real com base na localização do cliente, tipo de produto e alíquotas aplicáveis.

• Repasse de imposto: O MoR recolhe, retém e paga o imposto à autoridade relevante em seu nome.

• Gestão de contestações: É tratada do começo ao fim, incluindo a documentação de resposta e a gestão de cronograma que os estornos exigem.

• Suporte pós-compra: Questões relacionadas a faturamento são direcionadas para o MoR externo, em vez da sua fila de suporte.

Alguns arranjos de MoR se aplicam a toda a sua infraestrutura de pagamento, enquanto outros são mais flexíveis e permitem que você atribua apenas certas transações. O Stripe Managed Payments permite que você designe tipos de transação, regiões geográficas ou segmentos de clientes específicos como qualificados para MoR, em vez de forçar uma mudança de tudo ou nada.

Por que empresas de SaaS usam um merchant of record?

Algumas equipes de SaaS não estão preparadas para gerir as obrigações de conformidade envolvidas nas vendas globais. É aí que entra um merchant of record.

As equipes de SaaS em estágio inicial costumam usar um MoR se não tiverem recursos suficientes para gerir o cadastro fiscal, as declarações de IVA e os estornos em várias jurisdições. Esses processos exigem documentação, cronogramas de resposta e conhecimento institucional que pequenas equipes costumam não ter.

As equipes em estágio de crescimento frequentemente usam um MoR quando atingem um ponto de inflexão ao expandir para novas regiões e percebem que a configuração atual não cresce. Por exemplo, vender para a UE exige o cadastro de IVA em cada estado membro ou usar o esquema One Stop Shop (OSS) da UE, sendo que ambos exigem administração contínua.

Empresas maiores de SaaS às vezes usam um MoR de forma seletiva para cobrir mercados de cauda longa onde o custo de conformidade pode superar a receita. Elas mantêm sua própria infraestrutura em regiões onde já possuem escala.

Quais desafios de conformidade globais um merchant of record resolve para o SaaS?

Vender SaaS internacionalmente sem um MoR significa gerir a sua própria operação de conformidade fiscal em cada mercado que tributa serviços digitais. Isso pode se tornar complicado rapidamente, porque os impostos sobre serviços digitais se aplicam de forma diferente em cada jurisdição, e as regras são específicas.

Por exemplo:

• Na UE, as vendas B2C de SaaS cobram o IVA com base na localização do cliente. Por exemplo, se você vender para um cliente na França, deverá o IVA francês. As vendas B2B de SaaS usam o mecanismo de cobrança reversa, o que significa que o comprador tem que contabilizar o IVA em seu país de origem. Cada país da UE possui sua própria alíquota, embora você possa usar o OSS para reduzir parte do fardo de declaração.

• O Canadá possui o imposto sobre bens e serviços (GST) e o imposto sobre vendas harmonizado (HST) com variações em nível de província.

• Japão, Coreia do Sul e Singapura possuem, cada um, regimes separados de imposto sobre bens digitais.

• Nos EUA, cada estado cobra o imposto sobre vendas de serviços digitais de forma diferente.

As penalidades por não conformidade variam desde os juros sobre imposto não pago até auditorias formais. Não ter o cadastro em um mercado em que você está vendendo ativamente cria uma responsabilidade que se agrava a cada transação. E as regras mudam frequentemente, portanto, manter-se atualizado requer o monitoramento das mudanças regulatórias em todos os mercados.

Um MoR pode assumir muitas dessas obrigações de conformidade. Ele cuida do cadastro fiscal, da cobrança e da declaração, e mantém-se atualizado com as mudanças de regras para garantir a conformidade contínua. Quando um país atualiza o seu limite de imposto sobre serviços digitais, o MoR é responsável pelo acompanhamento, não você.

Como você implementa um merchant of record para o seu produto SaaS?

Com o Stripe Managed Payments, a implementação foi projetada para exigir o mínimo de mudanças em uma integração existente. Se você já usa o Stripe Checkout ou o Stripe Billing, o esforço de engenharia é pequeno.

Como o Stripe Managed Payments funciona em um modelo de nível de transação, você primeiro designará quais transações ou regiões geográficas devem ser direcionadas pelo Managed Payments. O imposto será calculado automaticamente para essas transações a partir de então. A Stripe aparecerá como o vendedor de registro nessas transações, o que é o que aciona a transferência de responsabilidade.

A arquitetura da sua integração existente da Stripe, a forma como você lida com os eventos de ciclo de vida da assinatura, webhooks e relatórios de receita em seus próprios sistemas, e as páginas de produtos e preços voltadas para o cliente continuam as mesmas.

Quais são as contrapartidas de usar um merchant of record para SaaS?

O modelo de MoR possui contrapartidas. Considere o seguinte antes de se comprometer com um arranjo:

• Reconhecimento de receitas: O tratamento da receita depende da análise de principal versus agente sob ASC 606 e IFRS 15, dois padrões contábeis, e pode ser diferente da sua configuração atual. Isso afeta como a receita de SaaS é relatada e como ela é vista por investidores ou adquirentes. Confirme o tratamento com a sua equipe contábil antes de se comprometer.

• Decisões de classificação fiscal: Quando você é o MoR, a sua equipe adota a posição sobre como o seu produto é classificado para fins fiscais (sujeito à revisão da autoridade local). Quando um provedor de MoR cuida disso, essas posições são dele. Se o seu produto de SaaS tiver estruturas de preços incomuns ou serviços em pacotes, você vai querer entender exatamente como as decisões de classificação são tomadas.

• Identidade do vendedor perante o cliente: Nos mercados em que o MoR aparece em recibos e correspondências de faturamento, alguns clientes perceberão. Empresas B2C de SaaS raramente se deparam com isso, mas os vendedores empresariais de SaaS enfrentam ocasionalmente esse questionamento das equipes de compras, que examinam minuciosamente as relações com os fornecedores.

• Dependência da plataforma: Direcionar as transações por meio de um MoR cria uma dependência da infraestrutura, das práticas de conformidade, das políticas de contestação e da estabilidade financeira desse provedor. Se algo mudar, a sua empresa poderá ser afetada. Leia o contrato com atenção e entenda o que acontece em casos extremos antes de precisar lidar com um.

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